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Logistics Finland intégré dans le paysage informatique

Comme nous avons signalé plus tôt, nous avons commencé à intégrer les bureaux de Freeco Logistics (maintenant DFDS Finland), à Turku, Vantaa et Tallinn dans le paysage informatique principal de DFDS vers la fin de 2019. Et comme prévu, tous les utilisateurs ont migré vers le DFDS Active Directory et le domaine au cours du premier trimestre 2020, tandis que Velocity, Visma et CapNordic ont été mis en ligne le 1er mai.

«Une partie essentielle de toutes les intégrations consiste à visiter les sites, à évaluer les processus métier, à effectuer une analyse des lacunes, des contrôles de sécurité informatique et une formation sur site. Et le soutien en direct sur site est particulièrement important pour aider tous les nouveaux utilisateurs à relever les défis quotidiens de l'adaptation aux nouvelles applications. Même si la situation COVID-19 a empêché les gens de voyager, nous avons achevé l'intégration de Freeco Logistics dans la famille DFDS comme prévu. Le mantra était «Si nous voyons un problème, nous le résolvons». En fait, tous les comportements DFDS ont été encapsulés dans cette intégration », explique Chris Coughlin au nom de l'équipe de mise en œuvre.

La formation en ligne
En utilisant MS Teams et en ayant de nouveaux utilisateurs avec un état d'esprit très positif, il a été possible de mener des sessions de formation en ligne sur Velocity, CapNordic et Visma, et les utilisateurs de Freeco utilisent désormais tous les applications.

Soutien
Les opérations quotidiennes sont actuellement prises en charge virtuellement via des équipes MS, Velocity étant pris en charge par Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley et Chris Coughlin.

Pour les tâches financières, Visma et CapNordic sont soutenues par Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok et Lene Frydenberg.

Paulius Kryzevicius a fourni le support informatique et infrastructure.

«En plus de l'intégration du système, nous migrons également la plupart des tâches financières vers le Financial Shared Service Center (FSC) de Poznań. Pourquoi ne pas tuer deux oiseaux avec une pierre? " Dit Jeppe. «Maintenant, une semaine après le lancement virtuel, tout s'est déroulé comme prévu. Les principales applications DFDS sont en cours d'utilisation et tous les utilisateurs et supporteurs d'applications sont en dialogue virtuel constant via les équipes MS ou Skype. Ce n'est pas la même chose que d'être sur place avec une communication en face à face, mais cela fonctionne. »

Processus d'apprentissage
«Bien sûr, cela a été un processus d'apprentissage pour tout le monde, mais les objectifs ont été atteints et les systèmes informatiques DFDS sont mis en œuvre avec succès dans deux pays différents à distance. Vraiment fier de toutes les équipes impliquées et peut-être que certaines parties du processus seront considérées comme de nouvelles routines dans les futures implémentations de DFDS », a déclaré Timo Ruusunen, MD DFDS Logistics Finland.

Un succès de la coopération
Valdemar Warburg, vice-président de BU Nordic, déclare: «Je tiens à remercier chaleureusement toutes les personnes impliquées. La mise en service à distance est une tâche nouvelle et très difficile, mais l'excellente coopération entre les fonctions commerciales, informatiques, financières et autres fonctions de support a démontré les capacités de DFDS. Sans vos attitudes positives et votre détermination à faire en sorte que cela fonctionne, malgré les circonstances, cela n'aurait pas été possible. »

Un merci spécial va aux équipes de Poznań, telles que Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP ) et d'autres. Merci également au personnel local des finances - Marianne Peltola, Aili Metsamaa et Liina Kalam, qui apprennent ces nouvelles applications financières tout en migrant les tâches vers le FSC. Et à Mikko Viholainen à Turku, pour son aide dans la coordination du site pour toutes les tâches opérationnelles.

L'équipe d'intégration
De DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (coordinateur de la mise en œuvre), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

De: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Phoenix implémenté dans BU Med

La mise en œuvre de Phoenix et MyFreight est maintenant terminée dans tous les anciens sites Ro-Ro de l'ONU

Comme nous l'avons partagé en février, l'équipe informatique de Ferry, soutenue par les flux de travail du numérique, de la BI et des entreprises locales, a été occupée par l'un de ses plus grands projets à ce jour: mettre en œuvre des systèmes DFDS dans BU Med. Des emplacements ont été ajoutés au réseau de systèmes toutes les deux semaines au cours du premier trimestre de 2020. Nous sommes maintenant heureux d'annoncer que la première phase de mise en œuvre est terminée légèrement plus tôt que prévu.

Les flux de travail du projet, l'équipe de mise en œuvre et l'entreprise locale ont tous fait un travail fantastique pour livrer le projet à temps. Cela signifie que tous les anciens Ro-Ro de l'ONU les endroits ont maintenant Phoenix (our système informatique de base pour le fret) et MyFreight (oportail de réservation en ligne pour les clients fret) systèmes ainsi que les fonctionnalités ultérieures telles que les rapports BI.  

Veuillez voir ci-dessous un aperçu de l'état du projet:

Lars Hoffman, vice-président et chef de BU Méditerranée, déclare: «Il est vital de s'aligner avec le reste de DFDS, nous sommes donc heureux d'avoir enfin Phoenix sur la plupart de nos sites. Il offre une meilleure vue d'ensemble de l'entreprise et nous permet d'utiliser Tableau.

«Merci particulièrement à Sara Ryden et à son équipe Phoenix, qui ont passé plusieurs semaines en Turquie à travailler sur la mise en œuvre. Nous devons maintenant implémenter Phoenix à Trieste et Tunis dès que nous pourrons voyager à nouveau en complétant la première étape et améliorer considérablement notre communication et la qualité des données ainsi que standardiser les processus sur les routes, comme il l'a fait sur les routes précédemment mises en œuvre. »

En outre, il est prévu d'étendre la mise en œuvre initiale des itinéraires intermodaux en s'intégrant aux fournisseurs de trains et en offrant des capacités de réservation et de suivi et de traçage à nos clients.

Rune Keldsen, EVP et CTO, déclare: «Ce grand projet est une étape importante liée à la collaboration au sein du groupe DFDS. Des entreprises situées dans différents pays ont travaillé en étroite collaboration avec nos équipes informatiques situées à Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen et Copenhague. Le succès de cette mise en œuvre montre à quel point il est bénéfique lorsque nous unissons les différentes compétences et cultures que nous avons dans le groupe, peu importe l'endroit. »

Michael Herbæk, Freight Ferry DIO, déclare: «Il s'agit de la plus grande mise en œuvre de Phoenix jamais réalisée, et même si nos collègues de BU Med étaient vraiment disposés à s'adapter aux processus DFDS Ferry pris en charge par nos systèmes, beaucoup de développement pour soutenir les services juridiques et locaux des tâches «indispensables» étaient nécessaires. Par exemple, 42 nouveaux liens EDI (échange électronique de données) ont été créés pour communiquer avec les banques, les autorités et d'autres parties prenantes. En plus de cela, un module séparé pour le traitement du dédouanement entre la Turquie et l'Europe a été développé permettant de s'adapter aux demandes douanières d'autres pays. Le cas échéant, MyFreight et les API sous-jacentes ont également été développés pour prendre en charge BU Med.

«Dernier point mais non le moindre, de nombreuses heures ont été consacrées aux différents sites pour soutenir la mise en ligne, et ici un merci spécial à ceux des secteurs d'activité en dehors de BU Med qui ont affecté certains de leurs principaux membres du personnel local pour aider pendant la beaucoup vont vivre des périodes. Un grand merci à toutes les personnes impliquées, vous pouvez tous être fiers d'avoir participé à cette mise en œuvre réussie de Phoenix ».

Le projet de mise en œuvre est désormais officiellement clôturé et les futures demandes de développement seront traitées avec les demandes provenant d'autres secteurs de l'entreprise.

Phoenix implémenté sur Sète-Yalova

Nos collègues travaillant sur l'intégration informatique et numérique de nos bureaux méditerranéens dans le réseau DFDS

Après des mois de travail dévoué tant des équipes de développement que des bureaux locaux apprenant les nouvelles façons de travailler, Phoenix, notre système informatique de base pour le fret, a été mis en service sur la route Sète-Yalova et la route inverse les 22 et 23 janvier. . Il s'agit de la première route Ro-Ro de l'ex-ONU à passer au nouveau système de réservation en BU Méditerranée. D'autres itinéraires suivront dans les prochains mois.

Cela marque une étape importante dans l'intégration informatique et numérique de nos bureaux méditerranéens dans le réseau DFDS ainsi qu'une contribution au pilier B de la stratégie Win23. La mise en service réussie a nécessité un grand effort de préparation par les équipes de Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Site Web et Marketing ainsi que la précieuse contribution de nos bureaux de Sète, Yalova et Istanbul afin de proposer des solutions intelligentes sous la coordination de Michael Herbaek et Attila Gulyas en tant que chefs de projet.

«Comme pour tout projet comme celui-ci, le processus de mise en œuvre n'a pas été sans défis, mais ceux-ci ont été gérés efficacement grâce à des efforts de coordination proactifs et à des solutions rapides par l'équipe.» dit Daniel Capes, chef d'équipe FM.

«Nos équipes de superutilisateurs, d'analystes système et de développeurs ont été déployées sur trois sites en étroite coordination tout au long de la journée, en collaboration avec nos collègues de Sète, Yalova et Istanbul pour tout préparer pour les départs. Nous sommes reconnaissants du travail acharné de toutes les personnes impliquées. » explique Sara Ryden - Product Owner Phoenix, BU MED.

Phoenix sera implémenté sur d'autres routes 
Cette première mise en service n'est que le début de la feuille de route d'implémentation numérique et informatique dans la BU Méditerranée. Phoenix sera introduit presque toutes les deux semaines sur de nouvelles routes et l'ensemble du processus devrait être achevé fin mars.

«Nous sommes heureux que le premier lancement ait été un succès et nous sommes impatients d'offrir à nos clients et collègues de la Méditerranée une expérience numérique améliorée.» déclare Lars Hoffman, vice-président et chef de l'unité commerciale Méditerranée.

Alignement avec le reste de DFDS
«Certains des effets positifs du nouveau système commencent déjà à se manifester, alors qu'il n'en est encore qu'à ses débuts, nous pouvons certainement affirmer qu'il y aura des gains d'efficacité significatifs en alignant les processus des systèmes avec le reste du DFDS», explique Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superutilisateur à Istanbul.

«Nous avons déployé d'énormes efforts pour implémenter Phoenix dans BU Med. Il s'agissait d'un travail d'équipe, je voudrais donc remercier tous ceux qui ont participé à la phase de développement. Une fois que les utilisateurs auront pleinement utilisé Phoenix au cours de ces semaines, MyFreight sera progressivement présenté aux clients comme la nouvelle façon de faire des réservations avec DFDS », explique Aslihan Tur - Software Supervisor.

Outre les systèmes mentionnés, GTMS sera également bientôt implémenté pour les opérations de porte dans Pendik Terminal.


Nos collègues du bureau de Yalova


Nos collègues du bureau de Sète

Un nouveau système de service à la clientèle sera mis en œuvre dans le soutien aux passagers et aux TI

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico et Martin Lange

Bonne nouvelle: dans quelques semaines, un nouveau système de service client omnicanal sera implémenté en Passenger et IT Support. Omnicanal signifie qu'au lieu d'avoir différents systèmes pour gérer les demandes des clients - par exemple un pour le téléphone, un pour l'e-mail et un pour le chat - toutes les demandes seront traitées dans un système qui peut même être programmé pour hiérarchiser les demandes en fonction de la configuration l'équipe veut.

Thomas Møller, responsable de l'interaction client chez BU Short Routes & Passenger, déclare: «C'est un énorme avantage pour nos clients et pour nous de ne plus avoir à basculer entre différents systèmes. Le nouveau système évite aux clients d'attendre pour être servi plus longtemps que nécessaire et, en général, il réduit considérablement le temps d'attente car nous économisons du temps sur le travail manuel. »

Le nouveau système, Puzzel, permet également aux centres de service à la clientèle de coopérer à l'échelle mondiale, car les demandes des clients peuvent être répondues et transmises par tous les sites.

Thomas déclare: «Les clients norvégiens seront toujours servis par des consultants en voyages norvégiens, mais si le temps d'attente dépasse une certaine période de temps, il sera demandé au client s'il souhaite plutôt être servi par un consultant anglophone, qui physiquement pourrait être situé n'importe où. Cela signifie également que nos conseillers en voyages auront la possibilité de mettre à niveau leurs compétences, tant en ce qui concerne les compétences linguistiques que les connaissances sur nos différents itinéraires. »

Le projet a été une coopération très fluide et réussie entre Thomas Møller, Paolo Selvatico des achats, Peter Hoogendoorn du développement commercial et de la stratégie, ainsi que Martin Lange et Jan Svane des TI.

L'organisation Passagers aura le package complet tandis que le support informatique n'a besoin que d'une version allégée. Mais le système est très flexible et peut être adapté en fonction des besoins.

Casper Puggaard, directeur des ventes mondiales et du service client, déclare: «Nous sommes convaincus qu'il s'agit du meilleur système pour DFDS et que le prix est juste. Pour commencer, les passagers et le support informatique utiliseront le système, mais il peut être personnalisé pour d'autres services de DFDS qui travaillent avec le service client. Donc, si quelqu'un souhaite mettre en œuvre le système ou veut simplement en savoir plus, contactez-moi. »

"Un grand merci à Thomas, Paolo, Peter, Martin et Jan pour leur excellent travail et leur grande coopération!"

Omnicanal signifie qu'au lieu d'avoir différents systèmes pour gérer les demandes des clients, toutes les demandes seront traitées dans un seul système.

 

Microsoft D365 doit être évalué en tant que système pour la nouvelle plate-forme ERP

Mikkel Groth-Andersen

As we have previously announced, DFDS is about to introduce a so-called ERP platform, which will replace major systems such as Visma and CapNordic in Finance. It will also be our new HR platform and our new indirect procurement platform – and is probably our largest IT project so far, affecting just about everyone at DFDS.

In April, the ERP project group announced that the new solution for an ERP platform, Microsoft D365, had finally been chosen after more than a year’s hard work.

Clarification phase
The clarification phase began right after the new system had been chosen. “We are now well into the clarification phase of the project. The purpose of this phase has been to understand if D365 can meet all our business and IT requirements – more than 500 in total,” says Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager CISO.

You will soon be heard
“Business will be thoroughly heard in the design phase, but we have not settled on any particular way to form our data model or dimensioning of the system yet. Although we are all very eager to proceed to the design phase, we have to be very patient, so that we are certain that we understand the new system and its capabilities and possibilities so that we can stick to the overall strategy of standard solutions for the absolute majority of functionalities.”

27 June
“On 27 June, we will decide If we still believe that D365 is the best choice for a future ERP platform. If we decide that it is, we will sign the Microsoft license agreement and confirm the contract that we have previously signed with Columbus, which is the consultancy company that shall assist us with the implementation,” says Mikkel.

Insights and design sessions
In the autumn, all business areas will be invited for insights and design wishes sessions.
“We want to make sure that we are all on the same page regarding what we plan to build so Visma and CapNordic are successfully replaced. We also need to prepare for future ways of doing business when we design processes and data modelling. After the first implementation phase, there will be a phase 2 in which we will focus more on creating new processes and supporting functionalities.”

Future communications initiatives
There has been a strong wish to get more information.
Mikkel says: “We will address this wish by having quarterly townhall meetings in both Poznan and Copenhagen where we will give a general update on the progress. We will also create a new meeting format for VP and Directors, where we will discuss strategy and functional areas in addition to updates on plans and progress areas.”

For questions about the ERP – Microsoft D365 project please contact Mikkel Groth-Andersen.

DFDS lance une plateforme ERP révolutionnaire

Initiative informatique majeure: DFDS est en train de mettre en place une plate-forme ERP qui remplacera des systèmes tels que Visma et Capnordic et sera notre nouvelle plate-forme d’approvisionnement indirect et de ressources humaines. Il sera intégré à tous les principaux systèmes, automatisera et améliorera la qualité des processus et aidera la plupart d'entre nous à accroître l'efficacité de notre travail. Le projet sera lancé à Copenhague le 29 avril.

La solution choisie est le nouveau système cloud Microsoft D365.

DFDS est sur le point de lancer l'une de ses plus grandes initiatives informatiques à ce jour. Si votre travail implique un ordinateur, cela affectera probablement également votre travail quotidien.

L’initiative concerne l’achat et la mise en oeuvre de la plate-forme dite ERP. Et aussi innocent que cela puisse paraître, la plate-forme ERP ne remplacera pas seulement les systèmes majeurs tels que Visma et Capnordic dans Finance et ailleurs, mais il s'agira également de notre nouvelle plate-forme RH et de notre nouvelle plate-forme d'approvisionnement indirect. Il remplacera les systèmes existants et automatisera, numérisera et améliorera la qualité des processus dans ces domaines. Cela permettra également à DFDS de répondre beaucoup mieux et plus rapidement aux demandes de collègues utilisant le système et de clients et partenaires travaillant avec nous via des systèmes intégrés. Il devra donc également être intégré à nos systèmes de vente et d’exploitation fondamentaux, tels que Phoenix et Seabook, par exemple.

En bref, il sera essentiel pour la capacité future de DFDS d'accroître son efficacité ainsi que sa capacité à réagir aux changements et aux nouvelles exigences.

La phase de clarification commence
Il s’agit donc d’un projet majeur dont la première étape implique la participation de 30 experts des finances, de l’informatique et des entreprises qui travaillent à la sélection du meilleur système pour la plate-forme depuis plus d’un an. L'équipe a maintenant atteint un poste critique et trouvé son partenaire de mise en œuvre en signant un contrat avec la société de conseil internationale basée au Danemark, Columbus, juste avant Pâques.

Cela signifie que nous pouvons entrer dans la phase de clarification de projet tant attendue, que nous avons commencée cette semaine avec Columbus. Après la phase de clarification, le projet ERP peut émettre sa recommandation sur la portée détaillée du programme le 28 juin.

Nous aurons ensuite la possibilité d’acheter enfin les licences de notre future plate-forme ERP, Microsoft Dynamics 365. Nous avons déjà négocié et convenu avec Microsoft du prix, des conditions et des conditions des licences, mais nous ne signerons cet accord que si nous fournissons la phase de clarification. est réussi.

Le 29 avril, DFDS et Columbus organiseront un lancement à Copenhague pour les principaux participants au programme et diverses parties prenantes, et en assureront le suivi par des assemblées publiques à d'autres endroits, comme à Poznan, où nos collègues polonais ont attendu patiemment cela. programme pour commencer.

Au nom de toute l'équipe du programme,

René, Mona, Luisa, Mikkel et Jesper

Serrures numériques installées sur les portes des équipages et des zones réservées au personnel sur Pearl Seaways

Jacob Grønnegaard, directeur à bord de Pearl Seaways, à gauche, et Martin Lange, analyste commercial en informatique, Pax, à droite

Lors de son récent séjour à quai, de nouvelles serrures de porte numériques ont été installées dans les zones réservées à l’équipage et au personnel de Pearl Seaways. Pearl est ainsi le premier navire de la flotte de passagers DFDS à utiliser la technologie RFID (identification par radiofréquence).

Le nouveau système de verrouillage des portes sera déployé pour tous les futurs bâtiments neufs et les remplacements de passagers, et nos nouveaux navires ro-pax en construction au chantier naval GSI disposeront de la nouvelle technologie et du nouveau système RFID. Le système est également envisagé pour les cabines de passagers à bord des navires Crown Seaways et Pearl Seaways, mais cela repose sur le développement d'une solution mobile pour l'ouverture des portes et l'ajout de services de traiteur prépayés.

Le personnel de Pearl Seaways a maintenant fait ses premières expériences avec le nouveau système Visionline et indique que de nombreuses procédures sont désormais beaucoup plus faciles à gérer et qu’il est plus facile d’obtenir une vue d’ensemble et d’obtenir des rapports sur les écluses.

Martin Lange, analyste commercial chez IT Pax, a déclaré: «Cette technologie est un pas en avant vers des interactions encore plus numériques avec nos clients. Dans un avenir proche, nous serons en mesure de soutenir nos clients avec un flux d’embarquement entièrement numérique, dans lequel les cartes clés peuvent être fournies dans une application mobile. ”

Le projet est réalisé en étroite collaboration entre IT Pax, Technical Organization et le personnel de Crown Seaways et Pearl Seaways.

Jacob Grønnegaard, officier en chef à bord de Pearl Seaways, a déclaré: «Le système actuel de verrouillage des portes des systèmes Crown et Pearl arrive à la fin de sa vie et il est difficile à maintenir et à entretenir. Un nouveau système de verrouillage de porte est indispensable, car la fiabilité de l'ancien système est très médiocre, ce qui pose de nombreux problèmes et entraîne un gaspillage de ressources. Cette nouvelle technologie permet une gestion moderne des clés à bord et une gestion plus intelligente des conditions d'accès. De plus, c’est un pas de géant qui parle ISPS (Sécurité internationale des navires et des installations portuaires). ”

Les nouvelles serrures numériques

La mise à niveau de LS Retail améliore la gestion des ventes à bord des navires de la Baltique

Ineta Nausėdaitė, Vladimiras Olšanskis et Irena Kryževičiutė bénéficient d'un système amélioré LS Retail pour gérer les ventes à bord de nos navires baltes

En six semaines à peine, nos collègues de la Baltique ont réussi à moderniser le système LS Retail, qui est utilisé pour gérer les ventes dans les magasins, les bars et les restaurants ainsi que les stocks à bord. «Avec la nouvelle version, nous pouvons même gérer les montants d'argent dans le coffre-fort», déclare Linas Lesauskas, chef de projet sur les routes Baltes de la BU.

L'ancien système installé il y a cinq ans était devenu lent et ne répondait plus aux nouvelles normes de sécurité. La nécessité d'une mise à niveau était donc évidente. Les six navires baltes de la BU disposent désormais d'un nouveau matériel et d'une version mise à jour du logiciel, et le personnel de bord a reçu la formation nécessaire pour utiliser le système.

«Cela réduit considérablement le temps nécessaire au support et le système est automatisé, plus rapide et sécurisé. Cela nous donne également un certain nombre de nouvelles options intéressantes, telles que de nouveaux dispositifs de comptage des stocks mobiles qui réduiront la quantité de travail manuel requis pour la gestion des stocks. En ce moment, nous étudions également la possibilité de mettre en place des étiquettes électroniques pour tablettes intégrées à LS Retail », a déclaré Linas.

La prochaine mise à niveau devrait avoir lieu fin 2019 et comprendra une fonctionnalité de paiement intégré à puce et épingles et la possibilité d'émettre des bons pour des repas en papier.

Je vous remercie
«Nous sommes ravis de disposer d’un système de gestion des ventes intégré, plus fluide et plus automatisé. Cependant, un nouveau système apporte toujours des modifications aux processus informatiques et commerciaux. Nous remercions donc l’équipe du point de vente, Michael Bergmann, Torben Odegaard, Niclas Madsen, Jean Aarup, d’avoir toujours été là pour nous soutenir. Nous remercions tout particulièrement nos équipes de restauration à bord pour leur patience et leur dévouement à faire en sorte que les choses fonctionnent; et merci également à Rokas Budrevičius, qui s’est occupé d’un grand nombre de tâches de mise en œuvre et de suivi, et qui continuera de faire progresser LS Retail dans BU Baltics », a déclaré Linas.

Mes équipes DFDS Freight créent des synergies à Immingham

Bien que l'équipe B2B Digital et l'équipe Phoenix de Immingham soient basées loin de l'autre côté de la mer du Nord, les deux équipes travaillent en étroite collaboration depuis un certain temps. Plus tôt cette année, ils se sont enfin rencontrés face à face lorsque l'équipe de B2B Digital s'est rendue à Immingham pendant quatre jours.

L'équipe B2B Digital développe et entretient principalement nos deux systèmes de réservation de fret, My DFDS Logistics et My DFDS Freight. En collaboration avec l'équipe Phoenix de Immingham, responsable du système informatique principal du secteur du fret, l'équipe B2B Digital veille à ce que My DFDS Freight fonctionne de manière optimale. L'équipe Phoenix gère le back-end (bases de données et serveurs), tandis que B2B Digital gère le front-end (interface utilisateur et expérience utilisateur).

Au cours des quatre jours, les équipes ont établi un plan de travail à long terme pour le back-end et le front-end. Elles ont également identifié les défis de la collaboration transnationale et les points d'action pour améliorer les travaux futurs.

Obtenir les clients à bord pour la numérisation

Au cours de la visite, l'un des principaux sujets de discussion et de développement était les trois objectifs définis par Sean Potter, responsable de la division Digital & Systems.

«Nous prévoyons de finaliser le transfert de tous les clients restants utilisant toujours Phoenix Web Web & InfoBridge vers My DFDS Freight d’ici à la fin octobre et au début novembre, tout en mettant en œuvre des demandes de fonctionnalités supplémentaires venant des entreprises ces derniers mois.

De plus, nous cherchons à réduire les réservations manuelles sur tous les itinéraires. Pour ce faire, nous prévoyons de cibler tous les clients de petite et moyenne taille sur chaque itinéraire et de les amener à utiliser la solution de réservation en ligne. Actuellement, 79% de nos réservations sont numériques (y compris l’EDI) et notre objectif est d’atteindre 85%. Les 15% restants sont des clients de petite et moyenne taille qui envoient des courriels, etc. », explique Sean.

«Enfin, nous prévoyons d'optimiser la gestion des accès, notamment en améliorant les préférences de marque et l'engagement avec une méthode cohérente d'identification des utilisateurs connectés», ajoute Sean.

«Rencontrer nos collègues à Immingham et comparer les attentes pour l'avenir de My DFDS Freight était excellent. Nous avons eu quatre journées d’information, intéressantes et occupées à Immingham, avec une visite du terminal et du centre de service à la clientèle, ainsi que des réunions de lancement avec l’équipe de Phoenix. Je suis convaincu que la visite ouvrira la voie à une collaboration transfrontalière encore meilleure et aura un impact positif sur l'expérience client sur le système My DFDS Freight. Notre objectif est de rendre visite à nos collègues britanniques avec une fréquence plus élevée, afin de pouvoir suivre les points d'action et de renforcer notre collaboration à l'avenir », déclare Laus Ravnsted, Scrum Master.

Master Data Management: ils permettent de collecter, stocker et partager les données correctement

Michael Heiland (au centre de l'image) est le nouveau responsable de notre équipe de données principales. L'équipe garantit que la grande quantité de données collectées est correcte et gérée correctement, de sorte que nos collègues de DFDS puissent l’utiliser à diverses fins, notamment en ce qui concerne les rapports, les analyses, les offres, les factures et le développement de fonctions automatiques.

Lorsque Charles Darwin a parcouru le globe à bord du HMS Beagle, il a soigneusement noté tout ce qu'il avait observé avec précision sur papier. Plusieurs années après son retour à la maison, il a utilisé les informations détaillées qu'il avait rassemblées pour développer sa théorie sur l'origine des espèces qui ont changé notre façon de voir le monde.

Il pouvait le faire, car les informations - ou données - qu'il avait écrites étaient exactes.

Comme la plupart des entreprises, DFDS recueille également des informations - des millions de fois plus que Darwin.

«Nous stockons des données dans nos systèmes chaque fois que nous interagissons avec un client - du contact en passant par la réservation jusqu'au paiement - chaque fois que nous traitons des marchandises, collectons ou livrons un envoi ou effectuons quelque chose dans les domaines des opérations, de la finance, des ressources humaines et de l'administration. Et nous comptons toujours sur l'exactitude des informations, comme l'a fait Darwin. Nous ne serions pas en mesure de développer des analyses fiables ni des communications ou des services automatiques et fiables si les données sont incorrectes ou manquantes.

Par exemple, nous avons besoin de données de contact correctes pour envoyer une facture ou une offre à un client. Nous ne pourrons pas le faire si, par exemple, nous avons une ancienne adresse ou si le nom est mal orthographié. Ou si nous ne disposons pas des informations correctes sur les activités existantes ou antérieures du client et sur ses interactions avec nous.

Notre équipe a pour tâche de veiller à ce que les coordonnées et les autres données nécessaires à la présentation d'une offre ou d'une facture soient correctement enregistrées, de manière à pouvoir être utilisées à ces fins et à d'autres fins », explique Michael Heiland, responsable de Master Data. . Michael a débuté chez DFDS le 1er mars et occupe un poste similaire chez Hempel A / S. Michael relève de Valdemar Warburg, responsable de la transformation du groupe.

Les bons moyens
Dans DFDS, nous collectons des données dans divers systèmes tels que Phenix, CRM, Visma, Velocity, Seabook et Sertica. Et comme une entreprise peut être à la fois fournisseur et client, ou client, à la fois en expédition et en logistique, nous pouvons souvent utiliser les données stockées dans plusieurs ou la totalité de ces systèmes pour créer un rapport ou des analyses - ou une nouvelle fonction automatisée.

Par conséquent, il est important que nous traitions les données de la même manière normalisée dans tous ces systèmes. Et le développement et la maintenance de cette méthode standardisée de collecte, de stockage, de partage et de vérification des données sur tous nos systèmes est une tâche essentielle de l’équipe Master Data de 14 à Poznan.

Différents types de données
Il existe deux types de données de base: les données dynamiques et les données statiques.

Données dynamiques Sont des données qui changent régulièrement, telles que les contacts et les coordonnées, les adresses, les courriels, les numéros de téléphone qui peuvent changer si une personne ou une entreprise déménage, si un contact obtient un nouvel emploi, est remplacé ou pour d'autres raisons.

Données statiques sont des données moins susceptibles de changer, telles que les définitions de segment de clientèle, les codes de devise tels que DKK, EUR, USD GPB qui resteront toujours les mêmes. Numéros de TVA clients et fournisseurs, numéros IMO de navires, codes de certification, etc.

Valdemar Warburg déclare: «Dans le cadre de notre ambition de numériser nos processus de base et d’utiliser les données pour une meilleure prise de décision, il est fondamental que nous disposions de données de base de haute qualité. De nombreuses entreprises ont des difficultés avec cela, et DFDS ne fait pas exception. Avec l'expérience de Michael Heiland et notre équipe très compétente à Poznan, je suis convaincu que nous sommes sur la bonne voie pour bien faire les choses.


L’équipe Master Data s’est récemment réunie dans un complexe de kayak, à 80 km au nord de Poznan (Rogozno), pour organiser des feux de camp, des grillades, des séances de travail en groupe et des activités variées, ainsi que de bonnes leçons à apprendre. et se mêler à travers l'équipe (s). Et bien sûr, une descente en kayak de 8 kilomètres sur la rivière Welna, qui a duré presque quatre heures et qui a laissé tout le monde avec des vêtements mouillés et des ampoules sur les pouces. Et beaucoup de rire et aider les mains.

Les finances, les achats et les ressources humaines passent au numérique

Le groupe de projet étudie le marché et dialogue avec certains des principaux fournisseurs. De gauche à droite, les membres sélectionnés du groupe de projet: Lotte Hagedorf: Joachim Tidemann; Luisa Bech Lund; René Thomsen; et Alec Skat Larsen

Nouveau projet pour remplacer le système financier Visma

Notre système financier actuel, Visma, a été mis en place en 2003 et a répondu à nos besoins et à la législation en vigueur à ce moment-là. Depuis lors, les activités de DFDS ont connu une croissance significative en termes de chiffre d'affaires et d'empreinte géographique, et le nombre d'employés a presque doublé pour atteindre 8 000 personnes.

"Visma n'a pas suivi le développement technologique, ce qui implique par exemple que le système ne supporte pas automatiquement les exigences légales en constante augmentation introduites par les autorités. Nous avons simplement dépassé le système, à la fois du point de vue du processus et géographiquement. Par conséquent, il est temps pour nous de remplacer Visma », explique le directeur financier Torben Carlsen.

Trouver le bon système

Pour trouver le bon système pour le groupe DFDS, un comité directeur de planification des ressources d'entreprise (ERP) a été établi. Il est composé du directeur financier et du sponsor du projet Torben Carlsen, du directeur de projet Joachim Tidemann, responsable informatique numérique Finance René Thomsen, vice-président et chef des finances du groupe Jesper Mikkelsen Heilbuth, directeur de DFDS Polska Radek Mierzejewski, vice-président des ressources humaines Groupe Lotte Hagedorf et l'approvisionnement Valdemar Warburg, et CIO Gert Møller.

"Nous sommes à la recherche d'un système qui créera les bases de l'automatisation et de la numérisation de nos processus d'affaires, et qui figurera parmi les leaders absolus de la technologie - également à l'avenir", a déclaré Jesper Mikkelsen Heilbuth. Il ajoute qu'un nouveau système sera une aide importante, par exemple, pour nos collègues de Poznan dans leurs efforts d'optimisation en cours.

Le système doit contenir un module HR

"Quand nous avons commencé le projet en 2017, c'était un projet de financement isolé. Depuis lors, il a été conclu qu'un nouveau système devrait inclure un module RH - ce qui fait beaucoup défaut à l'entreprise aujourd'hui. Nous voulons créer des opportunités qui permettent à l'ensemble de l'entreprise de croître et de se développer », explique Joachim Tidemann.

Lotte Hagedorf voit également de bonnes opportunités de développement. Elle dit: «Pendant des années, nous avons été prêts à acquérir un système de RH qui peut répondre à nos besoins, alors nous attendons vraiment cette opportunité.

Le groupe de projet composé de membres de Finance Group, IT, DFDS Polska, Groupe Achats, RH, etc. étudie le marché et a initialement sélectionné les fournisseurs potentiels pour SAP, Microsoft, Oracle et Workday, qui sont tous des fournisseurs mondiaux et des possibilités intéressantes. En avril et en mai, des ateliers de deux jours avec chacun des quatre fournisseurs potentiels seront organisés. Le but du projet est de sélectionner le fournisseur avant l'été et de commencer la phase de mise en œuvre à l'automne.

Phoenix Build Team visite Göteborg

Connaître l'entreprise est l'un des éléments clés de toute équipe de construction performante. Et par conséquent, la Phoenix Build Team s'est récemment rendue à Göteborg pour apprendre comment les utilisateurs finaux utilisent et ont évolué Phoenix pour répondre aux besoins du terminal.

L'équipe a visité tous les quartiers d'affaires de Göteborg. "Nous nous attendons à ce que cette tournée et les connaissances que nous acquérons nous aideront à rendre Phoenix plus efficace et plus facile à utiliser", explique John Smith, développeur de Phoenix.

«Je voulais mieux comprendre comment Phoenix est utilisé en conjonction avec d'autres systèmes, notamment en termes d'opérations, et comprendre les différences entre chacun des ports», explique David Whitehand, également développeur de l'équipe Phoenix.

L'équipe a également visité les entrepôts du port et a vu comment les cassettes sont transportées du navire vers le hangar, puis ramenées sur le navire pour être réutilisées.

"Apprendre comment les entrepôts doivent faire face à la quantité infinie de marchandises expédiées à Göteborg était très intéressant. Et nous avons terminé la visite par un voyage sur le pont de Petunia Seaways, où nous avons rencontré le Capitaine Anders Hall, ce qui était aussi une expérience formidable », ajoute David.

"Nous tenons à remercier tout le personnel de Göteborg, y compris le terminal, l'entrepôt et Petunia Seaways, pour avoir rendu possible ce voyage enrichissant. Être capable de se mettre à la place des utilisateurs avec plus de précision ne peut que conduire à de meilleures décisions de conception et vous aider à fournir une meilleure expérience pour les utilisateurs ", explique Scott Smith, développeur de Phoenix.

 

Phoenix Build Team in Gothenburg

Phoenix Build Team à Göteborg