Master Data, Passenger, Procurement och IT samarbetar för att hantera masterdata

Andy Watkins, Lukasz Jędrzejek, Pernille Hüls Dyrmose och Torben Ødegaard

För mer än tre år sedan började Group Procurement arbeta nära med Master Data-teamet i Poznań för att säkerställa en centralisering av arbetet med att skapa och underhålla de produkter som köpts via DFDS-upphandlingssystemen.

Pernille Hüls Dyrmose, VP, Group Procurement, säger: ”Under åren har Group Procurement haft nöjet att vara värd för kollegor från Master Data-teamet vid utstationering till Köpenhamn, och under dessa perioder har de fått värdefull kunskap om hur vi arbetar med master data på DFDS. Till exempel har vi flyttat fullt ansvar för att hantera stamdata för de fyra kryssningsfartygen och alla artiklar i Sertica, vårt underhålls- och upphandlingssystem, till Master Data-teamet i Poznań. ”

Med den framtida utrullningen av LS-detaljhandeln (vårt försäljningssystem för hantering av försäljning i butiker, barer och restauranger samt lager ombord på våra passagerarfärjor) till hela flottan kommer Pearl, Crown, King och Princess att vara de sista fartygen till få LS Retail att hantera alla försäljningsartiklar ombord.

Pernille säger: ”Efter detta kommer alla passagerarfartyg som verkar på kanalen och i Baltikum såväl som våra kryssningsrutter som seglar mellan Köpenhamn - Oslo och Amsterdam - Newcastle att köpa artiklar genom samma system. Denna uppsättning stöder det faktum att vi har flyttat fullständigt ansvar för produktdata i LS Retail till Poznań, och passagerar- och anskaffningsavdelningarna kommer därför att uppleva ett mycket strömlinjeformat tillvägagångssätt för data och den nödvändiga transparensen över hela flottan vilket möjliggör skuldsättning. "

Fokus ligger på anpassade produktträdstrukturer, anpassade namnkonventioner, en process och en avdelning. Pernille säger: "På detta sätt kan vi se till att vi blir mer effektiva och datadrivna i våra beslut och förhandlingar."

Lukasz Jędrzejek, Team Leader, Master Data, har varit på resan med Group Procurement från början. Han säger: ”Det enda sättet att säkerställa högkvalitativ data är att centralisera dem på ett ställe. Som ett resultat av stort engagemang och stöd från kollegor inom Group Procurement, Passenger och IT, kan vi ta med oss LS Retail-processer för produkter och använda Master Data-avdelningen i Poznań som en naturlig central punkt för underhåll av data. ”

Andy Watkins, affärsutvecklingschef, BU Short Routes & Passenger, säger: ”Att centralisera hanteringen av LS Retail-databaserna i Master Data-teamet kommer att ge ett antal fördelar för våra kategorihanterare och besättningen ombord på våra fartyg. Dataintegritet har en stor inverkan på vår förmåga att driva detaljhandels- och cateringverksamheten, eftersom produkter eller kampanjer som är felaktigt inrättade hindrar våra besättningar från att leverera en stor kundupplevelse till alla våra passagerare.

IT spelar en viktig roll i processen. Torben Ødegaard från IT, Pax Fulfillment, säger: ”Att centralisera underhållet av stamdata till en enhet är en viktig del av att skapa en LS Retail för hela DFDS-passagerarflottan. Detta kommer att säkerställa en gemensam, mer strömlinjeformad installation och göra livet enklare för oss alla. Framöver kommer det också att göra det möjligt för oss att lägga till mer värdefull information till vårt datasæt och därmed nya funktioner på LS Retail-plattformen. ”

Pernille avslutar: ”Detta projekt involverar kollegor från Master Data, Passenger, IT och Procurement, och det har varit ett nöje att uppleva ett så bra samarbete mellan flera avdelningar. Jag ser fram emot att fortsätta samarbetet.

Gruppupphandling som ger mer eAuction-upplevelse till sin eSourcing-resa

Larissa Weishaupt, Otto Ingstrup och Breda Čok från Group Procurement

Förra hösten startade Group Procurement sitt initiativ eSourcing. Den första eUuktionen, som ägde rum förra året under ledning av Ketan Luhar, kategorichef GP, i samarbete med Allan Grodin, projektledare och flottörarkitekt, gav intressanta ekonomiska resultat.

Det strategiska teamet inom Group Procurement utnyttjar den erfarenhet som förvärvades förra året och avslutade nyligen en ny eAuction inom matkategorin för BU Short Routes and Passengers.

Breda Čok, Senior Category Manager, säger: ”Jag är verkligen glad att vi har lyckats, tillsammans med intressenterna, se sedan projektets början potentialen att använda en eAuction som en del av processen. Dessutom har vi också bevisat att en livsmedelskategori, som är mycket kvalitetsdriven, kan stöds av detta verktyg om projektet från början är strukturerat för att tillgodose detta behov. ”

Dave Lewis, Category Manager Food & Beverage, och Steve Newbery, kommersiell direktör ombord, har båda varit involverade i hela processen och är mycket nöjda med resultaten.

Dave säger: ”Efter att ha använt eAuctions i tidigare roller och sett fördelarna, var det ett stort nöje att hjälpa gruppens upphandlingsteam att tillämpa denna process i min kategori. Det gruppen upphandlingsteam har åstadkommit har överträffat förväntningarna och har blivit ett värdefullt verktyg i anbudsprocessen i hela min kategori. Hela processen, från att säkerställa att vi arbetade med lämpliga leverantörer och fokuserade på kvalitet och pris i harmoni, till slutligen att ge våra kunder ett konsekvent och kostnadseffektivt erbjudande. Kompetensen, hängivenheten och uppmärksamheten på detaljer som går in i denna process från Group Procurement är enastående och kan bara hjälpa andra områden i verksamheten att få de tjänster och produkter som kategorierna kräver. ”

Steve Newbery tillägger: "Resultaten har överskridit min förväntning och processen ger oss verkligen några fler verktyg i vår ruta för att förhandla med leverantörer och uppnå bästa resultat för DFDS."

EUuktionen visade ett ytterligare positivt ekonomiskt utfall på 3.1% på toppen av vad som redan förhandlats under föregående förhandlingsrunda.


Dave Lewis Steve Newbery

Du kan se en översikt över resultatet av eAuction i diagrammet nedan.


”Vi rekommenderar alla intressenter och kategorihanterare att alltid ha eAuctions i åtanke när de definierar sina projekt. Det finns flera typer av eAuctions, vilket betyder att det verkligen är möjligt att skräddarsy detta verktyg till specifika kategoristrategier och ge ytterligare värde för förhandlingarna, säger Breda.

Organisationsförändringar i gruppupphandling

Pernille Hüls Dyrmose, VP, Group Procurement

För att stödja vårt fortsatta fokus på att växa och flytta har vi implementerat organisatoriska förändringar i Group Procurement.

Group Procurement styrs nu av ett ledarskapsteam bestående av Frederik Fahrenholtz (chef för Indirect & Onboard Procurement), Manisha Mathur (chef för Direct Procurement) och Pernille Hüls Dyrmose (VP, Group Procurement).

Lene Kragkær Nilsson har utsetts till operativ upphandlingschef från och med 1 september.

Lene har börjat 2013 som affärsanalytiker inom gruppupphandling och har arbetat som Sourcing Manager och senast som Digital Project Manager. Hon har levererat fantastiska resultat och varit erkänd för sina ansträngningar. Sertica, styrningen kring ett tvärfunktionellt system och användarupplevelse, har kommit långt under hennes hand. Lene tar på sig den nya och spännande utmaningen att hantera ett team av köpare över DFDS-platser (Frankrike, Litauen och Danmark), och Lene kommer att rapportera till mig.
Gå med mig och gratulera Lene Kragkær Nilsson till hennes nya roll.

Lene Kragkær Nilsson

Vi tror att Lenes nya roll, ledarskapsteamet och den nya organisationsstrukturen kommer att sätta Group Procurement ett bra läge för att ta itu med utmaningarna 2020 och bidra till WIN23. Den nya avdelningsstrukturen kommer också att hjälpa till att underlätta ännu mer fokus på de olika funktionerna, som digital, drift och efterlevnad. Det kommer också att bibehålla fokus på vårt viktiga strategiska stöd till verksamheten. I Group Procurement ser vi fram emot att arbeta med er alla i denna nya struktur.

Vänligen hitta det uppdaterade gruppöverskridande organisationsschemat här.

Pernille Hüls Dyrmose

VP, Group Procurement

 

Group Procurement rekryterar för närvarande tre roller och har redan startat processen:

Digital upphandlingschef

Compliance Manager

Affärsanalytiker, direkt upphandling

 

BU Baltic ombord Försäljningsgruppen strävar efter excellens inom lagerförvaltning

Vänster: Ene Podra och Robertas Kogelis ger tummen upp till lagret. Bild till höger med tillstånd av DFDS Instagram: Ilja Boikov @ Liverpool Seaways arbetar med en av leveranserna med kranen för att lyfta den till galen.

 

Att hantera kundernas förväntningar och erfarenheter i våra restauranger på de baltiska färjorna börjar med noggrann inköp och val av pålitliga livsmedelsleverantörer. Då är det viktigt med noggrann planering, vardags kvalitetskontroll och hantering av leveranskedjan för att se till att särskilt färska grönsaker och frukt, frysta livsmedel, mejeriprodukter anländer i tid, när det krävs av DFDS-kockar och i utmärkt skick.
Det är också genom regelbundna inspektionsbesök i leverantörslager att validera att leveransmekanismen fungerar korrekt.

Förra veckan besökte Ene Podra, försäljningskoordinator ombord, och Robertas Kogelis, försäljningsdirektör BU Baltic Sea, ett rutinmässigt besök i Sanitex huvudkontor och lager precis utanför Tallinn, Estland. Detta var ett granskningsmöte för affärsverksamhet för att uppdatera hur livsmedelsförsörjningen fungerar för våra ro-pax-färjor som anländer till Paldiski hamn, nämligen Liverpool Seaways och M / S Sailor.

Ene Podra säger: ”Det är vår ambition att se till att vi håller en smidig operation igång, för att säkerställa att våra kockar ombord är försedda med högkvalitativa produkter för besättnings måltider och våra konceptmenyer för kunder. En annan utmaning är det korta tidsfönstret på 2 till 3 timmar i Paldiski hamn för leveranser som ska laddas, så vi måste kunna hantera leveranserna mellan lossning och lastning av gods och passagerare. Därför är ett nära samarbete med våra livsmedelspartners för livsmedelsförsörjning nödvändigt. ”


Ene Podra och Robertas Kogelis kontrollerar kvaliteten på produkterna och övervakar också hur DFDS: s nya order handplockas och monteras på en av de pallar som är avsedda för leverans samma dag till M / S Sailor som tillhandahåller ro-pax-tjänster mellan Paldiski och Hanko hamnar.

Ny miljövänlig kemtvättleverantör

Från vänster Michaela Rehorova, Sourcing Manager, Sofie Hebeltoft, chef för CSR och Breda Čok, Senior Category Manager

Under flera år har koncernupphandlingarna fokuserat mer på CSR och miljön när man byter och lägger till nya leverantörer.

Nyligen förhandlade Michaela Rehorova, Sourcing Manager, en bytesleverantör för kemtvätt vid HQ, samma leverantör som vann anbudet på tvätt på våra fartyg förra året.

Michaela säger: "Berendsen, vår nya leverantör, erbjuder en mycket mer miljövänlig service och har en digital lösning, en app, för beställning av kemtvätt. Det betyder att vi inte behöver använda pappersblanketter, och ännu viktigare, de använder bomullspåsar med namn på dem istället för plastpåsar. Förutom dessa uppenbara fördelar för miljön använder de också miljövänliga rengöringsprodukter. "

"Jag vill tacka Christina Groth, Concept and Operations Manager, Cruise Routes och Henrik Svane, HR Back Office Manager, för deras stora bidrag och insikt i förhållande till projektet, säger Michaela.

Sofie Hebeltoft, chef för CSR, säger: "Företagen har en bra möjlighet att ta ansvar genom sina försörjningskedjor genom att lägga till andra faktorer i urvalskriterierna. Jag är glada att se denna utveckling i vår upphandling avdelning. nyligen inköp och CSR-teamet har också diskuterat hållbarhetsfaktorer inom olika kategorier som skeppsfärg, kaffe och motoriserad utrustning. I sådana fall blir det klart för mig att CSR och hållbarhet blir mer och mer integrerade i vårt vardagliga liv i DFDS. "

Berendsen tar över från och med den 1 augusti och närmare det datumet kommer vi att ge detaljerad information om hur man börjar med den nya kemtvättstjänsten och hur man använder appen för beställning.
Upphandling kan dock redan avslöja att efter hårda förhandlingar lyckades Michaela förhandla om samma, mycket fördelaktiga pris för HQ-användare som det de betalar idag.

Breda Čok, Senior Category Manager, säger: "Inköp har CSR-principerna mycket i åtanke vid inköp och när vi, som i det här fallet, kan hålla ett mycket lågt pris och samtidigt få mer miljövänliga leverantörer, allt samlas på bästa möjliga sätt. Ett stort tack till Michaela för hennes stora arbete med detta projekt. "

 

Billeasing strömmar över hela DFDS

Från vänster: Danute Dukiene, Sourcing Manager och Claire Wade, Central Administration Manager 

För några år sedan inledde Group Procurement en övning för att få en överblick över de olika leasingföretag som används i hela DFDS för företagsbilar. Övningen visade en allmän brist på transparens och 27 olika leasingleverantörer. Detta ledde till ett mål att effektivisera sättet vi köper våra företagsbilar såväl som en önskan att öka insynen och översikten över hela flottan på DFDS.

Efter en grundlig process som tittade på de största europeiska leasingleverantörerna slutade de med en kortlista med två företag: Arval och ALD. Båda företagen matchar DFDS-fotavtrycket mycket bra och genom att ha två alternativ går varje bil in i ett anbud som resulterar i två anbud för bilen, där DFDS kan välja det billigaste alternativet.

Frederik Fahrenholtz, chef för Indirect & Onboard Procurement, säger: ”DFDS har tecknat det övergripande ramavtalet med båda företagen och vi håller nu på att rulla ut detta. Hittills är vi operativa i Storbritannien och i Danmark. Vändningen kommer nu att komma till resten av DFDS, med initialt fokus på Sverige, Nederländerna, Turkiet och Tyskland. ”

Initiativet har mottagits mycket väl. ”Vi använder nu både Arval och ALD för våra företagsbilar medan vi tidigare bara beställde från Lex Autolease. Övergången har varit smidig och vi ser fördelar för både företagets bilförare och DFDS på grund av vår ökade förhandlingsstyrka, säger Claire Wade, Central Administration Manager i Immingham.

Projektet har drivits av Danute Dukiene från Group Procurement.

Frederik säger: ”Även om det har tagit lång tid att slutföra anbudet och de två ramavtalen har Danute hållit en positiv inställning och dialog med interna intressenter och leverantörer. Jag vill tacka Danute för hennes stora ansträngning, och jag vill också tacka Claire för att ha gjort ett fantastiskt jobb för att få processen igång. ”

 

Second Jinling fraktfärja utrustad i Singapore

Den andra av våra sex fraktfärjor från Jinling Shipyard kom till Singapore före helgen och var utrustad för service på bara 14 timmar

 

Att slutföra en fraktfärja som våra nybyggnader på så kort tid är ett mästerverk av teknik, och efter milstolparna för varje fartyg som kommer ut ur Jinling varvet är ett stort nöje. Den 8 maj levererades den andra fraktfärjan till DFDS, och hon har nu som en del av leveransresan gjort det viktiga stoppet i Singapore att vara utrustad för service och förråd med en mängd nödvändigheter som behövs för sina ytterligare seglingar. Det börjar med resan till Medelhavet.

Det tar ett betydande startpaket för ett fartyg av denna storlek för att få sina butiker fyllda och färdiga för service. Till att börja med behöver du ungefär tusen ton bränsle och 125 000 liter smörjolja. Lägg till det breda urvalet av verktyg, IT-system, skärmar, träningsutrustning och mycket mer, totalt nära 150 pallar. Allt detta avslutades om 14 timmar efter en stor insats från alla inblandade.

Det fanns ett lag från DFDS närvarande vid kajen för att hälsa besättningen vid ankomsten från Kina och att hjälpa till att samordna lastning och installationer. Peter Guldager, Senior Purchasing Manager i Operational Procurement, ledde ansträngningarna att ladda olika material på skeppet tillsammans med besättningen.

Peter Guldager hade ett mycket personligt och fysiskt intryck av fartygets storlek. Förutom sina ömma ben registrerade hans telefons fitnessapplikation att han gick 30 000 steg (omkring längden på en halvmaraton) och klättrade 34 trappuppgångar samtidigt som dagens arbete samordnades.

 

Poul Daugaard, Systems Developer, organiserade IT-installationerna, av vilka det fanns många. "Fyra anställda från IT var på plats för att installera utrustning som kom in, med oss två från Danmark, en från Storbritannien och en från Frankrike, och samarbetet kunde inte ha varit bättre, säger han.

Efter arbetet och fortfarande med det tillfälliga namnet lämnade skeppet på natten med en kurs för Istanbul. En gång där kommer hon att byta namn efter en UNESCO-arv i Turkiet, precis som hennes syster Ephesus Seaways.

Framgångsrik debut för eAuctions

"Vår första eAuction kunde inte ha hållits utan det kombinerade arbetet med teknisk organisation och koncernupphandling", säger Ketan Luhar. Från vänster: Otto Ingstrup, Ketan Luhar, Breda Čok, Allan GrodinTyvärr kunde Nikolaj Schmidt inte vara närvarande när bilden togs.

Förra hösten, Gruppupphandlingarna startade sin eSourcing-satsning, lanserade för att digitalisera och automatisera inköps- och förhandlingsprocessen. Nu har den första eAuction sedan omstartningen genomförts.

Ketan Luhar, kategorisekreterare, säger: "Vår första eAuction kunde inte ha hållits utan de kombinerade ansträngningarna för teknisk organisation och koncernupphandling. DFDS behövde hitta ett nytt tekniskt system för att genomföra över hela flottan. Processen som ledde fram till eAuction var en gemensam gruppansträngning: Teknisk organisation var central för att säkerställa att specifikationerna var tydligt definierade och att de inbjudna leverantörerna kunde möta DFDS behov i förhållande till både kommersiella och icke-prisrelaterade element. Med ingång och vägledning kunde koncernupphandlingarna underlätta processen. "

"I 26 minuter var eAuction ytterligare ett positivt finansiellt resultat på 5%, vilket var ovanpå de 5% som vi redan hade förhandlat fram ansikte mot ansikte med leverantörerna. Den verkliga framgången var dock det tvärfunktionella samarbetet och insynen mellan alla berörda aktörer, vilket resulterade i detta stora resultat. "

Allan Grodin, projektledare och navalarkitekt säger: "Det var en väldigt intressant process att vara en del av och jag är säker på att vi kommer att härleda framtida fördelar med den nya upphandlingsmetoden. Bortsett från priset beaktades alla övriga variabler och sanktioner användes för att motverka icke-prisrelaterade variabler som betalningsvillkor och erfarenheter. Det gör det här verktyget mycket lämpligt för stora inköp. "

EAuction har också noterats på fjärde våningen i DFDS House. "Vi behöver verktyg som detta för att fortsätta att stärka vår konkurrenskraftiga kostnadsfördel. Jag uppmanar därför alla intressenter att delta i denna resa tillsammans med koncernupphandlingar, säger Torben Carlsen, CFO.

Kursen av eAuction

Koncernupphandling omfamnar den digitala framtiden med eSourcing

Som en del av visionen att kontinuerligt utveckla och förbättra sitt stöd till verksamheten tillbringade koncernens upphandling två veckor i veckan på en kurs med Scanmarket, en nyckelleverantör av eSourcing-verktyg.

eSourcing omfattar eRFx (eRequest for information / offert / förslag) och eAuctions, som är en effektiv online-förhandlingsprocess som skapar öppenhet och överensstämmelse.

eSourcing är inte nytt på DFDS. Vi började använda eSourcing-plattformen Scanmarket 2014, men hittills har vi bara använt det här sättet att köpa och göra anbud på ett ad hoc-basis. Allt detta håller på att förändras.

Breda Čok, projektledare på detta projekt, förklarar: "eAuctions växer och många stora företag som Mærsk och Novo Nordisk har använt detta inköpssätt i många år för att realisera besparingar som de annars inte skulle ha uppnått. Vi har haft turen att prata med dessa företag och lära av dem, som vi nu kan utnyttja för vår strategi genomförande och utrullning på DFDS. "

Med tiden förväntar sig Group Procurement att eSourcing-plattformen kommer att göra det möjligt för dem att reagera mer på företagets krav. Det administrativa arbetet kommer att bli mycket enklare till följd av automatisering och ett mer strukturerat tillvägagångssätt, och de kommer att ge större insyn åt sina nyckelaktörer och leverantörer.

Valdemar Warburg, koncernchef, säger: "Det här är ett pågående projekt som är avgörande för vår långsiktiga strategi för digitalisering av våra kärnprocesser och för att säkerställa effektivitet i hela koncernen. För att detta ska lyckas måste vi ha fullt engagemang och stöd från våra intressenter. "

Det officiella startdatumet kommer att vara den 1 oktober, men användningen av eSourcing kommer gradvis att förlängas, eftersom teamet och intressenterna genomgår utbildning i hur man använder systemet.

Kategoridirektörerna inom koncernupphandling ansvarar för att informera sina intressenter om det nya verktyget och hur det bäst kan utnyttjas i varje kategori. Om du vill lära dig mer om eSourcing och hur det kan vara till nytta för ditt företag, var god kontakta någon av kategoridirektörerna i gruppupphandling.

 

Gruppanslag vid första årsmöte med turkiska kollegor

Från och med den 29-31 maj höll hela koncernens upphandlingsteam sitt årsmöte. Under de senaste månaderna har det skett en hel del förändringar i organisationen, så det här var en utmärkt möjlighet för laget att träffa och anpassa sig till den nya strategin för strategi för strategi och diskutera nya ambitioner för att stödja vårt syfte "Vi flyttar för att alla ska växa ".

Våra nya inköpskollegor från Turkiet erbjöds också till mötet, eftersom de nu ingår i koncernens upphandling. Lyckligtvis fick de sina visum i tid för att ansluta sig till sina nya kollegor på Oslo färjan. Inköpschef Tamer Karadağ säger: "Årets möte för koncernens upphandling var en underbar upplevelse för mig. DFDS har en begåvad och varierad grupp av individer som är mycket öppna och välkomna till sina nya kollegor. Vi var positivt överraskad över att se gruppens energi och harmoni och vi är alla väldigt mycket glada över att vara en del av det snart. "

Dagordningen för mötet omfattade punkter som vår digitala strategi som introducerades av Torben Carlsen och Valdemar Warburg och ett gästtal av chefen för digital upphandling i Maersk, som pratade om deras senaste resa till digitalisering. Förändring av ledning och förhandling samt samarbete och relation byggande var också dagsordenpunkter vid mötet.

"Tack till alla i laget för att delta i dessa tre intensiva och givande dagar. Koncernupphandlingsgruppen består av många olika nationaliteter och många olika roller och ansvarsområden. Vi är baserade på flera DFDS-platser, så det årliga mötet ansikte mot ansikte bidrar alltid till laganda. Ett särskilt tack till våra turkiska kollegor, vars deltagande var ovärderligt, både när det gällde att bygga relationer men också när det gäller att dela med sig av bästa praxis i företagen ", säger Valdemar Warburg, koncernchef.

Nya chefer inom koncernens upphandling

Från och med 26 april har vi etablerat tre avdelningar inom koncernens upphandling:

  • Operativ upphandling (ledd av Pernille Dyrmose)
  • Direkt upphandling (ledd av Manisha Mathur)
  • Indirekt och ombordupphandling (ledd av Frederik Fahrenholtz).

 

Pernille Dyrmose kommer fortsätta att leda den operativa och inköpande delen av upphandling som Chef för operativ upphandling. Operativ upphandling är ansvarig för att köpa reservdelar och förbrukningsmaterial för fartygen. Dessutom har de produktägande av inköpsdelen av inköpssystem, inklusive utrullning, utbildning och stöd för Master Data-implementering av objekt i systemen. Följande köpare ingår i DFDS-koncernen: Zydrunas Martinavicius, Jurgita Martinkute, Peter Guldager, Thomas Corfitzen, Elin Lynggaard, Brit Adrian, Laetitia Dole, Sandrine Lemaistre och Sarah Debuyser. Laura Neimetaite ansvarar för System Project Management, medan Julie Møller Ünal arbetar med Master Data.

 

Manisha Mathur är vår nya Chef för Direkt upphandling. Denna avdelning består av teknisk marin, logistik, utrustning, bunkrar och hamnar / stevedoring. Søren Sondrup, Senior Category Manager, kommer att ställa in den övergripande riktningen för Technical Marine-kategorin, som stöds av kategoridirektörerna Oksana Atterman och Ketan Lugar. Neil Ward fortsätter att leda Logistics & Equipment som Senior Category Manager inom Direct Procurement.

 

Frederik Fahrenholtz är vårt nya Chef för Indirekt och ombord inköp. Indirekt täcker områden som IT, professionella tjänster, anläggningstjänster, resor, HR etc. Inom denna avdelning kommer Breda Cok fortsätta som Category Manager for Onboard, medan Luisa Bech Lund och Danute Dukiene fortsätter som Sourcing Managers. Nikolaj Schmidt kommer att ingå i denna avdelning som affärsanalysator.

 

Den nya avdelningsstrukturen kommer att bidra till att underlätta mer samarbete i flera kategorier, och vi ser i gruppleverans fram emot att arbeta med er alla i den nya strukturen.

Vänligen gå med mig och gratulera våra två nya avdelningschefer.

Valdemar Warburg

Grupptransformationsofficer

Finansiering, upphandling och HR går digitalt

Projektgruppen undersöker marknaden och står i dialog med några av de stora leverantörerna. Från vänster, utvalda medlemmar av projektgruppen: Lotte Hagedorf: Joachim Tidemann; Luisa Bech Lund; René Thomsen; och Alec Skat Larsen

Nytt projekt för att ersätta det finansiella systemet Visma

Vår nuvarande finansiella system, Visma, genomfördes 2003 och uppfyllde våra behov och gällande lagstiftning vid den tiden. DFDS verksamhet har sedan dess ökat betydligt i intäkter och geografiskt fotavtryck och antalet anställda har nästan fördubblats till 8 000.

"Visma har inte följt den tekniska utvecklingen, vilket till exempel också innebär att systemet inte automatiskt stöder de ständigt ökande lagkrav som myndigheterna infört. Vi har helt enkelt odlat systemet, både ur processperspektiv och geografiskt. Därför är det dags för oss att ersätta Visma, säger CFO Torben Carlsen.

Hitta rätt system

För att hitta rätt system för DFDS-koncernen har en styrgrupp för företagsresursplanering etablerats. Det består av ekonomidirektör och projektsponsor Torben Carlsen, projektledare Joachim Tidemann, digital IT-tjänsteman Finance René Thomsen, VD och koncernchef Finance Jesper Mikkelsen Heilbuth, chef för DFDS Polska Radek Mierzejewski, VD i koncernchef Lotte Hagedorf, VD i koncernomvandling och upphandling Valdemar Warburg och CIO Gert Møller.

"Vi letar efter ett system som kommer att skapa grunden för automatiseringen och digitaliseringen av våra affärsprocesser, och som kommer att ligga bland de absoluta tekniska framträdarna - även i framtiden", säger Jesper Mikkelsen Heilbuth. Han tillägger att ett nytt system kommer att vara en stor hjälp, till exempel för våra kollegor i Poznan i deras pågående optimeringsarbete.

Systemet måste innehålla en HR-modul

"När vi startade projektet 2017 var det ett isolerat finansprojekt. Sedan dess har man dragit slutsatsen att ett nytt system ska innehålla en HR-modul - något som saknas kraftigt idag. Vi vill skapa möjligheter som gör att hela verksamheten växer och utvecklas, säger Joachim Tidemann.

Lotte Hagedorf ser också bra utvecklingsmöjligheter. Hon säger: "I åratal har vi varit redo att förvärva ett HR-system som kan möta våra behov, så vi ser verkligen fram emot denna möjlighet."

Projektgruppen med medlemmar från Group Finance, IT, DFDS Polska, Gruppupphandling, HR mm undersöker nu marknaden och har initialt listat de potentiella leverantörerna till SAP, Microsoft, Oracle och Workday, som alla är globala leverantörer och intressanta möjligheter. I april och maj kommer två dagars verkstäder med var och en av de fyra potentiella leverantörerna att genomföras. Syftet med projektet är att välja leverantör före sommaren och starta genomförandefasen på hösten.

Sertica-upphandlingens utrullning når nästa milstolpe

Bild från träningen på Princess Seaways den 11 och 12 april. Från vänster: Johane Rebel, Morten Thomassen, Sylwia Pofelska, Paylo Cherniyenko, Laura Neimetaite (System Projektledare), Thomas Corfitzen (Inköpschef), Anders Jørgensen.

 

Sertica Procurement-modulen, som hanterar beställningar från rekvisitionssteget till det godkända fakturatrinnet, rullades ut på alla baltiska fartyg förra året. Nu går utrullningen på passagerarfartygen snabbt och med stor framgång.

Den senaste utrullningen på King Seaways har varit en smidig upplevelse med bra feedback: "Thomas Corfitzen och jag har varit ombord på King Seaways för två sessioner för att träna cirka 40 medarbetare, som alla har varit väldigt kooperativa och ivriga att flytta till Sertica. De har redan skapat sina första 100 rekvisitioner och de blev alla korrekta, säger Laura Neimetaite, System Project Manager.

För det första innebär implementeringen av Sertica att Excel-orderhantering i Baltikum nu har ersatts av ett digitalt system. Det lokala upphandlingslaget (Zydrunas Martinavicius och Jurgita Martinkute) åtnjöt träningen och utrullningen, som hanterades från Klaipeda.

Sertica kommer att ge stor öppenhet åt fartygens kostnader och köpmönster. Detta kommer att säkerställa ett förbättrat strategiskt tillvägagångssätt för utgifterna över DFDS. Dessutom lägger systemet till en nivå av kontroll och överensstämmelse som inte var genomförbart tidigare.

"Jag vill tacka Andrej Zamkovoj och Thomas Mørk, liksom superintendenterna Claus Byder och Steen Haurum i samband med BU PAX-utrullningen, för det nära samarbetet med projektet. I maj 2018 beställer alla nuvarande DFDS-fartyg via Sertica, och vi kan slutligen stänga vårt gamla inköpssystem PO Vessel, vilket är en fördel för alla. Sertica-resan kommer att fortsätta. Systemet kommer att vidareutvecklas i nära samarbete med Finans, IT och TO för att säkerställa att användarupplevelsen kontinuerligt förbättras och nya funktioner läggs till, säger Pernille Hüls Dyrmose, chef för Operations Procurement.

Thomas Mørk, vice vd och chef för teknisk organisation, håller med om: "Samarbetet med koncernens upphandling på detta projekt har varit bra och jag ser fram emot alla fartyg som förvärvar via Sertica för att skörda alla fördelar med standardiserade produkter och processer.

"Snart kommer Workshops och Utrustning Pools att köpa via Sertica, vilket vi verkligen ser fram emot," tillägger Pernille, "och vi arbetar nära med Christiaan van der Leest, som är produktägare för den delen av vår verksamhet.

 

Sertica-träning på Princess Seaways den 11 och 12 april 2018