inlägg

Logistics Finland integrerat i IT-landskapet

Som rapporterade vi tidigare, vi började arbeta med att integrera kontor för Freeco Logistics (nu DFDS Finland), i Åbo, Vantaa och Tallinn i det huvudsakliga DFDS IT-landskapet i slutet av 2019. Och som planerat migrerades alla användare till DFDS Active Directory och domän under det första kvartalet 2020, medan Velocity, Visma och CapNordic gick live den 1 maj.

”En viktig del av all integration är att besöka webbplatserna, utvärdera affärsprocesserna, göra gapanalys, IT-säkerhetskontroller och applikationsutbildning på plats. Och särskilt viktigt är supporten på plats för att hjälpa alla nya användare med de dagliga utmaningarna att anpassa sig till de nya applikationerna. Trots att COVID-19-situationen förhindrade människor att resa, slutförde vi integrationen av Freeco Logistics i DFDS-familjen som planerat. Mantraet var "Om vi ser ett problem, fixar vi det". I själva verket är alla DFDS-beteenden inkapslade i denna integration, säger Chris Coughlin för implementeringsteamets vägnar.

Online-utbildning
Genom att använda MS Teams och ha nya användare med ett mycket positivt tankesätt har det varit möjligt att genomföra online-träningspass i Velocity, CapNordic och Visma, och Freeco-användare använder nu alla applikationerna.

Stöd
Daglig verksamhet stöds för närvarande praktiskt taget via MS-team, med Velocity stöds av Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley och Chris Coughlin.

För de ekonomiska uppgifterna stöds både Visma och CapNordic av Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok och Lene Frydenberg.

IT och infrastrukturstöd har tillhandahållits av Paulius Kryzevicius.

”Förutom systemintegrationen flyttar vi också de flesta av de ekonomiska uppgifterna till Financial Shared Service Center (FSC) i Poznań. Varför inte döda två fåglar med en sten? ” Säger Jeppe. ”Nu, en vecka efter det virtuella go-live, har allt gått som planerat. De viktigaste DFDS-applikationerna används, och alla användare och applikationssupportrar är i ständig virtuell dialog via MS-team eller Skype. Det är inte detsamma som att vara på plats med kommunikation ansikte mot ansikte, men det fungerar. ”

Lärningsprocess
”Visst, det har varit inlärningsprocess för alla, men målen har uppnåtts och DFDS IT-system implementeras framgångsrikt i två olika länder på distans. Riktigt stolt över alla involverade team och kanske vissa delar av processen kommer att tas som nya rutiner i DFDS framtida implementeringar ”säger Timo Ruusunen, VD DFDS Logistics Finland.

En framgång för samarbete
Valdemar Warburg, vd för BU Nordic säger: ”Jag vill tacka alla inblandade. Det är en ny och mycket utmanande uppgift att göra ett live-live på distans, men det utmärkta samarbetet mellan företag, IT, ekonomi och andra supportfunktioner visade vad DFDS kan. Utan dina positiva attityder och din beslutsamhet att göra detta arbete, trots omständigheterna, skulle detta inte ha varit möjligt. ”

Ett särskilt tack går till lagen i Poznań, till exempel Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP) ) och andra. Tack också till den lokala finanspersonalen - Marianne Peltola, Aili Metsamaa och Liina Kalam, som lär sig de nya finansieringsapplikationerna medan de migrerar uppgifter till FSC. Och till Mikko Viholainen i Åbo för hans hjälp i lokaliseringskoordinering för alla operativa uppgifter.

Integrationsteamet
Från DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (implementeringskoordinator), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

Från: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Phoenix implementeras i BU Med

Implementeringen av Phoenix och MyFreight är nu klar på alla tidigare FN: s Ro-Ro-platser

Som vi delade i februari, Ferry IT-teamet som stöds av arbetsströmmar från Digital, BI och det lokala företaget har varit upptagen med ett av dess största projekt någonsin - för att implementera DFDS-system i BU Med. Platser lades till systemnätet varannan vecka under det första kvartalet 2020. Vi är nu glada att kunna meddela att den första implementeringsfasen är klar något före schemat.

Projektets arbetsströmmar, implementeringsteamet och det lokala företaget har alla gjort ett fantastiskt jobb för att leverera projektet i tid. Detta innebär att alla tidigare FN: s Ro-Ro platser har nu Phoenix (oditt kärn-IT-system för fraktverksamheten) och MyFreight (online-bokningsportal för godskunder) system samt efterföljande funktioner som BI-rapportering.  

Se översikt över projektstatus nedan:

Lars Hoffman, vd och chef för BU Mediterranean säger: ”Det är viktigt att anpassa sig till resten av DFDS, så vi är glada över att äntligen ha Phoenix på de flesta av våra platser. Det ger bättre affärsöversikt och gör att vi kan använda Tableau.

”Tack särskilt till Sara Ryden och hennes Phoenix-team, som tillbringade många veckor i Turkiet och arbetade med genomförandet. Vi måste nu implementera Phoenix i Trieste och Tunis så snart vi kan resa igen för att slutföra det första steget och förbättra vår kommunikation och datakvalitet avsevärt samt standardisera processerna på rutter precis som det gjorde vid de tidigare implementerade rutten. ”

Dessutom är det planerat att utvidga det initiala genomförandet av de intermodala rutterna genom att integrera med tågleverantörer samt erbjuda boknings- och spår- och spårfunktioner till våra kunder.

Rune Keldsen, EVP och CTO, säger: ”Detta stora projekt är en milstolpe relaterad till samarbete över hela DFDS-gruppen. Verksamhet i olika länder har arbetat nära med våra IT-team placerade i Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen och Köpenhamn. Framgången med detta genomförande visar hur fördelaktigt det är när vi förenar de olika färdigheter och kulturer som vi har i gruppen oavsett plats. ”

Michael Herbæk, fraktfärja DIO, säger, "Detta är den största Phoenix-implementeringen någonsin, och även om våra kollegor i BU Med verkligen var villiga att anpassa sig till DFDS Ferry-processerna som stöds av våra system, är en hel del utveckling för att stödja juridiska och lokala "måste ha" uppgifter behövdes. Till exempel byggdes 42 nya EDI-länkar (elektronisk datautbyte) för att kommunicera med banker, myndigheter och andra intressenter. Dessutom utvecklades en separat modul för hantering av tullklarering mellan Turkiet och Europa som gör det möjligt att anpassa sig till tullkraven från andra länder. I förekommande fall har MyFreight och de underliggande API: erna vidareutvecklats för att stödja BU Med.

Senast men inte minst tillbringades många timmar på olika platser för att stödja go live, och här ett särskilt tack till de i affärsområdena utanför BU Med som tilldelade några av sina lokala kärnmedarbetare för att hjälpa till under många går liveperioder. Ett stort tack till alla inblandade, ni kan alla vara stolta över att ha deltagit i denna framgångsrika implementering av Phoenix ”.

Implementeringsprojektet är nu officiellt avslutat och framtida utvecklingsbegäranden kommer att hanteras tillsammans med förfrågningar som kommer från andra delar av verksamheten.

Phoenix implementeras på Sète-Yalova

Våra kollegor arbetar med IT och digital integration av våra medelhavskontor i DFDS-nätverket

Efter månader med dedikerat arbete både från utvecklingsgrupperna såväl som de lokala kontor som lärde sig de nya arbetssätten, Phoenix, vårt kärn-IT-system för fraktverksamhet, gick live på Sète-Yalova-rutten och omvänd väg 22 och 23 januari . Detta är den första ex-FN-Ro-Ro-rutten som byter till det nya bokningssystemet i BU-Medelhavet. Fler rutter kommer att följa de närmaste månaderna.

Detta markerar en viktig milstolpe i IT och digital integration av våra medelhavskontor i DFDS-nätverket samt ett bidrag till pelaren B i Win23-strategin. Det framgångsrika go-live krävde en stor ansträngning för att förbereda Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Webbplats och marknadsföringsteam samt värdefulla insatser från våra kontor i Sète, Yalova och Istanbul för att komma med smarta lösningar under samordning av Michael Herbaek och Attila Gulyas som projektledare.

"Precis som med alla projekt som detta var implementeringsprocessen inte utan utmaningar, men dessa har hanterats effektivt genom proaktiv samordning och snabba lösningar av teamet." säger Daniel Capes, FM Team Lead.

”Våra team av superövergripare, systemanalytiker och utvecklare distribuerades över tre platser i nära samordning genom dagen och arbetade tillsammans med våra kollegor i Sète, Yalova och Istanbul för att göra allt klart för seglingarna. Vi är tacksamma för det hårda arbetet för alla inblandade. ” förklarar Sara Ryden - Produktägare Phoenix, BU MED.

Phoenix som ska implementeras på andra rutter 
Denna första go-live är bara början på färdplanen för digital och IT-implementering i BU-Medelhavet. Phoenix kommer att introduceras nästan två gånger i veckan för nya rutter och hela processen förväntas vara klar i slutet av mars.

"Vi är glada över att det första go-live har varit framgångsrikt och ser fram emot att ge våra kunder och kollegor i Medelhavet en förbättrad digital upplevelse." säger Lars Hoffman, Vice President & Chef för Business Unit Mediterranean.

Anpassa sig till resten av DFDS
"Några av de positiva effekterna av det nya systemet börjar redan visa, medan det fortfarande är tidiga dagar, kan vi definitivt säga att det kommer att bli betydande effektivitetsfördelar för att anpassa systemprocesser till resten av DFDS" säger Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superanvändare i Istanbul.

”Vi har gjort en enorm ansträngning för att implementera Phoenix i BU Med. Detta var en teaminsats så jag vill tacka alla som deltog i utvecklingsfasen. När användarna är helt uppdaterade med att använda Phoenix under dessa veckor kommer MyFreight gradvis att introduceras till kunderna som det nya sättet att boka med DFDS, säger Aslihan Tur - Software Supervisor.

Förutom de nämnda systemen kommer GTMS snart att implementeras för grindoperationer i Pendik Terminal.


Våra kollegor från kontoret i Yalova


Våra kollegor från kontoret i Sète

Nytt kundvårdssystem som ska implementeras i Passenger- och IT-support

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico och Martin Lange

Goda nyheter: Om några veckor kommer ett nytt omnichannel-kundvårdssystem att implementeras i Passenger- och IT-support. Omnichannel betyder att istället för att ha olika system för att hantera kundförfrågningar - till exempel en för telefon, en för e-post och en för chatt - kommer alla förfrågningar att hanteras i ett system som till och med kan programmeras för att prioritera förfrågningarna enligt uppsättningen laget vill ha.

Thomas Møller, chef för kundinteraktion på BU Short Routes & Passenger, säger: ”Det är en enorm fördel för våra kunder och oss att vi nu inte behöver växla mellan olika system. Det nya systemet förhindrar att kunder måste vänta på att få betjänas längre än nödvändigt, och i allmänhet förkortar det väntetiden avsevärt eftersom vi sparar tid på manuellt arbete. ”

Det nya systemet, Puzzel, gör det också möjligt för kundvårdscentralerna att samarbeta globalt eftersom kundförfrågningar kan besvaras och vidarebefordras av alla platser.

Thomas säger: ”Norska kunder kommer fortfarande att betjänas av norsktalande resekonsulter men om väntetiden överstiger en viss tid kommer kunden att frågas om han eller hon istället vill betjänas av en engelskspråkig konsult, som fysiskt kan lokaliseras var som helst. Det innebär också att våra resekonsulter får möjlighet att uppgradera sin kompetens, både vad gäller språkkunskaper och kunskap om våra olika rutter. ”

Projektet har varit ett mycket smidigt och framgångsrikt samarbete mellan Thomas Møller, Paolo Selvatico från Procurement, Peter Hoogendoorn från Business Development & Strategy, plus Martin Lange och Jan Svane från IT.

Passagerarorganisationen har hela paketet medan IT Support endast behöver en lätt version. Men systemet är mycket flexibelt och kan skalas efter behov.

Casper Puggaard, Global Sales & Customer Care Director, säger: ”Vi känner oss säkra på att detta är det bästa systemet för DFDS och priset är rättvist. Till en början kommer Passenger- och IT-support att använda systemet men det kan anpassas till andra avdelningar över DFDS som arbetar med kundvård. Så om någon är intresserad av att implementera systemet eller bara vill veta mer, vänligen kontakta mig. ”

"Ett stort tack till Thomas, Paolo, Peter, Martin och Jan för bra arbete och bra samarbete!"

Omnichannel betyder att i stället för att ha olika system för att hantera kundförfrågningar, kommer alla förfrågningar att hanteras i ett system.

 

Microsoft D365 ska utvärderas som system för ny ERP-plattform

Mikkel Groth-Andersen

Som vi tidigare har meddelat, DFDS håller på att införa en så kallad ERP-plattform, som kommer att ersätta större system som Visma och CapNordic in Finance. Det kommer också att vara vår nya HR-plattform och vår nya indirekta upphandlingsplattform - och är förmodligen vårt största IT-projekt hittills, som påverkar nästan alla på DFDS.

I april meddelade ERP-projektgruppen att den nya lösningen för en ERP-plattform, Microsoft D365, äntligen hade valts efter mer än ett års hårt arbete.

Förklaringsfas
Förklaringsfasen började direkt efter det nya systemet hade valts. ”Vi är nu långt inne i projektets förtydligningsfas. Syftet med denna fas har varit att förstå om D365 kan uppfylla alla våra affärs- och IT-krav - mer än 500 totalt, säger Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager CISO.

Du kommer snart att höras
”Verksamheten kommer att höras noggrant i designfasen, men vi har inte nöjt oss med något särskilt sätt att utforma vår datamodell eller dimensionering av systemet ännu. Även om vi alla är mycket angelägna om att gå vidare till designfasen, måste vi vara väldigt tålamod så att vi är säkra på att vi förstår det nya systemet och dess kapacitet och möjligheter så att vi kan hålla oss till den övergripande strategin för standardlösningar för absolut majoritet av funktionaliteter. ”

27 juni
”Den 27 juni kommer vi att bestämma om vi fortfarande tror att D365 är det bästa valet för en framtida ERP-plattform. Om vi beslutar att det är det, kommer vi att underteckna Microsofts licensavtal och bekräfta det kontrakt som vi tidigare har tecknat med Columbus, som är konsultföretaget som ska hjälpa oss med genomförandet, säger Mikkel.

Insikter och design sessioner
Under hösten kommer alla affärsområden att bjudas in för insikter och design önskemålssessioner.
”Vi vill se till att vi alla är på samma sida när det gäller vad vi planerar att bygga så att Visma och CapNordic framgångsrikt ersätts. Vi måste också förbereda oss för framtida sätt att göra affärer när vi utformar processer och datamodellering. Efter den första implementeringsfasen kommer det att finnas en fas 2 där vi kommer att fokusera mer på att skapa nya processer och stödja funktionaliteter. ”

Framtida kommunikationsinitiativ
Det har varit en stark önskan att få mer information.
Mikkel säger: ”Vi kommer att möta denna önskan genom att ha kvartalsvisa stadsmöten i både Poznan och Köpenhamn där vi kommer att ge en allmän uppdatering om framstegen. Vi kommer också att skapa ett nytt mötesformat för VP och styrelseledamöter, där vi kommer att diskutera strategi och funktionella områden utöver uppdateringar om planer och framstegsområden. ”

För frågor om ERP - Microsoft D365-projektet, kontakta Mikkel Groth-Andersen.

DFDS till kick-off spelbyte av ERP-plattform

Stort IT-initiativ: DFDS genomför en så kallad ERP-plattform som ersätter system som Visma och Capnordic och är vår nya HR-och indirekta upphandlingsplattform. Det kommer att integreras med alla större system, automatisera och förbättra kvaliteten i processer och hjälpa de flesta av oss att öka effektiviteten i vårt arbete. Projektet startas i Köpenhamn den 29 april.

Den valda lösningen är det nya Microsoft D365 molnsystemet.

DFDS står på randen av att lansera en av sina största IT-initiativ någonsin, och om ditt arbete innebär en dator, kommer det sannolikt också att påverka dig och ditt dagliga arbete.

Initiativet handlar om köp och genomförande av den så kallade ERP-plattformen. Och så oskyldigt som det här låter kommer ERP-plattformen inte bara att ersätta större system som Visma och Capnordic in Finance och andra platser, men det kommer också att bli vår nya HR-plattform och en ny indirekt upphandlingsplattform. Det kommer att ersätta gamla system och automatisera, digitalisera och förbättra kvaliteten i processer inom dessa områden. Det kommer också att göra det möjligt för DFDS att vara mycket bättre och snabbare när det gäller att uppfylla kraven från kollegor som använder systemet och kunder och partners som arbetar med oss genom integrerade system. Det måste därför också integreras med våra grundläggande försäljnings- och operativsystem som exempelvis Phoenix och Seabook.

Kortfattat kommer det att vara nyckeln till DFDS framtida förmåga att öka effektiviteten såväl som vår förmåga att reagera på förändringar och nya krav.

Förtydningsfasen börjar
Därför är det ett stort projekt som i sin första etapp omfattar 30 dedikerade experter från Finans, IT och företag som har arbetat med att välja det bästa systemet för plattformen i mer än ett år. Nu har laget nått en kritisk milstolpe och funnit sin partner genom att teckna ett kontrakt med danska-baserade internationella konsultföretaget Columbus strax före påsken.

Det betyder att vi kan komma in i den efterlängtade projektförtydligande fasen, som vi började i veckan med Columbus. Efter förklaringsfasen kan ERP-projektet leverera sin rekommendation om ett detaljerat programområde den 28 juni.

Vi kommer då att ha möjlighet att slutligen köpa licenserna för vår framtida ERP-plattform, som kommer att bli Microsoft Dynamics 365. Vi har redan förhandlat fram och godkänt licenspriser, villkor och villkor med Microsoft men kommer endast att underteckna avtalet som tillhandahålls Clarification Phase är framgångsrik.

DFDS och Columbus arrangerar en kick-off i Köpenhamn för de centrala programdeltagarna och olika intressenter den 29 april och följer upp möten med rådhus på andra platser som i Poznan där våra polska kollegor har väntat mer än tålmodigt på detta program för att påbörjas.

På uppdrag av hela programteamet,

Rene, Mona, Luisa, Mikkel och Jesper

Digitala dörrlås installerade på dörrar för besättning och personalområden på Pearl Seaways

Jacob Grønnegaard, chef för Pearl Seaways, vänster, och Martin Lange, affärsanalytiker i IT Pax, höger

Under hennes senaste vistelse i kajen installerades nya digitala dörrlås i besättnings- och personalområdena på Pearl Seaways. Pearl är alltså det första fartyget i DFDS-passagerarflottan som använder RFID (radiofrekvensidentifiering) -teknologi.

Det nya dörrlåssystemet kommer att rullas ut till alla framtida nybyggnader för passagerare och byte av dörrlås, och våra nya ro-pax-fartyg som byggs på GSI-varvet kommer att ha den nya RFID-tekniken och systemet installerat. Systemet övervägs också för passagerarhytter ombord på Crown Seaways och Pearl Seaways, men som förlitar sig på att utveckla en mobil lösning för att öppna dörrar och lägga till förbetalda catering.

Personalen på Pearl Seaways har nu haft sina första erfarenheter av det nya Visionline-systemet och de rapporterar att många procedurer nu är mycket lättare att hantera, och det är lättare att få en översikt och få rapporter om låsarna.

Martin Lange, affärsanalytiker i IT Pax, säger: ”Denna teknik är ett steg i riktningen mot ännu mer digitala interaktioner med våra gäster. Med tanke på en nära framtid kommer vi att kunna stödja våra gäster med ett helt digitalt boardingflöde, där nyckelkort kan tillhandahållas i en mobilapplikation. ”

Projektet genomförs i nära samarbete mellan IT Pax, teknisk organisation och personal på Crown Seaways och Pearl Seaways.

Jacob Grønnegaard, chef för Pearl Seaways, säger: ”Det nuvarande dörrlåssystemet på Crown och Pearl kommer mot slutet av sitt liv och är svårt att stödja och underhålla. Ett nytt dörrlåssystem behövs mycket, eftersom det gamla systems tillförlitlighet är mycket dålig, vilket orsakar många problem och resulterar i bortkastade resurser. Den nya tekniken möjliggör ett modernt sätt att hantera nycklar ombord och ger en mer intelligent hantering av åtkomstvillkoren. Dessutom är det ett gigantiskt steg som talar ISPS (International Ship and Port Facility Security). ”

De nya digitala dörren låses

LS Retail-uppgradering förbättrar försäljningsstyrningen ombord på baltiska fartyg

Ineta Nausėdaitė, Vladimiras Olšanskis och Irena Kryževičiutė njuter av ett uppgraderat LS Retail-system för att hantera försäljningen ombord på våra baltiska fartyg

På bara sex veckor har våra kollegor i Östersjön lyckats uppgradera LS Retail-systemet, som används för att hantera försäljningen i butiker, barer och restauranger och lager ombord. "Med den nya versionen kan vi till och med hantera mängden kontanter i kassaskåpet," säger Linas Lesauskas, projektledare på BU Baltic-rutter.

Det gamla systemet som installerades för fem år sedan hade blivit långsamt och uppfyllde inte nya säkerhetsstandarder. Så behovet av en uppgradering var uppenbart. Alla sex baltiska fartyg från BU har nu ny hårdvara och en uppdaterad version av programvaran, och personalen ombord har fått den nödvändiga utbildningen i att använda systemet.

”Detta reducerar den tid som krävs för support avsevärt och systemet är automatiserat, snabbare och säkert. Det ger oss också ett antal nya spännande alternativ, till exempel nya mobila lagerräknarenheter som minskar mängden manuellt arbete som krävs för lagerhantering. För närvarande undersöker vi också möjligheten att implementera elektroniska hyllmärken som är integrerade med LS Retail, säger Linas.

Nästa uppgradering förväntas vara i slutet av 2019 och kommer att innehålla en integrerad betalningsfunktion för chip-and-pin och möjligheten att utfärda pappersmålkuponger.

Tack
”Vi är glada över att ha ett smidigare, mer automatiserat ombordshanteringssystem. Men ett nytt system innebär också alltid förändringar av IT- och affärsprocesser. Så vårt tack till POS-teamet, Michael Bergmann, Torben Odegaard, Niclas Madsen, Jean Aarup, för att han alltid var där för att stödja oss. Ett särskilt tack också till våra cateringbesättningar ombord för deras tålamod och hängivenhet för att få saker att fungera; och tack också till Rokas Budrevičius, som tog hand om ett stort antal implementeringsuppgifter och eftervården, och som kommer att fortsätta driva LS Retail i BU Baltics framåt, säger Linas.

Mina DFDS-fraktlag skapar synergier i Immingham

Trots att B2B Digital-teamet och Phoenix-laget i Immingham är långt ifrån varandra på båda sidor av Nordsjön, har de två lagen haft ett nära samarbete i ett tag. Tidigare i år mötte de äntligen ansikte mot ansikte när B2B Digital-teamet besökte Immingham i fyra dagar.

B2B Digital Team utvecklar och underhåller huvudsakligen våra två fraktbokningssystem, My DFDS Logistics och My DFDS Freight. Tillsammans med Phoenix-teamet i Immingham, som ansvarar för det centrala IT-systemet för fraktbranschen, säkerställer B2B Digital Team att My DFDS Freight utför det optimala sättet. Phoenix-teamet hanterar baksidan (databaser och servrar), medan B2B Digital hanterar frontänden (användargränssnitt och användarupplevelse).

Under de fyra dagarna inrättade lagen en långsiktig arbetsplan för baksidan och framsidan, och de identifierade också utmaningar för samarbete på landsbygden och åtgärder för att förbättra det framtida arbetet.

Få kunder ombord för digitalisering

Under besöket var en av de främsta inriktningarna att diskutera och expandera de tre målen fastställda av Sean Potter, Divisionschef Digital & Systems.

"Vi planerar att slutföra överföringen av alla återstående kunder som fortfarande använder Phoenix Customer Web & InfoBridge till My DFDS Freight i slutet av oktober och början av november, samtidigt som vi genomför ytterligare funktionsförfrågningar som dessutom har kommit från företag under de senaste månaderna.

Dessutom strävar vi efter att minska de manuella bokningarna på alla vägar. Vi planerar att uppnå detta genom att rikta alla små och medelstora kunder över varje rutt och få dem att använda online-bokningslösningen. För närvarande är 79% av våra bokningar digitala (inkl EDI) och vårt mål är att nå 85%. De återstående 15% består av små och medelstora kunder som mailar etc. ", säger Sean.

"Slutligen planerar vi att optimera åtkomsthanteringen, speciellt genom att förbättra varumärkespreferensen och engagemanget med ett enhetligt sätt att identifiera de anslutna användarna," tillägger Sean.

"Att träffa våra kollegor i Immingham och jämföra förväntningar för framtiden för min DFDS Freight var utmärkt. Vi hade fyra informativa, intressanta och upptagna dagar i Immingham med en rundtur i terminalen och kundservice center samt kick-off möten med Phoenix laget. Jag är övertygad om att besöket kommer att öppnas för ett ännu bättre gränsöverskridande samarbete och påverka kundens upplevelse på My DFDS Freight-systemet positivt. Vårt mål är att besöka våra kollegor i Storbritannien med en högre frekvens så att vi kan följa upp åtgärdspunkter och stärka vårt samarbete framöver, säger Laus Ravnsted, Scrum Master.

Master Data Management: De säkerställer att vi samlar, lagrar och delar data på rätt sätt

Michael Heiland (i mitten av bilden) är ny chef för vårt Master Data Team. Laget ser till att den stora mängden insamlad data är korrekt och hanteras korrekt så att våra kollegor i hela DFDS kan använda den för en mängd olika ändamål, inklusive rapporter, analyser, erbjudanden, fakturor och utveckling av automatiska funktioner.

När Charles Darwin circumnavigerade jorden på HMS Beagle noterade han noggrant allt han observerade exakt på papper. Flera år efter att han kom hem använde han den detaljerade information som han samlat för att utveckla sin teori om ursprunget till arter som förändrade hur vi ser världen.

Han kunde göra det, eftersom den information eller data han hade skrivit var korrekt.

Som de flesta företag samlar DFDS också information - miljoner gånger mer än Darwin gjorde.

"Vi lagrar data i våra system varje gång vi samarbetar med en kund - från kontakt över bokning till betalning - varje gång vi hanterar varor, samlar in eller levererar en försändelse eller gör något i drift, ekonomi, HR och administration. Och vi litar fortfarande på noggrannheten av informationen precis som Darwin gjorde. Vi skulle inte kunna utveckla pålitliga analyser eller automatisk och pålitlig kommunikation eller tjänster, om uppgifterna är felaktiga eller saknade.

Som ett enkelt exempel behöver vi korrekta kontaktuppgifter för att skicka en faktura eller ett erbjudande till en kund. Vi kan inte göra det, om vi till exempel har en gammal adress eller om namnet stavas felaktigt. Eller om vi inte har rätt information om kundernas befintliga eller tidigare affärer och interaktion med oss.

Det är vårt lags jobb att se till att kontaktuppgifterna och övriga uppgifter som behövs för att göra ett erbjudande eller en faktura är registrerade korrekt så att de kan användas för dessa och en mängd andra ändamål, säger Michael Heiland, chef för Master Data . Michael började på DFDS den 1 mars och kommer från en liknande roll hos Hempel A / S. Michael rapporterar till Valdemar Warburg, Group Transformation Officer.

De rätta sätten
I DFDS samlar vi data i olika system som Phenix, CRM, Visma, Velocity, Seabook och Sertica. Och eftersom ett företag kan vara både leverantör och kund eller kund inom både leverans och logistik, kan vi ofta rita på data lagrade i flera eller alla dessa system för att göra en rapport eller analyser - eller en ny automatisk funktion.

Därför är det viktigt att vi hanterar data på samma standardiserade sätt i alla dessa system. Att utveckla och bibehålla detta standardiserade sätt att samla, lagra, dela och verifiera data över alla våra system är en huvuduppgift för Master Data-teamet på 14 i Poznan.

Olika typer av data
Det finns två typer av huvuddata: dynamisk data och statiska data.

Dynamiska data Data som ändras regelbundet, till exempel kontaktpersoner och detaljer, adresser, e-postmeddelanden, telefonnummer som kan ändras om en person eller ett företag flyttar, om en kontakt får ett nytt jobb eller byts ut eller av andra skäl.

Statiska data Data som är mindre benägna att förändras, såsom definitioner av kundsegment, valutakoder som DKK, EUR, USD GPB som alltid kommer att vara desamma. Kund och leverantörs momsnummer, IMO antal fartyg, certifikatkoder och mycket mer.

Valdemar Warburg säger: "Som en del av vår ambition att digitalisera våra kärnprocesser och använda data för bättre beslutsfattande är det grundläggande att vi har högkvalitativa stamdata. Många företag kämpar med detta, och DFDS är inget undantag. Med Michael Heilands erfarenhet och vårt mycket kompetenta lag i Poznan är jag övertygad om att vi är på rätt spår för att få det rätt.


Master Data Team samlades nyligen för en laghändelse 80 kilometer norr om Poznan (Rogozno) till kajakort, inklusive lägereldar och grillad mat, teambuilding med olika uppgifter, några bra lektioner att lära sig och sist men inte minst mycket roligt och mingling över lag (erna). Och sedan förstås också en krävande kajakpaddling på 8 kilometer nerför floden Welna, som tog de flesta fyra timmar och lämnade alla med våta kläder och blåsor på tummen. Och en hel del skrattar och hjälper händer.

Finansiering, upphandling och HR går digitalt

Projektgruppen undersöker marknaden och står i dialog med några av de stora leverantörerna. Från vänster, utvalda medlemmar av projektgruppen: Lotte Hagedorf: Joachim Tidemann; Luisa Bech Lund; René Thomsen; och Alec Skat Larsen

Nytt projekt för att ersätta det finansiella systemet Visma

Vår nuvarande finansiella system, Visma, genomfördes 2003 och uppfyllde våra behov och gällande lagstiftning vid den tiden. DFDS verksamhet har sedan dess ökat betydligt i intäkter och geografiskt fotavtryck och antalet anställda har nästan fördubblats till 8 000.

"Visma har inte följt den tekniska utvecklingen, vilket till exempel också innebär att systemet inte automatiskt stöder de ständigt ökande lagkrav som myndigheterna infört. Vi har helt enkelt odlat systemet, både ur processperspektiv och geografiskt. Därför är det dags för oss att ersätta Visma, säger CFO Torben Carlsen.

Hitta rätt system

För att hitta rätt system för DFDS-koncernen har en styrgrupp för företagsresursplanering etablerats. Det består av ekonomidirektör och projektsponsor Torben Carlsen, projektledare Joachim Tidemann, digital IT-tjänsteman Finance René Thomsen, VD och koncernchef Finance Jesper Mikkelsen Heilbuth, chef för DFDS Polska Radek Mierzejewski, VD i koncernchef Lotte Hagedorf, VD i koncernomvandling och upphandling Valdemar Warburg och CIO Gert Møller.

"Vi letar efter ett system som kommer att skapa grunden för automatiseringen och digitaliseringen av våra affärsprocesser, och som kommer att ligga bland de absoluta tekniska framträdarna - även i framtiden", säger Jesper Mikkelsen Heilbuth. Han tillägger att ett nytt system kommer att vara en stor hjälp, till exempel för våra kollegor i Poznan i deras pågående optimeringsarbete.

Systemet måste innehålla en HR-modul

"När vi startade projektet 2017 var det ett isolerat finansprojekt. Sedan dess har man dragit slutsatsen att ett nytt system ska innehålla en HR-modul - något som saknas kraftigt idag. Vi vill skapa möjligheter som gör att hela verksamheten växer och utvecklas, säger Joachim Tidemann.

Lotte Hagedorf ser också bra utvecklingsmöjligheter. Hon säger: "I åratal har vi varit redo att förvärva ett HR-system som kan möta våra behov, så vi ser verkligen fram emot denna möjlighet."

Projektgruppen med medlemmar från Group Finance, IT, DFDS Polska, Gruppupphandling, HR mm undersöker nu marknaden och har initialt listat de potentiella leverantörerna till SAP, Microsoft, Oracle och Workday, som alla är globala leverantörer och intressanta möjligheter. I april och maj kommer två dagars verkstäder med var och en av de fyra potentiella leverantörerna att genomföras. Syftet med projektet är att välja leverantör före sommaren och starta genomförandefasen på hösten.

Phoenix Build Team besöker Göteborg

Att veta verksamheten är en av kärnkomponenterna i ett framgångsrikt bygglag. Därför ledde Phoenix Build-teamet nyligen till Göteborg för att lära sig hur slutanvändarna använder och har utvecklat Phoenix för att passa terminalens behov.

Laget hade en rundtur i alla affärsområden i Göteborg. "Vi förväntar oss att denna turné och den kunskap vi får kommer att hjälpa oss att göra Phoenix mycket effektivare och enklare att använda", säger John Smith, Phoenix utvecklare.

"Jag ville få en djupare förståelse för hur Phoenix används i samband med andra system, särskilt när det gäller operationer, och att förstå skillnaderna mellan var och en av hamnarna, säger David Whitehand, utvecklare av Phoenix-laget.

Teamet besökte också lager i hamnen och såg hur kassetterna togs från skeppet till skjul och sedan tillbaka på skeppet för att återanvändas.

"Att lära sig hur lagrarna ska hantera den oändliga mängd last som skickas till Göteborg var väldigt intressant. Och vi avslutade besöket med en resa till Petunia Seaways bro där vi mötte Captain Anders Hall, vilket också var en stor upplevelse, säger David.

"Vi vill tacka all personal i Göteborg, inklusive terminal, lager och Petunia Seaways, för att göra denna givande resa en möjlighet. Att kunna sätta dig i användarnas skor mer exakt kan bara leda till bättre designbeslut och hjälpa dig att ge en bättre upplevelse för användarna, säger Scott Smith, Phoenix-utvecklare.

 

Phoenix Build Team in Gothenburg

Phoenix Build Team i Göteborg