Berichten

Logistiek Finland geïntegreerd in IT-landschap

Net zo we hebben eerder gerapporteerd, zijn we begonnen om de kantoren van Freeco Logistics (nu DFDS Finland), in Turku, Vantaa en Tallinn, te integreren in het belangrijkste DFDS IT-landschap tegen het einde van 2019. En zoals gepland werden alle gebruikers gemigreerd naar de DFDS Active Directory en het domein in het eerste kwartaal van 2020, terwijl Velocity, Visma en CapNordic op 1 mei live gingen.

“Een essentieel onderdeel van alle integraties is het bezoeken van de sites, het evalueren van de bedrijfsprocessen, het maken van gap-analyses, IT-beveiligingscontroles en on-site applicatietraining. En vooral belangrijk is de on-site go-live ondersteuning om alle nieuwe gebruikers te helpen met de dagelijkse uitdagingen van aanpassing aan de nieuwe applicaties. Hoewel de COVID-19-situatie mensen belette om te reizen, hebben we de integratie van Freeco Logistics in de DFDS-familie voltooid zoals gepland. De mantra was 'Als we een probleem zien, lossen we het op'. In feite waren alle DFDS-gedragingen ingekapseld in deze integratie ”, zegt Chris Coughlin namens het implementatieteam.

Online training
Door MS Teams te gebruiken en nieuwe gebruikers met een zeer positieve mindset te hebben, was het mogelijk om online trainingen te geven in Velocity, CapNordic en Visma, en de Freeco-gebruikers gebruiken nu allemaal de applicaties.

Ondersteuning
Dagelijkse operaties worden momenteel virtueel ondersteund via MS-teams, terwijl Velocity wordt ondersteund door Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley en Chris Coughlin.

Voor de financiële taken worden zowel Visma als CapNordic ondersteund door Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok en Lene Frydenberg.

Ondersteuning voor IT en infrastructuur wordt geleverd door Paulius Kryzevicius.

“Naast de systeemintegratie migreren we ook de meeste financiële taken naar het Financial Shared Service Center (FSC) in Poznań. Waarom slaat u niet twee vliegen in één klap? ' Zegt Jeppe. “Nu, een week na de virtuele go-live, is alles verlopen zoals gepland. De belangrijkste DFDS-applicaties zijn in gebruik en alle gebruikers en supporters van applicaties zijn in constante virtuele dialoog via MS-teams of Skype. Het is niet hetzelfde als op locatie zijn met persoonlijke communicatie, maar het werkt. ”

Leerproces
“Natuurlijk is het voor iedereen een leerproces geweest, maar de doelstellingen zijn behaald en de DFDS IT-systemen zijn met succes in twee verschillende landen op afstand geïmplementeerd. Echt trots op alle betrokken teams en misschien zullen sommige delen van het proces worden beschouwd als nieuwe routines bij toekomstige implementaties van DFDS ”, zegt Timo Ruusunen, MD DFDS Logistics Finland.

Een succes van samenwerking
Valdemar Warburg, VP van BU Nordic, zegt: “Ik wil alle betrokkenen hartelijk bedanken. Het is een nieuwe en zeer uitdagende taak om volledig op afstand live te gaan, maar de uitstekende samenwerking tussen de business, IT, Finance en andere ondersteunende functies liet zien waartoe DFDS in staat is. Zonder uw positieve houding en uw vastberadenheid om dit te laten werken, ondanks de omstandigheden, zou dit niet mogelijk zijn geweest. ”

Speciale dank gaat uit naar de teams in Poznań, zoals Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP ) en anderen. Dank ook aan de lokale financiële staf - Marianne Peltola, Aili Metsamaa en Liina Kalam, die deze nieuwe financiële toepassingen leren terwijl ze taken migreren naar FSC. En aan Mikko Viholainen in Turku, voor zijn hulp bij de locatiecoördinatie voor alle operationele taken.

Het integratieteam
Van DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (implementatiecoördinator), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

Van: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Phoenix geïmplementeerd in BU Med

De implementatie van Phoenix en MyFreight is nu voltooid op alle voormalige UN Ro-Ro-locaties

Zoals we in februari deelden, het Ferry IT-team, ondersteund door workstreams van Digital, BI en de lokale business, is druk bezig geweest met een van de grootste projecten ooit - om DFDS-systemen in BU Med te implementeren. In het eerste kwartaal van 2020 zijn er tweewekelijks locaties aan het systeemnetwerk toegevoegd. We zijn verheugd aan te kondigen dat de eerste implementatiefase iets eerder dan gepland is afgerond.

De projectwerkstromen, het implementatieteam en het lokale bedrijf hebben allemaal fantastisch werk geleverd om het project op tijd af te leveren. Dit betekent dat alle voormalige VN Ro-Ro locaties hebben nu Phoenix (Ouw kern IT-systeem voor de vrachtsector) en MyFreight (Oonline boekingsportaal voor vrachtklanten) systemen en daaropvolgende mogelijkheden zoals BI-rapportage.  

Zie hieronder overzicht van de projectstatus:

Lars Hoffman, VP en hoofd van BU Mediterranean zegt: “Het is essentieel om ons aan te sluiten bij de rest van DFDS, dus we zijn blij dat we Phoenix eindelijk op de meeste van onze locaties hebben. Het biedt een beter bedrijfsoverzicht en stelt ons in staat Tableau te gebruiken.

“Met name dankzij Sara Ryden en haar Phoenix-team, die vele weken in Turkije hebben gewerkt aan de implementatie. We moeten Phoenix nu implementeren in Triëst en Tunis zodra we weer kunnen reizen en de eerste fase kunnen voltooien, onze communicatie en datakwaliteit aanzienlijk kunnen verbeteren en de processen op de routes kunnen standaardiseren, net zoals op de eerder geïmplementeerde routes. ”

Daarnaast is het de bedoeling om de initiële implementatie van de intermodale routes uit te breiden door integratie met treinaanbieders en door het aanbieden van boekings- en Track & Trace-mogelijkheden aan onze klanten.

Rune Keldsen, EVP en CTO, zegt: “Dit grote project is een mijlpaal in verband met samenwerking binnen de DFDS-groep. Bedrijven in verschillende landen hebben nauw samengewerkt met onze IT-teams in Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen en Kopenhagen. Het succes van deze implementatie laat zien hoe nuttig het is wanneer we de verschillende vaardigheden en culturen die we in de groep hebben, verenigen, ongeacht de locatie. ”

Michael Herbæk, Freight Ferry DIO, zegt: “Dit is de grootste Phoenix-implementatie ooit, en hoewel onze collega's in BU Med echt bereid waren om zich aan te passen aan de DFDS Ferry-processen die door onze systemen werden ondersteund, was er veel ontwikkeling voor het ondersteunen van juridische en lokale 'must have'-taken waren nodig. Zo werden 42 nieuwe EDI-koppelingen (elektronische gegevensuitwisseling) gebouwd om te communiceren met banken, autoriteiten en andere belanghebbenden. Bovendien is er een aparte module ontwikkeld voor de afhandeling van inklaring tussen Turkije en Europa, die het mogelijk maakt zich aan te passen aan de douane-eisen van andere landen. Waar relevant zijn MyFreight en de onderliggende API's ook verder ontwikkeld ter ondersteuning van BU Med.

“Last but not least, er zijn veel uren doorgebracht op de verschillende locaties om de livegang te ondersteunen, en hier speciale dank aan die van de zakelijke gebieden buiten de BU Med die een aantal van hun lokale kernmedewerkers hebben toegewezen om te helpen tijdens de velen gaan live-periodes. Een grote dank aan alle betrokkenen, jullie kunnen allemaal trots zijn dat jullie hebben deelgenomen aan deze succesvolle implementatie van Phoenix ”.

Het implementatieproject is nu officieel afgesloten en toekomstige ontwikkelingsaanvragen zullen worden behandeld samen met verzoeken uit andere delen van het bedrijf.

Phoenix geïmplementeerd op Sète-Yalova

Onze collega's die werken aan de IT en digitale integratie van onze mediterrane kantoren in het DFDS-netwerk

Na maanden van toegewijd werk, zowel van de ontwikkelteams als van de lokale kantoren die de nieuwe manieren van werken leerden, ging Phoenix, ons belangrijkste IT-systeem voor de vrachtsector, live op de Sète-Yalova-route en de omgekeerde route op 22 en 23 januari . Dit is de eerste ex-UN Ro-Ro-route die overschakelt naar het nieuwe boekingssysteem in BU Mediterranean. De komende maanden volgen meer routes.

Dit markeert een belangrijke mijlpaal in de IT- en digitale integratie van onze mediterrane kantoren in het DFDS-netwerk, evenals een bijdrage aan pijler B van de Win23-strategie. De succesvolle go-live vereiste een grote inspanning in de voorbereiding door de teams van Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Website en Marketing, evenals de waardevolle input van onze kantoren in Sète, Yalova en Istanbul om slimme oplossingen te bedenken onder de coördinatie van Michael Herbaek en Attila Gulyas als projectleiders.

"Zoals bij elk project als dit, was het implementatieproces niet zonder uitdagingen, maar deze zijn efficiënt beheerd door proactieve coördinatie-inspanningen en snelle oplossingen door het team." zegt Daniel Capes, FM Team Lead.

“Onze teams van superusers, systeemanalisten en ontwikkelaars werden gedurende de dag op drie locaties in nauwe coördinatie ingezet, in samenwerking met onze collega's in Sète, Yalova en Istanbul om alles klaar te maken voor de afvaarten. We zijn dankbaar voor het harde werk van alle betrokkenen. ” legt Sara Ryden uit - Product Owner Phoenix, BU MED.

Phoenix wordt op andere routes geïmplementeerd 
Deze eerste livegang is slechts het begin van de roadmap voor digitale en IT-implementatie in BU Mediterranean. Phoenix zal bijna tweewekelijks worden geïntroduceerd in nieuwe routes en het volledige proces zal naar verwachting eind maart worden afgerond.

"We zijn blij dat de eerste go-live succesvol is geweest en kijken ernaar uit om onze klanten en collega's in het Middellandse Zeegebied een verbeterde digitale ervaring te bieden." zegt Lars Hoffman, Vice President & Head of Business Unit Mediterranean.

Afstemmen op de rest van DFDS
"Sommige van de positieve effecten van het nieuwe systeem beginnen al zichtbaar te worden, terwijl het nog in de kinderschoenen staat, kunnen we zeker zien dat er aanzienlijke efficiëntievoordelen zullen zijn bij het afstemmen van systeemprocessen op de rest van DFDS", zegt Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superuser in Istanbul.

“We hebben een enorme inspanning geleverd om Phoenix in de BU Med te implementeren. Dit was een teamprestatie, dus ik wil iedereen bedanken die betrokken was bij de ontwikkelingsfase. Zodra de gebruikers in deze weken volledig op de hoogte zijn van het gebruik van Phoenix, zal MyFreight geleidelijk aan de klanten worden geïntroduceerd als de nieuwe manier om boekingen te maken met DFDS ”, zegt Aslihan Tur - Software Supervisor.

Naast de genoemde systemen wordt binnenkort ook GTMS geïmplementeerd voor gate operations in Pendik Terminal.


Onze collega's van het kantoor in Yalova


Onze collega's van het kantoor in Sète

Nieuw klantenservicesysteem dat wordt geïmplementeerd in Passenger and IT Support

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico en Martin Lange

Goed nieuws: over een paar weken zal er een nieuw omnichannel klantenservicesysteem worden geïmplementeerd in Passenger en IT Support. Omnichannel betekent dat in plaats van verschillende systemen te hebben om klantverzoeken te behandelen - bijvoorbeeld één voor telefoon, één voor e-mail en één voor chat - alle verzoeken worden behandeld in één systeem dat zelfs kan worden geprogrammeerd om prioriteit te geven aan de verzoeken volgens de set-up het team wil.

Thomas Møller, Head of Customer Interaction bij BU Short Routes & Passenger, zegt: “Het is een enorm voordeel voor onze klanten en voor ons dat we nu niet hoeven te schakelen tussen verschillende systemen. Het nieuwe systeem voorkomt dat klanten moeten wachten om langer te worden bediend dan nodig is, en in het algemeen verkort het de wachttijd aanzienlijk omdat we tijd besparen op handmatig werk. ”

Het nieuwe systeem, Puzzel, maakt het ook mogelijk voor de klantenservicecentra om wereldwijd samen te werken, omdat verzoeken van klanten door alle locaties kunnen worden beantwoord en doorgestuurd.

Thomas: “Noorse klanten worden nog steeds bediend door Noors sprekende reisadviseurs, maar als de wachttijd langer is dan een bepaalde periode, wordt de klant gevraagd of hij of zij in plaats daarvan bediend wil worden door een Engelssprekende consultant, die fysiek kan overal worden geplaatst. Dit betekent ook dat onze reisadviseurs de mogelijkheid krijgen om hun competenties op te schalen, zowel qua taalvaardigheid als kennis over onze verschillende routes. ”

Het project is een zeer soepele en succesvolle samenwerking geweest tussen Thomas Møller, Paolo Selvatico van Procurement, Peter Hoogendoorn van Business Development & Strategy, plus Martin Lange en Jan Svane van IT.

De passagiersorganisatie heeft het volledige pakket, terwijl IT-ondersteuning alleen een light-versie nodig heeft. Maar het systeem is zeer flexibel en kan naar behoefte worden geschaald.

Casper Puggaard, Global Sales & Customer Care Director, zegt: “We hebben er vertrouwen in dat dit het beste systeem is voor DFDS en de prijs is redelijk. Om te beginnen zullen de passagiers- en IT-ondersteuning het systeem gebruiken, maar het kan worden aangepast aan andere afdelingen binnen DFDS die met klantenservice werken. Dus als iemand geïnteresseerd is in het implementeren van het systeem of gewoon meer wil weten, neem dan contact met mij op. ”

"Hartelijk dank aan Thomas, Paolo, Peter, Martin en Jan voor geweldig werk en geweldige samenwerking!"

Omnichannel betekent dat in plaats van verschillende systemen te hebben om verzoeken van klanten te behandelen, alle verzoeken in één systeem worden afgehandeld.

 

Microsoft D365 wordt geëvalueerd als systeem voor nieuw ERP-platform

Mikkel Groth-Andersen

Zoals we eerder hebben aangekondigd, DFDS staat op het punt een zogenaamd ERP-platform te introduceren, die grote systemen zoals Visma en CapNordic in Finance zullen vervangen. Het wordt ook ons nieuwe HR-platform en ons nieuwe platform voor indirecte inkoop - en is waarschijnlijk ons grootste IT-project tot nu toe, dat vrijwel iedereen bij DFDS treft.

In april maakte de ERP-projectgroep bekend dat de nieuwe oplossing voor een ERP-platform, Microsoft D365, eindelijk was gekozen na meer dan een jaar hard werken.

Verduidelijkingsfase
De ophelderingsfase begon direct nadat voor het nieuwe systeem was gekozen. “We zitten nu ver in de ophelderingsfase van het project. Het doel van deze fase was om te begrijpen of D365 aan al onze zakelijke en IT-vereisten kan voldoen - in totaal meer dan 500 ”, zegt Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager CISO.

U zult spoedig worden gehoord
“Zaken zullen in de ontwerpfase grondig worden gehoord, maar we hebben nog geen specifieke manier gekozen om ons datamodel of de dimensionering van het systeem te vormen. Hoewel we allemaal erg enthousiast zijn om door te gaan naar de ontwerpfase, moeten we erg geduldig zijn, zodat we zeker weten dat we het nieuwe systeem en de mogelijkheden en mogelijkheden ervan begrijpen, zodat we ons kunnen houden aan de algemene strategie van standaardoplossingen voor de absolute meerderheid van functionaliteiten. ”

27 juni
“Op 27 juni zullen we beslissen of we nog steeds geloven dat D365 de beste keuze is voor een toekomstig ERP-platform. Als we besluiten dat dit het geval is, ondertekenen we de Microsoft-licentieovereenkomst en bevestigen we het contract dat we eerder hebben ondertekend met Columbus, het adviesbureau dat ons zal helpen bij de implementatie ”, zegt Mikkel.

Inzichten en ontwerpsessies
In het najaar worden alle bedrijfsonderdelen uitgenodigd voor inzichten en ontwerpwenssessies.
“We willen ervoor zorgen dat we allemaal op dezelfde pagina staan wat we van plan zijn te bouwen, zodat Visma en CapNordic met succes worden vervangen. We moeten ons ook voorbereiden op toekomstige manieren van zakendoen wanneer we processen en gegevensmodellering ontwerpen. Na de eerste implementatiefase komt er een fase 2 waarin we ons meer gaan richten op het creëren van nieuwe processen en ondersteunende functionaliteiten. ”

Toekomstige communicatie-initiatieven
Er was een sterke wens om meer informatie te krijgen.
Mikkel zegt: “We zullen op deze wens ingaan door driemaandelijkse stadhuisvergaderingen te houden in zowel Poznan als Kopenhagen, waar we een algemene update over de voortgang zullen geven. We zullen ook een nieuw vergaderformaat voor VP en directeuren creëren, waar we naast updates over plannen en voortgangsgebieden ook strategische en functionele gebieden zullen bespreken. ”

Neem voor vragen over het ERP - Microsoft D365-project contact op met Mikkel Groth-Andersen.

DFDS start ERP-platform dat het spel verandert

Groot IT-initiatief: DFDS implementeert een zogenaamd ERP-platform dat systemen als Visma en Capnordic zal vervangen en ons nieuwe platform voor HR en indirecte inkoop zal zijn. Het zal worden geïntegreerd met alle belangrijke systemen, de kwaliteit van processen automatiseren en verbeteren en de meesten van ons helpen de efficiëntie van ons werk te vergroten. Het project wordt op 29 april in Kopenhagen van start gegaan.

De gekozen oplossing is het nieuwe Microsoft D365-cloudsysteem.

DFDS staat op het punt ooit een van zijn grootste IT-initiatieven te lanceren. Als uw werk een computer betreft, zal dit waarschijnlijk ook u en uw dagelijkse werk beïnvloeden.

Het initiatief betreft de aanschaf en implementatie van het zogenaamde ERP-platform. En hoe onschuldig dit ook klinkt, het ERP-platform zal niet alleen grote systemen zoals Visma en Capnordic vervangen in Finance en andere plaatsen, maar het zal ook ons nieuwe HR-platform en nieuwe indirecte inkoopplatform worden. Het zal bestaande systemen vervangen en de kwaliteit van processen in die gebieden automatiseren, digitaliseren en verbeteren. Het stelt DFDS ook in staat om veel beter en sneller te zijn in het voldoen aan de eisen van collega's die het systeem gebruiken en klanten en partners die met ons werken via geïntegreerde systemen. Het zal daarom ook moeten worden geïntegreerd met onze fundamentele verkoop- en besturingssystemen, zoals Phoenix en Seabook, bijvoorbeeld.

Kortom, het zal de sleutel zijn tot het toekomstige vermogen van DFDS om de efficiëntie te verhogen en ons vermogen om te reageren op veranderingen en nieuwe vereisten.

Verduidelijkingsfase begint
Daarom is het een groot project dat in de eerste fase 30 toegewijde experts uit Finance, IT en Business betrekt die al meer dan een jaar werken aan de selectie van het beste systeem voor het platform. Nu heeft het team een cruciale mijlpaal bereikt en zijn implementatiepartner gevonden door een contract te ondertekenen met het Deense internationale consultancybedrijf Columbus vlak voor Pasen.

Dit betekent dat we de langverwachte fase van projectverheldering kunnen ingaan, die we deze week met Columbus begonnen. Na de verduidelijkingsfase kan het ERP-project zijn aanbeveling voor een gedetailleerde programmabeschrijving op 28 juni uitbrengen.

We zullen dan de mogelijkheid hebben om eindelijk de licenties aan te schaffen voor ons toekomstige ERP-platform, dat Microsoft Dynamics 365 zal zijn. We hebben al onderhandeld over en zijn het eens geworden over licentieprijzen en voorwaarden met Microsoft, maar zullen de overeenkomst alleen ondertekenen met de verduidelijkingsfase is succesvol.

Op 29 april organiseren DFDS en Columbus een kick-off in Kopenhagen voor de deelnemers aan het kernprogramma en verschillende belanghebbenden en volgen ze bijeenkomsten van het stadhuis op andere locaties, zoals in Poznan, waar onze Poolse collega's meer dan geduldig op hebben gewacht programma om te beginnen.

Namens het hele programmateam,

Rene, Mona, Luisa, Mikkel en Jesper

Digitale deursloten op deuren voor bemannings- en personeelsruimten op Pearl Seaways

Jacob Grønnegaard, Chief Officer aan boord van Pearl Seaways, links, en Martin Lange, Business Analyst in IT Pax, rechts

Tijdens haar recente verblijf in het dok werden nieuwe digitale deursloten geïnstalleerd in de bemannings- en personeelsruimtes op Pearl Seaways. Pearl is dus het eerste schip in de DFDS-passagiersvloot dat gebruik maakt van RFID-technologie (radiofrequentie-identificatie).

Het nieuwe deurslotsysteem zal worden uitgerold naar alle toekomstige nieuwbouw van passagiers en deurslotvervangingen, en onze nieuwe RO-Pax-schepen die worden gebouwd op de GSI Shipyard zullen de nieuwe RFID-technologie en -systeem hebben geïnstalleerd. Het systeem wordt ook overwogen voor passagiershutten aan boord van Crown Seaways en Pearl Seaways, maar dat is afhankelijk van de ontwikkeling van een mobiele oplossing voor het openen van deuren en het toevoegen van prepaid catering.

De medewerkers van Pearl Seaways hebben nu hun eerste ervaringen met het nieuwe Visionline-systeem en ze melden dat veel procedures nu een stuk eenvoudiger te hanteren zijn, en het is gemakkelijker om een overzicht te krijgen en rapporten over de sluizen te krijgen.

Martin Lange, Business Analyst in IT Pax, zegt: “Deze technologie is een stap in de richting van nog meer digitale interacties met onze gasten. Met het oog op de nabije toekomst kunnen we onze gasten ondersteunen met een volledig digitale instapstroom, waarbij sleutelkaarten kunnen worden verstrekt in een mobiele applicatie. ”

Het project wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen IT Pax, technische organisatie en medewerkers van Crown Seaways en Pearl Seaways.

Jacob Grønnegaard, Chief Officer aan boord van Pearl Seaways, zegt: “Het huidige deurslot op Crown en Pearl komt aan het einde van zijn levensduur en is moeilijk te ondersteunen en te onderhouden. Een nieuw deurvergrendelingssysteem is hard nodig, omdat de betrouwbaarheid van het oude systeem erg slecht is, wat veel problemen veroorzaakt en verspilde middelen tot gevolg heeft. Deze nieuwe technologie maakt een moderne manier van gebruik van sleutels aan boord mogelijk en biedt een intelligent beheer van toegangsvoorwaarden. Bovendien is het een enorme stap in het spreken van ISPS (International Ship and Port Facility Security). ”

De nieuwe digitale deursloten

LS Retail-upgrade verbetert verkoopmanagement aan boord van Baltische schepen

Ineta Nausėdaitė, Vladimiras Olšanskis en Irena Kryževičiutė genieten van een geüpgraded LS Retail-systeem om de verkoop aan boord van onze Baltische schepen te beheren

In slechts zes weken zijn onze collega's in de Oostzee erin geslaagd het LS Retail-systeem te upgraden, dat wordt gebruikt voor het beheer van de verkoop in winkels, bars en restaurants en de voorraad aan boord. "Met de nieuwe versie kunnen we zelfs de hoeveelheid geld in de kluis beheren", zegt Linas Lesauskas, projectmanager van de BU Baltic-routes.

Het oude systeem dat vijf jaar geleden was geïnstalleerd, was traag geworden en voldeed niet aan nieuwe beveiligingsnormen. Dus de behoefte aan een upgrade lag voor de hand. Alle zes de BU Baltic-schepen hebben nu nieuwe hardware en een bijgewerkte versie van de software, en het boordpersoneel heeft de nodige training gekregen om het systeem te gebruiken.

"Dit vermindert de benodigde tijd voor ondersteuning aanzienlijk en het systeem is geautomatiseerd, sneller en veiliger. Het geeft ons ook een aantal nieuwe spannende opties, zoals nieuwe mobiele voorraadtellende apparaten die de hoeveelheid handmatig werk die nodig is voor het voorraadbeheer verminderen. Op dit moment onderzoeken we ook de mogelijkheid elektronische planketiketten te implementeren die zijn geïntegreerd met LS Retail, "zegt Linas.

De volgende upgrade zal naar verwachting eind 2019 zijn, en zal een chip-en-pin geïntegreerde betaalfunctie bevatten en de mogelijkheid papieren maaltijdcheques uit te geven.

Dank je
"We zijn blij met een soepeler, meer geautomatiseerd verkoopbeheersysteem aan boord. Een nieuw systeem brengt echter ook altijd veranderingen in de IT- en bedrijfsprocessen met zich mee. Dus bedankt aan het POS-team, Michael Bergmann, Torben Odegaard, Niclas Madsen, Jean Aarup, voor altijd aanwezig om ons te ondersteunen. Speciale dank gaat ook uit naar onze cateringploegen aan boord voor hun geduld en toewijding om dingen te laten werken; en ook bedankt aan Rokas Budrevičius, die voor een groot aantal implementatietaken en de nazorg heeft gezorgd en die LS Retail in de BU Baltics verder zal blijven besturen ", zegt Linas.

Mijn DFDS Freight-teams creëren synergieën in Immingham

Hoewel het B2B Digital-team en het Phoenix-team in Immingham ver van elkaar liggen aan beide zijden van de Noordzee, werken de twee teams al geruime tijd nauw samen. Eerder dit jaar kwamen ze eindelijk persoonlijk bijeen toen het B2B Digital-team vier dagen lang Immingham bezocht.

Het B2B Digital-team ontwikkelt en onderhoudt voornamelijk onze twee vrachtboekingssystemen, My DFDS Logistics en My DFDS Freight. Samen met het Phoenix-team in Immingham, dat verantwoordelijk is voor het belangrijkste IT-systeem van de vrachtbranche, zorgt het B2B Digital-team ervoor dat My DFDS Freight op de meest optimale manier presteert. Het Phoenix-team beheert de back-end (databases en servers), terwijl B2B Digital de front-end beheert (gebruikersinterface en gebruikerservaring).

Gedurende de vier dagen hebben de teams een werkplan voor de lange termijn opgesteld voor de back-end en front-end, en zij hebben ook de uitdagingen van samenwerking tussen landen en actiepunten geïdentificeerd om toekomstige werkzaamheden te verbeteren.

Klanten aan boord krijgen voor digitalisering

Tijdens het bezoek was een van de belangrijkste aandachtspunten om te bespreken en uit te breiden de drie doelstellingen die zijn vastgelegd door Sean Potter, afdelingshoofd Digital & Systems.

"We zijn van plan om eind oktober en begin november de overdracht van alle overblijvende klanten die nog steeds gebruikmaken van de Phoenix Customer Web & InfoBridge naar My DFDS Freight te implementeren, terwijl aanvullende functieaanvragen worden geïmplementeerd die de afgelopen maanden extra zijn toegevoegd.

Verder proberen we de handmatige boekingen op alle routes te verminderen. We zijn van plan dit te bereiken door alle kleine en middelgrote klanten op elke route te targeten en hen ertoe aan te zetten de online boekingsoplossing te gebruiken. Momenteel is 79% van onze boekingen digitaal (incl. EDI) en het is onze doelstelling om 85% te bereiken. De overige 15% bestaat uit kleine en middelgrote klanten die e-mail sturen enz. ", Zegt Sean.

"Tot slot willen we het toegangsbeheer optimaliseren, met name door de merkvoorkeur en betrokkenheid te verbeteren met een consistente manier om de verbonden gebruikers te identificeren," voegt Sean toe.

"Het ontmoeten van onze collega's in Immingham en het vergelijken van de verwachtingen voor de toekomst van My DFDS Freight was uitstekend. We hadden vier informatieve, interessante en drukke dagen in Immingham met een rondleiding door de terminal en het klantenservicecentrum, evenals startbijeenkomsten met het Phoenix-team. Ik ben ervan overtuigd dat het bezoek zal openen voor een nog betere grensoverschrijdende samenwerking en een positieve impact zal hebben op de klantervaring op het My DFDS Freight-systeem. Ons doel is om onze collega's in het VK met een hogere frequentie te bezoeken, zodat we actiepunten kunnen opvolgen en onze samenwerking in de toekomst kunnen versterken ", zegt Laus Ravnsted, Scrum Master.

Master Data Management: ze zorgen ervoor dat we gegevens correct verzamelen, opslaan en delen

Michael Heiland (in het midden van de afbeelding) is de nieuwe Head of our Master Data Team. Het team zorgt ervoor dat de enorme hoeveelheid verzamelde gegevens correct is en correct wordt verwerkt, zodat onze collega's in heel DFDS het voor een groot aantal verschillende doeleinden kunnen gebruiken, inclusief rapporten, analyses, aanbiedingen, facturen en de ontwikkeling van automatische functies.

Toen Charles Darwin de wereld rondvloog op HMS Beagle, noteerde hij zorgvuldig alles wat hij nauwkeurig op papier waarnam. Enkele jaren nadat hij thuiskwam, gebruikte hij de gedetailleerde informatie die hij had verzameld om zijn theorie te ontwikkelen over de oorsprong van soorten die de manier waarop we de wereld zien veranderen.

Hij zou dit kunnen doen, omdat de informatie - of gegevens - die hij had opgeschreven juist was.

Zoals de meeste bedrijven, verzamelt DFDS ook informatie - miljoenen keren meer dan Darwin.

"We slaan gegevens op in onze systemen telkens wanneer we een klant aanspreken - van contact over boeken tot betaling - elke keer dat we goederen verwerken, een zending afhalen of leveren of iets doen in operations, financiën, HR en administratie. En we vertrouwen nog steeds op de nauwkeurigheid van de informatie, net als Darwin. We zouden geen betrouwbare analyses of automatische en betrouwbare communicatie of diensten kunnen ontwikkelen als de gegevens onjuist zijn of ontbreken.

Als een eenvoudig voorbeeld hebben we correcte contactgegevens nodig om een ​​factuur of aanbieding aan een klant te verzenden. We zullen het niet kunnen doen, als we bijvoorbeeld een oud adres hebben of als de naam verkeerd is gespeld. Of als we niet over de juiste informatie beschikken over de bestaande of eerdere activiteiten van de klant en de interactie met ons.

Het is de taak van ons team om ervoor te zorgen dat de contactgegevens en andere gegevens die nodig zijn voor het doen van een aanbieding of een factuur, correct worden geregistreerd, zodat het voor deze en een verscheidenheid aan andere doeleinden kan worden gebruikt ", zegt Michael Heiland, hoofd van de stamgegevens . Michael is op 1 maart bij DFDS begonnen en komt uit een vergelijkbare functie bij Hempel A / S. Michael rapporteert aan Valdemar Warburg, Group Transformation Officer.

De juiste manieren
In DFDS verzamelen we gegevens in verschillende systemen, zoals Phenix, CRM, Visma, Velocity, Seabook en Sertica. En aangezien een bedrijf zowel leverancier als klant of klant kan zijn in zowel verzending als logistiek, kunnen we vaak putten uit gegevens die zijn opgeslagen in verschillende of al die systemen om een ​​rapport of analyses te maken - of een nieuwe geautomatiseerde functie.

Daarom is het belangrijk dat we de gegevens op dezelfde gestandaardiseerde manier verwerken in al die systemen. En het ontwikkelen en onderhouden van deze gestandaardiseerde manier van verzamelen, opslaan, delen en verifiëren van gegevens in al onze systemen is een hoofdtaak voor het Master Data-team van 14 in Poznan.

Verschillende soorten gegevens
Er zijn twee soorten stamgegevens: dynamische gegevens en statische gegevens.

Dynamische gegevens zijn gegevens die op regelmatige basis worden gewijzigd, zoals contactpersonen en details, adressen, e-mails, telefoonnummers die kunnen veranderen als een persoon of bedrijf verhuist, een contact een nieuwe baan krijgt of wordt vervangen of om andere redenen.

Statische gegevens zijn gegevens die minder snel zullen veranderen, zoals klantensegmentdefinities, valutacodes zoals DKK, EUR, USD GPB die altijd hetzelfde blijven. BTW-nummers van klant en leverancier, IMO-nummers van schepen, certificatiecodes en nog veel meer.

Valdemar Warburg zegt: "Als onderdeel van onze ambitie om onze kernprocessen te digitaliseren en gegevens te gebruiken voor betere besluitvorming, is het van fundamenteel belang dat we hoogwaardige stamgegevens hebben. Veel bedrijven worstelen hiermee en DFDS is geen uitzondering. Met de ervaring van Michael Heiland en ons zeer capabele team in Poznan, heb ik er alle vertrouwen in dat we op de goede weg zijn om dit goed te krijgen.


Het Master Data Team kwam onlangs bijeen voor een teamevenement 80 kilometer ten noorden van Poznan (Rogozno) naar een kajakresort, inclusief kampvuren en gegrilde gerechten, teambuilding met verschillende taken, enkele goede lessen om te leren, en last but not least veel plezier en zich vermengen met de team (s). En dan natuurlijk ook een veeleisende kajaktocht van 8 kilometer langs de rivier Welna, die het grootste deel van vier uur duurde en iedereen natte kleding en blaren op hun duimen liet. En heel veel lachende en helpende handen.

Financiën, inkoop en HR gaan digitaal

De projectgroep onderzoekt de markt en is in dialoog met enkele van de grote aanbieders. Van links, geselecteerde leden van de projectgroep: Lotte Hagedorf: Joachim Tidemann; Luisa Bech Lund; René Thomsen; en Alec Skat Larsen

Nieuw project ter vervanging van het financiële systeem Visma

Ons huidige financiële systeem, Visma, werd in 2003 geïmplementeerd en voldeed op dat moment aan onze behoeften en huidige wetgeving. Sindsdien is de omzet van DFDS aanzienlijk gegroeid in omzet en geografische voetafdruk en is het aantal werknemers bijna verdubbeld tot 8.000.

"Visma heeft de technologische ontwikkeling niet gevolgd, wat bijvoorbeeld ook impliceert dat het systeem niet automatisch de steeds verder toenemende wettelijke eisen van de overheid ondersteunt. We zijn het systeem gewoon ontgroeid, zowel vanuit een procesperspectief als geografisch gezien. Daarom is het moment aangebroken om Visma te vervangen, "zegt CFO Torben Carlsen.

Het juiste systeem vinden

Om het juiste systeem voor de DFDS Group te vinden, is een Enterprise Resource Planning (ERP) stuurgroep opgericht. Het bestaat uit CFO en projectsponsor Torben Carlsen, projectmanager Joachim Tidemann, Digital IT Officer Finance René Thomsen, VP en hoofd van Group Finance Jesper Mikkelsen Heilbuth, hoofd van DFDS Polska Radek Mierzejewski, VP in Group HR Lotte Hagedorf, VP in groepstransformatie en inkoop Valdemar Warburg en CIO Gert Møller.

"We zijn op zoek naar een systeem dat de basis zal leggen voor de automatisering en digitalisering van onze bedrijfsprocessen en dat tot de absolute technologische koplopers behoort - ook in de toekomst", zegt Jesper Mikkelsen Heilbuth. Hij voegt eraan toe dat een nieuw systeem een ​​belangrijke hulp zal zijn, bijvoorbeeld voor onze collega's in Poznan in hun voortdurende optimalisatie-inspanningen.

Het systeem moet een HR-module bevatten

"Toen we in 2017 met het project begonnen, was het een project rond geïsoleerde financiën. Sindsdien is geconcludeerd dat een nieuw systeem een ​​HR-module zou moeten bevatten - iets wat het bedrijf vandaag de dag nog steeds ontbreekt. We willen kansen creëren die het hele bedrijf kunnen laten groeien en ontwikkelen, "zegt Joachim Tidemann.

Lotte Hagedorf ziet ook goede ontwikkelingskansen. Ze zegt: "Al jaren zijn we klaar om een ​​HR-systeem aan te schaffen dat aan onze behoeften kan voldoen, dus we kijken erg uit naar deze mogelijkheid."

De projectgroep met leden van Group Finance, IT, DFDS Polska, Group Procurement, HR enz. Onderzoekt nu de markt en heeft aanvankelijk een shortlist gemaakt van de potentiële leveranciers voor SAP, Microsoft, Oracle en Workday, die allemaal wereldwijde providers en interessante mogelijkheden zijn. In april en mei zullen tweedaagse workshops met elk van de vier potentiële aanbieders worden gehouden. Het doel van het project is om de provider vóór de zomer te selecteren en de implementatiefase in het najaar te starten.

Phoenix Build Team bezoekt Göteborg

Het kennen van het bedrijf is een van de kerncomponenten van elk succesvol build-team. En daarom ging het Phoenix Build Team onlangs naar Göteborg om te leren hoe de eindgebruikers Phoenix gebruiken en hebben ontwikkeld om aan de behoeften van de terminal te voldoen.

Het team had een rondleiding door alle zakelijke gebieden van Göteborg. "We verwachten dat deze tour en de kennis die we opdoen, ons zullen helpen om Phoenix veel efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken," zegt John Smith, Phoenix-ontwikkelaar.

"Ik wilde een beter begrip krijgen van de manier waarop Phoenix wordt gebruikt in combinatie met andere systemen, vooral op het gebied van operaties, en de verschillen tussen elk van de poorten begrijpen", zegt David Whitehand, tevens ontwikkelaar van het Phoenix-team.

Het team bezocht ook magazijnen in de haven en zag hoe de cassettes van het schip naar de loods werden gebracht en vervolgens terug naar het schip om te worden hergebruikt.

"Het was erg interessant om te weten hoe pakhuizen te maken hebben met de eindeloze hoeveelheid lading die naar Göteborg wordt vervoerd. En we beëindigden het bezoek met een bezoek aan de brug van Petunia Seaways, waar we Captain Anders Hall ontmoetten, wat ook een geweldige ervaring was, "voegt David eraan toe.

"We willen graag al het personeel in Göteborg, inclusief terminal, magazijn en Petunia Seaways, bedanken voor het mogelijk maken van deze lonende reis. Jezelf nauwkeuriger in de schoenen van de gebruiker kunnen plaatsen, kan alleen maar leiden tot betere ontwerpbeslissingen en je een betere ervaring voor de gebruikers bieden ", zegt Scott Smith, Phoenix-ontwikkelaar.

 

Phoenix Build Team in Gothenburg

Phoenix Build Team in Göteborg