Hur man rapporterar säkerhetsincidenter anonymt

Att arbeta ombord på fartyg och hantera tung last leder ibland till farliga situationer. Säkerhet för alla anställda är högsta prioritet på DFDS, och vi måste göra bättre och göra DFDS till en säkrare arbetsplats för alla.

Michael Stig, utsedd person, säger: ”Det mest effektiva sättet att förbättra säkerheten är genom att lära av incidenter och nästan missningar som redan har hänt, och det är därför det är så viktigt att alla incidenter rapporteras.

Vi har en "bara kultur" på DFDS, och vem som helst ska känna sig säker på att rapportera en incident utan att frukta negativa konsekvenser. Du bör normalt använda ditt lokala säkerhetsrapporteringsverktyg för att rapportera incidenter. Men om du inte vill göra det, eller om din närmaste rapporteringsrad inte bekräftar din rapport, finns det ett antal metoder du kan använda istället. Det viktigaste är att alla incidenter rapporteras på ett eller annat sätt. ”

Jesper Hartvig Nielsen, kapten för företagshamn, tillägger: ”Lokalt i land kommer det också att följas upp detta eftersom det finns olika metoder för att rapportera incidenter, beroende på plats och tillämpliga lagar.”

Dessutom har en nytt hälso- och säkerhetsrapporteringssystem för landbaserade rapporteringskollegor startades förra veckan.

Hur man rapporterar incidenter anonymt:

– Rapportera till den utsedda personen (DP eller DPA):
Du kan rapportera direkt till DP eller DP-ersättare. Du kan göra detta via vilken kanal du vill, till exempel via telefon eller genom att skicka ett e-postmeddelande med din rapport eller problem. Om du vill vara anonym, ange bara ditt namn och använd inte ett e-postkonto som innehåller ditt namn eller personliga uppgifter. Du hittar DP-kontaktuppgifterna i SMS-handboken (kapitel 4 och kapitel 8), nödsituationshandboken eller söka efter oss på bron under "Människor".

– Rapportera till fartygets flaggstat eller till hälso- och säkerhetsmyndigheten i land:
Om du inte vill rapportera till DFDS utan istället till myndigheterna i land är det naturligtvis också möjligt. De olika flaggstaterna och hälso- och säkerhetsmyndigheterna har alla olika rapporteringslinjer. Du hittar deras kontaktinformation online.
Nedan är en lista över de flaggstatsmyndigheter som vi har för våra fartyg på DFDS:

Danmark
www.soefartsstyrelsen.dk

Storbritannien
www.gov.uk/government/organisations/maritime-and-coastguard-agency

litauen
https://ltsa.lrv.lt/lt/

frankrike
www.dirm.memn.developpement-durable.gouv.fr

Kalkon
https://denizcilik.uab.gov.tr/

– Maritime Labour Convention (MLC) klagomål:
För våra fartyg finns det också en rapporteringslinje för klagomål enligt MLC. Du kan klaga genom detta system över ämnen som faller under MLC: s regi. Du kan rapportera till både företaget och till MLC-myndigheten i ditt hemland.
Kontaktinformation till de olika MLC-myndigheterna finns ombord på våra fartyg och i SMS under kapitel 6.
Alternativt kan du söka ILO: s webbplats för kontaktinformation.

DFDS-visselblåsarsystemet:
Anställda och externa intressenter kan anonymt lämna in en rapport i vårt visselblåsarsystem i händelse av ett faktiskt eller misstänkt allvarligt brott som kan påverka DFDS som helhet eller som kan vara avgörande för enskildes liv eller hälsa.

Det är bara möjligt att rapportera om frågor som rör DFDS. Följande områden täcks av visselblåsarsystemet:
- Ekonomiskt bedrägeri, såsom stöld och förskingring av DFDS-tillgångar och fonder, leverantörsbedrägerier, godtagande av kickbacks, redovisningsmanipulation, överträdelser av intern redovisningskontroll och revision.
- Allvarliga överträdelser av DFDS-uppförandekoden. Dessa inkluderar överträdelser av hälso-, säkerhets- och miljöbestämmelser, intressekonflikter, korruption, inklusive mutor eller underlättande betalningar, oetiska donationer eller gåvor eller underhållning till affärspartners eller offentliga tjänstemän av DFDS-anställda eller tredje parter som agerar på uppdrag av DFDS. Brott mot regler för insiderhandel eller konkurrenslagstiftning ingår också, liksom brott mot IT-säkerhet och (utom i Frankrike och Belgien på grund av lokala lagar) sexuella trakasserier, trakasserier på arbetsplatsen och diskriminering.
Systemet består av en webbplats som hanteras av en oberoende tredje part för att säkerställa högsta nivå av säkerhet och konfidentialitet. Rapporter som lämnas in via whistle-blower-systemet hanteras av utsedda anställda inom DFDS under ledning av DFDS General Counsel. När rapporten gäller generaladvokaten skickas rapporten endast till verkställande direktören.

Rapporter om ledande befattningshavare och styrelseledamöter kommer att skickas till styrelsens ordförande medan rapporter om styrelsens ordförande kommer att skickas till ett utsett externt advokatbyrå.

En länk till systemet finns här och längst ner på dfds.com:

22 september 2020