Master Data lance des listes de sites et de navires

Master Data a récemment déployé deux listes dans Microsoft Master Data Services (MDS). L'un présente des informations sur tous les sites où travaillent nos collègues, tandis que l'autre est une liste de navires présentant un ensemble d'informations sur la flotte.

Les listes permettent une meilleure planification du support local, de la gestion des incidents, de la planification des remplacements d'équipements, etc. En effet, plusieurs feuilles de calcul Excel en plusieurs copies dans l'organisation sont remplacées par un emplacement central pour les données. Cela élimine la redondance ou les versions inexactes des mêmes données.

La liste des sites contient des informations sur le site local et l'équipement informatique actif utilisé pour accéder aux systèmes informatiques de DFDS. Chaque site local a un nom unique et un code unique qui, une fois utilisés et intégrés dans les noms d'ordinateur, de serveur et de réseau, peuvent assurer le suivi de tous les actifs informatiques appartenant à ce site spécifique.

Actuellement, la liste des navires contient des informations générales sur les navires. Cependant, nous prévoyons de collecter les données techniques du système de gestion de flotte, Sertica, et de les compiler dans Master Data Services. Il en résultera une liste complète.

Une fois que les données de base sont pleinement utilisées dans le MDS, la liste des sites et les données de base des navires seront la «fondation» pour éventuellement relier ces informations sur les actifs aux systèmes opérationnels nécessaires.

Les listes centralisées contribuent à un travail plus intelligent et à une intégration plus fluide
Jaenet Viale, IT Operations & Support, et Pawel Siedlecki, Master Data, ont coordonné les listes et les ont présentées aux informaticiens de terrain et à ceux qui ont besoin d'enregistrer les données. Les parties prenantes désignées ont également accès pour s'assurer que des parties des données concernant un site ou un navire sont mises à jour.

Lloyd Middleton, IT Operations & Support, déclare: «Le contrôle de l'ajout et de la suppression de sites et de codes de site étant centralisé, nous sommes désormais en mesure de déléguer la maintenance de certaines informations, par exemple les utilisateurs par site, aux ingénieurs de terrain locaux en informatique. Opérations et support. Ceci est sans travail administratif supplémentaire et sans republier la liste. Depuis la fin du mois de mars, ils ont pu conserver les données pertinentes directement dans le MDS. »

L'IT et le numérique lancent les travaux vers un nouveau modèle d'exploitation

Le coup d'envoi de Momentum a été la première réunion de discussion en ligne avec plus de 250 participants

Le 11 mai, plus de 250 responsables informatiques, numériques et collègues des autres divisions se sont réunis lors d'une réunion publique en ligne pour lancer le projet de changement «Momentum» vers un nouveau modèle opérationnel.

Le PDG Torben Carlsen et CTO Rune Keldsen ont présenté l'objectif de Momentum, qui est d'abord et avant tout de faire de l'informatique et du numérique une partie plus intégrée de DFDS.

Torben déclare: «Au cours des dernières années, l'informatique est passée du statut de centre de coûts à celui de partie intégrante des affaires et du développement commercial. Notre avenir est inexistant s'il n'y a pas de Digital & IT pour nous soutenir. IT & Digital ne doit pas être un fournisseur et l'entreprise pas un client, mais nous travaillerons ensemble dans One DFDS. Cette vision est soutenue par l'ensemble de l'EMT. »

Pour soutenir la création et la mise en œuvre du nouveau modèle d'exploitation, Rune et son équipe ont initié cinq axes de travail: stratégie, structure, processus, personnes et technologie. Ces domaines de travail sont dirigés par la vice-présidente Sophie-Kim Chapman, le directeur technique Rune Keldsen, le directeur du bureau des DSI Mikkel Growth-Andersen, le directeur de la réalisation numérique Liv Olsen et le chef de l'architecture et de la stratégie informatiques Jakob Fredfeldt. Si vous avez des questions ou des suggestions, peu importe où vous êtes placé dans DFDS, vous êtes plus que les bienvenus pour contacter les sponsors.

Rune déclare: «Il existe une motivation et une volonté de franchir la prochaine étape vers un nouveau modèle d'exploitation. Un modèle de fonctionnement plus agile et flexible, qui permet plus d'autonomie et de liberté d'action et qui est centré sur la création d'un impact et d'une valeur pour DFDS. J'attends avec impatience ce voyage de changement avec vous et j'apprécie grandement votre motivation et votre soutien. »

Guide: Comment se connecter et travailler à domicile

Compte tenu de la situation actuelle, un certain nombre de collègues ont contacté le support informatique pour travailler à domicile. Les opérations et le support informatiques ont désormais fourni des directives à ce sujet.

Vérifier qui vous êtes lorsque vous travaillez à distance est extrêmement important pour la sécurité informatique. Veuillez suivre les directives d'authentification multifacteur ci-dessous avant d'essayer d'utiliser des applications via Citrix. Notez que Velocity et Phoenix sont disponibles dans Citrix.

Comment enregistrer et configurer MFA (authentification multifacteur)

  • MFA est un processus de sécurité utilisé dans DFDS pour vous assurer qu'il s'agit bien de vous connecter à nos systèmes en dehors de DFDS. Il vous suffit de télécharger une application sur votre smartphone ou d'enregistrer un numéro pour confirmer qui vous êtes sur un téléphone mobile ou fixe. Tu peux trouver le guide ici à propos de l'appel téléphonique automatisé. Si vous ne souhaitez pas utiliser la méthode de rappel, veuillez consulter ce guide sur l'installation de l'application Authenticator.

Tdeux façons de se connecter à DFDS en utilisant un équipement non fourni par DFDS

 

Skype Entreprise sur PC externe

 

Apportez votre équipement de bureau à la maison en accord avec votre supérieur direct:

  • Pour les utilisateurs d'ordinateurs portables: Apportez votre ordinateur portable à la maison et connectez-vous via Citrix. Comme la plupart des programmes sont accessibles via Citrix, éviter d'utiliser le client VPN, s'il est installé, car il peut surcharger le matériel contrôlant cela. Vous pouvez, en accord avec votre responsable direct, apporter des moniteurs à domicile, une station d'accueil et un clavier si vous en avez besoin.
  • Pour les utilisateurs de bureau:  Si vous avez un ordinateur portable privé non DFDS, utilisez-le et connectez-vous via Citrix. Si ce n'est pas une option, vous pouvez ramener à la maison votre bureau complet, y compris les moniteurs, le clavier, les câbles et tout en accord avec votre gestionnaire direct.

Si vous avez des questions, s'il vous plaît envoyez un email à Support Informatique.

 

Bo Kristensen a accepté un nouvel emploi en dehors de DFDS

Je suis désolé d'annoncer que Bo Kristensen a décidé de démissionner de son poste de directeur général, IT après 16 ans au DFDS. Bo s'est vu offrir un poste de CTO dans une entreprise où il développera le secteur informatique à partir de zéro.

Bo manquera à ses connaissances techniques approfondies, à son énergie positive et à sa volonté d'amener DFDS au niveau supérieur de maturité technique. Bo a joué un rôle important dans la construction du centre technologique et dans l'attraction de talents chez DFDS dont les autres entreprises de l'industrie ne peuvent que rêver. Bo a son dernier jour au DFDS le 31 mars et je lui souhaite tout le succès possible dans ses nouvelles activités.

Nous avons commencé la recherche du remplaçant de Bo mais à partir d'aujourd'hui, Stefan, Michel, Stephen, Jon et Mathias relèveront directement de moi.

Rune Keldsen
directeur de la technologie

DFDS au sommet de l'analyse Superweek

Astrid Illum a représenté DFDS à la Superweek 2020 avec un discours et un panel

 

Au fur et à mesure que la technologie évolue, DFDS évolue également. Le 28 janvier, Astrid Illum, responsable des produits et de l'analyse numérique, a représenté DFDS au Superweek Analytics Summit annuel, pour être à la pointe de l'analyse numérique avec des collègues du monde entier.

Les participants précédents et les nouveaux étaient de retour sur le sommet enneigé de la Hongrie qu'ils ont visité l'année dernière, et quel meilleur endroit pour organiser un sommet que sur un seul?

Ici, Astrid a donné une conférence. Le sujet était le défi familier de combiner les besoins des clients et des entreprises en ce qui concerne le stockage des données sur les visiteurs de notre site Web - des données qui permettent à la fois la fonctionnalité et une plus grande pertinence dans l'expérience utilisateur. L'angle de la discussion était cependant une prétention à une visite dans le futur dans laquelle les choses semblent radicalement différentes de ce qu'elles sont maintenant.

«Je voulais relever quelques défis clés de notre paysage actuel de données et les inverser. Et s'il y avait une abondance encore plus élevée de données sur les utilisateurs? Et si ces données n'étaient jamais détenues par des entreprises mais par les utilisateurs eux-mêmes? » Explique Astrid. Dans le futur, les données du scénario faisaient partie d'un échange entre les entreprises souhaitant vendre un produit et le client potentiel. Astrid poursuit: «Mon objectif était de me concentrer sur ce que les données de valeur peuvent apporter à toutes les parties et sur la manière dont nous pouvons protéger les intérêts de nos clients tout en permettant aux entreprises de vendre leurs services et leurs marchandises.»

Le même sujet a été exploré dans un panel auquel Astrid a participé aux côtés de personnalités analytiques reconnues telles que Stéphane Hamel et Aurélie Pols, qui sont bien connues pour se soucier aussi profondément de la confidentialité des données et d'une utilisation éthique des données client.

Le groupe ERP Project célèbre les réalisations de 2019

Le groupe du projet ERP fête avec dîner et spectacle aux Wallmann à Copenhague

La célébration a débuté par une session de stratégie où chaque domaine du projet a présenté ce qu'ils avaient accompli au cours de l'année précédente, et la responsable du projet Luisa Bæk Lund et la responsable du programme Mikkel Groth-Andersen ont donné à l'équipe des évaluations élevées.

Quelques-unes des plus grandes réalisations de 2019:

• Projet:
Pleine vitesse sur toutes les pistes, phases de clarification et de conception réussies, nouveaux membres de l'équipe ajoutés à Poznań, plans de déploiement en place

• La finance:
Nouveau plan comptable + dimensions financières créés dans D365

• Données de base:
Pour inclure CDS dans l'ERP (Common Data Service for Apps est une plate-forme permettant aux utilisateurs d'intégrer des programmes et de créer des applications personnalisées et des workflows automatisés)

• Approvisionnement:
Excellente collaboration avec les parties prenantes au sein et en dehors de l'équipe de projet ERP

• RH:
Nouveau CPO et People DIO, et nouveau plan de projet approuvé

• Test:
Le processus de test a été installé et configuré dans Azure DevOps, la phase 1 des tests de processus a été définie et exécutée par Columbus et un nouveau plan de stratégie de test a été défini.

• Gestion du changement:
Les activités de gestion du changement ont commencé dans chaque domaine du projet

L'équipe a terminé la journée avec un dîner et un spectacle bien mérités à Wallmans.

Luisa déclare: «Vendredi, nous avons réuni toute l'équipe du projet de Poznań et de Copenhague pour un après-midi avec des séances de stratégie et un dîner de célébration. Cela a été 18 mois de travail acharné et des délais serrés et il y a beaucoup de choses à célébrer. Dans les vies bien remplies, nous avons souvent oublié de célébrer les réalisations. Encore une fois merci à tous ceux qui font du projet ERP une réalité - vous méritiez d'être célébré! »

Mikkel déclare: «Comment célébrez-vous le fait que nous ayons sélectionné une nouvelle dorsale pour numériser nos fonctions de back-office? Comment amener les gens de différents pays de plus de 10 nationalités à se sentir comme une famille avec une tâche majeure sur leurs épaules? Eh bien, vous pouvez faire appel à des ateliers longs et difficiles, puis vous retrouver dans un bâtiment de cirque vieux de 150 ans avec un dîner plein de chants et de danses. Et retrouvez-vous non seulement parmi des personnes dévouées qui font un travail de qualité, mais aussi pour célébrer la vie avec une approche inclusive et fidèle à tous vos collègues. Ce fut vraiment une merveilleuse soirée. »

Phoenix implémenté sur Sète-Yalova

Nos collègues travaillant sur l'intégration informatique et numérique de nos bureaux méditerranéens dans le réseau DFDS

Après des mois de travail dévoué tant des équipes de développement que des bureaux locaux apprenant les nouvelles façons de travailler, Phoenix, notre système informatique de base pour le fret, a été mis en service sur la route Sète-Yalova et la route inverse les 22 et 23 janvier. . Il s'agit de la première route Ro-Ro de l'ex-ONU à passer au nouveau système de réservation en BU Méditerranée. D'autres itinéraires suivront dans les prochains mois.

Cela marque une étape importante dans l'intégration informatique et numérique de nos bureaux méditerranéens dans le réseau DFDS ainsi qu'une contribution au pilier B de la stratégie Win23. La mise en service réussie a nécessité un grand effort de préparation par les équipes de Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Site Web et Marketing ainsi que la précieuse contribution de nos bureaux de Sète, Yalova et Istanbul afin de proposer des solutions intelligentes sous la coordination de Michael Herbaek et Attila Gulyas en tant que chefs de projet.

«Comme pour tout projet comme celui-ci, le processus de mise en œuvre n'a pas été sans défis, mais ceux-ci ont été gérés efficacement grâce à des efforts de coordination proactifs et à des solutions rapides par l'équipe.» dit Daniel Capes, chef d'équipe FM.

«Nos équipes de superutilisateurs, d'analystes système et de développeurs ont été déployées sur trois sites en étroite coordination tout au long de la journée, en collaboration avec nos collègues de Sète, Yalova et Istanbul pour tout préparer pour les départs. Nous sommes reconnaissants du travail acharné de toutes les personnes impliquées. » explique Sara Ryden - Product Owner Phoenix, BU MED.

Phoenix sera implémenté sur d'autres routes 
Cette première mise en service n'est que le début de la feuille de route d'implémentation numérique et informatique dans la BU Méditerranée. Phoenix sera introduit presque toutes les deux semaines sur de nouvelles routes et l'ensemble du processus devrait être achevé fin mars.

«Nous sommes heureux que le premier lancement ait été un succès et nous sommes impatients d'offrir à nos clients et collègues de la Méditerranée une expérience numérique améliorée.» déclare Lars Hoffman, vice-président et chef de l'unité commerciale Méditerranée.

Alignement avec le reste de DFDS
«Certains des effets positifs du nouveau système commencent déjà à se manifester, alors qu'il n'en est encore qu'à ses débuts, nous pouvons certainement affirmer qu'il y aura des gains d'efficacité significatifs en alignant les processus des systèmes avec le reste du DFDS», explique Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superutilisateur à Istanbul.

«Nous avons déployé d'énormes efforts pour implémenter Phoenix dans BU Med. Il s'agissait d'un travail d'équipe, je voudrais donc remercier tous ceux qui ont participé à la phase de développement. Une fois que les utilisateurs auront pleinement utilisé Phoenix au cours de ces semaines, MyFreight sera progressivement présenté aux clients comme la nouvelle façon de faire des réservations avec DFDS », explique Aslihan Tur - Software Supervisor.

Outre les systèmes mentionnés, GTMS sera également bientôt implémenté pour les opérations de porte dans Pendik Terminal.


Nos collègues du bureau de Yalova


Nos collègues du bureau de Sète

Atelier d'assaut d'événement en Turquie

L'équipe Bosphorus de notre centre de développement informatique en Turquie travaille actuellement sur le projet XMS, qui est le logiciel utilisé par le terminal cross-dock à Arendal.
L'équipe a identifié 15 modules comprenant différentes fonctionnalités que l'application finale doit offrir au client. Le développement des deux premiers modules est déjà terminé.

Jan Devrim, directeur du centre de développement informatique Turquie, déclare: «Nous avons invité les parties prenantes à un atelier de deux jours avec toute l'équipe de développement.
Pour créer un modèle commercial que nous pouvons utiliser pendant le développement, nous avons utilisé la méthode basée sur un atelier, Event Storming. Il s'agit de rassembler toutes les parties prenantes pour aligner la compréhension du domaine d'activité et le problème à résoudre. Il en résulte une solution qui garantit que les experts du domaine commercial et les experts technologiques parviennent à un accord commun avant de développer l'application.

Avec l'aide de notes autocollantes et d'un groupe enthousiaste, nous avons acquis un aperçu des opérations du terminal et de l'entreposage que nous essayons de modéliser et permis aux experts techniques de communiquer de manière claire et transparente. En collaboration avec le propriétaire du produit, Jonas Granlund, nous avons planifié le projet du début à la fin.

L'équipe et les parties prenantes ont répondu aux attentes concernant la vue d'ensemble et les flux du projet. Le développeur de logiciels Ahmet Aydın a également partagé une démo montrant l'état actuel de l'application existante. En identifiant la valeur et la complexité de l'entreprise pour les 15 modules, les participants pourraient s'entendre sur le produit viable minimum absolu (MVP) qui est une version de l'application avec juste assez de fonctionnalités pour que l'entreprise l'utilise de manière bénéfique et vise également à recueillir des commentaires pour développement futur. Il a été déterminé que les modules de gestion des tâches et d'entrepôt définiraient le MVP.

Un nouveau nom était nécessaire pour notre application avec l'ajout du module d'entrepôt, et les participants sont allés avec «Astrid».

Les DIO et les services de traitement informatique fusionnés de Ferry Freight rationalisent les processus

La fusion des services DIO et IT Fulfillment Ferry Freight réduit la complexité et le chevauchement des rôles. Comme certains rôles disparaissent, nous recherchons des solutions pour cinq collègues.

 

En septembre 2019, le bureau DIO de fret et l'équipe de gestion de l'accomplissement informatique de la division Ferry ont fusionné en un seul service sous la direction de Michael Herbæk.

«Même si tout le monde a fait un excellent travail et travaillé dur pour produire des résultats, la structure complexe précédente rendait difficile l'amélioration des processus. Par conséquent, le but de la fusion était de réduire la complexité pour améliorer nos processus numériques et notre capacité à fournir de meilleures solutions plus rapidement », explique Michael Herbæk, chef du service fusionné DIO et épanouissement informatique.

«Nous avons maintenant eu le temps d'évaluer la structure optimale pour le département et avons identifié un certain nombre de fonctions qui se chevauchent et des opportunités pour rationaliser nos processus. En conséquence, nous mettrons en place une nouvelle structure qui suit celle introduite dans la logistique. Cette nouvelle structure renforce le rôle de Product Owner et dédie les Product Owners à soutenir des objectifs et des capacités spécifiques. Nous sommes convaincus que ces changements nous aideront à atteindre les objectifs de la fusion des départements », déclare Michael.

«Malheureusement, ces processus plus rationalisés signifieront que certains rôles disparaîtront, ce qui réduira malheureusement les besoins en personnel du département de quelques postes.»

«Les personnes concernées sont toutes de très bons collègues qui ont fait un excellent travail, et nous faisons donc de notre mieux pour rechercher d'autres opportunités dans l'organisation. Il reste encore cinq personnes sans rôle dans l'organisation, et nous sommes actuellement en dialogue avec elles et leurs représentants syndicaux afin de chercher d'autres solutions. Les collègues concernés travaillent au Royaume-Uni et aux Pays-Bas et, naturellement, nous les soutiendrons au mieux de nos capacités dans le processus à venir si aucune solution ne peut être trouvée chez DFDS », explique Michael.

Rune Keldsen sera notre Chief Technology Officer

Je suis extrêmement heureux d'annoncer que Rune Keldsen (40 ans) se joindra à nous en tant que nouveau vice-président exécutif et chef de la technologie au plus tard le 1er mars.

En tant que Chief Technology Officer, il sera membre de la direction générale, responsable de l'organisation numérique dirigée par Sophie-Kim Chapman et de l'organisation informatique anciennement dirigée par Gert Møller. Sophie-Kim relèvera de Rune, tout comme les anciens subordonnés directs de Gert.

Rune vient à DFDS à partir d'un poste de directeur numérique du groupe Nuuday (TDC), qui se compose de marques de médias et de technologies comme Yousee, TDC Business, Telmore, Fullrate, NetDesign, Hiper et Blockbuster. Il apporte avec lui un palmarès impressionnant du groupe Nuuday, où il a d'abord été responsable du développement de l'expérience client sur les plateformes de divertissement. Au cours des trois dernières années, il a été le précurseur d'une transformation numérique, poussant Nuuday à devenir un fournisseur de services numériques. Plus récemment, il était responsable de l'organisation numérique de toutes les marques de Nuuday.

Rune a obtenu un Master spécialisé en informatique à la Copenhagen Business School en 2005. Il a commencé sa carrière dans la société de logiciels ScanJour (qui fait maintenant partie de KMD) en 2006 et a rejoint le groupe Media-Saturn en 2010 en tant que VP du Project Management Office. . Il a rejoint Yousee / Nuuday en 2013.

J'ai très hâte d'accueillir Rune au DFDS. Je suis convaincu que vous le soutiendrez tous dans son travail et dans notre travail pour faire passer notre transformation numérique au niveau supérieur et faire de notre organisation informatique et numérique un contributeur encore plus important au succès de DFDS et de notre stratégie Win23.

Torben Carlsen

 

Avec Rune Keldsen en tant que Chief Technology Officer, l'équipe de direction est complète. L'équipe est désormais composée de: Torben Carlsen (PDG), Karina Deacon (CFO), Peder Gellert (EVP Ferry Division), Niklas Andersson (EVP Logistics Division), Anne-Christine Ahrenkiel (Chief People Officer) et Rune Keldsen (Chief Technology Officer )

Un centre de développement informatique en Turquie développe un nouvel outil

Les entreprises de logistique et d'expédition créent de nombreux documents de fret que les clients ne connaissent généralement pas. Ces documents sont transportés avec la cargaison et fournissent des détails sur l'expédition et les douanes ainsi que des informations de stockage.

Cependant, la gestion des documents de fret physiques prend du temps. Cela nécessite beaucoup de travail manuel, et il est inefficace, du temps est perdu et des erreurs se produisent. Il faut également beaucoup d'espace pour archiver des documents physiques et il faut du temps pour les retrouver.

Per Hjelmström, Process Development Manager, déclare: «Dans une collaboration fructueuse entre DLC Arendal et l'équipe Bosphorus du IT Development Center d'Istanbul, nous avons développé une solution de numérisation de documents. Il se concentre sur la version cross-docking de GTMS (General Terminal Management System), XMS, qui est le logiciel utilisé par le terminal cross-dock à Arendal. Ici, les produits d'un fournisseur ou d'un fabricant sont distribués via un quai d'entrée, puis directement transportés vers le quai de transport sortant avec peu ou pas de temps de manutention ou de stockage. »

L'objectif est de ne traiter les documents qu'une seule fois, c'est-à-dire lorsqu'ils sont numérisés et stockés au format numérique dans le cloud. Le système s'occupe du reste. Lorsque les documents sont numérisés, ils sont consultables, accessibles et facilement partagés en interne ou avec nos clients via des liens. Nous prévoyons également de mettre les documents à la disposition des clients via un portail Web. De cette façon, nous pouvons accroître notre transparence et fournir à nos clients des services plus rapides.

Le développeur de Team Bosphorus à Istanbul, Anıl Taşçı, déclare: «Cette solution était le premier module développé pour le XMS (X-dock Management System), et c'est la première étape de notre parcours de transformation numérique à Arendal. Il répond au besoin de transformation numérique et d'archivage numérique des documents papier. Deux fonctionnalités principales spécifiques sont le fractionnement et la fusion de documents PDF, qui est le format le plus courant pour la conservation et le partage de documents numériques, et il est pris en charge par presque tous les scanners, navigateurs et appareils mobiles aujourd'hui. »

Cette façon de traiter les documents a conduit à des améliorations de la qualité pour nos clients et à un processus sortant simplifié et plus efficace où les sources d'erreurs ont été considérablement réduites.

La gestion des documents numériques est une condition préalable à la numérisation de l'Arendal X-dock, dans le but de simplifier les opérations et de fournir des services X-dock transparents d'excellente qualité à nos clients.


Avec XMS, vous pouvez télécharger des documents de fret. Lorsque les documents sont téléchargés, ils sont consultables, accessibles et facilement partagés en interne ou avec nos clients via des liens.

L'équipe d'Istanbul rejoint le support d'intégration

Three developers in the Istanbul Integration team have now joined the rotation in EDI and Integration support. From left: Haluk Iltas, Yusuf Tezcan and Kemal Teke

 

DFDS continues to gather locations into a fully unified business. The newest example of this is the addition of our Istanbul office into the EDI (Electronic Data Interchange) and Integration support teams, which handle a large variety of request tickets from across the organisation. Many parts of the business rely on this support, including Logistics, Ferry, Finance, Sertica, Product Owners and Human Resources.

To strengthen the function, three developers in the Turkish Integration team, Haluk Iltas, Yusuf Tezcan and Kemal Teke, have now joined the rotation in EDI and Integration support, adding Istanbul as our third location for this function together with Vlaardingen and Copenhagen.

The developers began handling support in week 42 with Integration Developer Jan Kierstein on location to assist and to train them in all the different support requests. The trio will have support duties, often in the first weeks to quickly acquire experience, with dedicated backup support from colleagues in Copenhagen and Vlaardingen.

Jan says: “We went through all tickets in Topdesk for EDI Support, handling internal alerts, emails from external parties, internal users, etc. Even though they handled a big variety of support requests a lot more will probably come over time. Handling EDI/Integration support is an opportunity to look at many different solutions and set-ups, interacting with many different parties and learning more about all DFDS’ systems. The issues faced can be technical, operational, wrongly entered information, network problems, external parties having issues and much more.”

After their initial support weeks, the EDI/Integration support will be handled in rotation by:
Bent Christensen, Vlaardingen
Frans Faneker, Vlaardingen
Haluk Iltas, Istanbul
Yusuf Tezcan, Istanbul
Kemal Teke, Istanbul
Rajesh(waran) Kalaiselvan, Copenhagen
Mikael Lund, Copenhagen
Thor Fischer-Olsen, Copenhagen
Jan Kierstein (Hansen), Copenhagen
John Andersen, Copenhagen

Statut EPR mensuel: projet en bonne voie

Le projet ERP (Enterprise Resource Planning) est actuellement sur la bonne voie et se déroule conformément au plan.

Luisa Bæk Lund, chef de projet informatique, déclare: «Au cours des deux derniers mois, nous avons organisé plus de 20 ateliers dans le cadre de la phase de conception. En outre, un plan de déploiement révisé a été approuvé par tous les directeurs financiers et propriétaire du programme, Jesper Mikkelsen Heilbuth, vice-président. Enfin, une tournée de formation et d'éducation à la gestion du changement est prévue avec le premier arrêt à Poznań cette semaine.

À partir d'aujourd'hui, chaque mois, un bref statut du projet ERP sera partagé sur la page du projet ERP sur le Bridge.
Le statut couvre les mises à jour sur:
- Statut et avancement global du projet (par Luisa Bæk Lund, General Project Manager)
- Statut financier (par Vinothkrishna Rangamani, chef de projet financier)
- Infrastructure et intégration (par Sunil Behera, architecte de solution technique)
- Statut RH (par Jørgen Svare, Chef de projet module RH)
- Module achats (par Mona Todnem, chef de projet module achats).

«L'équipe de gestion du programme espère que cela créera plus de transparence autour du projet ERP et y voit un excellent moyen de partager le travail et les efforts déployés par les chefs de file et les membres du projet», déclare Luisa.

Projet ERP: Début de la tournée de formation sur la gestion du changement

Katharina Faarup, Change Management Coordinator in the ERP Programme and Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager & CISO

The ERP programme management has initiated an ERP change management education and training tour, starting in Poznań and Copenhagen. The purpose of the tour is to ensure that everyone involved in the ERP project has the proper toolkit to manage the people side of the implementation, and the events will be facilitated by Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager & CISO, and Katharina Faarup, Change Management Coordinator.

Mikkel says: “The events will include different sessions about change management, SMART* targets, RACI matrix** etc., and there will be presentations, training and exercises, as well as personal coaching. Using different formats for the sessions will help create both high-level overviews of theories and in-depth discussions of specific tools or cases.”

“Most managers and specialists at DFDS have at some point encountered ADKAR*** and change management. However, we will adopt a much wider focus, and provide training in the different tools to support direct interaction with colleagues, and occasionally colleagues in crisis.”

“It does not matter whether you are a beginner or expert in the different subjects in the training programme. The important part is wanting to engage with others and, together with your colleagues, wanting to find a way for all of us to succeed in this highly-ambitious implementation of Microsoft Dynamics 365FO and Talent.”

If you are not located in Poznań or Copenhagen but would be interested in having an ERP change management education and training event at your location, please contact Mikkel Groth-Andersen.

See the training programme here

*SMART stands for Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely
**RACI stands for Responsible, Accountable, Consulted and Informed
***ADKAR stands for Awareness, Desire, Knowledge, Ability and Reinforcement

Soyez conscient de l'usurpation d'identité!

Nous connaissons tous le phishing et nous avons probablement reçu nous-mêmes quelques courriels de phishing avec une apparence plus ou moins professionnelle. Maintenant, le service informatique nous demande de prendre conscience de l'usurpation d'identité, car au moins un employé a reçu un courrier électronique apparemment de Niels Smedegaard.

Gert Møller, CIO, a déclaré: «Ce genre d’escroquerie est tout à fait normal et porte le nom de« parodie », qui est le cas où un criminel prétend être quelqu'un d’autre. Maintenant, ce criminel n'avait pas fait ses devoirs, mais ils vont bientôt découvrir qu'ils auraient dû utiliser le nom de Torben à la place.
Les services informatiques ne peuvent rien y faire à part bloquer l’adresse électronique. Cependant, ils ne font que le changer, et ainsi de suite. Nous demandons donc à tous de faire très attention et de ne pas tomber dans le piège. ”

Voici un exemple de courrier électronique d'usurpation d'identité:

 

Bonjour Geert, comment vas-tu?

Je suis en train de finaliser une transaction hautement prioritaire pour le groupe, concernant une offre d'acquisition d'une société étrangère.

Les cabinets Baker et McKenzie avocats en charge de cette opération m'ont récemment informé de ne pas traiter cette affaire depuis le siège et d'utiliser une filiale étrangère pour éviter les fuites et les délits d'initiés.
Je vous donnerai plus de détails plus tard à ce sujet.

Par conséquent, je vous ai choisi pour superviser cette opération avec mon avocat, Daniel Fesler (de Baker and McKenzie) et moi-même.
Personne d'autre que nous trois ne doit être informé pour le moment.

Dans un premier temps, Geert, dès que vous recevez ce message, envoyez-moi immédiatement le flux de trésorerie disponible (relevés bancaires) de nos comptes bancaires en Belgique afin que je puisse le transmettre à mon avocat.
Donnez-moi également un autre numéro de téléphone où vous êtes à l'aise pour parler avec lui.

Dès que je recevrai les deux informations, je vous enverrai des instructions supplémentaires pour la journée.

Med venlig hilsen / Cordialement,

Niels Smedegaard

Succès pour le centre de développement informatique d'Istanbul

Nos équipes du centre de développement informatique d'Istanbul ont de nombreuses raisons d'être heureuses ces jours-ci. Ils viennent d'emménager dans un tout nouveau bureau, rejoignant le reste de leurs collègues de BU Med. Depuis le début du centre en novembre dernier, ils ont accueilli plus de 25 nouveaux membres de l'équipe. Sous la direction de Jan Devrim, directeur principal, le centre emploie maintenant plus de 30 collègues travaillant avec des solutions informatiques pour les applications mobiles, le cross-docking et le stockage pour Volvo et Arendal. L'équipe travaille sur l'échange de données informatisé (EDI) qui automatise la façon dont nous communiquons et échangeons des documents commerciaux, tels que les factures et les bons de commande, et fournit également des services d'intégration. Bientôt, une équipe de Phoenix et une équipe d'entrepôt devraient rejoindre le bureau, ce qui portera le nombre de collègues à 40.

Gert Møller, VP & CIO, déclare: «Au cours de sa courte durée de vie, le centre de développement a déjà apporté une valeur ajoutée à DFDS. La coopération en matière de cross-docking et d’entreposage est très appréciée des représentants commerciaux d’Arendal et de Volvo. Logistique de DFDS est également ravie d’avoir des développeurs EDI dédiés à Istanbul. De même, Sophie-Kim Chapman, vice-présidente et responsable numérique du groupe, est très complémentaire de l’équipe des applications mobiles.

Les produits sont livrés à temps, ils sont également durables et développés correctement. Le centre de développement informatique est un excellent exemple de notre capacité à développer en permanence les solutions informatiques et numériques les plus efficaces qui soutiennent notre croissance et notre succès futurs conformément au pilier B de notre stratégie WIN23. Cela nous donne la possibilité de mettre en place des équipes de développement pour les projets et les tâches que nous avons précédemment externalisés, et fournit un soutien important à nos équipes de développement informatique à Copenhague et à Immingham. Jan Devrim a été fantastique dans la gestion de ses équipes et a largement contribué au succès actuel du centre de développement informatique », a déclaré Gert.

Jan Devrim, directeur principal du Centre de développement informatique d'Istanbul, a déclaré: «Notre excellente coopération avec les autres équipes informatiques de différents sites garantit que nous obtenons toujours une solution qui a été testée et révisée de manière approfondie. J'espère que ce rapide succès se poursuivra et ouvrira la voie à d'autres solutions. Nous devons continuer sur cette lancée. C'est pourquoi nous envoyons des équipes assister à des formations et à des événements pertinents en Europe afin d'être au fait des technologies de pointe pour la mise en œuvre du produit final. “

Le projet d’indexation des articles: 20 000 articles ont maintenant été validés dans Sertica

Sertica est le système de maintenance et d'approvisionnement de DFDS pour les navires, les terminaux, les ateliers et les pools d'équipements. Une nouvelle étape a été franchie dans le développement et l’amélioration du système. L’équipe du projet a mis au point une nouvelle structure d’articles pour les ateliers et les parcs d’équipements. Tous les articles ont été validés par l’entreprise et insérés dans la nouvelle structure.

Christiaan van der Leest, responsable produit et chef de projet, a déclaré: «Le projet avait pour objectif de développer un catalogue mondial standardisé de toutes les pièces d'inventaire et de tous les fournisseurs de la logistique et du fret afin de permettre une utilisation améliorée des données de base et des opportunités d'approvisionnement ateliers."

Le projet d’indexation des articles présente plusieurs avantages pour l’entreprise, tels que la transparence totale des achats de pièces de rechange pour toutes les entités, le développement de statistiques sur les performances, les coûts, etc., ainsi que des processus d’achat plus automatisés.

Pernille Dyrmose, responsable des achats opérationnels, déclare: «C'est un grand avantage pour l'entreprise et pour les achats de groupe. Nous disposons désormais d’une structure nous permettant d’examiner les dépenses d’un atelier à l’autre au niveau de chaque élément, tirant ainsi parti de l’échelle et permettant de comparer les prix. La gestion et la structuration des données de base est une tâche difficile, mais les avantages sont évidents et cet exercice ponctuel peut être utilisé à long terme dans DFDS. ”

Le groupe de projet se compose de Christiaan van der Leest; Daniel Smith, analyste de système; Kurt Jourquin et Stuart Whitbread, Business Drivers et Marek Kovac, coordinateur des données de base.
Le SteerCo est composé de Pernille Dyrmose; Michael Willy Heiland, responsable des données de base du groupe; Sean Potter, responsable de la division Digital & Systems; Jens Antonsen, vice-président et Hans Henrik Pedersen, directeur financier divisionnaire.

«Après un début difficile où nous avons dû structurer d’énormes quantités de données, nous avons pu les décomposer en petits chiffres pouvant être traités, ce qui a permis à l’entreprise de procéder à la validation. Nous avons maintenant renvoyé les données à l’équipe de Master Data à Poznan. Plus de 20 000 articles ont été validés et transférés dans la nouvelle structure », explique Christiaan.

«Je tiens à féliciter Christiaan et les responsables commerciaux et l'équipe élargie pour les efforts déployés au cours de la période écoulée pour réaliser ce projet et les avantages que cela apportera à DFDS. Cela a parfois été difficile, mais le nouvel alignement et la transparence qui permettent à tous les sites d’offrir des pratiques opérationnelles plus intelligentes pour l’avenir », a déclaré Sean Potter.

Microsoft D365 doit être évalué en tant que système pour la nouvelle plate-forme ERP

Mikkel Groth-Andersen

As we have previously announced, DFDS is about to introduce a so-called ERP platform, which will replace major systems such as Visma and CapNordic in Finance. It will also be our new HR platform and our new indirect procurement platform – and is probably our largest IT project so far, affecting just about everyone at DFDS.

In April, the ERP project group announced that the new solution for an ERP platform, Microsoft D365, had finally been chosen after more than a year’s hard work.

Clarification phase
The clarification phase began right after the new system had been chosen. “We are now well into the clarification phase of the project. The purpose of this phase has been to understand if D365 can meet all our business and IT requirements – more than 500 in total,” says Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager CISO.

You will soon be heard
“Business will be thoroughly heard in the design phase, but we have not settled on any particular way to form our data model or dimensioning of the system yet. Although we are all very eager to proceed to the design phase, we have to be very patient, so that we are certain that we understand the new system and its capabilities and possibilities so that we can stick to the overall strategy of standard solutions for the absolute majority of functionalities.”

27 June
“On 27 June, we will decide If we still believe that D365 is the best choice for a future ERP platform. If we decide that it is, we will sign the Microsoft license agreement and confirm the contract that we have previously signed with Columbus, which is the consultancy company that shall assist us with the implementation,” says Mikkel.

Insights and design sessions
In the autumn, all business areas will be invited for insights and design wishes sessions.
“We want to make sure that we are all on the same page regarding what we plan to build so Visma and CapNordic are successfully replaced. We also need to prepare for future ways of doing business when we design processes and data modelling. After the first implementation phase, there will be a phase 2 in which we will focus more on creating new processes and supporting functionalities.”

Future communications initiatives
There has been a strong wish to get more information.
Mikkel says: “We will address this wish by having quarterly townhall meetings in both Poznan and Copenhagen where we will give a general update on the progress. We will also create a new meeting format for VP and Directors, where we will discuss strategy and functional areas in addition to updates on plans and progress areas.”

For questions about the ERP – Microsoft D365 project please contact Mikkel Groth-Andersen.

One DFDS: Projet majeur d'intégration de la BU Med à Phoenix

Lors de l'atelier de planification, cette équipe solide s'est réunie pour assurer l'intégration efficace et très importante de BU Med dans Phoenix, alignant les processus avec le reste de DFDS (à partir de la gauche): Anna Åkesson, Alex Shaw, Aslihan Tur, Recep Bostan, Jette Lundquist, Jan Berslen Devrim, Michael Herbæk, Gert Møller, Attila Gulyas et Sean Potter. Absent de la photo mais présent: Cenk Altun et Selcuk Boztepe)

 

Ce fut un développement passionnant et majeur lorsque l'UN Ro-Ro (maintenant BU Med) est devenu une partie de DFDS en avril 2018. Depuis lors, de nombreux collègues ont travaillé dur pour intégrer BU Med avec DFDS. Avec Peder Gellert à la tête de la table, les managers et les équipes de BU Med, Organisation Technique, Informatique, Numérique, Achats, Ventes et RH s'y sont tous occupés.

Cependant, osons-nous dire qu'aucun travail d'intégration n'est aussi complexe et exigeant que l'intégration du système de réservation opérationnel Phoenix et des systèmes associés. Les systèmes associés incluent l'EDI, qui relie directement les autorités et les institutions financières avec DFDS, et Future Freight (My Freight), qui est la solution numérique pour nos clients.

Pas étonnant, par conséquent, que nous parlions de charges de travail lourdes et de tâches complexes, en gardant l'équipe de DIO et l'officier informatique Sean Potter dans la division ferry plus occupée, ainsi que les équipes de l'informatique, du marketing numérique, de la Business Intelligence et d'autres départements.

Beaucoup de gens y consacrent beaucoup d'heures et d'énergie, et pour une très bonne raison. «Il est extrêmement important dans notre travail que nous devenions un seul DFDS. Alors que nous commençons à utiliser les systèmes de DFDS, nos processus de reporting et opérationnels se synchroniseront et nos collègues sur le terrain commenceront à utiliser le même langage, les mêmes méthodes et les mêmes rapports que le reste de DFDS », explique Selcuk Boztepe, responsable de BU Med.

Réunion sur les lacunes et le calendrier

Le travail a fait un bond en avant récemment lorsque les différentes équipes se sont réunies à Istanbul pour discuter des résultats d'une analyse des écarts entre les systèmes DFDS et ceux de BU Med, que Michael Herbæk et son équipe informatique avaient réalisée.

«Ce fut un atelier très productif, tout comme une réunion ultérieure avec les membres plus larges du projet, et je voudrais remercier les équipes impliquées pour leur grande contribution. Tout d'abord, je me réjouis de travailler avec Selcuk et son équipe BU Med à travers les différents sites. Ils sont très attachés à la tâche et très utiles. Mes remerciements vont également à Michael Herbæk et à son équipe pour l'excellente vue d'ensemble de l'analyse des écarts, ainsi qu'à IT & Digital qui garantit que nous répondons aux attentes et livrons les systèmes et processus requis de manière rapide et efficace », déclare Sean Potter, chef de la division Ferry. DIO et équipe informatique.

L'intégration de Phoenix, les développements de processus et de système seront effectués à ces endroits et sur ces routes les uns après les autres:

1: Mersin - Trieste
2: Yalova - Trieste, Patras, Bari
3: Pendik - Toulon
4: Pendik / Ambarli - Trieste, Patras, Bari

Grande équipe

«Il faut un travail d'équipe assez puissant pour s'assurer que BU Med est entièrement intégré dans DFDS, afin que les opérations, les processus, les ventes, les services, les rapports, la marque et la gestion puissent être synchronisés avec le reste de DFDS», explique Sean Potter, qui a invité les personnes suivantes les managers pour représenter leurs territoires:

Cartographie des processus opérationnels Attila Gulyas
Analyse des écarts entre les systèmes actuels et les systèmes DFDS Michael Herbæk
Accéder à la stratégie de marché Jette Lundquist
Développements techniques, Phoenix, EDI, exigences Future Freight (My Freight) Alex Shaw
Préparation de Phoenix pour le déploiement sur le réseau Jan Berslen Devrim
Formation des utilisateurs et gestion du changement Dan Capes
Intelligence d'affaires, juridique et conformité

L'équipe de parrainage d'intégration de BU Med, du bureau Ferry DIO et d'IT & Digital a également participé, ainsi que plusieurs pistes de travail.

Le bureau DIO a divers projets divisionnaires importants en cours en 2019, BU Med étant l'un d'entre eux.

Une bonne mise à jour de Development Center Turkey

Team Bosphorus, l'une des trois équipes du Centre de développement en Turquie.

 

Nos collègues ont travaillé dur sur le Centre de développement en Turquie depuis novembre dernier, où ils n'étaient qu'une poignée de personnes. Maintenant, ils sont sur le point de frapper 22 membres de l'équipe.

Jan Devrim, directeur principal du Development Center Turkey, partage une mise à jour et quelques exemples de réussite du développement.

La mise en place d'un centre de développement a été un voyage intéressant et heureux. Nous avons dû trouver un bureau temporaire, embaucher les premiers membres de l'équipe pour initier l'étincelle, parler et parler et parler. C'était beaucoup de discussions, honnêtement.

Aujourd'hui, nous avons trois grandes équipes qui donnent déjà des résultats, ce qui me fait plaisir.

L'équipe d'intégration en Turquie est maintenant bien intégrée
Notre équipe d'intégration, qui fait partie de l'équipe d'intégration DFDS, a accompli de nombreuses tâches jusqu'à présent. L'un des principaux projets a été le déménagement d'Amtrix. Ce fut toute une expérience d'apprentissage et les résultats semblent très satisfaisants.

Michael Johansen, chef d'équipe pour l'intégration, déclare : « L'équipe en Turquie a appris rapidement et a aidé le processus du Brexit en plus d'Amtrix. L'équipe d'intégration était récemment à Istanbul pour rencontrer les membres de son équipe, pour s'intégrer davantage et pour un court voyage dans le magnifique Bosphore. Mais nous ne pourrions jamais oublier la grande aide et le soutien de Rajeshwaran Kalaiselvan qui est resté avec nous pendant des mois. La première tâche pour l'équipe d'intégration a été achevée en décembre 2018.

Développer une nouvelle version de GTMS tout en optimisant le système actuel
La deuxième équipe se concentre sur la version X-Dock de GTMS (General Terminal Management System) dont le développement a commencé en février. Il s'agit du logiciel utilisé dans le terminal d'Arendal pour gérer les marchandises entrantes et sortantes.

Team Bosphorus développe la nouvelle solution, actuellement appelée XMS, qui remplacera GTMS au cours de cette année, et même maintenant, la fonctionnalité montre une excellente opportunité de créer de la valeur pour nous et pour nos clients. L'équipe Bosphorus se concentre sur le codage d'une solution évolutive basée sur le cloud et la première fonctionnalité est déjà terminée et est sur le point d'être utilisée en production. Il comprend la numérisation de documents avec des fonctionnalités de multiscan.

En outre, une autre équipe a été fondée avec Akif et Orkun pour prendre en charge la version actuelle de GTMS. L'équipe a déjà ajouté de la valeur à l'application actuelle. Per Hjelmström d'Arendal déclare qu'« ils ont économisé des heures de travail chaque jour grâce aux optimisations ».

Une nouvelle application garantira une expérience client améliorée
La troisième équipe à Istanbul est l'équipe App, qui travaille sur la nouvelle application mobile qui sera dans les appstores quelque part en juin. Nos clients pourront voir leurs billets, se renseigner sur les horaires, et plus tard, ils auront plus d'opportunités de soutenir notre activité passagers ainsi que le fret. Nous pouvons dire que l'équipe traite rapidement et nous sommes très heureux de le voir dans l'Appstore.

J'espère que ce succès rapide ouvrira les portes à plus de solutions, et notre centre de développement ici passera rapidement des petits pas à la course. C'était un vrai travail d'équipe et je pense que nous avons beaucoup appris, non pas des échecs mais des réussites.

Conférence de superutilisateur Phoenix à bord de Crown Seaways

25 super-utilisateurs de Phoenix ont rencontré à bord de Crown Seaways lors d'une conférence de deux jours les membres de l'équipe de traitement des commandes de Phoenix et le propriétaire du produit, Ian Cowie.

Récemment, 25 super-utilisateurs de Phoenix (le système informatique principal du secteur du fret) se sont rencontrés à bord de Crown Seaways pour une conférence de deux jours avec les membres de l'équipe de traitement de Phoenix et le propriétaire du produit, Ian Cowie.

Sam Kinnaird, consultant en informatique pour Phoenix, a déclaré: «Tout en profitant du panorama des fjords norvégiens et de la route Copenhague-Oslo depuis le confort de la salle de conférence, nous avons eu des discussions utiles sur la manière de simplifier le processus de test d'acceptation des utilisateurs (UAT). ouvrir la voie à des versions plus rapides. Nous avons également discuté du soutien et partagé des connaissances sur diverses questions liées à Phoenix. ”

Les super-utilisateurs de presque tous les ports DFDS ont eu un aperçu de la feuille de route de Phoenix et ont pu poser des questions et partager des idées d'amélioration. Marta Grytka, consultante en Business Intelligence, a également présenté le processus de déploiement de Tableau dans DFDS, ainsi que la manière dont l'utilisation de données intelligentes améliore la prise de décision, tant au niveau des opérations que de l'informatique.

Ian Cowie a déclaré: «L'instauration et le maintien d'une communauté de super-utilisateurs heureux est un facteur essentiel dans tout ce que nous faisons au cours de notre cycle de développement et de publication de Phoenix. Je tiens à remercier toute l'équipe de gestion des commandes Phoenix pour les efforts déployés pour faire de cet événement un succès, ainsi que tous les super-utilisateurs qui ont pris le temps d'aller dans des zones opérationnelles très occupées pour participer pleinement à la conférence. J'espère que la conférence pourra devenir un événement annuel afin de garantir la poursuite des meilleures pratiques à l'avenir. "

Les super-utilisateurs de presque tous les ports DFDS ont eu un aperçu de la feuille de route de Phoenix et ont pu poser des questions et partager des idées d'amélioration. 

DFDS lance une plateforme ERP révolutionnaire

Initiative informatique majeure: DFDS est en train de mettre en place une plate-forme ERP qui remplacera des systèmes tels que Visma et Capnordic et sera notre nouvelle plate-forme d’approvisionnement indirect et de ressources humaines. Il sera intégré à tous les principaux systèmes, automatisera et améliorera la qualité des processus et aidera la plupart d'entre nous à accroître l'efficacité de notre travail. Le projet sera lancé à Copenhague le 29 avril.

La solution choisie est le nouveau système cloud Microsoft D365.

DFDS est sur le point de lancer l'une de ses plus grandes initiatives informatiques à ce jour. Si votre travail implique un ordinateur, cela affectera probablement également votre travail quotidien.

L’initiative concerne l’achat et la mise en oeuvre de la plate-forme dite ERP. Et aussi innocent que cela puisse paraître, la plate-forme ERP ne remplacera pas seulement les systèmes majeurs tels que Visma et Capnordic dans Finance et ailleurs, mais il s'agira également de notre nouvelle plate-forme RH et de notre nouvelle plate-forme d'approvisionnement indirect. Il remplacera les systèmes existants et automatisera, numérisera et améliorera la qualité des processus dans ces domaines. Cela permettra également à DFDS de répondre beaucoup mieux et plus rapidement aux demandes de collègues utilisant le système et de clients et partenaires travaillant avec nous via des systèmes intégrés. Il devra donc également être intégré à nos systèmes de vente et d’exploitation fondamentaux, tels que Phoenix et Seabook, par exemple.

En bref, il sera essentiel pour la capacité future de DFDS d'accroître son efficacité ainsi que sa capacité à réagir aux changements et aux nouvelles exigences.

La phase de clarification commence
Il s’agit donc d’un projet majeur dont la première étape implique la participation de 30 experts des finances, de l’informatique et des entreprises qui travaillent à la sélection du meilleur système pour la plate-forme depuis plus d’un an. L'équipe a maintenant atteint un poste critique et trouvé son partenaire de mise en œuvre en signant un contrat avec la société de conseil internationale basée au Danemark, Columbus, juste avant Pâques.

Cela signifie que nous pouvons entrer dans la phase de clarification de projet tant attendue, que nous avons commencée cette semaine avec Columbus. Après la phase de clarification, le projet ERP peut émettre sa recommandation sur la portée détaillée du programme le 28 juin.

Nous aurons ensuite la possibilité d’acheter enfin les licences de notre future plate-forme ERP, Microsoft Dynamics 365. Nous avons déjà négocié et convenu avec Microsoft du prix, des conditions et des conditions des licences, mais nous ne signerons cet accord que si nous fournissons la phase de clarification. est réussi.

Le 29 avril, DFDS et Columbus organiseront un lancement à Copenhague pour les principaux participants au programme et diverses parties prenantes, et en assureront le suivi par des assemblées publiques à d'autres endroits, comme à Poznan, où nos collègues polonais ont attendu patiemment cela. programme pour commencer.

Au nom de toute l'équipe du programme,

René, Mona, Luisa, Mikkel et Jesper

L’équipe d’intégration rapproche DFDS de la normalisation des processus avec les formulaires de demande EDI

The Integration Team now has request forms at the ready to simplify and standardise the EDI process. From the left: Mikael Lund, Michael Johansen, Jan Kierstein, Kinga Tiem, and seated is a very busy Thor Fischer-Olsen.

 

There are good reasons as to why we use smart systems for documents rather than typing everything and sending it manually. It’s fast, standardised, less prone to errors, and we save our typing fingers for other tasks. This is something EDI (Electronic Data Interchange) does for us, so that our systems can work reliably and efficiently with customers’ systems when sending and receiving documents, such as bookings and invoices.

The Integration Team is happy to announce that forms are now available that will allow DFDS employees to create EDI requests in TOPdesk, which will assist the process of standardisation.

From now on all EDI requests should be submitted via forms in the TOPdesk Self-Service Portal shown below.

Our EDI Integration page in the TOPdesk Self-Service Portal

How to find the page: Self-Service Portal / Place an order / EDI Integration

Le DSI Gert Møller envisage de prendre sa retraite à la fin de 2019

La fin de l'année 2019 marquera la fin d'une ère chez DFDS lorsque Gert Møller, icône de l'informatique chez DFDS, prendra sa retraite de son poste de directeur de l'information.

«J'y réfléchis depuis un certain temps car j'aimerais passer plus de temps sur d'autres choses. J'ai décidé de l'annoncer dès maintenant pour donner à DFDS l'occasion de planifier le changement de direction et de recruter un nouveau responsable des technologies de l'information dans les meilleurs délais. Cela permettra à chacun de s’adapter au mieux à la nouvelle direction et peut-être même de passer du temps en tant que conseiller pour un nouveau responsable de l’information », déclare Gert.

Ce sera un sentiment étrange pour Gert lorsqu'il confiera le service à un nouveau CIO. Bien qu'il ait commencé à occuper son poste actuel en 2002, il travaille depuis longtemps avec DFDS - en tant que consultant en développement de solutions cargo - depuis 1987. En tant que responsable informatique de 1993 à 2000, l'entreprise est passée de 900 à 9 000 personnes. la plupart des deux années où il a travaillé en dehors de DFDS. Et à partir de 2002 et les 17 prochaines années en tant que CIO.

«Je comprends parfaitement et respecte le souhait de Gert de se retirer après tant d'années au centre de nos développements et opérations informatiques. Son importance pour DFDS peut difficilement être surestimée. C'est un gestionnaire intelligent, travailleur et expérimenté qui connaît parfaitement son activité informatique. De plus, il connaît parfaitement l'activité de DFDS et le secteur des transports. Avec Gert sous le gouvernail, nos capacités informatiques ont considérablement augmenté en taille, en tâches et en complexité, conformément à la transformation de DFDS en une entreprise beaucoup plus grande et beaucoup plus numérisée », a déclaré Torben Carlsen.

«Gert a décidé d’annoncer sa retraite de la même manière planifiée, consciente et responsable qu’il gère l’informatique, ce qui démontre une nouvelle fois pourquoi il a été si précieux pour DFDS et a ouvert la voie à l’avenir», déclare Torben.

«Nous allons maintenant commencer le processus de recherche d'un remplaçant pour Gert», dit-il.