inlägg

Master Data lanserar listor över platser och fartyg

Master Data har nyligen distribuerat två listor i Microsoft Master Data Services (MDS). Den ena presenterar information om alla platser där våra kollegor arbetar, medan den andra är en fartygslista som visar en uppsättning information om flottan.

Listorna möjliggör bättre planering av lokalt stöd, hantering av händelser, planering av utrustningsersättningar etc. och de hjälper till att förhindra misstag. Detta beror på att flera Excel-kalkylark i flera kopior i organisationen ersätts med en central plats för data. Detta eliminerar redundans eller felaktiga versioner av samma data.

Webbplatslistan har information om den lokala webbplatsen och den aktiva IT-utrustning som används för att komma åt DFDS IT-system. Varje lokal webbplats har ett unikt namn och en unik kod som en gång har använts och inbyggts i datorn, server- och nätverksnamn kan säkerställa spårning av alla IT-tillgångar som tillhör den specifika webbplatsen.

För närvarande innehåller fartygslistan allmän information om fartygen. Vi planerar emellertid att samla in tekniska data från flottparkhanteringssystemet, Sertica, och sammanställa dem i Master Data Services. Detta kommer att resultera i en komplett lista.

När masterdata har använts fullt ut i MDS kommer platslistan och fartygets masterdata att vara "grunden" för att så småningom koppla tillgångsinformationen till nödvändiga operativa system.

Centraliserade listor bidrar till smartare arbete och smidigare integration
Jaenet Viale, IT Operations & Support, och Pawel Siedlecki, Master Data, samordnade listorna och introducerade dem för IT-fältingenjörer och andra som behöver registrera uppgifterna. Utnämnda intressenter har också tillgång för att säkerställa att delar av informationen om en webbplats eller fartyg uppdateras.

Lloyd Middleton, IT Operations & Support, säger: ”Eftersom kontrollen för att lägga till och ta bort webbplatser och webbplatskoder har centraliserats, kan vi nu delegera underhåll av viss information, t.ex. användare per webbplats, till de lokala fältingenjörerna inom IT Drift och support. Detta är utan extra administrativt arbete och publicering av listan. Sedan slutet av mars har de kunnat behålla relevant information direkt i MDS. ”

DFDS Direct nu live

Logistik online bokningstjänst, DFDS Direct, gick i dag (15 maj) och gjorde det möjligt för kunder att få en offert, boka, spåra transporter och hantera godsdokument direkt från sin egen dator eller telefon.

”DFDS Direct visar vår ambition att ständigt förbättra våra tjänster och det har redan lockat många kunder. Det gläder mig också att säga att vi har fått mycket positiva reaktioner från kunder som sa att de tyckte att det var snabbt, enkelt och enkelt att använda. Det är exakt vad vi tänkte. För att växa vår verksamhet måste vi göra det enkelt för våra kunder att arbeta med oss, säger Niklas Andersson, EVP och chef för logistikavdelningen.

DFDS Direct är en betydande uppgradering till My Logistics, som kommer att gå i pension de närmaste veckorna.

”Mycket beröm skulle gå till Gauvain Haulot och hans DFDS Direct-team som lyckades göra det till en effektiv och extremt värdefull tjänst för våra kunder och DFDS samt Riccardo Cereser, produktägare, som var ansvarig för design och teknisk leverans av DFDS Direct ”. Jag ser verkligen fram emot att se hur det kommer att hjälpa oss att stärka vår verksamhet under kronaviruskrisen, och hur sådana digitala lösningar som utvecklats i fruktbart samarbete mellan företag och vår teknikavdelning kan stödja tillväxt efteråt, säger han.

Rune Keldsen, teknikchef och chef för teknikavdelningen, säger: ”DFDS Direct är början på en omfattande digitaliseringsplan med målet att hantera en betydande majoritet av bokningarna digitalt fram till 2023. Och det är en utmärkt demonstration av hur vi kommer att stödja affärer och tillväxt genom att förbättra våra integrationsfunktioner och onlinetjänster.

"Vi kommer att hålla dig ständigt uppdaterad om stora utvecklingar som denna."

IT & Digital startar arbetet mot en ny operativ modell

Starten av Momentum var det första stadsmötet online med mer än 250 deltagare

Den 11 maj samlades mer än 250 IT, Digital och kollegor från de andra avdelningarna vid ett direktmöte på nätet för att starta förändringsprojektet ”Momentum” mot en ny operativ modell.

VD Torben Carlsen och CTO Rune Keldsen presenterade syftet med Momentum, som först och främst är att göra IT & Digital till en mer integrerad del av DFDS.

Torben säger: ”IT har under de senaste åren utvecklats från att vara ett kostnadscenter till att bli en integrerad del av affärs- och affärsutvecklingen. Vår framtid är obefintlig om det inte finns någon digital & IT som kan säkerhetskopiera oss. IT & Digital bör inte vara en leverantör och företaget inte en kund, utan istället kommer vi att arbeta tillsammans i One DFDS. Denna vision stöds av hela EMT. ”

För att stödja skapandet och implementeringen av den nya operativa modellen har Rune och hans team initierat fem arbetsströmmar: Strategi, struktur, process, människor och teknik. Dessa arbetsströmmar leds av VP Sophie-Kim Chapman, CTO Rune Keldsen, CIO Office Manager Mikkel Growth-Andersen, Digital Fulfillment Manager Liv Olsen och chef för IT-arkitektur och strategi Jakob Fredfeldt. Om du har frågor eller förslag, oavsett var du befinner dig i DFDS, är du mer än välkommen att nå ut till sponsorerna.

Rune säger: ”Det finns en motivation och en vilja att ta nästa steg mot en ny operativ modell. En operativ modell som är mer smidig och flexibel, som möjliggör mer autonomi och frihet att agera och som är centrerad kring att skapa en inverkan och värde för DFDS. Jag ser mycket fram emot denna förändringsresa tillsammans med dig, och jag uppskattar mycket din motivation och stöd. ”

Logistics Finland integrerat i IT-landskapet

Som rapporterade vi tidigare, vi började arbeta med att integrera kontor för Freeco Logistics (nu DFDS Finland), i Åbo, Vantaa och Tallinn i det huvudsakliga DFDS IT-landskapet i slutet av 2019. Och som planerat migrerades alla användare till DFDS Active Directory och domän under det första kvartalet 2020, medan Velocity, Visma och CapNordic gick live den 1 maj.

”En viktig del av all integration är att besöka webbplatserna, utvärdera affärsprocesserna, göra gapanalys, IT-säkerhetskontroller och applikationsutbildning på plats. Och särskilt viktigt är supporten på plats för att hjälpa alla nya användare med de dagliga utmaningarna att anpassa sig till de nya applikationerna. Trots att COVID-19-situationen förhindrade människor att resa, slutförde vi integrationen av Freeco Logistics i DFDS-familjen som planerat. Mantraet var "Om vi ser ett problem, fixar vi det". I själva verket är alla DFDS-beteenden inkapslade i denna integration, säger Chris Coughlin för implementeringsteamets vägnar.

Online-utbildning
Genom att använda MS Teams och ha nya användare med ett mycket positivt tankesätt har det varit möjligt att genomföra online-träningspass i Velocity, CapNordic och Visma, och Freeco-användare använder nu alla applikationerna.

Stöd
Daglig verksamhet stöds för närvarande praktiskt taget via MS-team, med Velocity stöds av Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley och Chris Coughlin.

För de ekonomiska uppgifterna stöds både Visma och CapNordic av Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok och Lene Frydenberg.

IT och infrastrukturstöd har tillhandahållits av Paulius Kryzevicius.

”Förutom systemintegrationen flyttar vi också de flesta av de ekonomiska uppgifterna till Financial Shared Service Center (FSC) i Poznań. Varför inte döda två fåglar med en sten? ” Säger Jeppe. ”Nu, en vecka efter det virtuella go-live, har allt gått som planerat. De viktigaste DFDS-applikationerna används, och alla användare och applikationssupportrar är i ständig virtuell dialog via MS-team eller Skype. Det är inte detsamma som att vara på plats med kommunikation ansikte mot ansikte, men det fungerar. ”

Lärningsprocess
”Visst, det har varit inlärningsprocess för alla, men målen har uppnåtts och DFDS IT-system implementeras framgångsrikt i två olika länder på distans. Riktigt stolt över alla involverade team och kanske vissa delar av processen kommer att tas som nya rutiner i DFDS framtida implementeringar ”säger Timo Ruusunen, VD DFDS Logistics Finland.

En framgång för samarbete
Valdemar Warburg, vd för BU Nordic säger: ”Jag vill tacka alla inblandade. Det är en ny och mycket utmanande uppgift att göra ett live-live på distans, men det utmärkta samarbetet mellan företag, IT, ekonomi och andra supportfunktioner visade vad DFDS kan. Utan dina positiva attityder och din beslutsamhet att göra detta arbete, trots omständigheterna, skulle detta inte ha varit möjligt. ”

Ett särskilt tack går till lagen i Poznań, till exempel Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP) ) och andra. Tack också till den lokala finanspersonalen - Marianne Peltola, Aili Metsamaa och Liina Kalam, som lär sig de nya finansieringsapplikationerna medan de migrerar uppgifter till FSC. Och till Mikko Viholainen i Åbo för hans hjälp i lokaliseringskoordinering för alla operativa uppgifter.

Integrationsteamet
Från DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (implementeringskoordinator), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

Från: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Snabbare leverans av leveransbevis

IT-konsulter, logistik, Curzio Carabelli och Simon Brambley.

När DFDS vann ett anbud för att transportera drycker runt om i Europa för Monster Energy, krävde de ett kvitto på leveransbevis (POD) inom några timmar efter leveransen. Eftersom de nya flödena skulle börja omedelbart, utvecklade IT-konsulterna Simon Brambley och Curzio Carabelli snabbt en robot med Kofax RPA (Robotic Process Automation), en programvara som automatiserar manuella arbetsflöden.

Roboten hämtar bevis på leveransdokument från Velocity efter att föraren skickat in dem, optimalt via DFDS Driver App. Roboten vidarebefordrar automatiskt dokumenten med identifierande data till Monster Energy. Detta automatiserar en process som måste göras manuellt och påskyndar Monsters egen faktureringsprocess samt förbättrar deras kassaflöde (Monster Energy begärde också att få en veckovis prestationsrapport med detaljerade förflutna tider mellan leverans och sändning av leveransbevis. Tack till roboten, detta är också nu på plats.

“Fantastiskt att se resultat så snabbt. Förmodligen verkar det inte så mycket, men för att Monster ärligt spelförändrade grejer, säger Josh Jackson, Supply Chain Analytics Manager, Monster Energy.

Bevis på leverans e-post som skickas till kunden kort efter att den har skickats in av föraren

Finns för alla klienter inom Logistik

Roboten är inte bara avsedd för Monster Energy. Det är möjligt att snabbt anpassa det så att andra kunder kan dra nytta av det också. De senaste dagarna har tre kunder börjat ta emot leveransbevis på detta sätt.

Simon Overkær Hansen, DIO Logistics, säger: ”Samarbetet mellan Monster och DFDS visar verkligen hur vi kan använda våra IT- och Digital-funktioner för att skilja oss från vår konkurrens. Jag hoppas och uppmuntrar att vi i framtiden kommer att se många andra fall där vi aktivt använder IT och Digital i vår kommersiella verksamhet. ”

Michael Bech, vice president och chef för BU Continent säger: ”Att digitalisera kärnan är en väsentlig del av DFDS-strategin och hantering av leveransbevis är en väsentlig del av logistiken. Med utvecklingen utifrån kundens behov har vi löst ett stort logistiskt problem.

”Återkopplingen från Monster Energy talar för sig själv men samtidigt har vi skapat ett verktyg och en uppsättning processer som kan gälla för varje enskild kund i Logistik. Vi ser redan många kunder som ber oss leverera nästan realtidinformation. Genom att använda DFDS Driver App (Truckcom), tillsammans med POD-roboten, är vi bland de få i branschen som kan hantera kundens egna pappersarbete direkt, inte bara dramatiskt öka servicen till våra kunder utan också gynna våra egna pengar och informationsflöde. Fantastiskt verktyg och redo att gå, så allt vi behöver göra är att berätta för våra kunder och genomföra processen, säger Michael.

Om du har några potentiella kandidater som kan dra nytta av denna nya kapacitet eller för att helt enkelt ta reda på mer, vänligen kontakta Simon Brambley eller Curzio Carabelli.

Frankrike: Nya sätt att hantera tull kommer att sänka kostnaderna

Två medelhavsrutter har ändrat sina tulldeklarationsprocesser för import till Frankrike och EU. Detta har lett till effektivare drift och kostnadsbesparingar.

All last för att komma in i EU: s hamnar behöver en sk ”ENS-godkännande” (Entry Summary Declaration), vilket är en säkerhetsbedömning. På linjerna Yalova-Séte och Tunis – Marseille brukade de arbeta med externa leverantörer för administration av ENS-godkännanden, eftersom detta kräver specialkunskap, som DFDS då inte hade.

Eftersom en leverantör tillkännagav att de snart skulle gå i drift, var DFDS tvungen att hitta en alternativ lösning på kort varsel. Lyckligtvis, på grund av Brexit-förberedelserna och vår nya turkiska organisationsintegration, har vi byggt upp mer intern kunskap om att göra ENS-godkännanden direkt. Därför samlades ett projektteam bestående av IT, det lokala företaget samt grupptullar (Indirect Tax) för att komma fram till en lösning på detta.

Samarbete avgörande för ny lösning
Teamet sökte efter ett företag som kunde göra ENS-godkännanden direkt och digitalt baserat på en direktanslutning från DFDS-system. De valde slutligen företaget MGI i Marseille och erbjuder tull- och ICS-deklarationstjänster runt om i Europa via deras partners nätverk. (ICS - Import Control System - är det elektroniska säkerhetsdeklarationssystemet för import till EU.)

"Vi hade redan indirekt erfarenhet av dem i både Marseille och Séte och eftersom deras erbjudande också var konkurrenskraftiga var de det uppenbara valet," säger Stephanie Thomas, chef för tull & skatter och medlem av DFDS-gruppens beskattningsteam.

Parallellt med detta avslutade det turkiska IT-utvecklingscentret arbetet med en ICS-modul som kan samla in och skicka all tullrelaterad information från DFDS till tredje parter. Teamet är också skulptivt för den centrala rollen som tull- och efterlevnadsteamet i vårt finansservicecenter i Poznan liksom vårt turkiska IT-utvecklingscenter. Deras snabba reaktion har varit avgörande för projektet. På grund av allt detta samarbete föddes den slutliga processen och dataflödet, som länkar till French Customs via MGI.

Framgångsrik go-live
”Båda linjerna har sedan framgångsrikt gått i live med den nya lösningen och att” mellanhand ”-leverantörerna förväntas spara cirka 100 000 euro per år när rutterna återgår till full kapacitet efter den nuvarande krisen. Dessutom banar vägen också väg för nästa steg: att sälja tullmäklingsverksamhet till våra kunder i Frankrike, säger Jimmy Marolle, byråns direktör Frankrike.

”Tullen är ofta varken spännande eller lätt. Men i det här fallet är det ett motiverande exempel på förmågan hos vår organisation att samarbeta och utveckla effektiva, kostnadsbesparande produkter och flöden, säger Attila Gulyas, projektledare, DIO Freight Ferry.

”IT-teamet kommer att fortsätta undersöka sätt att ytterligare automatisera och förbättra processen och dataflödet. Dessutom kommer vi att undersöka vad som kan återanvändas från denna lösning i våra Brexit-beredningar, tillägger han.

 

Viktiga tullvillkor
Tullvärlden är full av akronymer och härmed - vi är glada att lära er två av dem att få mening om denna artikel:

ENS är en förkortning för Entry Summary Declaration. ENS krävs av EU: s tull att göra en säkerhetsbedömning av all last som kommer in i EU: s hamnar.
ICS (Import Control System) är det elektroniska säkerhetsdeklarationssystemet för import av varor till Europeiska unionens tullområde.

Phoenix implementeras i BU Med

Implementeringen av Phoenix och MyFreight är nu klar på alla tidigare FN: s Ro-Ro-platser

Som vi delade i februari, Ferry IT-teamet som stöds av arbetsströmmar från Digital, BI och det lokala företaget har varit upptagen med ett av dess största projekt någonsin - för att implementera DFDS-system i BU Med. Platser lades till systemnätet varannan vecka under det första kvartalet 2020. Vi är nu glada att kunna meddela att den första implementeringsfasen är klar något före schemat.

Projektets arbetsströmmar, implementeringsteamet och det lokala företaget har alla gjort ett fantastiskt jobb för att leverera projektet i tid. Detta innebär att alla tidigare FN: s Ro-Ro platser har nu Phoenix (oditt kärn-IT-system för fraktverksamheten) och MyFreight (online-bokningsportal för godskunder) system samt efterföljande funktioner som BI-rapportering.  

Se översikt över projektstatus nedan:

Lars Hoffman, vd och chef för BU Mediterranean säger: ”Det är viktigt att anpassa sig till resten av DFDS, så vi är glada över att äntligen ha Phoenix på de flesta av våra platser. Det ger bättre affärsöversikt och gör att vi kan använda Tableau.

”Tack särskilt till Sara Ryden och hennes Phoenix-team, som tillbringade många veckor i Turkiet och arbetade med genomförandet. Vi måste nu implementera Phoenix i Trieste och Tunis så snart vi kan resa igen för att slutföra det första steget och förbättra vår kommunikation och datakvalitet avsevärt samt standardisera processerna på rutter precis som det gjorde vid de tidigare implementerade rutten. ”

Dessutom är det planerat att utvidga det initiala genomförandet av de intermodala rutterna genom att integrera med tågleverantörer samt erbjuda boknings- och spår- och spårfunktioner till våra kunder.

Rune Keldsen, EVP och CTO, säger: ”Detta stora projekt är en milstolpe relaterad till samarbete över hela DFDS-gruppen. Verksamhet i olika länder har arbetat nära med våra IT-team placerade i Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen och Köpenhamn. Framgången med detta genomförande visar hur fördelaktigt det är när vi förenar de olika färdigheter och kulturer som vi har i gruppen oavsett plats. ”

Michael Herbæk, fraktfärja DIO, säger, "Detta är den största Phoenix-implementeringen någonsin, och även om våra kollegor i BU Med verkligen var villiga att anpassa sig till DFDS Ferry-processerna som stöds av våra system, är en hel del utveckling för att stödja juridiska och lokala "måste ha" uppgifter behövdes. Till exempel byggdes 42 nya EDI-länkar (elektronisk datautbyte) för att kommunicera med banker, myndigheter och andra intressenter. Dessutom utvecklades en separat modul för hantering av tullklarering mellan Turkiet och Europa som gör det möjligt att anpassa sig till tullkraven från andra länder. I förekommande fall har MyFreight och de underliggande API: erna vidareutvecklats för att stödja BU Med.

Senast men inte minst tillbringades många timmar på olika platser för att stödja go live, och här ett särskilt tack till de i affärsområdena utanför BU Med som tilldelade några av sina lokala kärnmedarbetare för att hjälpa till under många går liveperioder. Ett stort tack till alla inblandade, ni kan alla vara stolta över att ha deltagit i denna framgångsrika implementering av Phoenix ”.

Implementeringsprojektet är nu officiellt avslutat och framtida utvecklingsbegäranden kommer att hanteras tillsammans med förfrågningar som kommer från andra delar av verksamheten.

Bo Kristensen har accepterat nytt jobb utanför DFDS

Jag är ledsen att meddela att Bo Kristensen har beslutat att avgå från sin tjänst som General Manager, IT efter 16 år i DFDS. Bo har erbjudits en position som CTO i ett företag där han kommer att bygga upp IT-området från början.

Bo kommer att saknas för sin djupa tekniska kunskap, positiva energi och drivkraft för att föra DFDS till nästa nivå av teknisk mognad. Bo har haft en enorm del av att bygga upp Tech-navet och locka talanger till DFDS som andra företag i branschen bara kan drömma om. Bo har sin sista dag i DFDS den 31 mars och jag önskar honom all lycka till i hans nya ansträngningar.

Vi har börjat söka efter Bo's ersättare men från idag rapporterar Stefan, Michel, Stephen, Jon och Mathias direkt till mig.

Rune Keldsen
Chief Technology Officer

DFDS vid analysmötet Superweek

Astrid Illum representerade DFDS på Superweek 2020 med prat och panel

 

När tekniken utvecklas - så gör DFDS också. Den 28 januari representerade Astrid Illum, chef för Product & Digital Analytics DFDS vid det årliga toppmötet i Superweek Analytics, för att vara i framkant inom Digital Analytics med kollegor från hela världen.

Tidigare deltagare och nya var tillbaka på den snöiga bergstoppen i Ungern som de besökte förra året, och vilket bättre ställe att ha ett toppmöte än på ett?

Här förelade Astrid. Ämnet var den välkända utmaningen att kombinera både kunders och företags behov i förhållande till lagring av data om våra besökare på webbplatsen - data som möjliggör både funktionalitet och högre relevans i användarupplevelsen. Vinkeln på samtalet var dock en anspråk på ett besök i framtiden där saker ser dramatiskt annorlunda ut än hur de ser ut nu.

”Jag ville ta några av de viktigaste utmaningarna i vårt nuvarande datalandskap och vända dem. Vad händer om det finns ett ännu högre antal data om användare? Och vad händer om uppgifterna aldrig ägs av företag utan av användarna själva? ” Astrid förklarar. I framtiden var data en del av en handel mellan företag som ville sälja en produkt och den potentiella kunden. Astrid fortsätter: "Mitt mål var att fokusera på vilket värde data kan ge till alla parter och hur vi kan skydda våra kunders intressen och samtidigt tillåta företag att sälja sina tjänster och varor."

Samma ämne utforskades i en panel där Astrid deltog tillsammans med erkända analytiska siffror som Stéphane Hamel och Aurélie Pols, som är välkända för att också bry sig djupt om datasekretess och en etisk användning av kunddata.

IT och Baltic Passenger Business Drivers samarbetar i Klaipeda

Från vänster Laura Neimetaite (produktägare), Abdul Arafh (utvecklare), Mikkel Dam-Larsen (utvecklare), Martin Bundgaard (utvecklare), Mauricio Guevara Souza (utvecklare), Ida Rasmussen (affärsanalytiker)

Förra veckan seglade sex medlemmar av Seabook scrum-teamet med namnet Passenger Ships, även känd som The Doors, med Patria Seaways på Karlshamn - Klaipeda-rutten för att träffa BU Baltic Business Drivers.

Syftet med resan var att kartlägga kundresor på BU Baltic-rutter från att köpa en biljett till landstigning, med fokus på incheckning, ombordstigning, åtkomst till en stuga och inlösen av förbetalda tjänster. Syftet var att identifiera process-, hårdvaru- och programvaruändringar som behövs för att rulla ut uppgraderade dörrlås med ny teknik.

I Karlshamn gav kundtjänstchef Katrin Arvidsson dem en rundtur i Karlshamns hamn. Under turnén delade utvecklare och checka in personal tips och erfarenheter. Som ett resultat tog utvecklarna en snabb förbättring hem för att implementeras när de är tillbaka, medan checka in personal fick ett tips om hur man får en skrivare igång efter ett sylt 1,5 till 2 minuter snabbare.

"Det finns så mycket kunskap som ska delas och få besökande platser som använder applikationer som stöds av oss" säger Mauricio Guevara Souza, utvecklare i Doors-teamet.


Passenger Ships scrum team på turnén i maskinrummet på Patria Seaways

Designa lösningar tillsammans
”På Partria Seaways lärde vi oss om gästservicecentrets verksamhet, observerade navigering i mörkret på bron och bländade av den kraftiga och grova kompositionen i maskinrummet. Tack till alla anställda som tog utmärkt vård ”säger Laura Neimetaite, produktägare i utvecklingsgruppen.

Hon fortsätter: ”Vi höll passagerare i fokus under hela processen att utforma den förbättrade upplevelsen som de nya dörrlåsen möjliggör. Samtidigt som minimering av incheckningstiden var de totala kostnaderna och att säkerställa processkonsistens över rutter, var det också avgörande delar av pusslet. ”

Med sitt fokus, engagemang och öppenhet i sessionen var BU Baltic Business Drivers Linas Lesauskas och Gintaras Laucius och nyckelanvändaren Kristijanas Kiseliovas samt utvecklingsgruppen nyckeln till att skapa önskat resultat.

”Jag tror att öppenhet och kommunikation mellan IT-avdelningen och företagare är nyckeln till framgång när jag utformar så höga lösningar och väljer teknik. Vi var glada över att utvecklingsgruppen beslutade att komma och se verksamheten på plats, säger Linas Lesauskas, affärsdrivare för försäljning ombord.

”Det tog oss 1,5 dagar att utforma önskad kundupplevelse för både gods- och turistpassagerare med tanke på den nya dörrlåseteknologin. Det var en lång men givande process, som inte bara gav tydlighet i omfattningen och specificiteten för nödvändiga tekniska och processändringar, utan ännu viktigare, deras konsekvenser och inverkan ”förklarar Gintaras, Business Driver för hamnar och incheckning.


Arbetar med kundresekartan för Business Unit Baltic-rutter. Vänster Kristijanas Kiseliovas (handledare för terminaloperationer), höger Linas Lesauskas (BUB Business Driver för ombordstjänster)

- Resan från att gå ner i Karlshamn, uppleva kundresa ombord, promenera genom frakt och incheckning av passagerare i Klaipeda till att vara inlåst i ett rum i 1,5 dagar med affärsförare har varit ovärderlig. Först när affärsutmaningar och verkligheter förklaras och förstås fullt ut kan de bästa IT-lösningarna utformas, säger Laura.

Phoenix implementeras på Sète-Yalova

Våra kollegor arbetar med IT och digital integration av våra medelhavskontor i DFDS-nätverket

Efter månader med dedikerat arbete både från utvecklingsgrupperna såväl som de lokala kontor som lärde sig de nya arbetssätten, Phoenix, vårt kärn-IT-system för fraktverksamhet, gick live på Sète-Yalova-rutten och omvänd väg 22 och 23 januari . Detta är den första ex-FN-Ro-Ro-rutten som byter till det nya bokningssystemet i BU-Medelhavet. Fler rutter kommer att följa de närmaste månaderna.

Detta markerar en viktig milstolpe i IT och digital integration av våra medelhavskontor i DFDS-nätverket samt ett bidrag till pelaren B i Win23-strategin. Det framgångsrika go-live krävde en stor ansträngning för att förbereda Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Webbplats och marknadsföringsteam samt värdefulla insatser från våra kontor i Sète, Yalova och Istanbul för att komma med smarta lösningar under samordning av Michael Herbaek och Attila Gulyas som projektledare.

"Precis som med alla projekt som detta var implementeringsprocessen inte utan utmaningar, men dessa har hanterats effektivt genom proaktiv samordning och snabba lösningar av teamet." säger Daniel Capes, FM Team Lead.

”Våra team av superövergripare, systemanalytiker och utvecklare distribuerades över tre platser i nära samordning genom dagen och arbetade tillsammans med våra kollegor i Sète, Yalova och Istanbul för att göra allt klart för seglingarna. Vi är tacksamma för det hårda arbetet för alla inblandade. ” förklarar Sara Ryden - Produktägare Phoenix, BU MED.

Phoenix som ska implementeras på andra rutter 
Denna första go-live är bara början på färdplanen för digital och IT-implementering i BU-Medelhavet. Phoenix kommer att introduceras nästan två gånger i veckan för nya rutter och hela processen förväntas vara klar i slutet av mars.

"Vi är glada över att det första go-live har varit framgångsrikt och ser fram emot att ge våra kunder och kollegor i Medelhavet en förbättrad digital upplevelse." säger Lars Hoffman, Vice President & Chef för Business Unit Mediterranean.

Anpassa sig till resten av DFDS
"Några av de positiva effekterna av det nya systemet börjar redan visa, medan det fortfarande är tidiga dagar, kan vi definitivt säga att det kommer att bli betydande effektivitetsfördelar för att anpassa systemprocesser till resten av DFDS" säger Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superanvändare i Istanbul.

”Vi har gjort en enorm ansträngning för att implementera Phoenix i BU Med. Detta var en teaminsats så jag vill tacka alla som deltog i utvecklingsfasen. När användarna är helt uppdaterade med att använda Phoenix under dessa veckor kommer MyFreight gradvis att introduceras till kunderna som det nya sättet att boka med DFDS, säger Aslihan Tur - Software Supervisor.

Förutom de nämnda systemen kommer GTMS snart att implementeras för grindoperationer i Pendik Terminal.


Våra kollegor från kontoret i Yalova


Våra kollegor från kontoret i Sète

Nytt kundvårdssystem som ska implementeras i Passenger- och IT-support

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico och Martin Lange

Goda nyheter: Om några veckor kommer ett nytt omnichannel-kundvårdssystem att implementeras i Passenger- och IT-support. Omnichannel betyder att istället för att ha olika system för att hantera kundförfrågningar - till exempel en för telefon, en för e-post och en för chatt - kommer alla förfrågningar att hanteras i ett system som till och med kan programmeras för att prioritera förfrågningarna enligt uppsättningen laget vill ha.

Thomas Møller, chef för kundinteraktion på BU Short Routes & Passenger, säger: ”Det är en enorm fördel för våra kunder och oss att vi nu inte behöver växla mellan olika system. Det nya systemet förhindrar att kunder måste vänta på att få betjänas längre än nödvändigt, och i allmänhet förkortar det väntetiden avsevärt eftersom vi sparar tid på manuellt arbete. ”

Det nya systemet, Puzzel, gör det också möjligt för kundvårdscentralerna att samarbeta globalt eftersom kundförfrågningar kan besvaras och vidarebefordras av alla platser.

Thomas säger: ”Norska kunder kommer fortfarande att betjänas av norsktalande resekonsulter men om väntetiden överstiger en viss tid kommer kunden att frågas om han eller hon istället vill betjänas av en engelskspråkig konsult, som fysiskt kan lokaliseras var som helst. Det innebär också att våra resekonsulter får möjlighet att uppgradera sin kompetens, både vad gäller språkkunskaper och kunskap om våra olika rutter. ”

Projektet har varit ett mycket smidigt och framgångsrikt samarbete mellan Thomas Møller, Paolo Selvatico från Procurement, Peter Hoogendoorn från Business Development & Strategy, plus Martin Lange och Jan Svane från IT.

Passagerarorganisationen har hela paketet medan IT Support endast behöver en lätt version. Men systemet är mycket flexibelt och kan skalas efter behov.

Casper Puggaard, Global Sales & Customer Care Director, säger: ”Vi känner oss säkra på att detta är det bästa systemet för DFDS och priset är rättvist. Till en början kommer Passenger- och IT-support att använda systemet men det kan anpassas till andra avdelningar över DFDS som arbetar med kundvård. Så om någon är intresserad av att implementera systemet eller bara vill veta mer, vänligen kontakta mig. ”

"Ett stort tack till Thomas, Paolo, Peter, Martin och Jan för bra arbete och bra samarbete!"

Omnichannel betyder att i stället för att ha olika system för att hantera kundförfrågningar, kommer alla förfrågningar att hanteras i ett system.

 

Superanvändare tränar när försäljningsprogramvaran närmar sig

Säljpersonal i Amsterdam – Newcastle träffades för en workshop i IJmuiden för att fortsätta utbilda för utrullning av LS-detaljhandelsprogramvaran

 

Våra försäljningsteam ombord spelar en viktig roll i framgången för våra passagerarrutter, och utrullningen av försäljningsplattformen LS Retail är en mycket viktig uppgradering för att stödja försäljningen. När Newcastle – Amsterdam-rutten kommer nära att gå live är besättningen på toppen.

I december samlades 18 besättningsmedlemmar från King Seaways och Princess Seaways i Ijmuiden för att fortsätta sin utbildning för att förbereda förändringarna av ombordssäljningssystemet. De träffade också andra superanvändare från Channel och Business Driver från Baltikum Rokas Budrevicius, som hjälper till med genomförandet.

Andy Watkins, affärschaufför för kanalrutterna och rutten Amsterdam – Newcastle, säger: ”När vi förbereder oss för en utrullning är den här typen av utbildning mycket viktig så att vår personal är kunnig och beredd. Nya och förbättrade system hjälper våra medarbetare att prestera bättre och förbättrar kundupplevelsen. ”

Efter de tre dagar av workshops kunde gruppen återvända till King och Princess för att träna sina kollegor ombord, och de var angelägna om att göra det.

”Det har varit en fantastisk atmosfär i gruppen. Människor har verkligen anpassat sig till kunskapsdelningen och idén att vara ett samhälle som hjälper varandra när någon behöver stöd. Det har också varit fantastiskt att se hur gruppen har ökat sin motivation sedan deras första träning i september. Med denna inställning och strategi kommer implementeringen att bli en framgång, ”tillägger Marianne Hagen och Michael Bergmann från teamet som implementerar LS Retail Super User-organisationen.

Event stormande workshop i Turkiet

Bosphorus-teamet från vårt IT-utvecklingscenter i Turkiet arbetar för närvarande med XMS-projektet, som är den mjukvara som används av cross-dock-terminalen i Arendal.
Teamet har identifierat 15 moduler som består av olika funktioner som den sista appen måste erbjuda kunden. Utvecklingen av de två första modulerna är redan klar.

Jan Devrim, chef för IT-utvecklingscentret Turkiet, säger: ”Vi bjöd in intressenter till en tvådagars workshop med hela utvecklingsgruppen.
För att skapa en affärsmodell som vi kan använda under utvecklingen använde vi den verkstadsbaserade metoden Event Storming. Det handlar om att samla alla intressenter för att anpassa förståelserna för affärsområdet och problemet. Detta resulterar i en lösning som säkerställer att affärsdomänsexperter och tekniska experter når ett gemensamt avtal innan appen utvecklas.

Med hjälp av klisterlappar och en entusiastisk grupp fick vi en inblick i terminalverksamheten och lager som vi försöker modellera och gjorde det möjligt för tekniska experter att kommunicera tydligt och öppet. Tillsammans med produktägare Jonas Granlund planerade vi projektet från början till slut.

Teamet och intressenter matchade förväntningarna om projektets stora bild och flöden. Programvaruutvecklare Ahmet Aydın delade också en demo som visar den nuvarande appens aktuella status. Genom att identifiera affärsvärdet och komplexiteten för de 15 modulerna, kan deltagarna komma överens om den absoluta minimibärbara produkten (MVP), som är en version av appen med precis tillräckligt med funktioner för att verksamheten ska kunna använda den med fördel och syftar också till att fånga feedback för framtida utveckling. Det fastställdes att uppgiftshantering och lagermoduler skulle definiera MVP.

Ett nytt namn behövdes för vår applikation med lagringsmodulen, och deltagarna gick med ”Astrid”.

Sammanslagna färgefrakt DIO och IT-uppfyllande avdelningar effektiviserar processer

Sammanlagda färjefrakt DIO och IT-uppfyllande avdelningar minskar komplicerade och överlappande roller. När vissa roller försvinner söker vi efter lösningar för fem kollegor.

 

Under september 2019 slogs Freight DIO Office och IT Fulfillment Management Team i Ferry Division samman till en enda avdelning under ledning av Michael Herbæk.

”Trots att alla har gjort ett bra jobb och arbetat hårt för att leverera resultat, gjorde den tidigare komplicerade strukturen det svårt att förbättra processerna. Därför var syftet med fusionen att minska kompliciteten för att förbättra våra digitala processer och förmågan att leverera bättre lösningar snabbare, säger Michael Herbæk, chef för den sammanslagna frakt DIO och IT-uppfyllande avdelningen.

”Vi har nu haft tid att utvärdera den optimala strukturen för avdelningen och har identifierat ett antal överlappande funktioner och möjligheter för att effektivisera våra processer. Som ett resultat kommer vi att få en ny struktur som följer den som introducerades i Logistik. Denna nya struktur stärker produktägarens roll och ägnar produktägare åt att stödja specifika mål och kapaciteter. Vi är övertygade om att dessa förändringar kommer att hjälpa oss att uppnå målen för sammanslagningen av avdelningarna, säger Michael.

"Tyvärr kommer de mer strömlinjeformade processerna att innebära att vissa roller försvinner och detta kommer tyvärr att minska behovet av personal på avdelningen med några få positioner."

”De berörda är alla mycket bra kollegor som har gjort ett bra jobb, och vi gör därför vårt bästa för att leta efter andra möjligheter i organisationen. Det finns fortfarande fem personer kvar utan någon roll i organisationen, och vi är nu i dialog med dem och deras fackliga företrädare för att leta efter andra lösningar. De drabbade kollegorna arbetar i Storbritannien och Holland, och naturligtvis kommer vi att stödja dem efter bästa förmåga i processen framöver om det inte finns någon lösning på DFDS, säger Michael.

DFDS-appen utvecklas i full hastighet

På drygt tre månader har DFDS-appen haft mer än 5 000 nedladdningar för iOS (mobiloperativsystemet utvecklat av Apple Inc.). Android-versionen, släppt 24 oktober, har laddats ner mer än 1 500 gånger.

Hasan Ünal, produktägare, Digital, säger: ”I vår första version var bara det engelska språket tillgängligt, men vi har nyligen skickat en uppdatering till både App Store och Google Play Store, inklusive sju nya språk som appen kommer att stödja. Nu kan DFDS-appen också användas på danska, norska, svenska, franska, tyska, holländska och polska. Tillsammans med Passagerermarknadsföring planerar vi uppdateringar för de återstående språk som vi stöder på dfds.com i januari nästa år. ”

Hittills har DFDS-appen bara marknadsförts för kunder som reser på Newcastle - Amsterdam och på våra kanalrutter, eftersom dessa rutter mestadels bokas av engelsktalande kunder, men nu kommer teamet att utvidga kampanjen till kunder som också har bokat andra rutter. .

"Vi har samlat riktigt användbar feedback från våra kunder och förbättrar och lägger redan till funktionaliteter i appen enligt kundens feedback hittills," säger Hasan.

"När vi riktade oss mot våra KPI: er är vår app rankad med mer än fyra stjärnor både i Google Play Store och Apple App Store, och vi kommer att fortsätta övervaka denna metrisk för att se till att vi håller uppe och överträffar våra kunders förväntningar ”.

Teamet arbetar för närvarande med att konsolidera två DFDS-fraktappar i DFDS-appuniverset och samtidigt lägga till funktionaliteter för att öka effektiviteten på våra godsterminaler.

Hasan säger: ”Vi har genomfört användartestning i Gent, Immingham, Dover, Dunkerque och Calais och samlat värdefull information om hur vi kan minska tiden för DFDS-terminaler av godstransporter för ett mer effektivt flöde. Vi förväntar oss att utfärda vår första uppdatering med fraktdrivrutinsfunktioner redan under första kvartalet nästa år. Då strävar vi efter att flytta våra användare från terminalappen till DFDS-appen och stänga av terminalappen senare nästa år. ”

DFDS-appen laddas ner mestadels av åldersgruppen 25-34 följt av åldersgrupperna 35-44 och 45-55, och 69% av våra appanvändare är manliga.

Gentestens användartestning med goddrivrutiner

CIO Gert Møller går i pension

Gert Møller går av med sin CIO-roll på DFDS, och detta tillfälle kommer att markeras med en mottagning den 19 december från 15:00 till 17:00 i DFDS House.

På det nya året kommer Gert Møller, CIO för DFDS, att vara mycket svårare att få tag på eftersom han kommer att resa Nya Zeeland i två månader med sin fru Nina. Hans frånvaro kommer emellertid faktiskt att vara mer permanent, eftersom han kommer att gå i pension från sin CIO-roll på DFDS i slutet av 2019, precis som han meddelade i mars.

Vi är säkra på att ett stort antal partners, vänner och kollegor kommer att ta chansen att säga adjö till Gert på sin avskedsmottagning torsdag 19. december - hans sista dag med företaget. Vi kan dock förvänta oss att se Gert då och då, eftersom han inte kommer att nöja sig med att bara göra DIY runt huset eller andra pensionsrelaterade aktiviteter. ”Jag kommer att göra en del konsultarbete, även för DFDS, och jag har redan ett antal förfrågningar. Jag har varit i CIO-rollen i 17 år, och enligt min uppfattning är detta för långt, inte minst eftersom det kräver 24-timmars tillgänglighet. Därför ser jag fram emot en mer 'självständig' roll där jag kan planera min dag på ett mer flexibelt sätt, säger Gert.

Det är tillgängligt dygnet runt eftersom ingen funktion är lika affärskritisk som våra IT-system. Gert har varit ansvarig för dessa system sedan 2002, då han kom till DFDS, eller snarare när han kom tillbaka till DFDS. Men först saker först.

Gert växte upp i staden Aabenraa på Jylland och fick sin magisterexamen i ingenjörsvetenskap från Aalborg universitet. Det råder ingen tvekan om att han valde den här vägen, eftersom han var en teknisk nörd när han var tonåring i den utsträckning att hans experiment i hans hemmalaboratorium till och med orsakade en explosion stor nog för att polisen skulle intressera sig för saken.

Gert arbetade dock inte med kemikalier så länge. Istället blev han intresserad av IT, en ny och ny vetenskap. Så efter tre år med läkemedelsföretaget Novo, anställdes han som utvecklingschef på Transnordic i Jylland 1986.

Hos Transnordic utvecklade han logistiksystemet Cargolink för DFDS Transport 1988. Det gick så bra att DFDS fortsatte att vara hans största kund fram till 1993, då DFDS: s logistikledning, Ole Frie och Ole Sehested, anställde honom som IT-projektledare. Han arbetade nu för ett företag som växte från 700 anställda till 9 000 på bara fem år eftersom ledningen fortsatte att förvärva företag. Detta inkluderade det enorma förvärvet av företaget Dan Transport, som var en stor del av DFDS: s logistikavdelning DFDS Transport.

År 2000 tog DSV över DFDS Transport och Gert Møller också. Efter ett år som CIO på DSV blev han headhunted för jobbet som CIO på Berendsen, leverantör av textilunderhållstjänster, etc. Han stannade dock i kontakt med DFDS, och när Berendsen bytte ägare och IT-uppgifterna minskades, Gert uppmanades att komma tillbaka till DFDS för att slå samman IT-avdelningarna för passagerare och frakt till en grupp IT-avdelning med sig själv som dess CIO.

"Jag var van vid att företag växte och förvärvade hela tiden, så vi hade strukturer och processer på plats när vi tog över Norfolkline 2010," säger Gert.

Inom IT har mycket förblivit detsamma. Men den digitala utvecklingen som kom till DFDS med Sophie-Kim Chapman har varit en utbildning. Hennes stränga syn på saker speglar kundernas syn och det har lärt mig mycket, säger Gert.

Tack från Torben
”Jag är mycket nöjd med att vi har haft Gert med oss under tider då vi såg IT-avdelningen utvecklas snabbt, både vad gäller komplexitet och med avseende på antalet uppgifter. Uppgifter som utveckling av Phoenix, Velocity, Seabook och otaliga andra komplexa kärnsystem tillsammans med nya digitala verktyg.

”Vi har haft tur att ha en så duktig, erfaren och djupt engagerad chef som Gert vid rodret för att säkerställa att IT har förblivit ett av de viktigaste instrumenten för att driva verksamheten in i framtiden. Dessutom har Gerts entusiasm för DFDS och personalen inspirerat oss alla, säger Torben Carlsen.

”Jag tackar Gert varmt för hans oöverträffade bidrag till DFDS och önskar honom en fantastisk tid som en mer oberoende konsult. Jag hoppas också att han kommer att kunna njuta av mer tid i sin segelbåt och med sina många andra intressen. ”

Master Data, Passenger, Procurement och IT samarbetar för att hantera masterdata

Andy Watkins, Lukasz Jędrzejek, Pernille Hüls Dyrmose och Torben Ødegaard

För mer än tre år sedan började Group Procurement arbeta nära med Master Data-teamet i Poznań för att säkerställa en centralisering av arbetet med att skapa och underhålla de produkter som köpts via DFDS-upphandlingssystemen.

Pernille Hüls Dyrmose, VP, Group Procurement, säger: ”Under åren har Group Procurement haft nöjet att vara värd för kollegor från Master Data-teamet vid utstationering till Köpenhamn, och under dessa perioder har de fått värdefull kunskap om hur vi arbetar med master data på DFDS. Till exempel har vi flyttat fullt ansvar för att hantera stamdata för de fyra kryssningsfartygen och alla artiklar i Sertica, vårt underhålls- och upphandlingssystem, till Master Data-teamet i Poznań. ”

Med den framtida utrullningen av LS-detaljhandeln (vårt försäljningssystem för hantering av försäljning i butiker, barer och restauranger samt lager ombord på våra passagerarfärjor) till hela flottan kommer Pearl, Crown, King och Princess att vara de sista fartygen till få LS Retail att hantera alla försäljningsartiklar ombord.

Pernille säger: ”Efter detta kommer alla passagerarfartyg som verkar på kanalen och i Baltikum såväl som våra kryssningsrutter som seglar mellan Köpenhamn - Oslo och Amsterdam - Newcastle att köpa artiklar genom samma system. Denna uppsättning stöder det faktum att vi har flyttat fullständigt ansvar för produktdata i LS Retail till Poznań, och passagerar- och anskaffningsavdelningarna kommer därför att uppleva ett mycket strömlinjeformat tillvägagångssätt för data och den nödvändiga transparensen över hela flottan vilket möjliggör skuldsättning. "

Fokus ligger på anpassade produktträdstrukturer, anpassade namnkonventioner, en process och en avdelning. Pernille säger: "På detta sätt kan vi se till att vi blir mer effektiva och datadrivna i våra beslut och förhandlingar."

Lukasz Jędrzejek, Team Leader, Master Data, har varit på resan med Group Procurement från början. Han säger: ”Det enda sättet att säkerställa högkvalitativ data är att centralisera dem på ett ställe. Som ett resultat av stort engagemang och stöd från kollegor inom Group Procurement, Passenger och IT, kan vi ta med oss LS Retail-processer för produkter och använda Master Data-avdelningen i Poznań som en naturlig central punkt för underhåll av data. ”

Andy Watkins, affärsutvecklingschef, BU Short Routes & Passenger, säger: ”Att centralisera hanteringen av LS Retail-databaserna i Master Data-teamet kommer att ge ett antal fördelar för våra kategorihanterare och besättningen ombord på våra fartyg. Dataintegritet har en stor inverkan på vår förmåga att driva detaljhandels- och cateringverksamheten, eftersom produkter eller kampanjer som är felaktigt inrättade hindrar våra besättningar från att leverera en stor kundupplevelse till alla våra passagerare.

IT spelar en viktig roll i processen. Torben Ødegaard från IT, Pax Fulfillment, säger: ”Att centralisera underhållet av stamdata till en enhet är en viktig del av att skapa en LS Retail för hela DFDS-passagerarflottan. Detta kommer att säkerställa en gemensam, mer strömlinjeformad installation och göra livet enklare för oss alla. Framöver kommer det också att göra det möjligt för oss att lägga till mer värdefull information till vårt datasæt och därmed nya funktioner på LS Retail-plattformen. ”

Pernille avslutar: ”Detta projekt involverar kollegor från Master Data, Passenger, IT och Procurement, och det har varit ett nöje att uppleva ett så bra samarbete mellan flera avdelningar. Jag ser fram emot att fortsätta samarbetet.

DFDS Direkt installation är helt på plats

Samarbetet mellan Logistics, Digital och IT, som bildar DFDS Direct. Från vänster: Riccardo Cereser (Digital), Gabriella Simon (IT), Ignas Bagdonas (IT, extern), Christian Jess (IT), Tynan Debold (IT, extern), Casper Michaelsen (IT), Gauvain Haulot (DFDS Direct), Valdemar Warburg (BU Nordic), Rebecca Colvin (DFDS Direct), Rasmus Pedersen (Smart Data), Henrik Killander (DFDS Direct) och Baran Ozan (DFDS Direct)

 

För några månader sedan delade vi nyheterna om en ny DFDS Direct-avdelning tar form. Teamet som leds av Gauvain Haulot kommer att bygga den digitala verksamheten inom logistikavdelningen i linje med de strategiska målen i Win23s pelare B.

För detta ändamål har teamet flera huvudprioriteringar.
• Öka antagandet av nuvarande tjänster för digital bokning och efterbokning av våra befintliga kunder.
• Rulla ut och utveckla automatiserade offerter i nära samarbete med Smart Data.
• Förbättra det digitala värdetillståndet med produkter med direkt pris för våra befintliga kunder.
• Skala förslag på digitala värden till nya kunder.

Dessa syftar till att stödja verksamheten och att lägga till nya intäktsströmmar online samtidigt som man digitaliserar det nuvarande sättet att göra affärer och öka effektiviteten i verksamheten, till exempel genom att hjälpa till att sälja tomma körningar.

Teamet är verkligen tvärfunktionellt och är ett samarbete mellan Logistics, IT och Digital: Gauvain och hans team (Henrik, Rebecca och Baran) rapporterar till Valdemar Warburg, VP och chef för BU Nordic. Rasmus och Riccardo ingår i Sophie-Kim Chapmans Digitalavdelning, och IT-kollegorna (Gabriella, Casper, Christian samt de externa utvecklarna) ingår i IT.

DFDS Direct kommer också att samarbeta nära med Automated Quotes-teamet från Smart Data och Sarah Holloway från Logistics, eftersom de har byggt och förbättrar prissättningsmotorn - en av DFDS Directs kärnfunktioner.

Vi välkomnar tre nya teammedlemmar

Rebecca Colvin, Operations Lead. Rebecca har nästan tio års erfarenhet av DFDS Logistics, med mer än hälften av det som ruttchef i Immingham sedan Vlaardingen. Hon kommer att säkerställa ett nära samarbete med Logistikkontoren och smidig integration av de digitala verktygen i den dagliga verksamheten.

Henrik Killander, affärsutveckling och marknadsledare. Henrik har varit i DFDS i fyra år som marknadschef. I den nya rollen kommer han att utnyttja sin kunskap om modern digitala affärer och marknadsföring.

Baran Ozan, affärs- och dataanalytiker, som kommer att stödja DFDS Direct med dataanalys för att fatta informerade, datadrivna beslut. Baran tog just examen från CBS inom ekonomi och redovisning.

Gauvain Haulot, chef för DFDS Direct, säger: ”Vi närmar oss denna enorma utmaning med ödmjukhet. Det är en ny start för den ambitionen vi har för att utveckla onlineaffären inom Logistik, och vi ser fram emot att nära samarbeta med våra Logistik-kollegor. Vi har förberett oss väl och samlat teamet och vi lär oss också mycket när vi fortskrider. ”

Valdemar Warburg, vd och chef för BU Nordic, säger: ”Jag välkomnar våra kollegor, både nya och de som övergår till logistik! DFDS Direct är mycket mer än en online-bokningsplattform. Det är hur vi interagerar med våra kunder och automatiserar våra processer. Och medan vi nu har en stark, erfaren och dedicerad supportteam, så är vi i logistikavdelningen de som kommer att genomföra förändringarna när vi förvandlar vår boknings-, postboknings- och platsförsäljningsaktiviteter under de kommande månaderna. ”

IT-utvecklingscentrum Turkiet utvecklar nytt verktyg

Logistik- och leveransföretag skapar massor av godsdokument som kunder vanligtvis inte är medvetna om. Dessa dokument transporteras med lasten och ger information om frakt och tull samt lagringsinformation.

Det är dock tidskrävande att hantera fysiska godsdokument. Det kräver mycket manuellt arbete, och det är ineffektivt, tiden går förlorad och fel uppstår. Det tar också mycket utrymme att arkivera fysiska dokument, och det tar tid att hitta dem igen.

Per Hjelmström, processutvecklingschef, säger: ”I ett fruktbart samarbete mellan DLC Arendal och Bosphorus-teamet från IT-utvecklingscentret i Istanbul har vi utvecklat en dokumentskanningslösning. Det fokuserar på korsdockningsversionen av GTMS (General Terminal Management System), XMS, som är den programvara som används av cross-dock-terminalen i Arendal. Här distribueras produkter från en leverantör eller tillverkare via en inkommande docka och transporteras sedan direkt till den utgående transportdockan med liten eller ingen hantering eller lagringstid. ”

Målet är att bara hantera dokumenten en gång, det vill säga när de skannas och lagras i ett digitalt format i molnet. Systemet tar hand om resten. När dokumenten digitaliseras är de sökbara, tillgängliga och delas enkelt internt eller med våra kunder via länkar. Vi planerar också att göra dokumenten tillgängliga för kunder via en webbportal. På så sätt kan vi öka vår öppenhet och ge våra kunder snabbare tjänster.

Utvecklare från Team Bosphorus i Istanbul, Anıl Taşçı, säger: ”Denna lösning var den första modulen som utvecklades för XMS (X-dock Management System), och det är det första steget i vår digitala transformationsresa i Arendal. Det uppfyller behovet av digital transformation och digital arkivering av pappersdokument. Två specifika huvudfunktioner är att dela upp och slå samman PDF-dokument, vilket är det vanligaste formatet för att hålla och dela digitala dokument, och det stöds av nästan alla skannrar, webbläsare och mobila enheter idag. ”

Detta sätt att hantera dokument har lett till kvalitetsförbättringar för våra kunder och en mager och effektivare utgående process där felkällorna har minskat avsevärt.

Den digitala dokumenthanteringen är en förutsättning för ytterligare digitalisering av Arendal X-docka, med målet att förenkla verksamheten och leverera transparenta X-docktjänster av utmärkt kvalitet till våra kunder.


Med XMS kan du ladda upp godsdokument. När dokumenten laddas upp är de sökbara, tillgängliga och delas enkelt internt eller med våra kunder via länkar.

Istanbul-teamet går med i integrationsstöd

Tre utvecklare i Istanbul Integration-teamet har nu gått med i rotationen inom EDI och Integration support. Från vänster: Haluk Iltas, Yusuf Tezcan och Kemal Teke

 

DFDS fortsätter att samla platser i en helt enhetlig verksamhet. Det nyaste exemplet på detta är tillägget av vårt Istanbul-kontor i EDI (Electronic Data Interchange) och supportteam för integrering, som hanterar ett stort utbud av begärda biljetter från hela organisationen. Många delar av verksamheten litar på detta stöd, inklusive logistik, färja, ekonomi, Sertica, produktägare och personalresurser.

För att stärka funktionen har tre utvecklare i det turkiska integrationsteamet, Haluk Iltas, Yusuf Tezcan och Kemal Teke, nu anslutit sig till rotationen inom EDI och Integration support, vilket tillför Istanbul som vår tredje plats för denna funktion tillsammans med Vlaardingen och Köpenhamn.

Utvecklarna började hantera support i vecka 42 med integrationsutvecklaren Jan Kierstein på plats för att hjälpa och utbilda dem i alla olika supportförfrågningar. Trioen kommer att ha supportuppgifter, ofta under de första veckorna för att snabbt skaffa erfarenhet, med dedikerat backupstöd från kollegor i Köpenhamn och Vlaardingen.

Jan säger: ”Vi har gått igenom alla biljetter i Topdesk för EDI Support, hantering av interna varningar, e-postmeddelanden från externa parter, interna användare, etc. Även om de hanterade en stor mängd supportförfrågningar kommer mycket mer sannolikt att komma över tiden. Att hantera EDI / Integrationsstöd är en möjlighet att titta på många olika lösningar och konfigurationer, interagera med många olika parter och lära sig mer om alla DFDS-system. Frågorna kan vara tekniska, operativa, felaktigt inlagda information, nätverksproblem, externa parter med problem och mycket mer. ”

Efter deras första stödveckor hanteras EDI / Integrationsstödet i rotation av:
Bent Christensen, Vlaardingen
Frans Faneker, Vlaardingen
Haluk Iltas, Istanbul
Yusuf Tezcan, Istanbul
Kemal Teke, Istanbul
Rajesh (waran) Kalaiselvan, Köpenhamn
Mikael Lund, Köpenhamn
Thor Fischer-Olsen, Köpenhamn
Jan Kierstein (Hansen), Köpenhamn
John Andersen, Köpenhamn

Månadlig EPJ-status: Projekt på spår

ERP-projektet (Enterprise Resource Planning) är för närvarande på rätt spår och går enligt planen.

Luisa Bæk Lund, IT-projektledare, säger: ”Under de senaste månaderna har vi genomfört mer än 20 workshops som en del av designfasen. Dessutom har en reviderad utrullningsplan godkänts av alla ekonomichefer och programägare, Jesper Mikkelsen Heilbuth, VP. Till sist har en utbildning och utbildningstur för förändringsledning planerats med det första stoppet i Poznań den här veckan. ”

Från idag delas varje månad en kort status på ERP-projektet på ERP-projektsidan på bron.
Status täcker uppdateringar om:
- Totalt projektstatus och framsteg (av Luisa Bæk Lund, projektledare)
- Finansstatus (av Vinothkrishna Rangamani, finansprojektledare)
- Infrastruktur och integration (av Sunil Behera, teknisk lösningsarkitekt)
- HR-status (av Jørgen Svare, HR-modul projektledare)
- Upphandlingsmodul (av Mona Todnem, upphandlingsmodul projektledare).

"Programledningsgruppen hoppas att detta kommer att skapa mer öppenhet kring ERP-projektet och ser detta som ett bra sätt att dela hur mycket arbete och ansträngning som läggs in av spårlister och projektmedlemmar," säger Luisa.

BU Med vinner "The Coolest Agile Board"

I går, den 24 oktober, var BU Med bland sponsorerna för Agile Turkiet-toppmötet, det största Agile-evenemanget i Turkiet som samlade Agile-entusiaster från hela landet. Oxygen Team var bland kollegor från BU Med som deltog på toppmötet där de vann priset "The Coolest Agile Board".

Teamet som utvecklar mobila appar och system deltog i toppmötet för att dela hur de är smidiga och förde fram sin egendesignade smidiga styrelse. Styrelsen blev så väl mottagen att den tilldelades ”The Coolest Agile Board” i tävlingen som hölls av Agile Turkey Committee på Twitter.

Hakan Adıgüzel, Scrum Master, säger: ”Vårt smidiga styrelse håller allt om ett projekt synligt för alla. Vi visste redan värdet det ger för laget men det är väldigt coolt att andra Agile-entusiaster erkänner det också. ”

Volkan Biçer, Lead Developer, säger: ”Öppenhet är det viktigaste i teamet. Den smidiga brädan är den största delen av detta pussel. ”


Oxygen Teams prisbelönta smidiga styrelse

Ayşe Bilgin, UX Designer, säger: ”Designen berättar mycket om DFDS transportverksamhet. På brädan; vi börjar med ett lager fullt av lådor som kallas "PBI's". Sedan laddas lådor i en lastbil och transporteras till ett DFDS-fartyg. Lastbilen representerar TO DO-delen och DFDS-fartyget som seglar till en annan hamn representerar IN PROGRESS. I den sista delen ser vi några trailers som är redo att hämtas, och det kallas DONE. Vi lägger till några dinosaurskeletter och fossiler längst ner, bara för skojs skull. Och det finns också en undersjøisk uppfattning som representerar vår nyfikenhet, passion och förundran över det arbete vi gör. Vårt styrelse motiverar oss. Vi är mycket glada över att den vann det bästa smidiga styrelsen 2019 i Turkiet. ”

Var medveten om förfalskning!

Vi vet alla om phishing, och vi har förmodligen fått några phishing-mejl med ett mer eller mindre professionellt utseende. Nu ber IT oss vara medvetna om förfalskning, eftersom minst en anställd har fått ett e-postmeddelande som uppenbarligen kommer från Niels Smedegaard.

Gert Møller, CIO, säger: ”Den här typen av bedrägeri är ganska normal och går under namnet” förfalskning ”, vilket är när en kriminell låtsas vara någon annan. Nu hade den här kriminella inte gjort sina läxor, men de kommer snart att få reda på att de borde ha använt Torbens namn istället.
Det finns inget som IT kan göra åt detta bortsett från att blockera e-postadressen. Men då ändrar de bara det och fortsätter. Så vi uppmanar alla att vara mycket försiktiga och inte falla i fällan. ”

Detta är ett exempel på hur en falsk e-post kan se ut:

 

God morgon Geert, hur mår du?

Jag håller nu på att slutföra en högprioriterad transaktion för gruppen när det gäller ett anbud för förvärv av ett utländskt företag.

Baker och McKenzie advokatkontor med ansvar för denna affär meddelade mig just nu för att inte behandla detta ärende från huvudkontoret och att använda ett utländskt dotterbolag för att undvika läckor och insidershandel.
Jag kommer att ge dig mer information senare om detta.

Därför valde jag dig att övervaka denna operation med min advokat Daniel Fesler (från Baker och McKenzie) och jag själv.
Ingen annan utom oss tre måste informeras just nu.

Som ett första steg, skicka mig direkt det tillgängliga kassaflödet (kontoutdrag) för våra bankkonton i Belgien så snart du får detta meddelande så att jag kan vidarebefordra det till min advokat.
Ge mig också ett annat telefonnummer där du är bekväm att prata med honom.

Så snart jag får båda uppgifterna skickar jag ytterligare instruktioner för dagen.

Med venlig hilsen / Med vänliga hälsningar,

Niels Smedegaard