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Master Data lance des listes de sites et de navires

Master Data a récemment déployé deux listes dans Microsoft Master Data Services (MDS). L'un présente des informations sur tous les sites où travaillent nos collègues, tandis que l'autre est une liste de navires présentant un ensemble d'informations sur la flotte.

Les listes permettent une meilleure planification du support local, de la gestion des incidents, de la planification des remplacements d'équipements, etc. En effet, plusieurs feuilles de calcul Excel en plusieurs copies dans l'organisation sont remplacées par un emplacement central pour les données. Cela élimine la redondance ou les versions inexactes des mêmes données.

La liste des sites contient des informations sur le site local et l'équipement informatique actif utilisé pour accéder aux systèmes informatiques de DFDS. Chaque site local a un nom unique et un code unique qui, une fois utilisés et intégrés dans les noms d'ordinateur, de serveur et de réseau, peuvent assurer le suivi de tous les actifs informatiques appartenant à ce site spécifique.

Actuellement, la liste des navires contient des informations générales sur les navires. Cependant, nous prévoyons de collecter les données techniques du système de gestion de flotte, Sertica, et de les compiler dans Master Data Services. Il en résultera une liste complète.

Une fois que les données de base sont pleinement utilisées dans le MDS, la liste des sites et les données de base des navires seront la «fondation» pour éventuellement relier ces informations sur les actifs aux systèmes opérationnels nécessaires.

Les listes centralisées contribuent à un travail plus intelligent et à une intégration plus fluide
Jaenet Viale, IT Operations & Support, et Pawel Siedlecki, Master Data, ont coordonné les listes et les ont présentées aux informaticiens de terrain et à ceux qui ont besoin d'enregistrer les données. Les parties prenantes désignées ont également accès pour s'assurer que des parties des données concernant un site ou un navire sont mises à jour.

Lloyd Middleton, IT Operations & Support, déclare: «Le contrôle de l'ajout et de la suppression de sites et de codes de site étant centralisé, nous sommes désormais en mesure de déléguer la maintenance de certaines informations, par exemple les utilisateurs par site, aux ingénieurs de terrain locaux en informatique. Opérations et support. Ceci est sans travail administratif supplémentaire et sans republier la liste. Depuis la fin du mois de mars, ils ont pu conserver les données pertinentes directement dans le MDS. »

DFDS Direct en direct

DFDS Direct, le service de réservation en ligne de Logistics, a été mis en ligne aujourd'hui (15 mai) et a permis aux clients d'obtenir un devis, de réserver, de suivre le transport et de gérer les documents de fret directement depuis leur propre ordinateur ou téléphone.

«DFDS Direct affiche notre ambition d'améliorer constamment nos services et a déjà attiré de nombreux clients. Je suis également heureux de dire que nous avons reçu des réactions très positives de la part de clients qui ont déclaré l'avoir trouvé rapide, simple et facile à utiliser. C'est exactement ce que nous voulions. Pour développer notre activité, nous devons faciliter la collaboration de nos clients avec nous », explique Niklas Andersson, vice-président exécutif et chef de la division logistique.

DFDS Direct est une mise à niveau importante de My Logistics, qui sera supprimée au cours des prochaines semaines.

«Beaucoup d'éloges devraient être adressés à Gauvain Haulot et à son équipe DFDS Direct qui ont réussi à en faire un service efficace et extrêmement précieux pour nos clients et DFDS ainsi que Riccardo Cereser, Product Owner, qui était responsable de la conception et de la livraison technique de DFDS Direct ». Je suis maintenant vraiment impatient de voir comment cela nous aidera à renforcer nos activités pendant la crise des coronavirus, et comment ces solutions numériques développées en coopération fructueuse entre les entreprises et notre division technologique peuvent soutenir la croissance par la suite », dit-il.

Rune Keldsen, Chief Technology Officer et Head of Technology Division, déclare: «DFDS Direct est le début d'un vaste plan de numérisation dans le but de traiter une grande majorité des réservations numériquement d'ici 2023. Et c'est une excellente démonstration de la façon dont nous soutiendra l'activité et la croissance en améliorant nos capacités d'intégration et nos services en ligne.

«Nous vous tiendrons constamment informés des développements majeurs comme celui-ci.»

L'IT et le numérique lancent les travaux vers un nouveau modèle d'exploitation

Le coup d'envoi de Momentum a été la première réunion de discussion en ligne avec plus de 250 participants

Le 11 mai, plus de 250 responsables informatiques, numériques et collègues des autres divisions se sont réunis lors d'une réunion publique en ligne pour lancer le projet de changement «Momentum» vers un nouveau modèle opérationnel.

Le PDG Torben Carlsen et CTO Rune Keldsen ont présenté l'objectif de Momentum, qui est d'abord et avant tout de faire de l'informatique et du numérique une partie plus intégrée de DFDS.

Torben déclare: «Au cours des dernières années, l'informatique est passée du statut de centre de coûts à celui de partie intégrante des affaires et du développement commercial. Notre avenir est inexistant s'il n'y a pas de Digital & IT pour nous soutenir. IT & Digital ne doit pas être un fournisseur et l'entreprise pas un client, mais nous travaillerons ensemble dans One DFDS. Cette vision est soutenue par l'ensemble de l'EMT. »

Pour soutenir la création et la mise en œuvre du nouveau modèle d'exploitation, Rune et son équipe ont initié cinq axes de travail: stratégie, structure, processus, personnes et technologie. Ces domaines de travail sont dirigés par la vice-présidente Sophie-Kim Chapman, le directeur technique Rune Keldsen, le directeur du bureau des DSI Mikkel Growth-Andersen, le directeur de la réalisation numérique Liv Olsen et le chef de l'architecture et de la stratégie informatiques Jakob Fredfeldt. Si vous avez des questions ou des suggestions, peu importe où vous êtes placé dans DFDS, vous êtes plus que les bienvenus pour contacter les sponsors.

Rune déclare: «Il existe une motivation et une volonté de franchir la prochaine étape vers un nouveau modèle d'exploitation. Un modèle de fonctionnement plus agile et flexible, qui permet plus d'autonomie et de liberté d'action et qui est centré sur la création d'un impact et d'une valeur pour DFDS. J'attends avec impatience ce voyage de changement avec vous et j'apprécie grandement votre motivation et votre soutien. »

Logistics Finland intégré dans le paysage informatique

Comme nous avons signalé plus tôt, nous avons commencé à intégrer les bureaux de Freeco Logistics (maintenant DFDS Finland), à Turku, Vantaa et Tallinn dans le paysage informatique principal de DFDS vers la fin de 2019. Et comme prévu, tous les utilisateurs ont migré vers le DFDS Active Directory et le domaine au cours du premier trimestre 2020, tandis que Velocity, Visma et CapNordic ont été mis en ligne le 1er mai.

«Une partie essentielle de toutes les intégrations consiste à visiter les sites, à évaluer les processus métier, à effectuer une analyse des lacunes, des contrôles de sécurité informatique et une formation sur site. Et le soutien en direct sur site est particulièrement important pour aider tous les nouveaux utilisateurs à relever les défis quotidiens de l'adaptation aux nouvelles applications. Même si la situation COVID-19 a empêché les gens de voyager, nous avons achevé l'intégration de Freeco Logistics dans la famille DFDS comme prévu. Le mantra était «Si nous voyons un problème, nous le résolvons». En fait, tous les comportements DFDS ont été encapsulés dans cette intégration », explique Chris Coughlin au nom de l'équipe de mise en œuvre.

La formation en ligne
En utilisant MS Teams et en ayant de nouveaux utilisateurs avec un état d'esprit très positif, il a été possible de mener des sessions de formation en ligne sur Velocity, CapNordic et Visma, et les utilisateurs de Freeco utilisent désormais tous les applications.

Soutien
Les opérations quotidiennes sont actuellement prises en charge virtuellement via des équipes MS, Velocity étant pris en charge par Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley et Chris Coughlin.

Pour les tâches financières, Visma et CapNordic sont soutenues par Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok et Lene Frydenberg.

Paulius Kryzevicius a fourni le support informatique et infrastructure.

«En plus de l'intégration du système, nous migrons également la plupart des tâches financières vers le Financial Shared Service Center (FSC) de Poznań. Pourquoi ne pas tuer deux oiseaux avec une pierre? " Dit Jeppe. «Maintenant, une semaine après le lancement virtuel, tout s'est déroulé comme prévu. Les principales applications DFDS sont en cours d'utilisation et tous les utilisateurs et supporteurs d'applications sont en dialogue virtuel constant via les équipes MS ou Skype. Ce n'est pas la même chose que d'être sur place avec une communication en face à face, mais cela fonctionne. »

Processus d'apprentissage
«Bien sûr, cela a été un processus d'apprentissage pour tout le monde, mais les objectifs ont été atteints et les systèmes informatiques DFDS sont mis en œuvre avec succès dans deux pays différents à distance. Vraiment fier de toutes les équipes impliquées et peut-être que certaines parties du processus seront considérées comme de nouvelles routines dans les futures implémentations de DFDS », a déclaré Timo Ruusunen, MD DFDS Logistics Finland.

Un succès de la coopération
Valdemar Warburg, vice-président de BU Nordic, déclare: «Je tiens à remercier chaleureusement toutes les personnes impliquées. La mise en service à distance est une tâche nouvelle et très difficile, mais l'excellente coopération entre les fonctions commerciales, informatiques, financières et autres fonctions de support a démontré les capacités de DFDS. Sans vos attitudes positives et votre détermination à faire en sorte que cela fonctionne, malgré les circonstances, cela n'aurait pas été possible. »

Un merci spécial va aux équipes de Poznań, telles que Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP ) et d'autres. Merci également au personnel local des finances - Marianne Peltola, Aili Metsamaa et Liina Kalam, qui apprennent ces nouvelles applications financières tout en migrant les tâches vers le FSC. Et à Mikko Viholainen à Turku, pour son aide dans la coordination du site pour toutes les tâches opérationnelles.

L'équipe d'intégration
De DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (coordinateur de la mise en œuvre), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

De: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Livraison plus rapide de la preuve de livraison

Consultants informatiques, Logistique, Curzio Carabelli et Simon Brambley.

Lorsque DFDS a remporté un appel d'offres pour transporter des boissons à travers l'Europe pour Monster Energy, ils ont exigé un reçu de preuve de livraison (POD) dans les quelques heures suivant la livraison. Depuis que les nouveaux flux devaient commencer imminemment, les consultants informatiques Simon Brambley et Curzio Carabelli ont rapidement développé un robot utilisant Kofax RPA (Robotic Process Automation), un logiciel qui automatise les flux de travail manuels.

Le robot récupère les documents de preuve de livraison de Velocity après que le conducteur les a soumis, de manière optimale via l'application de pilote DFDS. Le robot transmet automatiquement les documents avec les données d'identification à Monster Energy. Cela automatise un processus qui devait être fait manuellement et accélère le processus de facturation de Monsters ainsi que l'amélioration de ses flux de trésorerie (Monster Energy a également demandé à recevoir un rapport de performance hebdomadaire détaillant les temps écoulés entre la livraison et l'envoi de la preuve de livraison. Merci à le robot, c'est aussi maintenant en place.

«Fantastique de voir les résultats si rapidement. Cela ne semblera probablement pas grand-chose, mais pour Monster ses trucs qui changent honnêtement le jeu », explique Josh Jackson, Supply Chain Analytics Manager, Monster Energy.

E-mails de preuve de livraison envoyés au client peu de temps après leur envoi par le chauffeur

Disponible pour chaque client en logistique

Le robot n'est pas uniquement destiné à Monster Energy. Il est possible de l'adapter rapidement afin que d'autres clients puissent également en bénéficier. Ces derniers jours, trois clients ont commencé à recevoir une preuve de livraison de cette manière.

Simon Overkær Hansen, DIO Logistics, déclare: «La coopération entre Monster et DFDS décrit vraiment comment nous pouvons utiliser nos capacités informatiques et numériques pour nous différencier de nos concurrents. J'espère et j'encourage que nous verrons à l'avenir de nombreux autres cas où nous utilisons activement l'informatique et le numérique dans nos activités commerciales »

Michael Bech, vice-président et chef de BU Continent déclare: «La numérisation du cœur est un élément essentiel de la stratégie DFDS, et la gestion des preuves de livraison est un élément essentiel de la logistique. Avec les développements basés sur les besoins de nos clients, nous avons résolu un problème logistique majeur.

«Les commentaires de Monster Energy parlent d'eux-mêmes, mais en même temps, nous avons créé un outil et un ensemble de processus qui peuvent s'appliquer à chaque client de la logistique. Nous voyons déjà de nombreux clients nous demander de fournir des informations presque en temps réel. En utilisant l'application pilote DFDS (Truckcom), en collaboration avec le robot POD, nous sommes parmi les très rares dans l'industrie qui peuvent gérer instantanément les propres formalités administratives du client, non seulement en augmentant considérablement le service à nos clients, mais en profitant également à notre propre argent et circulation de l'information. Excellent outil et prêt à l'emploi, tout ce que nous devons faire est de le dire à nos clients et de mettre en œuvre le processus », explique Michael.

Si vous avez des candidats potentiels qui pourraient bénéficier de cette nouvelle capacité ou pour simplement en savoir plus, veuillez contacter Simon Brambley ou Curzio Carabelli.

France: de nouvelles façons de gérer les douanes réduiront les coûts

Deux routes méditerranéennes ont modifié leurs processus de déclaration en douane pour les importations vers la France et l'UE. Cela a conduit à des opérations plus efficaces et à des économies de coûts.

Toute cargaison pour entrer dans les ports de l'UE nécessite une soi-disant «habilitation ENS» (déclaration sommaire d'entrée), qui est une évaluation de la sécurité. Sur les routes Yalova-Séte et Tunis – Marseille, ils travaillaient avec des fournisseurs externes pour l'administration des autorisations ENS, car cela nécessite des connaissances spécialisées, ce que DFDS n'avait pas à l'époque.

Comme un fournisseur a annoncé qu'il allait bientôt fermer ses portes, DFDS a dû trouver une solution alternative dans un court délai. Heureusement, en raison des préparatifs du Brexit et de l'intégration de notre nouvelle organisation turque, nous avons acquis plus de connaissances internes pour effectuer directement les autorisations ENS. Par conséquent, une équipe de projet composée de l'informatique, de l'entreprise locale ainsi que des douanes de groupe (impôts indirects) a été constituée pour trouver une solution à ce problème.

La coopération est cruciale pour une nouvelle solution
L'équipe a recherché une entreprise qui pourrait effectuer les autorisations ENS directement et numériquement sur la base d'une connexion directe à partir des systèmes DFDS. Ils ont finalement choisi la société MGI à Marseille, proposant des services de déclaration douanière et ICS à travers l'Europe à travers le réseau de leurs partenaires. (ICS - Import Control System - est le système de gestion électronique des déclarations de sécurité pour les importations vers l'UE.)

«Nous avions déjà une expérience indirecte avec eux à Marseille et à Séte et comme leur offre était également compétitive, ils étaient le choix évident», explique Stephanie Thomas, responsable des douanes et accises et membre de l'équipe fiscale du groupe DFDS.

Parallèlement à cela, le Centre de développement informatique turc a achevé les travaux sur un module ICS qui peut recueillir et soumettre toutes les informations relatives aux douanes de DFDS à des tiers. L'équipe est également redevable du rôle central de l'équipe des douanes et de la conformité dans notre centre de services financiers à Poznan ainsi que dans notre centre de développement informatique turc. Leur réaction rapide a été cruciale pour le projet. Grâce à toute cette collaboration, le processus final et le flux de données sont nés, reliant les douanes françaises via MGI.

Mise en service réussie
«Les deux routes ont depuis été mises en service avec succès avec la nouvelle solution et la suppression des fournisseurs« intermédiaires »devrait permettre d'économiser environ 100 000 € par an une fois que les routes auront atteint leur pleine capacité après la crise actuelle. De plus, cette solution ouvre également la voie à la prochaine étape: vendre les activités de courtage en douane à nos clients en France », explique Jimmy Marolle, directeur d'agence France.

«La douane n'est souvent ni excitante ni facile. Cependant, dans ce cas, il s'agit d'un exemple motivant des capacités de notre organisation à coopérer et à développer des produits et des flux efficaces et économiques », explique Attila Gulyas, chef de projet, DIO Freight Ferry.

«L'équipe informatique continuera d'étudier les moyens d'automatiser et d'améliorer davantage le processus et le flux de données. De plus, nous explorerons ce qui peut être réutilisé à partir de cette solution dans nos préparations Brexit », ajoute-t-il.

 

Conditions douanières importantes
Le monde des douanes regorge d'acronymes et par la présente - nous sommes heureux de vous en apprendre deux pour donner un sens à cet article:

ENS est un acronyme pour Entry Summary Declaration. ENS est tenu par les douanes de l'UE d'effectuer une évaluation de la sécurité de toutes les cargaisons entrant dans les ports de l'UE.
ICS (Import Control System) est le système électronique de gestion des déclarations de sécurité pour l'importation de marchandises sur le territoire douanier de l'Union européenne.

Phoenix implémenté dans BU Med

La mise en œuvre de Phoenix et MyFreight est maintenant terminée dans tous les anciens sites Ro-Ro de l'ONU

Comme nous l'avons partagé en février, l'équipe informatique de Ferry, soutenue par les flux de travail du numérique, de la BI et des entreprises locales, a été occupée par l'un de ses plus grands projets à ce jour: mettre en œuvre des systèmes DFDS dans BU Med. Des emplacements ont été ajoutés au réseau de systèmes toutes les deux semaines au cours du premier trimestre de 2020. Nous sommes maintenant heureux d'annoncer que la première phase de mise en œuvre est terminée légèrement plus tôt que prévu.

Les flux de travail du projet, l'équipe de mise en œuvre et l'entreprise locale ont tous fait un travail fantastique pour livrer le projet à temps. Cela signifie que tous les anciens Ro-Ro de l'ONU les endroits ont maintenant Phoenix (our système informatique de base pour le fret) et MyFreight (oportail de réservation en ligne pour les clients fret) systèmes ainsi que les fonctionnalités ultérieures telles que les rapports BI.  

Veuillez voir ci-dessous un aperçu de l'état du projet:

Lars Hoffman, vice-président et chef de BU Méditerranée, déclare: «Il est vital de s'aligner avec le reste de DFDS, nous sommes donc heureux d'avoir enfin Phoenix sur la plupart de nos sites. Il offre une meilleure vue d'ensemble de l'entreprise et nous permet d'utiliser Tableau.

«Merci particulièrement à Sara Ryden et à son équipe Phoenix, qui ont passé plusieurs semaines en Turquie à travailler sur la mise en œuvre. Nous devons maintenant implémenter Phoenix à Trieste et Tunis dès que nous pourrons voyager à nouveau en complétant la première étape et améliorer considérablement notre communication et la qualité des données ainsi que standardiser les processus sur les routes, comme il l'a fait sur les routes précédemment mises en œuvre. »

En outre, il est prévu d'étendre la mise en œuvre initiale des itinéraires intermodaux en s'intégrant aux fournisseurs de trains et en offrant des capacités de réservation et de suivi et de traçage à nos clients.

Rune Keldsen, EVP et CTO, déclare: «Ce grand projet est une étape importante liée à la collaboration au sein du groupe DFDS. Des entreprises situées dans différents pays ont travaillé en étroite collaboration avec nos équipes informatiques situées à Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen et Copenhague. Le succès de cette mise en œuvre montre à quel point il est bénéfique lorsque nous unissons les différentes compétences et cultures que nous avons dans le groupe, peu importe l'endroit. »

Michael Herbæk, Freight Ferry DIO, déclare: «Il s'agit de la plus grande mise en œuvre de Phoenix jamais réalisée, et même si nos collègues de BU Med étaient vraiment disposés à s'adapter aux processus DFDS Ferry pris en charge par nos systèmes, beaucoup de développement pour soutenir les services juridiques et locaux des tâches «indispensables» étaient nécessaires. Par exemple, 42 nouveaux liens EDI (échange électronique de données) ont été créés pour communiquer avec les banques, les autorités et d'autres parties prenantes. En plus de cela, un module séparé pour le traitement du dédouanement entre la Turquie et l'Europe a été développé permettant de s'adapter aux demandes douanières d'autres pays. Le cas échéant, MyFreight et les API sous-jacentes ont également été développés pour prendre en charge BU Med.

«Dernier point mais non le moindre, de nombreuses heures ont été consacrées aux différents sites pour soutenir la mise en ligne, et ici un merci spécial à ceux des secteurs d'activité en dehors de BU Med qui ont affecté certains de leurs principaux membres du personnel local pour aider pendant la beaucoup vont vivre des périodes. Un grand merci à toutes les personnes impliquées, vous pouvez tous être fiers d'avoir participé à cette mise en œuvre réussie de Phoenix ».

Le projet de mise en œuvre est désormais officiellement clôturé et les futures demandes de développement seront traitées avec les demandes provenant d'autres secteurs de l'entreprise.

Bo Kristensen a accepté un nouvel emploi en dehors de DFDS

Je suis désolé d'annoncer que Bo Kristensen a décidé de démissionner de son poste de directeur général, IT après 16 ans au DFDS. Bo s'est vu offrir un poste de CTO dans une entreprise où il développera le secteur informatique à partir de zéro.

Bo manquera à ses connaissances techniques approfondies, à son énergie positive et à sa volonté d'amener DFDS au niveau supérieur de maturité technique. Bo a joué un rôle important dans la construction du centre technologique et dans l'attraction de talents chez DFDS dont les autres entreprises de l'industrie ne peuvent que rêver. Bo a son dernier jour au DFDS le 31 mars et je lui souhaite tout le succès possible dans ses nouvelles activités.

Nous avons commencé la recherche du remplaçant de Bo mais à partir d'aujourd'hui, Stefan, Michel, Stephen, Jon et Mathias relèveront directement de moi.

Rune Keldsen
directeur de la technologie

DFDS au sommet de l'analyse Superweek

Astrid Illum a représenté DFDS à la Superweek 2020 avec un discours et un panel

 

Au fur et à mesure que la technologie évolue, DFDS évolue également. Le 28 janvier, Astrid Illum, responsable des produits et de l'analyse numérique, a représenté DFDS au Superweek Analytics Summit annuel, pour être à la pointe de l'analyse numérique avec des collègues du monde entier.

Les participants précédents et les nouveaux étaient de retour sur le sommet enneigé de la Hongrie qu'ils ont visité l'année dernière, et quel meilleur endroit pour organiser un sommet que sur un seul?

Ici, Astrid a donné une conférence. Le sujet était le défi familier de combiner les besoins des clients et des entreprises en ce qui concerne le stockage des données sur les visiteurs de notre site Web - des données qui permettent à la fois la fonctionnalité et une plus grande pertinence dans l'expérience utilisateur. L'angle de la discussion était cependant une prétention à une visite dans le futur dans laquelle les choses semblent radicalement différentes de ce qu'elles sont maintenant.

«Je voulais relever quelques défis clés de notre paysage actuel de données et les inverser. Et s'il y avait une abondance encore plus élevée de données sur les utilisateurs? Et si ces données n'étaient jamais détenues par des entreprises mais par les utilisateurs eux-mêmes? » Explique Astrid. Dans le futur, les données du scénario faisaient partie d'un échange entre les entreprises souhaitant vendre un produit et le client potentiel. Astrid poursuit: «Mon objectif était de me concentrer sur ce que les données de valeur peuvent apporter à toutes les parties et sur la manière dont nous pouvons protéger les intérêts de nos clients tout en permettant aux entreprises de vendre leurs services et leurs marchandises.»

Le même sujet a été exploré dans un panel auquel Astrid a participé aux côtés de personnalités analytiques reconnues telles que Stéphane Hamel et Aurélie Pols, qui sont bien connues pour se soucier aussi profondément de la confidentialité des données et d'une utilisation éthique des données client.

Les chauffeurs de l'informatique et des passagers de la Baltique collaborent à Klaipeda

De gauche à droite Laura Neimetaite (Product Owner), Abdul Arafh (développeur), Mikkel Dam-Larsen (développeur), Martin Bundgaard (développeur), Mauricio Guevara Souza (développeur), Ida Rasmussen (Business Analyst)

La semaine dernière, six membres de l'équipe de mêlée Seabook nommés Passenger Ships, également connus sous le nom de The Doors, ont navigué avec Patria Seaways sur la route Karlshamn - Klaipeda pour rencontrer les BU Baltic Business Drivers.

Le but du voyage était de cartographier les trajets des clients sur les routes de la BU Baltique, de l'achat d'un billet au débarquement, en mettant l'accent sur l'enregistrement, l'embarquement, l'accès à une cabine et l'utilisation de services prépayés. L'objectif était d'identifier les changements de processus, de matériel et de logiciel nécessaires pour déployer des serrures de porte améliorées avec la nouvelle technologie.

À Karlshamn, Katrin Arvidsson, responsable du service clientèle, leur a fait visiter le port de Karlshamn. Pendant la visite, les développeurs et le personnel d'enregistrement ont partagé des conseils et des expériences. En conséquence, les développeurs ont rapporté une amélioration rapide à mettre en œuvre une fois de retour, tandis que le personnel d'enregistrement a reçu un conseil sur la façon de mettre en marche une imprimante après un bourrage 1,5 à 2 minutes plus rapidement.

«Il y a tellement de connaissances à partager et à acquérir sur les sites de visite qui utilisent des applications que nous prenons en charge», déclare Mauricio Guevara Souza, développeur dans l'équipe Doors.


L'équipe Scrum des navires à passagers lors de la tournée dans la salle des machines sur Patria Seaways

Concevoir des solutions ensemble
«Sur Partria Seaways, nous avons appris les opérations du centre de service à la clientèle, observé la navigation dans l'obscurité sur le pont et avons été éblouis par le calme puissant et rugueux de la salle des machines. Merci à tous les membres du personnel qui ont pris grand soin de nous », déclare Laura Neimetaite, Product Owner dans l'équipe de développement.

Elle poursuit: «Nous avons gardé l'attention des passagers tout au long du processus de conception de l'expérience améliorée que les nouvelles serrures de porte permettront. Tout en minimisant le temps d'enregistrement, les coûts globaux et en garantissant la cohérence des processus entre les itinéraires étaient, de la même manière, des éléments cruciaux du puzzle ».

Grâce à leur concentration, leur engagement et leur ouverture d'esprit lors de la session, Linas Lesauskas et Gintaras Laucius de BU Baltic Business Drivers et l'utilisateur clé Kristijanas Kiseliovas ainsi que l'équipe de développement ont joué un rôle clé pour produire le résultat souhaité.

«Je crois que la transparence et la communication entre le service informatique et les chefs d'entreprise sont la clé du succès lors de la conception de solutions à fort impact et du choix des technologies. Nous étions heureux que l'équipe de développement ait décidé de venir voir l'entreprise sur place », déclare Linas Lesauskas, Business Driver pour les ventes à bord.

«Il nous a fallu 1,5 jours pour concevoir l'expérience client souhaitée tant pour les passagers de fret que pour les touristes, compte tenu des capacités de la nouvelle technologie de verrouillage des portes. Ce fut un processus long mais enrichissant, qui a non seulement permis de clarifier l'ampleur et les spécificités des changements techniques et de processus requis, mais plus important encore, leurs implications et leur impact », explique Gintaras, Business Driver pour les ports et l'enregistrement.


Travailler sur la carte du parcours client pour les routes de la Business Unit Baltic. Gauche Kristijanas Kiseliovas (superviseur des opérations du terminal), droite Linas Lesauskas (BUB Business Driver pour les services à bord)

«Le voyage de la mise à pied à Karlshamn, l'expérience du parcours client à bord, la traversée du fret et l'enregistrement des passagers à Klaipeda, jusqu'à être enfermé dans une pièce pendant 1,5 jours avec des chauffeurs d'affaires a été inestimable. Ce n'est que lorsque les défis et les réalités de l'entreprise sont pleinement expliqués et compris que les meilleures solutions informatiques peuvent être conçues », déclare Laura.

Phoenix implémenté sur Sète-Yalova

Nos collègues travaillant sur l'intégration informatique et numérique de nos bureaux méditerranéens dans le réseau DFDS

Après des mois de travail dévoué tant des équipes de développement que des bureaux locaux apprenant les nouvelles façons de travailler, Phoenix, notre système informatique de base pour le fret, a été mis en service sur la route Sète-Yalova et la route inverse les 22 et 23 janvier. . Il s'agit de la première route Ro-Ro de l'ex-ONU à passer au nouveau système de réservation en BU Méditerranée. D'autres itinéraires suivront dans les prochains mois.

Cela marque une étape importante dans l'intégration informatique et numérique de nos bureaux méditerranéens dans le réseau DFDS ainsi qu'une contribution au pilier B de la stratégie Win23. La mise en service réussie a nécessité un grand effort de préparation par les équipes de Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Site Web et Marketing ainsi que la précieuse contribution de nos bureaux de Sète, Yalova et Istanbul afin de proposer des solutions intelligentes sous la coordination de Michael Herbaek et Attila Gulyas en tant que chefs de projet.

«Comme pour tout projet comme celui-ci, le processus de mise en œuvre n'a pas été sans défis, mais ceux-ci ont été gérés efficacement grâce à des efforts de coordination proactifs et à des solutions rapides par l'équipe.» dit Daniel Capes, chef d'équipe FM.

«Nos équipes de superutilisateurs, d'analystes système et de développeurs ont été déployées sur trois sites en étroite coordination tout au long de la journée, en collaboration avec nos collègues de Sète, Yalova et Istanbul pour tout préparer pour les départs. Nous sommes reconnaissants du travail acharné de toutes les personnes impliquées. » explique Sara Ryden - Product Owner Phoenix, BU MED.

Phoenix sera implémenté sur d'autres routes 
Cette première mise en service n'est que le début de la feuille de route d'implémentation numérique et informatique dans la BU Méditerranée. Phoenix sera introduit presque toutes les deux semaines sur de nouvelles routes et l'ensemble du processus devrait être achevé fin mars.

«Nous sommes heureux que le premier lancement ait été un succès et nous sommes impatients d'offrir à nos clients et collègues de la Méditerranée une expérience numérique améliorée.» déclare Lars Hoffman, vice-président et chef de l'unité commerciale Méditerranée.

Alignement avec le reste de DFDS
«Certains des effets positifs du nouveau système commencent déjà à se manifester, alors qu'il n'en est encore qu'à ses débuts, nous pouvons certainement affirmer qu'il y aura des gains d'efficacité significatifs en alignant les processus des systèmes avec le reste du DFDS», explique Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superutilisateur à Istanbul.

«Nous avons déployé d'énormes efforts pour implémenter Phoenix dans BU Med. Il s'agissait d'un travail d'équipe, je voudrais donc remercier tous ceux qui ont participé à la phase de développement. Une fois que les utilisateurs auront pleinement utilisé Phoenix au cours de ces semaines, MyFreight sera progressivement présenté aux clients comme la nouvelle façon de faire des réservations avec DFDS », explique Aslihan Tur - Software Supervisor.

Outre les systèmes mentionnés, GTMS sera également bientôt implémenté pour les opérations de porte dans Pendik Terminal.


Nos collègues du bureau de Yalova


Nos collègues du bureau de Sète

Un nouveau système de service à la clientèle sera mis en œuvre dans le soutien aux passagers et aux TI

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico et Martin Lange

Bonne nouvelle: dans quelques semaines, un nouveau système de service client omnicanal sera implémenté en Passenger et IT Support. Omnicanal signifie qu'au lieu d'avoir différents systèmes pour gérer les demandes des clients - par exemple un pour le téléphone, un pour l'e-mail et un pour le chat - toutes les demandes seront traitées dans un système qui peut même être programmé pour hiérarchiser les demandes en fonction de la configuration l'équipe veut.

Thomas Møller, responsable de l'interaction client chez BU Short Routes & Passenger, déclare: «C'est un énorme avantage pour nos clients et pour nous de ne plus avoir à basculer entre différents systèmes. Le nouveau système évite aux clients d'attendre pour être servi plus longtemps que nécessaire et, en général, il réduit considérablement le temps d'attente car nous économisons du temps sur le travail manuel. »

Le nouveau système, Puzzel, permet également aux centres de service à la clientèle de coopérer à l'échelle mondiale, car les demandes des clients peuvent être répondues et transmises par tous les sites.

Thomas déclare: «Les clients norvégiens seront toujours servis par des consultants en voyages norvégiens, mais si le temps d'attente dépasse une certaine période de temps, il sera demandé au client s'il souhaite plutôt être servi par un consultant anglophone, qui physiquement pourrait être situé n'importe où. Cela signifie également que nos conseillers en voyages auront la possibilité de mettre à niveau leurs compétences, tant en ce qui concerne les compétences linguistiques que les connaissances sur nos différents itinéraires. »

Le projet a été une coopération très fluide et réussie entre Thomas Møller, Paolo Selvatico des achats, Peter Hoogendoorn du développement commercial et de la stratégie, ainsi que Martin Lange et Jan Svane des TI.

L'organisation Passagers aura le package complet tandis que le support informatique n'a besoin que d'une version allégée. Mais le système est très flexible et peut être adapté en fonction des besoins.

Casper Puggaard, directeur des ventes mondiales et du service client, déclare: «Nous sommes convaincus qu'il s'agit du meilleur système pour DFDS et que le prix est juste. Pour commencer, les passagers et le support informatique utiliseront le système, mais il peut être personnalisé pour d'autres services de DFDS qui travaillent avec le service client. Donc, si quelqu'un souhaite mettre en œuvre le système ou veut simplement en savoir plus, contactez-moi. »

"Un grand merci à Thomas, Paolo, Peter, Martin et Jan pour leur excellent travail et leur grande coopération!"

Omnicanal signifie qu'au lieu d'avoir différents systèmes pour gérer les demandes des clients, toutes les demandes seront traitées dans un seul système.

 

Les super utilisateurs s'entraînent à l'approche du lancement du logiciel de vente

Le personnel des ventes d'Amsterdam – Newcastle s'est réuni pour un atelier à IJmuiden afin de poursuivre la formation pour le déploiement du logiciel de vente au détail LS

 

Nos équipes de vente à bord jouent un rôle important dans le succès de nos itinéraires passagers, et le déploiement de la plateforme de vente LS Retail est une mise à niveau très importante pour soutenir les ventes. La route Newcastle – Amsterdam se rapprochant pour être mise en service, l'équipage est au-dessus.

En décembre, 18 membres d'équipage de King Seaways et Princess Seaways se sont réunis à Ijmuiden pour poursuivre leur formation afin de se préparer aux changements du système de vente à bord. Ils ont également rencontré d'autres super utilisateurs de la Manche et le Business Driver du Baltics Rokas Budrevicius, qui aide à la mise en œuvre.

Andy Watkins, Business Driver pour les routes de la Manche et pour la liaison Amsterdam – Newcastle, déclare: «Lorsque nous nous préparons pour un déploiement, ce type de formation est très important pour que notre personnel soit compétent et préparé. Des systèmes nouveaux et améliorés aident notre personnel à mieux performer et à améliorer l'expérience client. »

Après les trois jours d'ateliers, le groupe a pu retourner chez King and Princess pour former leurs collègues à bord, et ils étaient impatients de le faire.

«Il y a eu une bonne ambiance dans le groupe. Les gens se sont vraiment adaptés au partage des connaissances et à l'idée d'être une communauté qui s'entraidera chaque fois que quelqu'un aura besoin de soutien. Il a également été fantastique de voir comment le groupe a accru sa motivation depuis sa première formation en septembre. Avec cette attitude et cette approche, la mise en œuvre sera un succès », ajoute Marianne Hagen et Michael Bergmann de l'équipe mettant en œuvre l'organisation LS Retail Super User.

Atelier d'assaut d'événement en Turquie

L'équipe Bosphorus de notre centre de développement informatique en Turquie travaille actuellement sur le projet XMS, qui est le logiciel utilisé par le terminal cross-dock à Arendal.
L'équipe a identifié 15 modules comprenant différentes fonctionnalités que l'application finale doit offrir au client. Le développement des deux premiers modules est déjà terminé.

Jan Devrim, directeur du centre de développement informatique Turquie, déclare: «Nous avons invité les parties prenantes à un atelier de deux jours avec toute l'équipe de développement.
Pour créer un modèle commercial que nous pouvons utiliser pendant le développement, nous avons utilisé la méthode basée sur un atelier, Event Storming. Il s'agit de rassembler toutes les parties prenantes pour aligner la compréhension du domaine d'activité et le problème à résoudre. Il en résulte une solution qui garantit que les experts du domaine commercial et les experts technologiques parviennent à un accord commun avant de développer l'application.

Avec l'aide de notes autocollantes et d'un groupe enthousiaste, nous avons acquis un aperçu des opérations du terminal et de l'entreposage que nous essayons de modéliser et permis aux experts techniques de communiquer de manière claire et transparente. En collaboration avec le propriétaire du produit, Jonas Granlund, nous avons planifié le projet du début à la fin.

L'équipe et les parties prenantes ont répondu aux attentes concernant la vue d'ensemble et les flux du projet. Le développeur de logiciels Ahmet Aydın a également partagé une démo montrant l'état actuel de l'application existante. En identifiant la valeur et la complexité de l'entreprise pour les 15 modules, les participants pourraient s'entendre sur le produit viable minimum absolu (MVP) qui est une version de l'application avec juste assez de fonctionnalités pour que l'entreprise l'utilise de manière bénéfique et vise également à recueillir des commentaires pour développement futur. Il a été déterminé que les modules de gestion des tâches et d'entrepôt définiraient le MVP.

Un nouveau nom était nécessaire pour notre application avec l'ajout du module d'entrepôt, et les participants sont allés avec «Astrid».

Les DIO et les services de traitement informatique fusionnés de Ferry Freight rationalisent les processus

La fusion des services DIO et IT Fulfillment Ferry Freight réduit la complexité et le chevauchement des rôles. Comme certains rôles disparaissent, nous recherchons des solutions pour cinq collègues.

 

En septembre 2019, le bureau DIO de fret et l'équipe de gestion de l'accomplissement informatique de la division Ferry ont fusionné en un seul service sous la direction de Michael Herbæk.

«Même si tout le monde a fait un excellent travail et travaillé dur pour produire des résultats, la structure complexe précédente rendait difficile l'amélioration des processus. Par conséquent, le but de la fusion était de réduire la complexité pour améliorer nos processus numériques et notre capacité à fournir de meilleures solutions plus rapidement », explique Michael Herbæk, chef du service fusionné DIO et épanouissement informatique.

«Nous avons maintenant eu le temps d'évaluer la structure optimale pour le département et avons identifié un certain nombre de fonctions qui se chevauchent et des opportunités pour rationaliser nos processus. En conséquence, nous mettrons en place une nouvelle structure qui suit celle introduite dans la logistique. Cette nouvelle structure renforce le rôle de Product Owner et dédie les Product Owners à soutenir des objectifs et des capacités spécifiques. Nous sommes convaincus que ces changements nous aideront à atteindre les objectifs de la fusion des départements », déclare Michael.

«Malheureusement, ces processus plus rationalisés signifieront que certains rôles disparaîtront, ce qui réduira malheureusement les besoins en personnel du département de quelques postes.»

«Les personnes concernées sont toutes de très bons collègues qui ont fait un excellent travail, et nous faisons donc de notre mieux pour rechercher d'autres opportunités dans l'organisation. Il reste encore cinq personnes sans rôle dans l'organisation, et nous sommes actuellement en dialogue avec elles et leurs représentants syndicaux afin de chercher d'autres solutions. Les collègues concernés travaillent au Royaume-Uni et aux Pays-Bas et, naturellement, nous les soutiendrons au mieux de nos capacités dans le processus à venir si aucune solution ne peut être trouvée chez DFDS », explique Michael.

L'application DFDS se développe à pleine vitesse

En un peu plus de trois mois, l'application DFDS a enregistré plus de 5 000 téléchargements pour iOS (le système d'exploitation mobile développé par Apple Inc.). La version Android, sortie le 24 octobre, a été téléchargée plus de 1 500 fois.

Hasan Ünal, Product Owner, Digital, déclare: «Dans notre première version, seule la langue anglaise était disponible, mais nous avons récemment envoyé une mise à jour à l'App Store et à Google Play Store, y compris sept nouvelles langues prises en charge par l'application. Maintenant, l'application DFDS peut également être utilisée en danois, norvégien, suédois, français, allemand, néerlandais et polonais. Avec le marketing des passagers, nous prévoyons des mises à jour pour les langues restantes que nous prenons en charge sur dfds.com en janvier de l'année prochaine. »

Jusqu'à présent, l'application DFDS n'a été promue que pour les clients voyageant sur Newcastle - Amsterdam et sur nos routes de la Manche, car ces routes sont principalement réservées par des clients anglophones, mais maintenant l'équipe étendra la promotion aux clients qui ont également réservé d'autres routes. .

«Nous avons recueilli des commentaires très utiles de nos clients et nous améliorons déjà et ajoutons des fonctionnalités à l'application en fonction des commentaires des clients reçus jusqu'à présent», explique Hasan.

"Comme nous l'avons ciblé dans nos indicateurs de performance clés, notre application est notée avec plus de quatre étoiles dans le Google Play Store et l'App Store d'Apple, et nous & #8217; nous continuerons de surveiller cette métrique pour nous assurer que nous suivons et dépassons nos clients & #8217; attentes."

L'équipe travaille actuellement à la consolidation de deux applications de fret DFDS dans l'univers des applications DFDS, et en même temps à l'ajout de fonctionnalités pour accroître l'efficacité de nos terminaux de fret.

Hasan déclare: «Nous avons effectué des tests auprès des utilisateurs à Gand, Immingham, Douvres, Dunkerque et Calais et rassemblé des informations précieuses sur la façon dont nous pouvons réduire le temps passé dans les terminaux DFDS par les chauffeurs de fret pour un flux plus efficace. Nous prévoyons publier notre première mise à jour avec les fonctionnalités des chauffeurs de fret dès le premier trimestre de l'année prochaine. Ensuite, nous visons à déplacer nos utilisateurs de l'application terminale vers l'application DFDS et à déclasser l'application terminale plus tard l'année prochaine. »

L'application DFDS est téléchargée principalement par le groupe d'âge 25-34 ans, suivi par les groupes d'âge 35-44 ans et 45-55 ans, et 69% de nos utilisateurs d'applications sont des hommes.

Test des utilisateurs du terminal de Gand avec les chauffeurs de fret

Le CIO Gert Møller prend sa retraite

Gert Møller prend sa retraite de son poste de CIO au DFDS, et cette occasion sera marquée par une réception le 19 décembre de 15h00 à 17h00 au DFDS House.

Dans la nouvelle année, Gert Møller, CIO de DFDS, sera beaucoup plus difficile à trouver car il voyagera en Nouvelle-Zélande pendant deux mois avec son épouse Nina. Cependant, son absence sera en fait de nature plus permanente, car il quittera son poste de CIO chez DFDS fin 2019, comme il l'avait annoncé en mars.

Nous sommes certains qu'un grand nombre de partenaires, amis et collègues profiteront de l'occasion pour dire au revoir à Gert lors de sa réception d'adieu le jeudi 19 décembre. Son dernier jour avec l'entreprise. Cependant, nous pourrions nous attendre à voir Gert de temps en temps car il ne se contentera pas de faire du bricolage autour de la maison ou d'autres activités liées à la retraite. «Je ferai du travail de consultant, également pour DFDS, et j'ai déjà un certain nombre de demandes. J'occupe le poste de DSI depuis 17 ans et, à mon avis, c'est trop long, notamment parce qu'il nécessite une disponibilité 24 heures sur 24. Par conséquent, j'attends avec impatience un rôle plus «indépendant» où je pourrai planifier ma journée de manière plus flexible », explique Gert.

La disponibilité 24h / 24 est requise car aucune fonction n'est aussi critique pour l'entreprise que nos systèmes informatiques. Gert est responsable de ces systèmes depuis 2002, quand il est venu chez DFDS, ou plutôt quand il est revenu chez DFDS. Mais tout d'abord.

Gert a grandi dans la ville d'Aabenraa, dans le Jutland, et il a obtenu sa maîtrise en ingénierie à l'Université d'Aalborg. Il ne faisait aucun doute qu'il choisirait cette voie car il était un nerd de la technologie quand il était adolescent au point que ses expériences dans son laboratoire à domicile ont même provoqué une explosion suffisamment importante pour que la police s'intéresse à la question.

Cependant, Gert n'a pas longtemps travaillé avec des produits chimiques. Au lieu de cela, il s'est intéressé à l'informatique, une science nouvelle et émergente. Ainsi, après trois ans avec la société médicale Novo, il a été employé en tant que directeur du développement chez Transnordic dans le Jutland en 1986.

Chez Transnordic, il a développé le système logistique Cargolink pour DFDS Transport en 1988. Cela s'est tellement bien passé que DFDS a continué d'être son plus gros client jusqu'en 1993, lorsque la direction logistique de DFDS, Ole Frie et Ole Sehested, l'a embauché en tant que chef de projet informatique. Il travaillait maintenant pour une entreprise qui est passée de 700 à 9 000 employés en seulement cinq ans parce que la direction continuait d'acquérir des entreprises. Cela comprenait l'acquisition massive de la société Dan Transport, qui était une partie importante de la division logistique de DFDS DFDS Transport.

En 2000, DSV a également repris DFDS Transport et Gert Møller. Après un an en tant que CIO chez DSV, il a été recruté pour le poste de CIO chez Berendsen, un fournisseur de services d'entretien textile, etc. Il est resté en contact avec DFDS, cependant, et lorsque Berendsen a changé de propriétaire et que les tâches informatiques ont été réduites, Gert a été invité à revenir à DFDS pour fusionner les services informatiques des passagers et du fret en un seul service informatique du groupe avec lui-même en tant que CIO.

«J'étais habitué aux entreprises qui grandissaient et acquéraient tout le temps, alors nous avions les structures et les processus en place lorsque nous avons repris Norfolkline en 2010», explique Gert.

En informatique, beaucoup est resté le même. Cependant, le développement numérique qui est venu à DFDS avec Sophie-Kim Chapman a été une éducation. Sa vision rigoureuse des choses reflète la vision des clients, et cela m'a beaucoup appris », explique Gert.

Merci de Torben
«Je suis extrêmement heureux que Gert ait été avec nous à une époque où nous avons vu le service informatique se développer rapidement, tant en termes de complexité que de nombre de tâches. Des tâches telles que le développement de Phoenix, Velocity, Seabook et d'innombrables autres systèmes de base complexes ainsi que de nouveaux outils numériques.

«Nous avons eu la chance d'avoir à la tête un directeur aussi qualifié, expérimenté et profondément engagé que Gert pour garantir que l'informatique reste l'un des instruments les plus importants pour propulser l'entreprise vers l'avenir. De plus, l'enthousiasme de Gert pour DFDS et le personnel nous a tous inspirés », déclare Torben Carlsen.

«Je remercie chaleureusement Gert pour sa contribution inégalée à DFDS et lui souhaite beaucoup de plaisir en tant que consultant plus indépendant. J'espère également qu'il pourra passer plus de temps sur son voilier et avec ses nombreux autres intérêts. »

Les données de base, les passagers, les achats et les TI collaborent au traitement des données de base

Andy Watkins, Lukasz Jędrzejek, Pernille Hüls Dyrmose et Torben Ødegaard

Il y a plus de trois ans, Group Procurement a commencé à travailler en étroite collaboration avec l'équipe Master Data de Poznań pour assurer la centralisation des travaux de création et de maintenance des produits achetés via les systèmes d'approvisionnement DFDS.

Pernille Hüls Dyrmose, VP, Group Procurement, déclare: «Au fil des ans, Group Procurement a eu le plaisir d'accueillir des collègues de l'équipe Master Data en détachement à Copenhague, et au cours de ces périodes, ils ont acquis de précieuses connaissances sur la façon dont nous travaillons avec Master. données à DFDS. Par exemple, nous avons transféré l'entière responsabilité de la gestion des données de base des quatre navires de croisière et de tous les articles de Sertica, notre système de maintenance et d'approvisionnement, à l'équipe des données de base de Poznań. »

Avec le futur déploiement de LS retail (notre système de vente pour gérer les ventes dans les magasins, bars et restaurants ainsi que les stocks à bord de nos ferries de passagers) à l'ensemble de la flotte, Pearl, Crown, King et Princess seront les derniers navires à demandez à LS Retail de gérer tous les articles de vente à bord.

Pernille déclare: «Après cela, tous les navires à passagers opérant sur la Manche et dans les pays baltes ainsi que nos itinéraires de croisière naviguant entre Copenhague - Oslo et Amsterdam - Newcastle achèteront des articles via le même système. Cette configuration prend en charge le fait que nous avons transféré l'entière responsabilité des données sur les produits dans LS Retail à Poznań, et les départements Passagers et Achats connaîtront, par conséquent, une approche très rationalisée des données et la transparence requise à travers la flotte, donc permettant un effet d'échelle. "

L'accent est mis sur des arborescences de produits alignées, des conventions de dénomination alignées, un processus et un département. Pernille déclare: «De cette façon, nous pouvons nous assurer que nous deviendrons plus efficaces et axés sur les données dans nos décisions et négociations.»

Lukasz Jędrzejek, chef d'équipe, Master Data, a été sur le chemin de l'approvisionnement de groupe depuis le début. Il déclare: «La seule façon de garantir des données de haute qualité est de les centraliser en un seul endroit. Grâce à la grande implication et au soutien de nos collègues des achats groupés, des passagers et de l'informatique, nous pouvons intégrer les processus LS Retail pour les produits et utiliser le département des données de base de Poznań comme point central naturel pour la maintenance des données. »

Andy Watkins, Business Development Manager, BU Short Routes & Passenger, déclare: «La centralisation de la gestion des bases de données LS Retail dans l'équipe Master Data offrira un certain nombre d'avantages à nos Category Managers et à l'équipage à bord de nos navires. L'intégrité des données a un grand impact sur notre capacité à exploiter le commerce de détail et la restauration, car les produits ou les promotions mal configurés empêchent nos équipages de fournir une expérience client exceptionnelle à tous nos passagers. »

L'informatique joue un rôle important dans le processus. Torben Ødegaard de l'informatique, Pax Fulfillment, déclare: «La centralisation de la maintenance des données de base dans une unité est un élément important de la création d'un LS Retail pour l'ensemble de la flotte de passagers DFDS. Cela garantira une configuration commune plus rationalisée et nous facilitera la vie à tous. À l'avenir, cela nous permettra également d'ajouter des informations plus précieuses à notre ensemble de données et, par conséquent, de nouvelles fonctionnalités à la plate-forme LS Retail. »

Pernille conclut: «Ce projet implique des collègues des données de base, des passagers, de l'informatique et des achats, et ce fut un plaisir de vivre une coopération aussi efficace entre plusieurs départements. J'ai hâte de poursuivre la collaboration.

Configuration DFDS Direct entièrement en place

La collaboration entre la logistique, le numérique et l'informatique, qui forme DFDS Direct. De gauche à droite: Riccardo Cereser (numérique), Gabriella Simon (informatique), Ignas Bagdonas (informatique, externe), Christian Jess (informatique), Tynan Debold (informatique, externe), Casper Michaelsen (informatique), Gauvain Haulot (DFDS Direct), Valdemar Warburg (BU Nordic), Rebecca Colvin (DFDS Direct), Rasmus Pedersen (Smart Data), Henrik Killander (DFDS Direct) et Baran Ozan (DFDS Direct)

 

Il y a quelques mois, nous avons partagé les nouvelles de un nouveau département DFDS Direct prend forme. L'équipe dirigée par Gauvain Haulot construira l'activité numérique au sein de la Division Logistique conformément aux objectifs stratégiques du Pilier B. de Win23

À cet effet, l'équipe a plusieurs priorités principales.
• Favoriser l'adoption des services de réservation numérique et de post-réservation actuels par nos clients existants.
• Déployez et développez des devis automatisés en étroite collaboration avec Smart Data.
• Améliorez la proposition de valeur numérique avec des produits à prix instantané pour nos clients existants.
• Adaptez la proposition de valeur numérique aux nouveaux clients.

Celles-ci visent à soutenir l'entreprise et à ajouter de nouvelles sources de revenus en ligne tout en numérisant la manière actuelle de faire des affaires et en augmentant l'efficacité opérationnelle, par exemple en aidant à vendre des articles vides.

L'équipe est vraiment interfonctionnelle et est une collaboration entre la logistique, l'informatique et le numérique: Gauvain et son équipe (Henrik, Rebecca et Baran) relèvent de Valdemar Warburg, vice-président et chef de BU Nordic. Rasmus et Riccardo font partie du département Digital de Sophie-Kim Chapman, et les collègues IT (Gabriella, Casper, Christian ainsi que les développeurs externes) font partie de l'informatique.

DFDS Direct collaborera également étroitement avec l'équipe Automated Quotes de Smart Data et Sarah Holloway de Logistics, car ils ont construit et améliorent le moteur de tarification & #8211; l'une des capacités de base de DFDS Direct.

Nous accueillons trois nouveaux membres de l'équipe

Rebecca Colvin, chef des opérations. Rebecca a près de 10 ans d'expérience avec DFDS Logistics, dont plus de la moitié en tant que gestionnaire de routes à Immingham puis à Vlaardingen. Elle assurera une collaboration étroite avec les bureaux de la logistique et une intégration harmonieuse des outils numériques dans les opérations quotidiennes.

Henrik Killander, responsable du développement commercial et du marketing. Henrik travaille chez DFDS depuis quatre ans en tant que responsable marketing. Dans le cadre de ses nouvelles fonctions, il tirera parti de ses connaissances en affaires numériques et en marketing de pointe.

Baran Ozan, Business and Data Analyst, qui soutiendra DFDS Direct avec l'analyse des données pour prendre des décisions informées et basées sur les données. Baran vient de terminer ses études à CBS en finance et comptabilité.

Gauvain Haulot, directeur de DFDS Direct, déclare: «Nous abordons cet énorme défi avec humilité. C'est un nouveau départ pour cette ambition que nous avons pour le développement de l'activité en ligne dans la logistique, et nous nous réjouissons de collaborer étroitement avec nos collègues de la logistique. Nous avons bien préparé et formé l'équipe, et nous apprenons aussi beaucoup au fur et à mesure que nous progressons. »

Valdemar Warburg, vice-président et chef de BU Nordic, a déclaré: «Je souhaite la bienvenue à nos collègues, nouveaux ou en transition vers la logistique! DFDS Direct est bien plus qu'une plateforme de réservation en ligne. C'est ainsi que nous interagissons avec nos clients et automatisons nos processus. Et bien que nous ayons maintenant une équipe de soutien solide, expérimentée et dévouée, nous, dans la division Logistique, sommes ceux qui mettrons en œuvre les changements, alors que nous transformons nos activités de réservation, de post-réservation et de vente au comptant dans les mois à venir. »

Un centre de développement informatique en Turquie développe un nouvel outil

Les entreprises de logistique et d'expédition créent de nombreux documents de fret que les clients ne connaissent généralement pas. Ces documents sont transportés avec la cargaison et fournissent des détails sur l'expédition et les douanes ainsi que des informations de stockage.

Cependant, la gestion des documents de fret physiques prend du temps. Cela nécessite beaucoup de travail manuel, et il est inefficace, du temps est perdu et des erreurs se produisent. Il faut également beaucoup d'espace pour archiver des documents physiques et il faut du temps pour les retrouver.

Per Hjelmström, Process Development Manager, déclare: «Dans une collaboration fructueuse entre DLC Arendal et l'équipe Bosphorus du IT Development Center d'Istanbul, nous avons développé une solution de numérisation de documents. Il se concentre sur la version cross-docking de GTMS (General Terminal Management System), XMS, qui est le logiciel utilisé par le terminal cross-dock à Arendal. Ici, les produits d'un fournisseur ou d'un fabricant sont distribués via un quai d'entrée, puis directement transportés vers le quai de transport sortant avec peu ou pas de temps de manutention ou de stockage. »

L'objectif est de ne traiter les documents qu'une seule fois, c'est-à-dire lorsqu'ils sont numérisés et stockés au format numérique dans le cloud. Le système s'occupe du reste. Lorsque les documents sont numérisés, ils sont consultables, accessibles et facilement partagés en interne ou avec nos clients via des liens. Nous prévoyons également de mettre les documents à la disposition des clients via un portail Web. De cette façon, nous pouvons accroître notre transparence et fournir à nos clients des services plus rapides.

Le développeur de Team Bosphorus à Istanbul, Anıl Taşçı, déclare: «Cette solution était le premier module développé pour le XMS (X-dock Management System), et c'est la première étape de notre parcours de transformation numérique à Arendal. Il répond au besoin de transformation numérique et d'archivage numérique des documents papier. Deux fonctionnalités principales spécifiques sont le fractionnement et la fusion de documents PDF, qui est le format le plus courant pour la conservation et le partage de documents numériques, et il est pris en charge par presque tous les scanners, navigateurs et appareils mobiles aujourd'hui. »

Cette façon de traiter les documents a conduit à des améliorations de la qualité pour nos clients et à un processus sortant simplifié et plus efficace où les sources d'erreurs ont été considérablement réduites.

La gestion des documents numériques est une condition préalable à la numérisation de l'Arendal X-dock, dans le but de simplifier les opérations et de fournir des services X-dock transparents d'excellente qualité à nos clients.


Avec XMS, vous pouvez télécharger des documents de fret. Lorsque les documents sont téléchargés, ils sont consultables, accessibles et facilement partagés en interne ou avec nos clients via des liens.

L'équipe d'Istanbul rejoint le support d'intégration

Three developers in the Istanbul Integration team have now joined the rotation in EDI and Integration support. From left: Haluk Iltas, Yusuf Tezcan and Kemal Teke

 

DFDS continues to gather locations into a fully unified business. The newest example of this is the addition of our Istanbul office into the EDI (Electronic Data Interchange) and Integration support teams, which handle a large variety of request tickets from across the organisation. Many parts of the business rely on this support, including Logistics, Ferry, Finance, Sertica, Product Owners and Human Resources.

To strengthen the function, three developers in the Turkish Integration team, Haluk Iltas, Yusuf Tezcan and Kemal Teke, have now joined the rotation in EDI and Integration support, adding Istanbul as our third location for this function together with Vlaardingen and Copenhagen.

The developers began handling support in week 42 with Integration Developer Jan Kierstein on location to assist and to train them in all the different support requests. The trio will have support duties, often in the first weeks to quickly acquire experience, with dedicated backup support from colleagues in Copenhagen and Vlaardingen.

Jan says: “We went through all tickets in Topdesk for EDI Support, handling internal alerts, emails from external parties, internal users, etc. Even though they handled a big variety of support requests a lot more will probably come over time. Handling EDI/Integration support is an opportunity to look at many different solutions and set-ups, interacting with many different parties and learning more about all DFDS’ systems. The issues faced can be technical, operational, wrongly entered information, network problems, external parties having issues and much more.”

After their initial support weeks, the EDI/Integration support will be handled in rotation by:
Bent Christensen, Vlaardingen
Frans Faneker, Vlaardingen
Haluk Iltas, Istanbul
Yusuf Tezcan, Istanbul
Kemal Teke, Istanbul
Rajesh(waran) Kalaiselvan, Copenhagen
Mikael Lund, Copenhagen
Thor Fischer-Olsen, Copenhagen
Jan Kierstein (Hansen), Copenhagen
John Andersen, Copenhagen

Statut EPR mensuel: projet en bonne voie

Le projet ERP (Enterprise Resource Planning) est actuellement sur la bonne voie et se déroule conformément au plan.

Luisa Bæk Lund, chef de projet informatique, déclare: «Au cours des deux derniers mois, nous avons organisé plus de 20 ateliers dans le cadre de la phase de conception. En outre, un plan de déploiement révisé a été approuvé par tous les directeurs financiers et propriétaire du programme, Jesper Mikkelsen Heilbuth, vice-président. Enfin, une tournée de formation et d'éducation à la gestion du changement est prévue avec le premier arrêt à Poznań cette semaine.

À partir d'aujourd'hui, chaque mois, un bref statut du projet ERP sera partagé sur la page du projet ERP sur le Bridge.
Le statut couvre les mises à jour sur:
- Statut et avancement global du projet (par Luisa Bæk Lund, General Project Manager)
- Statut financier (par Vinothkrishna Rangamani, chef de projet financier)
- Infrastructure et intégration (par Sunil Behera, architecte de solution technique)
- Statut RH (par Jørgen Svare, Chef de projet module RH)
- Module achats (par Mona Todnem, chef de projet module achats).

«L'équipe de gestion du programme espère que cela créera plus de transparence autour du projet ERP et y voit un excellent moyen de partager le travail et les efforts déployés par les chefs de file et les membres du projet», déclare Luisa.

BU Med remporte le prix «The Coolest Agile Board»

Hier, le 24 octobre, BU Med était parmi les sponsors du Sommet Agile Turquie, le plus grand événement Agile en Turquie rassemblant des passionnés Agile de tout le pays. L'équipe Oxygen faisait partie des collègues de BU Med qui ont assisté au sommet où ils ont remporté le prix «The Coolest Agile Board».

L'équipe qui développe des applications et des systèmes mobiles a assisté au sommet pour partager comment ils sont agiles et a présenté leur carte agile auto-conçue. Le conseil d'administration a été si bien reçu qu'il a reçu le prix «Le conseil le plus agile» lors du concours organisé par le comité Agile Turquie sur Twitter.

Hakan Adıgüzel, Scrum Master, déclare: «Notre conseil d'administration agile garde tout sur un projet visible par tous. Nous connaissions déjà la valeur que cela apporte à l'équipe, mais c'est super cool que d'autres passionnés d'Agile le reconnaissent également. »

Volkan Biçer, développeur principal, déclare: «La transparence est la chose la plus importante dans l'équipe. La planche agile est la plus grande pièce de ce puzzle. »


Conseil agile primé de l'équipe Oxygen

Ayşe Bilgin, UX Designer, déclare: «La conception en dit long sur les opérations de transport de DFDS. Sur le tableau; nous commençons par un entrepôt rempli de boîtes appelées «PBI». Ensuite, les boîtes sont chargées dans un camion et transportées vers un navire DFDS. Le camion représente la partie À FAIRE et le navire DFDS naviguant vers un autre port représente EN COURS. Dans la dernière partie, nous voyons quelques remorques qui sont prêtes à être ramassées, et cela s'appelle DONE. Nous avons ajouté du squelette de dinosaure et des fossiles en bas, juste pour le plaisir. Et il y a aussi une vue sous-marine pour représenter notre curiosité, notre passion et notre émerveillement envers le travail que nous faisons. Notre conseil nous motive. Nous sommes très heureux qu'il ait remporté le meilleur conseil d'administration agile en 2019 en Turquie. »

Soyez conscient de l'usurpation d'identité!

Nous connaissons tous le phishing et nous avons probablement reçu nous-mêmes quelques courriels de phishing avec une apparence plus ou moins professionnelle. Maintenant, le service informatique nous demande de prendre conscience de l'usurpation d'identité, car au moins un employé a reçu un courrier électronique apparemment de Niels Smedegaard.

Gert Møller, CIO, a déclaré: «Ce genre d’escroquerie est tout à fait normal et porte le nom de« parodie », qui est le cas où un criminel prétend être quelqu'un d’autre. Maintenant, ce criminel n'avait pas fait ses devoirs, mais ils vont bientôt découvrir qu'ils auraient dû utiliser le nom de Torben à la place.
Les services informatiques ne peuvent rien y faire à part bloquer l’adresse électronique. Cependant, ils ne font que le changer, et ainsi de suite. Nous demandons donc à tous de faire très attention et de ne pas tomber dans le piège. ”

Voici un exemple de courrier électronique d'usurpation d'identité:

 

Bonjour Geert, comment vas-tu?

Je suis en train de finaliser une transaction hautement prioritaire pour le groupe, concernant une offre d'acquisition d'une société étrangère.

Les cabinets Baker et McKenzie avocats en charge de cette opération m'ont récemment informé de ne pas traiter cette affaire depuis le siège et d'utiliser une filiale étrangère pour éviter les fuites et les délits d'initiés.
Je vous donnerai plus de détails plus tard à ce sujet.

Par conséquent, je vous ai choisi pour superviser cette opération avec mon avocat, Daniel Fesler (de Baker and McKenzie) et moi-même.
Personne d'autre que nous trois ne doit être informé pour le moment.

Dans un premier temps, Geert, dès que vous recevez ce message, envoyez-moi immédiatement le flux de trésorerie disponible (relevés bancaires) de nos comptes bancaires en Belgique afin que je puisse le transmettre à mon avocat.
Donnez-moi également un autre numéro de téléphone où vous êtes à l'aise pour parler avec lui.

Dès que je recevrai les deux informations, je vous enverrai des instructions supplémentaires pour la journée.

Med venlig hilsen / Cordialement,

Niels Smedegaard