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Master Data lancia gli elenchi dei siti e delle navi

Master Data ha recentemente distribuito due elenchi in Microsoft Master Data Services (MDS). Uno presenta informazioni su tutti i luoghi in cui lavorano i nostri colleghi, mentre l'altro è un elenco di navi che mostra un insieme di informazioni sulla flotta.

Gli elenchi consentono una migliore pianificazione del supporto locale, gestione degli incidenti, pianificazione delle sostituzioni delle apparecchiature ecc. E aiutano a prevenire errori. Questo perché diversi fogli di calcolo Excel in più copie dell'organizzazione vengono sostituiti con una posizione centrale per i dati. Ciò elimina ridondanza o versioni imprecise degli stessi dati.

L'elenco dei siti contiene informazioni sul sito locale e sulle apparecchiature IT attive utilizzate per accedere ai sistemi IT di DFDS. Ogni sito locale ha un nome univoco e un codice univoco che una volta utilizzati e integrati nei nomi di computer, server e rete possono garantire il tracciamento di tutte le risorse IT appartenenti a quel sito specifico.

Attualmente, l'elenco delle navi contiene informazioni generali sulle navi. Tuttavia, stiamo pianificando di raccogliere i dati tecnici dal sistema di gestione della flotta, Sertica, e di compilarli in Master Data Services. Ciò comporterà un elenco completo.

Una volta che i dati anagrafici saranno pienamente utilizzati nell'MDS, l'elenco dei siti e i dati anagrafici della nave saranno la "base" per collegare infine le informazioni sugli asset ai sistemi operativi necessari.

Gli elenchi centralizzati contribuiscono a un lavoro più intelligente e ad un'integrazione più fluida
Jaenet Viale, IT Operations & Support, e Pawel Siedlecki, Master Data, hanno coordinato gli elenchi e li hanno introdotti per gli ingegneri di campo IT e altri che hanno bisogno di registrare i dati. Le parti interessate nominate hanno anche accesso per garantire che parti dei dati su un sito o una nave siano aggiornate.

Lloyd Middleton, IT Operations & Support, afferma: "Dato che il controllo dell'aggiunta e della rimozione di siti e codici di siti è stato centralizzato, ora siamo in grado di delegare la manutenzione di determinate informazioni, ad esempio utenti per sito, ai tecnici sul campo locali dell'IT Operazioni e supporto. Questo è senza ulteriore lavoro amministrativo e ripubblicare l'elenco. Dalla fine di marzo, sono stati in grado di conservare i dati pertinenti direttamente nell'MDS. "

DFDS Direct ora in diretta

Il servizio di prenotazione online di Logistics, DFDS Direct, è entrato in funzione oggi (15 maggio) e ha consentito ai clienti di ottenere un preventivo, prenotare, monitorare il trasporto e gestire i documenti di trasporto direttamente dal proprio computer o telefono.

"DFDS Direct mostra la nostra ambizione di migliorare costantemente i nostri servizi e ha già attirato molti clienti. Sono anche lieto di dire che abbiamo ricevuto reazioni molto positive da parte dei clienti che hanno dichiarato di averlo trovato rapido, semplice e facile da usare. Questo è esattamente ciò che intendevamo. Per far crescere la nostra attività, dobbiamo semplificare la collaborazione con i nostri clienti ", afferma Niklas Andersson, EVP e responsabile della divisione logistica.

DFDS Direct è un aggiornamento significativo di My Logistics, che verrà ritirato nelle prossime settimane.

"Un grande plauso dovrebbe essere rivolto a Gauvain Haulot e al suo team DFDS Direct, che sono riusciti a renderlo un servizio efficiente ed estremamente prezioso per i nostri clienti e DFDS, nonché Riccardo Cereser, Product Owner, responsabile della progettazione e della consegna tecnica di DFDS Direct ". Ora non vedo davvero l'ora di vedere come ci aiuterà a rafforzare la nostra attività durante la crisi del coronavirus e in che modo tali soluzioni digitali sviluppate in fruttuosa cooperazione tra le imprese e la nostra divisione tecnologica possano supportare la crescita in seguito ”, afferma.

Rune Keldsen, Chief Technology Officer e Head of the Technology Division, afferma: “DFDS Direct è l'inizio di un ampio piano di digitalizzazione con l'obiettivo di gestire la maggior parte delle prenotazioni in digitale entro il 2023. Ed è un'ottima dimostrazione di come sosterrà il business e la crescita migliorando le nostre capacità di integrazione e servizi online.

"Vi terremo costantemente aggiornati su importanti sviluppi come questo."

IT e Digital danno il via al lavoro verso un nuovo modello operativo

Il calcio d'inizio di Momentum è stato il primo incontro municipale online con oltre 250 partecipanti

L'11 maggio, oltre 250 IT, Digital e colleghi delle altre divisioni si sono riuniti in una riunione del municipio online in diretta per dare il via al progetto di cambiamento "Momentum" verso un nuovo modello operativo.

Il CEO Torben Carlsen e il CTO Rune Keldsen hanno presentato lo scopo di Momentum, che è innanzitutto quello di rendere IT & Digital una parte più integrata di DFDS.

Torben afferma: “Negli ultimi anni l'IT si è sviluppato dall'essere un centro di costo a diventare parte integrante del business e dello sviluppo del business. Il nostro futuro è inesistente se non ci sono Digital e IT a supportarci. IT e digitale non dovrebbero essere un fornitore e l'azienda non un cliente, ma lavoreremo insieme in un unico DFDS. Questa visione è supportata dall'intero EMT. "

Per supportare la creazione e l'implementazione del nuovo modello operativo, Rune e il suo team hanno avviato cinque flussi di lavoro: strategia, struttura, processo, persone e tecnologia. Questi flussi di lavoro sono guidati dal vicepresidente Sophie-Kim Chapman, dal CTO Rune Keldsen, dal responsabile dell'ufficio CIO Mikkel Growth-Andersen, dal responsabile della gestione digitale Liv Olsen e dal responsabile dell'architettura e strategia IT Jakob Fredfeldt. Se hai domande o suggerimenti, indipendentemente da dove ti trovi in DFDS, sei più che benvenuto nel contattare gli sponsor.

Rune afferma: “C'è una motivazione e una volontà di fare il passo successivo verso un nuovo modello operativo. Un modello operativo più agile e flessibile, che consente maggiore autonomia e libertà di azione e che è incentrato sulla creazione di impatto e valore per DFDS. Non vedo l'ora che arrivi questo cambiamento insieme a te e apprezzo molto la tua motivazione e il tuo sostegno. ”

Logistica Finlandia integrata nel panorama IT

Come abbiamo riferito in precedenza, abbiamo iniziato a lavorare per integrare gli uffici di Freeco Logistics (ora DFDS Finlandia), a Turku, Vantaa e Tallinn nel panorama IT principale di DFDS verso la fine del 2019. E, come previsto, tutti gli utenti sono stati migrati in Active Directory e dominio DFDS durante il primo trimestre del 2020, mentre Velocity, Visma e CapNordic sono andati in diretta il 1 ° maggio.

“Una parte vitale di tutte le integrazioni è visitare i siti, valutare i processi aziendali, effettuare gap gap, controlli di sicurezza IT e formazione in loco delle applicazioni. E particolarmente importante è il supporto go-live in loco per aiutare tutti i nuovi utenti con le sfide quotidiane dell'adattamento alle nuove applicazioni. Anche se la situazione COVID-19 ha impedito alle persone di viaggiare, abbiamo completato l'integrazione della Freeco Logistics nella famiglia DFDS come previsto. Il mantra era "Se vediamo un problema, lo risolviamo". In effetti, tutti i comportamenti di DFDS sono stati incapsulati in questa integrazione ", afferma Chris Coughlin a nome del team di implementazione.

Formazione online
Usando MS Teams e avendo nuovi utenti con una mentalità molto positiva, è stato possibile condurre sessioni di training online in Velocity, CapNordic e Visma, e gli utenti Freeco ora utilizzano tutte le applicazioni.

Supporto
Le operazioni quotidiane sono attualmente supportate virtualmente tramite team MS, con Velocity supportata da Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley e Chris Coughlin.

Per le attività finanziarie, sia Visma che CapNordic sono supportati da Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok e Lene Frydenberg.

Paulius Kryzevicius ha fornito supporto IT e infrastrutturale.

“Oltre all'integrazione del sistema, stiamo trasferendo la maggior parte delle attività finanziarie al Financial Shared Service Center (FSC) di Poznań. Perché non uccidere due uccelli con una fava? ” Dice Jeppe. “Ora, una settimana dopo il go-live virtuale, tutto è andato come previsto. Le principali applicazioni DFDS sono in uso e tutti gli utenti e i sostenitori dell'applicazione sono in costante dialogo virtuale tramite team MS o Skype. Non è lo stesso di essere sul posto con la comunicazione faccia a faccia, ma funziona. "

Processo di apprendimento
"Certo, è stato un processo di apprendimento per tutti, ma gli obiettivi sono stati raggiunti e i sistemi IT di DFDS sono stati implementati con successo in due diversi paesi in remoto. Sono davvero orgoglioso di tutti i team coinvolti e forse alcune parti del processo verranno prese come nuove routine nelle future implementazioni di DFDS ”, afferma Timo Ruusunen, MD DFDS Logistics Finland.

Un successo di cooperazione
Valdemar Warburg, vicepresidente della BU Nordic, afferma: “Vorrei esprimere un grande ringraziamento a tutti i soggetti coinvolti. È un compito nuovo e molto impegnativo svolgere un lavoro a distanza completamente in remoto, ma l'eccellente cooperazione tra le funzioni di business, IT, Finanza e altre funzioni di supporto ha dimostrato le capacità di DFDS. Senza i tuoi atteggiamenti positivi e la tua determinazione a far funzionare questo, nonostante le circostanze, ciò non sarebbe stato possibile. "

Un ringraziamento speciale va ai team di Poznań, come Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP ) e altri. Grazie anche allo staff finanziario locale - Marianne Peltola, Aili Metsamaa e Liina Kalam, che stanno imparando queste nuove applicazioni finanziarie mentre migrano i compiti verso l'FSC. E a Mikko Viholainen a Turku, per il suo aiuto nel coordinamento dell'ubicazione per tutti i compiti operativi.

Il team di integrazione
Da DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (coordinatore dell'implementazione), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

Da: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Consegna più rapida della prova di consegna

Consulenti IT, logistica, Curzio Carabelli e Simon Brambley.

Quando DFDS ha vinto un'offerta per il trasporto di bevande in Europa per Monster Energy, ha richiesto una ricevuta di Prova di consegna (POD) entro poche ore dalla consegna. Poiché i nuovi flussi dovevano iniziare imminentemente, i consulenti IT Simon Brambley e Curzio Carabelli hanno rapidamente sviluppato un robot utilizzando Kofax RPA (Robotic Process Automation), un software che automatizza i flussi di lavoro manuali.

Il robot recupera i documenti Prova di consegna da Velocity dopo che il conducente li ha inviati, in modo ottimale tramite l'app DFDS Driver. Il robot inoltra automaticamente i documenti con i dati identificativi a Monster Energy. Ciò automatizza un processo che doveva essere eseguito manualmente e accelera il processo di fatturazione di Monsters oltre a migliorare il loro flusso di cassa (Monster Energy ha anche richiesto di ricevere un rapporto settimanale sulle prestazioni che dettaglia i tempi trascorsi tra la consegna e l'invio della Prova di consegna. Grazie a il robot, anche questo è a posto.

“Fantastico vedere i risultati così in fretta. Probabilmente non sembrerà molto, ma per Monster le sue cose cambiano onestamente il gioco ”, afferma Josh Jackson, Responsabile dell'analisi della catena logistica, Monster Energy.

Email di prova della consegna che viene inviata al cliente poco dopo essere stata inviata dal conducente

Disponibile per ogni singolo cliente in Logistica

Il robot non è destinato solo a Monster Energy. È possibile adattarlo rapidamente in modo che anche altri clienti possano trarne vantaggio. In questi giorni, tre clienti hanno iniziato a ricevere la Prova di consegna in questo modo.

Simon Overkær Hansen, DIO Logistics, afferma: “La collaborazione tra Monster e DFDS delinea davvero come possiamo usare le nostre capacità IT e digitali per differenziarci dalla concorrenza. Spero e incoraggio che in futuro vedremo molti altri casi, in cui utilizziamo attivamente IT e digitale nelle nostre attività commerciali "

Michael Bech, Vice President e Head of BU Continent afferma: “La digitalizzazione del core è una parte essenziale della strategia di DFDS e la gestione della Prova di consegna è una parte essenziale della logistica. Con gli sviluppi basati sulle esigenze dei nostri clienti, abbiamo risolto un grave problema logistico.

“Il feedback di Monster Energy parla da solo, ma allo stesso tempo abbiamo creato uno strumento e una serie di processi che possono essere applicati a ogni singolo cliente in Logistica. Vediamo già molti clienti che ci chiedono di fornire informazioni quasi in tempo reale. Utilizzando l'app DFDS Driver (Truckcom), insieme al robot POD, siamo tra i pochissimi nel settore in grado di gestire istantaneamente le scartoffie del cliente, non solo aumentando notevolmente il servizio ai nostri clienti, ma anche avvantaggiando i nostri soldi e flusso di informazioni. Ottimo strumento e pronto all'uso, quindi tutto ciò che dobbiamo fare è dire ai nostri clienti e attuare il processo ”, afferma Michael.

Se hai potenziali candidati che potrebbero beneficiare di questa nuova capacità o semplicemente per saperne di più, ti preghiamo di contattare Simon Brambley o Curzio Carabelli.

Francia: nuovi modi di gestire le dogane ridurranno i costi

Due rotte del Mediterraneo hanno modificato i processi di dichiarazione doganale per le importazioni in Francia e nell'UE. Ciò ha portato a operazioni più efficienti e risparmi sui costi.

Tutte le merci per entrare nei porti dell'UE hanno bisogno di un cosiddetto "nullaosta ENS" (Dichiarazione sommaria di entrata), che è una valutazione di sicurezza. Sulle rotte Yalova-Séte e Tunisi – Marsiglia lavoravano con fornitori esterni per l'amministrazione delle autorizzazioni ENS, poiché ciò richiede conoscenze specialistiche che all'epoca DFDS non disponeva.

Dato che un fornitore ha annunciato che presto avrebbero cessato l'attività, DFDS ha dovuto trovare una soluzione alternativa in breve tempo. Fortunatamente, grazie ai preparativi della Brexit e alla nostra nuova integrazione dell'organizzazione turca, abbiamo acquisito una maggiore conoscenza interna delle operazioni di autorizzazione ENS direttamente. Pertanto, un team di progetto composto da IT, business locale e dogana di gruppo (imposta indiretta) è stato riunito per trovare una soluzione a questo.

La cooperazione è cruciale per una nuova soluzione
Il team ha cercato un'azienda in grado di svolgere le autorizzazioni ENS direttamente e digitalmente sulla base di una connessione diretta dai sistemi DFDS. Alla fine hanno scelto la società MGI a Marsiglia, offrendo servizi di dichiarazione doganale e ICS in tutta Europa attraverso la rete dei loro partner. (ICS - Import Control System - è il sistema elettronico di gestione delle dichiarazioni di sicurezza per le importazioni nell'UE.)

"Abbiamo già avuto esperienze indirette con loro sia a Marsiglia che a Séte e poiché anche la loro offerta era competitiva, erano la scelta più ovvia", afferma Stephanie Thomas, capo di Customs & Excises e membro del gruppo fiscale del gruppo DFDS.

Parallelamente a ciò, il Centro di sviluppo IT turco ha completato i lavori su un modulo ICS in grado di raccogliere e inviare tutte le informazioni relative alle dogane da DFDS a terzi. Il team è inoltre in debito con il ruolo centrale del team Customs & Compliance nel nostro Centro servizi finanziari a Poznan e nel nostro Centro di sviluppo IT turco. La loro reazione rapida è stata cruciale per il progetto. Grazie a tutta questa collaborazione, sono nati il processo finale e il flusso di dati, collegati alle dogane francesi tramite MGI.

Go-live di successo
"Da allora entrambe le rotte sono state messe in pratica con successo con la nuova soluzione e si prevede che i fornitori" intermediari "risparmieranno circa € 100.000 all'anno una volta che le rotte torneranno a piena capacità dopo l'attuale crisi. Inoltre, questa soluzione apre anche la strada al prossimo passo: vendere attività di intermediazione doganale ai nostri clienti in Francia ", afferma Jimmy Marolle, direttore dell'agenzia Francia.

“La dogana spesso non è né eccitante né facile. Tuttavia, in questo caso, è un esempio motivante delle capacità della nostra organizzazione di cooperare e sviluppare flussi e prodotti efficienti e convenienti ", afferma Attila Gulyas, responsabile del progetto, DIO Freight Ferry.

“Il team IT continuerà a studiare i modi per automatizzare e migliorare ulteriormente il processo e il flusso di dati. Inoltre, esploreremo ciò che può essere riutilizzato da questa soluzione nei nostri preparativi sulla Brexit ", aggiunge.

 

Termini doganali importanti
Il mondo delle dogane è pieno di acronimi e con la presente - siamo felici di insegnarvi due di loro per dare un senso a questo articolo:

ENS è l'acronimo di Dichiarazione sommaria di entrata. La dogana dell'UE è tenuta a fare una valutazione di sicurezza di tutte le merci che entrano nei porti dell'UE.
ICS (Import Control System) è il sistema elettronico di gestione delle dichiarazioni di sicurezza per l'importazione di merci nel territorio doganale dell'Unione Europea.

Phoenix implementata in BU Med

L'implementazione di Phoenix e MyFreight è ora completata in tutte le precedenti sedi Ro-Ro delle Nazioni Unite

Come abbiamo condiviso a febbraio, il team IT di Ferry supportato da flussi di lavoro di Digital, BI e del business locale è stato impegnato con uno dei suoi più grandi progetti di sempre: l'implementazione dei sistemi DFDS in BU Med. Le sedi sono state aggiunte alla rete di sistemi su base bisettimanale nel primo trimestre del 2020. Siamo ora felici di annunciare che la prima fase di implementazione è stata completata leggermente prima del previsto.

I flussi di lavoro del progetto, il team di implementazione e il business locale hanno fatto un lavoro fantastico per consegnare il progetto in tempo. Ciò significa che tutti gli ex Ro-Ro delle Nazioni Unite le località ora hanno Phoenix (oil tuo sistema IT di base per il trasporto merci) e myFreight (oportale di prenotazione nline per clienti del trasporto merci) sistemi e capacità successive come il reporting BI.  

Vedi di seguito una panoramica dello stato del progetto:

Lars Hoffman, vicepresidente e capo della BU Mediterranean, afferma: “È fondamentale allinearsi con il resto di DFDS, quindi siamo felici di avere finalmente Phoenix nella maggior parte delle nostre sedi. Fornisce una migliore panoramica aziendale e ci consente di utilizzare Tableau.

“Grazie in particolare a Sara Ryden e al suo team Phoenix, che hanno trascorso molte settimane in Turchia a lavorare all'attuazione. Ora dobbiamo implementare Phoenix a Trieste e Tunisi non appena possiamo viaggiare di nuovo completando la prima fase e migliorare in modo significativo la nostra qualità di comunicazione e dati, nonché standardizzare i processi sulle rotte esattamente come nelle rotte precedentemente implementate. "

Inoltre, si prevede di espandere l'implementazione iniziale delle rotte intermodali integrandosi con i fornitori di treni e offrendo ai nostri clienti le funzionalità di prenotazione e Track & Trace.

Rune Keldsen, EVP e CTO, afferma: “Questo grande progetto è una pietra miliare legata alla collaborazione attraverso il gruppo DFDS. Le aziende situate in vari paesi hanno lavorato a stretto contatto con i nostri team IT situati a Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen e Copenaghen. Il successo di questa implementazione dimostra quanto sia vantaggioso unire le diverse competenze e culture che abbiamo nel gruppo indipendentemente dalla posizione. "

Michael Herbæk, DIO di Freight Ferry, afferma: “Questa è la più grande implementazione di Phoenix di sempre, e anche se i nostri colleghi di BU Med erano davvero disposti ad adattarsi ai processi di DFDS Ferry supportati dai nostri sistemi, un sacco di sviluppo per il supporto legale e locale erano necessari compiti "indispensabili". Ad esempio, sono stati creati 42 nuovi collegamenti EDI (scambio elettronico di dati) per comunicare con banche, autorità e altre parti interessate. Inoltre, è stato sviluppato un modulo separato per la gestione dello sdoganamento tra Turchia ed Europa che consente di adattarsi alle richieste doganali di altri paesi. Laddove rilevante, MyFreight e le API sottostanti sono state ulteriormente sviluppate per supportare BU Med.

"Ultimo ma non meno importante, sono state trascorse molte ore in diverse località per supportare il live, e qui un ringraziamento speciale a quelli delle aree di business al di fuori di BU Med che hanno assegnato alcuni dei loro membri dello staff locale locale per dare una mano durante il molti vanno in diretta periodi. Un grande ringraziamento a tutti i soggetti coinvolti, potete essere tutti orgogliosi di aver partecipato a questa riuscita implementazione di Phoenix ”.

Il progetto di implementazione è ora ufficialmente chiuso e le future richieste di sviluppo verranno gestite insieme alle richieste provenienti da altre parti dell'azienda.

Bo Kristensen ha accettato un nuovo lavoro al di fuori di DFDS

Mi dispiace annunciare che Bo Kristensen ha deciso di dimettersi dalla sua posizione di Direttore Generale, IT dopo 16 anni in DFDS. A Bo è stato offerto un posto come CTO in un'azienda in cui costruirà l'area IT da zero.

Bo ci mancherà per le sue profonde conoscenze tecniche, energia positiva e spinta per portare DFDS al livello successivo di maturità tecnica. Bo ha avuto una parte enorme nella costruzione dell'hub Tech e nell'attrarre talenti a DFDS che altre aziende del settore possono solo sognare. Bo ha il suo ultimo giorno in DFDS il 31 marzo e gli auguro tutto il meglio per i suoi nuovi sforzi.

Abbiamo iniziato la ricerca del rimpiazzo di Bo, ma da oggi Stefan, Michel, Stephen, Jon e Mathias riferiranno direttamente a me.

Rune Keldsen
Chief Technology Officer

DFDS al summit di analisi Superweek

Astrid Illum ha rappresentato DFDS a Superweek 2020 con talk e panel

 

Con lo sviluppo della tecnologia, anche DFDS. Il 28 gennaio Astrid Illum, Head of Product & Digital Analytics, ha rappresentato DFDS al summit annuale di Superweek Analytics, per essere all'avanguardia di Digital Analytics con colleghi di tutto il mondo.

I partecipanti precedenti e quelli nuovi erano tornati sulla cima della montagna innevata in Ungheria che hanno visitato l'anno scorsoe quale posto migliore per un summit che su uno?

Qui Astrid ha tenuto un discorso. L'argomento era la sfida familiare di combinare le esigenze sia dei clienti che delle aziende in relazione alla memorizzazione dei dati sui visitatori del nostro sito Web, dati che consentono sia funzionalità che maggiore rilevanza nell'esperienza dell'utente. L'angolazione del discorso era tuttavia una finzione di una visita al futuro in cui le cose sembrano drammaticamente diverse da come appaiono adesso.

“Volevo raccogliere un paio di sfide chiave nel nostro attuale panorama di dati e risolverle. E se ci fosse un'abbondanza ancora maggiore di dati sugli utenti? E se quei dati non fossero mai di proprietà di aziende ma degli stessi utenti? " Spiega Astrid. Nel futuro scenario i dati facevano parte di un commercio tra aziende che volevano vendere un prodotto e il potenziale cliente. Astrid continua: "Il mio obiettivo era focalizzare l'attenzione sul valore che i dati possono apportare a tutte le parti e su come possiamo salvaguardare gli interessi dei nostri clienti e allo stesso tempo consentire alle aziende di vendere i loro servizi e beni".

Lo stesso argomento è stato esplorato in un panel in cui Astrid ha partecipato a fianco di figure di analisi riconosciute come Stéphane Hamel e Aurélie Pols, che sono ben note anche per la cura profonda della privacy dei dati e un uso etico dei dati dei clienti.

IT e Baltic Passenger Business Driver collaborano a Klaipeda

Da sinistra Laura Neimetaite (Product Owner), Abdul Arafh (sviluppatore), Mikkel Dam-Larsen (sviluppatore), Martin Bundgaard (sviluppatore), Mauricio Guevara Souza (sviluppatore), Ida Rasmussen (Analista aziendale)

La scorsa settimana sei membri del team di Scrum Seabook di nome Passenger Ships, noto anche come The Doors, hanno navigato con Patria Seaways sulla rotta Karlshamn - Klaipeda per incontrare BU Baltic Business Drivers.

Lo scopo del viaggio era mappare i viaggi dei clienti sulle rotte BU Baltico dall'acquisto di un biglietto allo sbarco, con particolare attenzione al check-in, all'imbarco, all'accesso a una cabina e al riscatto dei servizi prepagati. L'obiettivo era quello di identificare i cambiamenti di processo, hardware e software necessari per implementare serrature aggiornate con nuove tecnologie.

A Karlshamn, il responsabile dell'assistenza clienti Katrin Arvidsson ha fatto loro un giro nel porto di Karlshamn. Durante il tour, gli sviluppatori e il personale del check-in hanno condiviso suggerimenti ed esperienze. Di conseguenza, gli sviluppatori hanno portato a casa un rapido miglioramento da implementare una volta tornati, mentre il personale del check-in ha ricevuto un suggerimento su come far funzionare una stampante dopo un inceppamento da 1,5 a 2 minuti più veloce.

"Ci sono così tante conoscenze da condividere e acquisire in luoghi visitanti che utilizzano applicazioni da noi supportate", afferma Mauricio Guevara Souza, sviluppatore del team di Doors.


Squadra di mischia delle navi passeggeri durante il tour nella sala macchine di Patria Seaways

Progettare soluzioni insieme
“Su Partria Seaways abbiamo appreso delle operazioni dei centri di assistenza agli ospiti, abbiamo osservato la navigazione al buio sul ponte e siamo rimasti stupiti dalla potente e ruvida compostezza della sala macchine. Grazie a tutti i membri dello staff che si sono presi cura di noi in modo eccellente ”afferma Laura Neimetaite, Product Owner nel team di sviluppo.

Continua: “Abbiamo tenuto i passeggeri a fuoco durante tutto il processo di progettazione dell'esperienza migliorata che le nuove serrature delle porte consentiranno. Allo stesso tempo, riducendo al minimo i tempi di check-in, i costi complessivi e garantendo la coerenza dei processi tra le rotte erano, allo stesso modo, parti cruciali del puzzle ”.

Con la loro attenzione, impegno e apertura mentale durante la sessione, Linas Lesauskas e Gintaras Laucius dei BU Baltic Business Drivers e l'utente chiave Kristijanas Kiseliovas, nonché il team di sviluppo, sono stati fondamentali per ottenere il risultato desiderato.

“Credo che la trasparenza e la comunicazione tra il reparto IT e i titolari delle aziende siano la chiave del successo nella progettazione di soluzioni di così alto impatto e nella scelta delle tecnologie. Siamo contenti che il team di sviluppo abbia deciso di venire a vedere l'attività sul posto ”, afferma Linas Lesauskas, Business Driver per le vendite a bordo.

“Ci sono voluti 1,5 giorni per progettare l'esperienza del cliente desiderata sia per i passeggeri del trasporto merci che per i turisti, date le capacità della nuova tecnologia di chiusura delle porte. È stato un processo lungo ma gratificante, che non solo ha fornito chiarezza sulla scala e le specifiche delle modifiche tecniche e di processo richieste, ma soprattutto, le loro implicazioni e il loro impatto ", spiega Gintaras, Business Driver per porti e check-in.


Lavorare sulla mappa del percorso del cliente per le rotte del Baltico della Business Unit. Sinistra Kristijanas Kiseliovas (Terminal Operations Supervisor), destra Linas Lesauskas (BUB Business Driver per i servizi di bordo)

“Il viaggio dal mettere piede a Karlshamn, sperimentare il viaggio a bordo dei clienti, passare attraverso il check-in merci e passeggeri a Klaipeda, essere rinchiuso in una stanza per 1,5 giorni con autisti aziendali è stato inestimabile. Solo quando le sfide e le realtà aziendali sono completamente spiegate e comprese, è possibile progettare le migliori soluzioni IT ”, afferma Laura.

Phoenix implementata su Sète-Yalova

I nostri colleghi che lavorano sull'integrazione IT e digitale dei nostri uffici mediterranei nella rete DFDS

Dopo mesi di lavoro dedicato sia da parte dei team di sviluppo che degli uffici locali che apprendono i nuovi modi di lavorare, Phoenix, il nostro sistema IT principale per il trasporto merci, è entrato in funzione sulla rotta Sète-Yalova e sulla rotta inversa il 22 e 23 gennaio . Questa è la prima rotta ro-ro delle Nazioni Unite per passare al nuovo sistema di prenotazione in BU Mediterraneo. Altri percorsi seguiranno nei prossimi due mesi.

Ciò segna un'importante pietra miliare nell'integrazione IT e digitale dei nostri uffici mediterranei nella rete DFDS, nonché un contributo al pilastro B della strategia Win23. Il successo del go-live ha richiesto un grande sforzo di preparazione da parte dei team Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Sito Web e Marketing, nonché il prezioso contributo dei nostri uffici a Sète, Yalova e Istanbul per trovare soluzioni intelligenti sotto il coordinamento di Michael Herbaek e Attila Gulyas come responsabili del progetto.

"Come per qualsiasi progetto come questo, il processo di implementazione non è stato privo di sfide, tuttavia questi sono stati gestiti in modo efficiente attraverso sforzi di coordinamento proattivo e soluzioni rapide da parte del team", afferma Daniel Capes, FM Team Lead.

“I nostri team di superutente, analisti di sistema e sviluppatori sono stati distribuiti in tre sedi in stretto coordinamento durante il giorno, collaborando con i nostri colleghi di Sète, Yalova e Istanbul per preparare tutto per le partenze. Siamo grati per il duro lavoro di tutti i soggetti coinvolti. ”Spiega Sara Ryden - Product Owner Phoenix, BU MED.

Phoenix da implementare su altre rotte 
Questo primo go-live è solo l'inizio della roadmap di implementazione digitale e IT nella BU Mediterraneo. Phoenix verrà introdotta quasi ogni due settimane su nuove rotte e l'intero processo dovrebbe essere completato alla fine di marzo.

"Siamo lieti che il primo go-live abbia avuto successo e non vediamo l'ora di offrire ai nostri clienti e colleghi nel Mediterraneo un'esperienza digitale migliorata", afferma Lars Hoffman, Vice Presidente e Responsabile della Business Unit Mediterraneo.

Allineamento con il resto di DFDS
& #8220; Alcuni degli effetti positivi del nuovo sistema stanno già iniziando a mostrare, mentre è ancora agli inizi, possiamo sicuramente dire che ci saranno significativi vantaggi in termini di efficienza nell'allineamento dei processi di sistema con il resto di DFDS ", afferma Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superuser a Istanbul.

“Abbiamo compiuto un enorme sforzo per implementare Phoenix in BU Med. Questo è stato uno sforzo del team, quindi vorrei ringraziare tutti coloro che sono stati coinvolti nella fase di sviluppo. Una volta che gli utenti saranno pienamente al passo con l'utilizzo di Phoenix in queste settimane, MyFreight verrà introdotto gradualmente ai clienti come il nuovo modo di effettuare prenotazioni con DFDS ", afferma Aslihan Tur - Supervisore software.

Oltre ai sistemi citati, GTMS sarà presto implementato anche per le operazioni di gate nel Terminal Pendik.


I nostri colleghi dell'ufficio di Yalova


I nostri colleghi dell'ufficio di Sète

Nuovo sistema di assistenza clienti da implementare nel supporto passeggeri e IT

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico e Martin Lange

Grandi notizie: tra qualche settimana verrà implementato un nuovo sistema omnicanale di assistenza clienti nel supporto passeggeri e IT. Omnichannel significa che invece di avere sistemi diversi per gestire le richieste dei clienti - ad esempio uno per telefono, uno per email e uno per chat - tutte le richieste verranno gestite in un sistema che può anche essere programmato per dare la priorità alle richieste in base alla configurazione la squadra vuole.

Thomas Møller, responsabile dell'interazione con i clienti presso BU Short Routes & Passenger, afferma: “È un enorme vantaggio per i nostri clienti e per noi che ora non dobbiamo passare da un sistema all'altro. Il nuovo sistema impedisce ai clienti di aspettare di essere serviti più a lungo del necessario e, in generale, riduce notevolmente i tempi di attesa, risparmiando tempo nel lavoro manuale. "

Il nuovo sistema, Puzzel, consente inoltre ai centri di assistenza clienti di cooperare a livello globale poiché le richieste dei clienti possono essere risposte e inoltrate da tutte le sedi.

Thomas afferma: “I clienti norvegesi saranno ancora serviti da consulenti di viaggio di lingua norvegese ma se il tempo di attesa supera un determinato periodo di tempo, al cliente verrà chiesto se desidera invece essere servito da un consulente di lingua inglese, che fisicamente potrebbe essere localizzato ovunque. Ciò significa anche che i nostri consulenti di viaggio avranno l'opportunità di migliorare le proprie competenze, sia per quanto riguarda le abilità linguistiche che le conoscenze sui nostri diversi percorsi. "

Il progetto è stato una collaborazione molto fluida e di successo tra Thomas Møller, Paolo Selvatico di Procurement, Peter Hoogendoorn di Business Development & Strategy, oltre a Martin Lange e Jan Svane dell'IT.

L'organizzazione Passeggeri avrà il pacchetto completo mentre il Supporto IT necessita solo di una versione leggera. Ma il sistema è molto flessibile e può essere ridimensionato in base alle esigenze.

Casper Puggaard, direttore vendite globali e assistenza clienti, afferma: “Siamo fiduciosi che questo è il miglior sistema per DFDS e che il prezzo è giusto. Innanzitutto, il supporto IT e passeggeri utilizzerà il sistema, ma può essere personalizzato per altri reparti di DFDS che lavorano con l'assistenza clienti. Quindi, se qualcuno è interessato all'implementazione del sistema o desidera semplicemente saperne di più, per favore contattami. "

"Un grande grazie a Thomas, Paolo, Peter, Martin e Jan per l'ottimo lavoro e la grande collaborazione!"

Omnichannel significa che invece di avere sistemi diversi per gestire le richieste dei clienti, tutte le richieste verranno gestite in un unico sistema.

 

I super utenti si allenano man mano che il software di vendita si avvicina

Il personale addetto alle vendite di Amsterdam-Newcastle si è riunito per un seminario a IJmuiden per continuare la formazione per il lancio del software di vendita al dettaglio LS

 

I nostri team di vendita a bordo svolgono un ruolo importante nel successo delle nostre rotte passeggeri e il lancio della piattaforma di vendita LS Retail è un aggiornamento molto importante per supportare le vendite. Con la rotta Newcastle – Amsterdam che si avvicina per andare in diretta, l'equipaggio è in cima.

A dicembre, 18 membri dell'equipaggio di King Seaways e Princess Seaways si sono riuniti a Ijmuiden per continuare la loro formazione per preparare le modifiche al sistema di vendita a bordo. Hanno anche incontrato altri super utenti del Canale e il Business Driver del Baltic Rokas Budrevicius, che sta aiutando con l'implementazione.

Andy Watkins, Business Driver per le rotte del Canale e per la rotta Amsterdam – Newcastle, afferma: “Quando ci prepariamo per un lancio, questo tipo di formazione è molto importante in modo che il nostro personale sia ben informato e preparato. I sistemi nuovi e migliorati aiutano il nostro personale a ottenere prestazioni migliori e migliora l'esperienza del cliente.

Dopo i tre giorni di seminari il gruppo poteva tornare da King e Princess per addestrare i loro colleghi a bordo ed erano ansiosi di farlo.

“C'è stata un'ottima atmosfera nel gruppo. Le persone si sono davvero adattate alla condivisione delle conoscenze e all'idea di essere una comunità che si aiuterà a vicenda ogni volta che qualcuno ha bisogno di supporto. È stato anche fantastico vedere come il gruppo ha aumentato la propria motivazione dalla prima formazione a settembre. Con questo atteggiamento e questo approccio, l'implementazione sarà un successo ", aggiunge Marianne Hagen e Michael Bergmann del team che implementa l'organizzazione Super User LS Retail.

Workshop d'assalto per eventi in Turchia

Il team Bosphorus del nostro centro di sviluppo IT in Turchia sta attualmente lavorando al progetto XMS, che è il software utilizzato dal terminal cross-dock di Arendal.
Il team ha identificato 15 moduli costituiti da varie funzionalità che l'app finale deve offrire al cliente. Lo sviluppo dei primi due moduli è già completato.

Jan Devrim, direttore del centro di sviluppo IT della Turchia, afferma: “Abbiamo invitato le parti interessate a un seminario di due giorni con l'intero team di sviluppo.
Per creare un modello di business che possiamo utilizzare durante lo sviluppo, abbiamo utilizzato il metodo basato su workshop, Event Storming. Implica la raccolta di tutte le parti interessate per allineare la comprensione del dominio aziendale e il problema in questione. Ciò si traduce in una soluzione che consente agli esperti del settore aziendale e agli esperti di tecnologia di raggiungere un accordo comune prima di sviluppare l'app.

Con l'aiuto di bigliettini e un gruppo entusiasta, abbiamo acquisito una visione delle operazioni del terminal e del deposito che stiamo cercando di modellare e abbiamo permesso agli esperti tecnici di comunicare in modo chiaro e trasparente. Insieme al proprietario del prodotto Jonas Granlund, abbiamo pianificato il progetto dall'inizio alla fine.

Il team e le parti interessate hanno soddisfatto le aspettative sull'immagine generale e sui flussi del progetto. Lo sviluppatore di software Ahmet Aydın ha anche condiviso una demo che mostra lo stato corrente dell'app esistente. Identificando il valore e la complessità del business per i 15 moduli, i partecipanti potrebbero concordare sul prodotto minimo indispensabile assoluto (MVP) che è una versione dell'app con le funzionalità sufficienti per consentire all'azienda di utilizzarla in modo vantaggioso e mira anche a raccogliere feedback per sviluppo futuro. È stato stabilito che i moduli di gestione delle attività e di magazzino definiscono l'MVP.

Era necessario un nuovo nome per la nostra applicazione con l'aggiunta del modulo magazzino e i partecipanti hanno scelto "Astrid".

I reparti di trasporto merci DIO e di logistica IT uniti semplificano i processi

I reparti di distribuzione merci DIO e IT unificati per i traghetti riducono la complessità e i ruoli sovrapposti. Man mano che alcuni ruoli scompaiono, stiamo cercando soluzioni per cinque colleghi.

 

Nel mese di settembre 2019, l'ufficio merci DIO e il team di gestione degli adempimenti IT della divisione Ferry si sono fusi in un unico dipartimento sotto la direzione di Michael Herbæk.

“Anche se tutti hanno fatto un ottimo lavoro e hanno lavorato duramente per ottenere risultati, la precedente struttura complicata rendeva difficile migliorare i processi. Pertanto, lo scopo della fusione era di ridurre la complicità per migliorare i nostri processi digitali e la capacità di fornire soluzioni migliori più rapidamente ", afferma Michael Herbæk, capo del dipartimento di Merci DIO e IT.

“Ora abbiamo avuto il tempo di valutare la struttura ottimale per il dipartimento e abbiamo identificato una serie di funzioni sovrapposte e opportunità per semplificare i nostri processi. Di conseguenza metteremo in atto una nuova struttura che segue quella introdotta in Logistica. Questa nuova struttura rafforza il ruolo di Product Owner e dedica i Product Owner a supportare obiettivi e capacità specifici. Siamo fiduciosi che questi cambiamenti ci aiuteranno a raggiungere gli obiettivi della fusione dei dipartimenti ", afferma Michael.

"Sfortunatamente, quei processi più snelli significheranno che alcuni ruoli scompariranno e questo purtroppo ridurrà la necessità di personale nel dipartimento di alcune posizioni."

"Le persone interessate sono tutti ottimi colleghi che hanno fatto un ottimo lavoro e quindi stiamo facendo del nostro meglio per cercare altre opportunità nell'organizzazione. Rimangono ancora cinque persone senza un ruolo nell'organizzazione e ora stiamo dialogando con loro e i loro rappresentanti sindacali per cercare altre soluzioni. I colleghi interessati stanno lavorando nel Regno Unito e in Olanda e, naturalmente, li supporteremo al meglio delle nostre capacità nel processo a venire se non è possibile trovare una soluzione in DFDS ", afferma Michael.

L'app DFDS si sta sviluppando a tutta velocità

In poco più di tre mesi, l'app DFDS ha avuto oltre 5.000 download per iOS (il sistema operativo mobile sviluppato da Apple Inc.). La versione Android, rilasciata il 24 ottobre, è stata scaricata più di 1.500 volte.

Hasan Ünal, Product Owner, Digital, afferma: “Nella nostra prima versione era disponibile solo la lingua inglese, ma recentemente abbiamo inviato un aggiornamento sia all'App Store che a Google Play Store, incluse sette nuove lingue supportate dall'app. Ora l'app DFDS può essere utilizzata anche in danese, norvegese, svedese, francese, tedesco, olandese e polacco. Insieme al marketing passeggeri, stiamo pianificando aggiornamenti per le lingue rimanenti che supportiamo su dfds.com a gennaio del prossimo anno. "

Finora, l'app DFDS è stata promossa solo ai clienti che viaggiano su Newcastle - Amsterdam e sulle nostre rotte del canale, poiché queste rotte sono per lo più prenotate da clienti di lingua inglese, ma ora il team estenderà la promozione ai clienti che hanno prenotato anche altre rotte .

"Abbiamo raccolto feedback molto utili dai nostri clienti e stiamo già migliorando e aggiungendo funzionalità all'app in base al feedback dei clienti ricevuto finora", afferma Hasan.

"Come indicato nei nostri KPI, la nostra app viene valutata con più di quattro stelle sia nel Google Play Store che nell'App Store di Apple, e continueremo a monitorare questa metrica per assicurarci di essere al passo e superare le aspettative dei nostri clienti “.

Il team sta attualmente lavorando al consolidamento di due app di trasporto merci DFDS nell'universo delle app di DFDS e allo stesso tempo ad aggiungere funzionalità per aumentare l'efficienza nei nostri terminali di trasporto.

Hasan afferma: "Abbiamo condotto test sugli utenti a Gand, Immingham, Dover, Dunkerque e Calais e raccolto informazioni preziose su come possiamo ridurre il tempo trascorso nei terminal DFDS dai conducenti di merci per un flusso più efficiente. Prevediamo di pubblicare il nostro primo aggiornamento con le funzionalità dei conducenti di merci già dal primo trimestre del prossimo anno. Quindi ci proponiamo di spostare i nostri utenti dall'app terminale all'app DFDS e di ritirare l'autorizzazione dall'app terminal entro il prossimo anno. "

L'app DFDS viene scaricata principalmente dalla fascia di età 25-34 seguita dalle fasce di età 35-44 e 45-55 e 69% dei nostri utenti di app sono maschi.

Test di utenti terminal Gand con autisti

CIO Gert Møller si ritira

Gert Møller si ritira dal ruolo di CIO in DFDS, e questa occasione sarà contrassegnata con un ricevimento il 19 dicembre dalle 15:00 alle 17:00 a DFDS House.

Nel nuovo anno, Gert Møller, CIO di DFDS, sarà molto più difficile da ottenere poiché viaggerà in Nuova Zelanda per due mesi con sua moglie Nina. Tuttavia, la sua assenza sarà effettivamente di natura più permanente, poiché si ritirerà dal suo ruolo di CIO alla DFDS alla fine del 2019, proprio come ha annunciato a marzo.

Siamo certi che un gran numero di partner, amici e colleghi coglieranno l'occasione per salutare Gert alla sua accoglienza d'addio giovedì 19 dicembre, il suo ultimo giorno con la compagnia. Tuttavia, potremmo aspettarci di vedere Gert di tanto in tanto in quanto non si accontenterà di fare solo fai-da-te in casa o altre attività legate alla pensione. "Farò un lavoro di consulenza, anche per DFDS, e ho già una serie di richieste. Sono stato nel ruolo del CIO per 17 anni e, a mio avviso, questo è troppo lungo, anche perché richiede una disponibilità 24 ore su 24. Pertanto, non vedo l'ora di avere un ruolo più "indipendente" in cui posso pianificare la mia giornata in modo più flessibile ", afferma Gert.

È richiesta la disponibilità 24 ore su 24 perché nessuna funzione è critica per il business quanto i nostri sistemi IT. Gert è responsabile di questi sistemi dal 2002, quando è arrivato a DFDS, o meglio quando è tornato a DFDS. Ma prima le cose.

Gert è cresciuto nella città di Aabenraa nello Jutland e si è laureato in ingegneria all'Università di Aalborg. Non c'erano dubbi sul fatto che avrebbe scelto questa strada dato che era un secchione tecnico quando era un adolescente nella misura in cui i suoi esperimenti nel suo laboratorio di casa avevano persino causato un'esplosione abbastanza grande da consentire alla polizia di interessarsi alla questione.

Tuttavia, Gert non ha funzionato a lungo con sostanze chimiche. Invece si è interessato all'IT, una scienza nuova ed emergente. Quindi dopo tre anni con la compagnia medica Novo, è stato impiegato come Responsabile dello sviluppo presso Transnordic nello Jutland nel 1986.

In Transnordic ha sviluppato il sistema logistico Cargolink per DFDS Transport nel 1988. È andato così bene che DFDS ha continuato a essere il suo più grande cliente fino al 1993, quando la direzione logistica di DFDS, Ole Frie e Ole Sehested, lo ha assunto come project manager IT. Ora lavorava per un'azienda che passava da 700 dipendenti a 9.000 in soli cinque anni perché il management continuava ad acquisire aziende. Ciò includeva l'enorme acquisizione della società Dan Transport, che costituiva una parte importante della divisione logistica di DFDS DFDS Transport.

Nel 2000, DSV ha rilevato anche DFDS Transport e Gert Møller. Dopo un anno come CIO presso DSV, è stato cacciato per il lavoro di CIO a Berendsen, un fornitore di servizi di manutenzione tessile, ecc. Rimase in contatto con DFDS, tuttavia, e quando Berendsen cambiò proprietario e le attività IT furono ridotte, Gert è stato chiesto di tornare a DFDS per unire i dipartimenti IT di passeggeri e merci in un reparto IT di gruppo con se stesso come CIO.

"Ero abituato alle aziende che stavano crescendo e acquisendo continuamente, quindi avevamo le strutture e i processi in atto quando abbiamo rilevato Norfolkline nel 2010", afferma Gert.

Nell'IT, molto è rimasto lo stesso. Tuttavia, lo sviluppo digitale che è arrivato a DFDS con Sophie-Kim Chapman è stato un'educazione. La sua visione rigorosa delle cose rispecchia quella dei clienti e mi ha insegnato molto ", afferma Gert.

Grazie da Torben
“Sono estremamente lieto di aver avuto Gert con noi durante i periodi in cui il reparto IT si è sviluppato rapidamente, sia in termini di complessità che in termini di numero di attività. Compiti come lo sviluppo di Phoenix, Velocity, Seabook e innumerevoli altri sistemi core complessi insieme a nuovi strumenti digitali.

“Siamo stati fortunati ad avere un manager così abile, esperto e profondamente impegnato come Gert al timone per garantire che l'IT sia rimasto uno degli strumenti più importanti per spingere l'azienda in futuro. Inoltre, l'entusiasmo di Gert per DFDS e lo staff ha ispirato tutti noi ”, afferma Torben Carlsen.

“Ringrazio vivamente Gert per il suo impareggiabile contributo a DFDS e gli auguro un grande momento come consulente più indipendente. Spero anche che potrà godere di più tempo in barca a vela e con i suoi numerosi altri interessi. ”

Dati anagrafici, passeggeri, acquisti e IT collaborano alla gestione dei dati anagrafici

Andy Watkins, Lukasz Jędrzejek, Pernille Hüls Dyrmose e Torben Ødegaard

Più di tre anni fa, Group Procurement ha iniziato a lavorare a stretto contatto con il team Master Data a Poznań per garantire la centralizzazione del lavoro di creazione e manutenzione dei prodotti acquistati attraverso i sistemi di approvvigionamento DFDS.

Pernille Hüls Dyrmose, vicepresidente, Group Procurement, afferma: “Nel corso degli anni, Group Procurement ha avuto il piacere di ospitare colleghi del team Master Data distaccati a Copenaghen, e durante questi periodi hanno acquisito preziose conoscenze su come lavoriamo con il master dati su DFDS. Ad esempio, abbiamo trasferito la piena responsabilità per la gestione dei dati anagrafici per le quattro navi da crociera e tutti gli articoli di Sertica, il nostro sistema di manutenzione e approvvigionamento, al team di dati anagrafici di Poznań. "

Con il futuro lancio del commercio al dettaglio LS (il nostro sistema di vendita per la gestione delle vendite in negozi, bar e ristoranti e lo stock a bordo dei nostri traghetti passeggeri) per l'intera flotta, Pearl, Crown, King e Princess saranno le ultime navi a ottenere LS Retail per gestire tutti gli articoli di vendita a bordo.

Pernille afferma: “Dopo questo, tutte le navi passeggeri che operano sul Canale e nei Paesi Baltici, nonché le nostre rotte da crociera che navigano tra Copenaghen - Oslo e Amsterdam - Newcastle acquisteranno articoli attraverso lo stesso sistema. Questo set-up supporta il fatto che abbiamo trasferito la completa responsabilità dei dati di prodotto in LS Retail a Poznań e, di conseguenza, i dipartimenti Passeggeri e Procurement sperimenteranno un approccio molto semplificato ai dati e la trasparenza richiesta in tutta la flotta, quindi consentire la leva della scala. "

L'attenzione si concentra su strutture ad albero dei prodotti allineate, convenzioni di denominazione allineate, un processo e un reparto. Pernille afferma: "In questo modo, possiamo garantire che diventeremo più efficienti e basati sui dati nelle nostre decisioni e negoziazioni".

Lukasz Jędrzejek, Team Leader, Master Data, è stato in viaggio con Group Procurement sin dall'inizio. Dice: “L'unico modo per garantire dati di alta qualità è centralizzarli in un unico posto. Grazie al grande coinvolgimento e supporto dei colleghi negli acquisti di gruppo, passeggeri e IT, possiamo integrare i processi di vendita al dettaglio LS per i prodotti e utilizzare il dipartimento Master Data di Poznań come punto centrale naturale per la manutenzione dei dati. "

Andy Watkins, Business Development Manager, BU Short Routes & Passenger, afferma: “La centralizzazione della gestione dei database LS Retail nel team Master Data offrirà una serie di vantaggi per i nostri manager di categoria e l'equipaggio a bordo delle nostre navi. L'integrità dei dati ha un grande impatto sulla nostra capacità di gestire le attività di vendita al dettaglio e di catering, in quanto i prodotti o le promozioni impostati in modo errato impediscono ai nostri equipaggi di offrire una grande esperienza del cliente a tutti i nostri passeggeri. "

L'IT svolge un ruolo importante nel processo. Torben Ødegaard dell'IT, Pax Fulfillment, afferma: “La centralizzazione della manutenzione dei dati anagrafici su un'unità è una parte importante della creazione di un Retail LS per l'intera flotta di passeggeri DFDS. Ciò garantirà una configurazione comune e più snella e renderà la vita più semplice per tutti noi. In futuro ci consentirà anche di aggiungere ulteriori informazioni preziose al nostro set di dati e quindi nuove funzionalità alla piattaforma LS Retail. "

Pernille conclude: “Questo progetto coinvolge colleghi di Master Data, Passenger, IT e Procurement, ed è stato un piacere sperimentare una collaborazione così grande in diversi dipartimenti. Non vedo l'ora di continuare la collaborazione.

Impostazione DFDS Direct completamente in atto

La collaborazione tra logistica, digitale e IT, che costituisce DFDS Direct. Da sinistra: Riccardo Cereser (digitale), Gabriella Simon (IT), Ignas Bagdonas (IT, esterno), Christian Jess (IT), Tynan Debold (IT, esterno), Casper Michaelsen (IT), Gauvain Haulot (DFDS Direct), Valdemar Warburg (BU Nordic), Rebecca Colvin (DFDS Direct), Rasmus Pedersen (Smart Data), Henrik Killander (DFDS Direct) e Baran Ozan (DFDS Direct)

 

Alcuni mesi fa, abbiamo condiviso le notizie di prende forma un nuovo dipartimento DFDS Direct. Il team guidato da Gauvain Haulot costruirà il business digitale all'interno della divisione logistica in linea con gli obiettivi strategici del pilastro B. di Win23

A tal fine, il team ha diverse priorità principali.
• Promuovere l'adozione degli attuali servizi di prenotazione digitale e post-prenotazione da parte dei nostri clienti esistenti.
• Distribuire e sviluppare preventivi automatici in stretta collaborazione con Smart Data.
• Migliorare la proposta di valore digitale con prodotti a prezzo istantaneo per i nostri clienti esistenti.
• Ridimensionare la proposta di valore digitale per i nuovi clienti.

Questi mirano a supportare il business e, aggiungendo nuovi flussi di entrate online, digitalizzando allo stesso tempo il modo di fare business e aumentando l'efficienza operativa, ad esempio aiutando a vendere sequenze vuote.

Il team è veramente interfunzionale ed è una collaborazione tra Logistics, IT e Digital: Gauvain e il suo team (Henrik, Rebecca e Baran) fanno rapporto a Valdemar Warburg, vicepresidente e capo della BU Nordic. Rasmus e Riccardo fanno parte del dipartimento digitale di Sophie-Kim Chapman, mentre i colleghi IT (Gabriella, Casper, Christian e gli sviluppatori esterni) fanno parte dell'IT.

DFDS Direct collaborerà inoltre a stretto contatto con il team di Quotazioni automatizzate di Smart Data e Sarah Holloway di Logistics, poiché hanno creato e stanno migliorando il motore dei prezzi & #8211; una delle funzionalità principali di DFDS Direct.

Diamo il benvenuto a tre nuovi membri del team

Rebecca Colvin, responsabile delle operazioni. Rebecca ha quasi 10 anni di esperienza con DFDS Logistics, di cui oltre la metà come responsabile del percorso a Immingham e poi a Vlaardingen. Garantirà una stretta collaborazione con gli uffici di logistica e una perfetta integrazione degli strumenti digitali nelle operazioni quotidiane.

Henrik Killander, responsabile sviluppo commerciale e marketing. Henrik è in DFDS da quattro anni come responsabile marketing. Nel nuovo ruolo sfrutterà la sua conoscenza del business digitale e del marketing all'avanguardia.

Baran Ozan, Business and Data Analyst, che supporterà DFDS Direct con l'analisi dei dati per prendere decisioni informate e basate sui dati. Baran si è appena laureato alla CBS in finanza e contabilità.

Gauvain Haulot, direttore di DFDS Direct, afferma: “Affrontiamo questa grande sfida con umiltà. È un nuovo inizio per questa ambizione che abbiamo per lo sviluppo del business online nella logistica e non vediamo l'ora di collaborare da vicino con i nostri colleghi di logistica. Abbiamo preparato bene e assemblato il team e stiamo anche imparando molto man mano che progrediamo ”.

Valdemar Warburg, vicepresidente e capo della BU Nordic, afferma: “Accolgo con favore i nostri colleghi, sia nuovi che in transizione verso la logistica! DFDS Direct è molto più di una piattaforma di prenotazione online. È il modo in cui interagiamo con i nostri clienti e automatizziamo i nostri processi. E mentre ora abbiamo un team di supporto forte, esperto e dedicato, noi della Divisione Logistica siamo quelli che implementeranno le modifiche, mentre trasformeremo le nostre attività di prenotazione, post-prenotazione e vendita a pronti nei prossimi mesi. "

Centro di sviluppo IT La Turchia sviluppa un nuovo strumento

Le aziende di logistica e spedizione stanno creando molti documenti di trasporto di cui i clienti non sono a conoscenza. Questi documenti vengono trasportati insieme al carico e forniscono dettagli sulla spedizione e sulla dogana, nonché informazioni sullo stoccaggio.

Tuttavia, la gestione dei documenti di trasporto fisico richiede tempo. Richiede molto lavoro manuale ed è inefficiente, il tempo viene perso e si verificano errori. Inoltre occupa molto spazio per archiviare documenti fisici e ci vuole tempo per ritrovarli.

Per Hjelmström, responsabile dello sviluppo dei processi, afferma: “In una fruttuosa collaborazione tra DLC Arendal e il team Bosphorus del centro di sviluppo IT di Istanbul, abbiamo sviluppato una soluzione di scansione dei documenti. Si concentra sulla versione cross-dock di GTMS (General Terminal Management System), XMS, che è il software utilizzato dal terminale cross-dock di Arendal. Qui, i prodotti di un fornitore o di un produttore vengono distribuiti attraverso un dock in entrata e quindi trasportati direttamente al dock di trasporto in uscita con tempi di gestione o di stoccaggio minimi o nulli. "

L'obiettivo è gestire i documenti solo una volta, ovvero quando vengono acquisiti e archiviati in un formato digitale nel cloud. Il sistema si occupa di tutto il resto. Quando i documenti sono digitalizzati, sono ricercabili, accessibili e facilmente condivisibili internamente o con i nostri clienti tramite link. Stiamo inoltre pianificando di rendere i documenti disponibili per i clienti tramite un portale web. In questo modo, possiamo aumentare la nostra trasparenza e fornire ai nostri clienti servizi più rapidi.

Lo sviluppatore del Team Bosphorus a Istanbul, Anıl Taşçı, afferma: “Questa soluzione è stata il primo modulo sviluppato per l'XMS (X-dock Management System) ed è il primo passo nel nostro percorso di trasformazione digitale ad Arendal. Soddisfa la necessità di trasformazione digitale e archiviazione digitale di documenti cartacei. Due funzionalità principali specifiche sono la suddivisione e l'unione dei documenti PDF, che è il formato più comune per la conservazione e la condivisione di documenti digitali, ed è supportato da quasi tutti gli scanner, i browser e i dispositivi mobili di oggi. ”

Questo modo di gestire i documenti ha portato a miglioramenti della qualità per i nostri clienti e un processo in uscita snello ed più efficiente in cui le fonti di errori sono state significativamente ridotte.

La gestione dei documenti digitali è un prerequisito per l'ulteriore digitalizzazione del dock X-Arendal, con l'obiettivo di semplificare le operazioni e fornire servizi X-dock trasparenti di qualità eccellente ai nostri clienti.


Con XMS, puoi caricare documenti di trasporto. Quando i documenti vengono caricati, sono ricercabili, accessibili e facilmente condivisibili internamente o con i nostri clienti tramite link.

Il team di Istanbul si unisce al supporto per l'integrazione

Tre sviluppatori del team di integrazione di Istanbul si sono ora uniti alla rotazione di EDI e supporto per l'integrazione. Da sinistra: Haluk Iltas, Yusuf Tezcan e Kemal Teke

 

DFDS continua a raccogliere sedi in un'azienda completamente unificata. L'esempio più recente di ciò è l'aggiunta del nostro ufficio di Istanbul ai team di supporto EDI (Electronic Data Interchange) e Integration, che gestiscono una grande varietà di ticket di richiesta da tutta l'organizzazione. Molte parti dell'azienda fanno affidamento su questo supporto, tra cui logistica, traghetto, finanza, Sertica, proprietari di prodotti e risorse umane.

Per rafforzare la funzione, tre sviluppatori del team di integrazione turca, Haluk Iltas, Yusuf Tezcan e Kemal Teke, hanno ora aderito alla rotazione nel supporto EDI e integrazione, aggiungendo Istanbul come terza sede per questa funzione insieme a Vlaardingen e Copenaghen.

Gli sviluppatori hanno iniziato a gestire il supporto nella settimana 42 con lo sviluppatore dell'integrazione Jan Kierstein sul posto per assistere e addestrarli in tutte le diverse richieste di supporto. Il trio avrà compiti di supporto, spesso nelle prime settimane per acquisire rapidamente esperienza, con supporto di backup dedicato da colleghi a Copenaghen e Vlaardingen.

Jan dice: "Abbiamo esaminato tutti i ticket di Topdesk per il supporto EDI, gestendo avvisi interni, e-mail da parti esterne, utenti interni, ecc. Anche se hanno gestito una grande varietà di richieste di supporto, molto probabilmente arriverà nel tempo. La gestione del supporto EDI / integrazione è un'opportunità per esaminare molte soluzioni e configurazioni diverse, interagire con molte parti diverse e conoscere meglio tutti i sistemi di DFDS. I problemi affrontati possono essere informazioni tecniche, operative, erroneamente inserite, problemi di rete, problemi con parti esterne e molto altro. "

Dopo le settimane iniziali di supporto, il supporto EDI / integrazione verrà gestito a rotazione da:
Bent Christensen, Vlaardingen
Frans Faneker, Vlaardingen
Haluk Iltas, Istanbul
Yusuf Tezcan, Istanbul
Kemal Teke, Istanbul
Rajesh (waran) Kalaiselvan, Copenaghen
Mikael Lund, Copenaghen
Thor Fischer-Olsen, Copenaghen
Jan Kierstein (Hansen), Copenaghen
John Andersen, Copenaghen

Stato mensile EPR: progetto in corso

Il progetto ERP (Enterprise Resource Planning) è attualmente in linea con il piano.

Luisa Bæk Lund, Project Manager IT, afferma: “Durante gli ultimi due mesi, abbiamo partecipato a più di 20 workshop durante la fase di progettazione. Inoltre, un piano di lancio rivisto è stato approvato da tutti i responsabili finanziari e dal proprietario del programma, Jesper Mikkelsen Heilbuth, vicepresidente. Infine, è stato programmato un tour di formazione e formazione sulla gestione del cambiamento con la prima tappa a Poznań questa settimana. ”

Da oggi, ogni mese un breve stato sul progetto ERP sarà condiviso sulla pagina del progetto ERP sul Bridge.
Lo stato copre gli aggiornamenti su:
- Stato generale del progetto e progressi (di Luisa Bæk Lund, direttore generale del progetto)
- Stato finanziario (di Vinothkrishna Rangamani, Project Manager finanziario)
- Infrastruttura e integrazione (di Sunil Behera, Technical Solution Architect)
- Stato delle risorse umane (di Jørgen Svare, Project Manager del modulo Risorse umane)
- Modulo Procurement (di Mona Todnem, Project Manager del modulo Procurement).

"Il team di gestione del programma spera che ciò creerà maggiore trasparenza attorno al progetto ERP e lo considera un ottimo modo per condividere la quantità di lavoro e sforzo che viene svolto dai lead track e dai membri del progetto", afferma Luisa.

BU Med vince il premio "The Coolest Agile Board"

Ieri, il 24 ottobre, BU Med è stata tra gli sponsor dell'Agile Turkey Summit, il più grande evento Agile in Turchia che ha riunito gli appassionati Agile di tutto il paese. Il team Oxygen era tra i colleghi della BU Med che hanno partecipato al summit dove hanno vinto il premio "The Coolest Agile Board".

Il team che sviluppa app e sistemi mobili ha partecipato al summit per condividere il modo in cui sono agili e ha messo in mostra la propria scheda agile autoprogettata. Il consiglio è stato così ben accolto che è stato premiato con il titolo "Il consiglio agile più cool" nel concorso indetto dal comitato agile turco su Twitter.

Hakan Adıgüzel, Scrum Master, afferma: “La nostra agile board mantiene tutto ciò che riguarda un progetto visibile a tutti. Conoscevamo già il valore che apporta al team, ma è fantastico che anche altri appassionati di Agile lo riconoscano. "

Volkan Biçer, Lead Developer, afferma: “La trasparenza è la cosa più importante nel team. La tavola agile è il pezzo più grande di questo puzzle. "


La pluripremiata tavola agile del team Oxygen

Ayşe Bilgin, UX Designer, afferma: “Il design racconta molto delle operazioni di trasporto di DFDS. Alla lavagna; iniziamo con un magazzino pieno di scatole chiamato "PBI's". Quindi le scatole vengono caricate in un camion e trasportate su una nave DFDS. Il camion rappresenta la parte DA FARE e la nave DFDS che naviga verso un altro porto rappresenta IN CORSO. Nella parte finale, vediamo alcuni rimorchi che sono pronti a raccogliere, e si chiama FATTO. Abbiamo aggiunto uno scheletro di dinosauro e fossili nella parte inferiore, solo per divertimento. E c'è anche una visione sottomarina per rappresentare la nostra curiosità, passione e meraviglia per il lavoro che facciamo. Il nostro consiglio ci motiva. Siamo molto contenti che abbia vinto la migliore tavola agile nel 2019 in Turchia. ”

Fai attenzione allo spoofing!

Sappiamo tutti del phishing e probabilmente abbiamo ricevuto alcune e-mail di phishing noi stessi, con un aspetto più o meno professionale. Ora l'IT ci sta chiedendo di essere consapevoli dello spoofing, poiché almeno un dipendente ha ricevuto un'e-mail apparentemente da Niels Smedegaard.

Gert Møller, CIO, afferma: "Questo tipo di truffa è abbastanza normale e va sotto il nome di" spoofing ", che è quando un criminale finge di essere qualcun altro. Ora, questo criminale non ha fatto i compiti, ma presto scopriranno che avrebbero dovuto usare il nome di Torben.
Non c'è nulla che l'IT possa fare al riguardo oltre a bloccare l'indirizzo e-mail. Tuttavia, poi lo cambiano e continua. Quindi invitiamo tutti a stare molto attenti e a non cadere nella trappola. "

Questo è un esempio di come può apparire un'e-mail di spoofing:

 

Buongiorno Geert, come stai?

Attualmente sto finalizzando un'operazione ad alta priorità per il gruppo, in merito a un'offerta per l'acquisizione di una società estera.

Gli uffici degli avvocati Baker e McKenzie incaricati di questo accordo, mi hanno appena avvisato, di non trattare questo caso dalla sede centrale e di utilizzare una filiale estera per evitare perdite e scambi di informazioni privilegiate.
Ti fornirò maggiori dettagli più avanti al riguardo.

Pertanto, ho scelto te per supervisionare questa operazione con il mio avvocato Daniel Fesler (di Baker e McKenzie) e me stesso.
Nessun altro, tranne noi tre, deve essere informato in questo momento.

Come primo passo, Geert, non appena ricevi questo messaggio, inviami immediatamente il flusso di cassa disponibile oggi (estratti bancari) dei nostri conti bancari in Belgio, in modo da poterlo inoltrare al mio avvocato.
Dammi anche un altro numero di telefono dove ti senti a tuo agio a parlare con lui.

Non appena avrò ricevuto entrambe le informazioni, ti invierò ulteriori istruzioni per la giornata.

Med venlig hilsen / Cordiali saluti,

Niels Smedegaard