Master Data Management: De säkerställer att vi samlar, lagrar och delar data på rätt sätt

Michael Heiland (i mitten av bilden) är ny chef för vårt Master Data Team. Laget ser till att den stora mängden insamlad data är korrekt och hanteras korrekt så att våra kollegor i hela DFDS kan använda den för en mängd olika ändamål, inklusive rapporter, analyser, erbjudanden, fakturor och utveckling av automatiska funktioner.

När Charles Darwin circumnavigerade jorden på HMS Beagle noterade han noggrant allt han observerade exakt på papper. Flera år efter att han kom hem använde han den detaljerade information som han samlat för att utveckla sin teori om ursprunget till arter som förändrade hur vi ser världen.

Han kunde göra det, eftersom den information eller data han hade skrivit var korrekt.

Som de flesta företag samlar DFDS också information - miljoner gånger mer än Darwin gjorde.

"Vi lagrar data i våra system varje gång vi samarbetar med en kund - från kontakt över bokning till betalning - varje gång vi hanterar varor, samlar in eller levererar en försändelse eller gör något i drift, ekonomi, HR och administration. Och vi litar fortfarande på noggrannheten av informationen precis som Darwin gjorde. Vi skulle inte kunna utveckla pålitliga analyser eller automatisk och pålitlig kommunikation eller tjänster, om uppgifterna är felaktiga eller saknade.

Som ett enkelt exempel behöver vi korrekta kontaktuppgifter för att skicka en faktura eller ett erbjudande till en kund. Vi kan inte göra det, om vi till exempel har en gammal adress eller om namnet stavas felaktigt. Eller om vi inte har rätt information om kundernas befintliga eller tidigare affärer och interaktion med oss.

Det är vårt lags jobb att se till att kontaktuppgifterna och övriga uppgifter som behövs för att göra ett erbjudande eller en faktura är registrerade korrekt så att de kan användas för dessa och en mängd andra ändamål, säger Michael Heiland, chef för Master Data . Michael började på DFDS den 1 mars och kommer från en liknande roll hos Hempel A / S. Michael rapporterar till Valdemar Warburg, Group Transformation Officer.

De rätta sätten
I DFDS samlar vi data i olika system som Phenix, CRM, Visma, Velocity, Seabook och Sertica. Och eftersom ett företag kan vara både leverantör och kund eller kund inom både leverans och logistik, kan vi ofta rita på data lagrade i flera eller alla dessa system för att göra en rapport eller analyser - eller en ny automatisk funktion.

Därför är det viktigt att vi hanterar data på samma standardiserade sätt i alla dessa system. Att utveckla och bibehålla detta standardiserade sätt att samla, lagra, dela och verifiera data över alla våra system är en huvuduppgift för Master Data-teamet på 14 i Poznan.

Olika typer av data
Det finns två typer av huvuddata: dynamisk data och statiska data.

Dynamiska data Data som ändras regelbundet, till exempel kontaktpersoner och detaljer, adresser, e-postmeddelanden, telefonnummer som kan ändras om en person eller ett företag flyttar, om en kontakt får ett nytt jobb eller byts ut eller av andra skäl.

Statiska data Data som är mindre benägna att förändras, såsom definitioner av kundsegment, valutakoder som DKK, EUR, USD GPB som alltid kommer att vara desamma. Kund och leverantörs momsnummer, IMO antal fartyg, certifikatkoder och mycket mer.

Valdemar Warburg säger: "Som en del av vår ambition att digitalisera våra kärnprocesser och använda data för bättre beslutsfattande är det grundläggande att vi har högkvalitativa stamdata. Många företag kämpar med detta, och DFDS är inget undantag. Med Michael Heilands erfarenhet och vårt mycket kompetenta lag i Poznan är jag övertygad om att vi är på rätt spår för att få det rätt.

Master Data Team samlades nyligen för en laghändelse 80 kilometer norr om Poznan (Rogozno) till kajakort, inklusive lägereldar och grillad mat, teambuilding med olika uppgifter, några bra lektioner att lära sig och sist men inte minst mycket roligt och mingling över lag (erna). Och sedan förstås också en krävande kajakpaddling på 8 kilometer nerför floden Welna, som tog de flesta fyra timmar och lämnade alla med våta kläder och blåsor på tummen. Och en hel del skrattar och hjälper händer.

19 september 2018