speeches

Logistik Finland integreret i it-landskab

Som vi rapporterede tidligere, startede vi med at integrere kontorer for Freeco Logistics (nu DFDS Finland) i Turku, Vantaa og Tallinn i det vigtigste DFDS IT-landskab mod slutningen af 2019. Og som planlagt blev alle brugere migreret til DFDS Active Directory og domæne i løbet af det første kvartal af 2020, mens Velocity, Visma og CapNordic gik live den 1. maj.

”En vigtig del af alle integrationer er at besøge webstederne, evaluere forretningsprocesserne, foretage gapanalyse, IT-sikkerhedskontrol og applikationsuddannelse på stedet. Og især vigtig er on-line-support på stedet for at hjælpe alle de nye brugere med de daglige udfordringer ved at tilpasse sig de nye applikationer. Selvom COVID-19-situationen forhindrede folk i at rejse, afsluttede vi integrationen af Freeco Logistics i DFDS-familien som planlagt. Mantraet var 'Hvis vi ser et problem, løser vi det'. Faktisk blev al DFDS-adfærd indkapslet i denne integration, ”siger Chris Coughlin på vegne af implementeringsteamet.

Online træning
Ved at bruge MS Teams og have nye brugere med et meget positivt tankesæt har det været muligt at gennemføre online træningssessioner i Velocity, CapNordic og Visma, og Freeco-brugerne bruger nu alle applikationerne.

Support
Den daglige drift understøttes i øjeblikket næsten via MS-teams, hvor Velocity understøttes af Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley og Chris Coughlin.

Til de økonomiske opgaver støttes både Visma og CapNordic af Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok og Lene Frydenberg.

IT og infrastruktursupport er leveret af Paulius Kryzevicius.

”Ud over systemintegrationen migrerer vi også de fleste af de økonomiske opgaver til Financial Shared Service Center (FSC) i Poznań. Hvorfor ikke dræbe to fugle med en sten? ” Siger Jeppe. ”Nu, en uge ind i den virtuelle go-live, er alt gået som planlagt. De vigtigste DFDS-applikationer er i brug, og alle brugere og applikationssupportere er i konstant virtuel dialog via MS-teams eller Skype. Det er ikke det samme som at være på stedet med kommunikation ansigt til ansigt, men det fungerer. ”

Læringsproces
”Det er helt sikkert, det har været en læringsproces for alle, men målene er nået, og DFDS IT-systemer implementeres med succes i to forskellige lande eksternt. Virkelig stolt af alle involverede hold, og måske vil nogle dele af processen blive taget som nye rutiner i DFDS fremtidige implementeringer ”siger Timo Ruusunen, MD DFDS Logistics Finland.

En succes med samarbejdet
Valdemar Warburg, VP for BU Nordic siger: ”Jeg vil gerne takke alle involverede. Det er en ny og meget udfordrende opgave at udføre et fuldt live-live live, men det fremragende samarbejde mellem erhvervslivet, it, finans og andre supportfunktioner demonstrerede, hvad DFDS er i stand til. Uden dine positive holdninger og din vilje til at få dette arbejde til trods for omstændighederne ville dette ikke have været muligt. ”

En særlig tak til holdene i Poznań, såsom Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP) ) og andre. Tak også til det lokale økonomipersonale - Marianne Peltola, Aili Metsamaa og Liina Kalam, der lærer disse nye finansieringsapplikationer, mens de flytter opgaver til FSC. Og til Mikko Viholainen i Turku for hans hjælp til lokationskoordinering af alle operationelle opgaver.

Integrationsteamet
Fra DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (implementeringskoordinator), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

Fra: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Phoenix implementeret i BU Med

Implementeringen af Phoenix og MyFreight er nu afsluttet på alle tidligere FN Ro-Ro lokationer

Som vi delte i februar, Ferry IT-teamet understøttet af arbejdsstrømme fra Digital, BI og den lokale virksomhed har været travlt med et af sine største projekter nogensinde - til at implementere DFDS-systemer i BU Med. Lokationer blev føjet til systemnetværket hver anden uge i første kvartal af 2020. Vi er nu glade for at meddele, at den første implementeringsfase er afsluttet lidt inden planen.

Projektarbejdsstrømmene, implementeringsteamet og den lokale virksomhed har alle gjort et fantastisk stykke arbejde for at levere projektet til tiden. Dette betyder, at alle tidligere FN-Ro-Ro placeringer har nu Phoenix (our kerne-it-system til godstransport) og MyFreight (online bookingportal for godskunder) systemer samt efterfølgende funktioner såsom BI-rapportering.  

Se nedenfor oversigt over projektstatus:

Lars Hoffman, VP og chef for BU Mediterranean siger: ”Det er vigtigt at tilslutte sig resten af DFDS, så vi er glade for endelig at have Phoenix på de fleste af vores lokationer. Det giver bedre forretningsoversigt og gør det muligt for os at bruge Tableau.

”Tak til især Sara Ryden og hendes Phoenix-team, der tilbragte mange uger i Tyrkiet med at arbejde med implementeringen. Vi er nu nødt til at implementere Phoenix i Trieste og Tunis, så snart vi kan rejse igen for at afslutte den første fase og forbedre vores kommunikation og datakvalitet markant samt standardisere processerne på ruterne, ligesom det gjorde på de tidligere implementerede ruter. ”

Derudover er det planlagt at udvide den første implementering af de intermodale ruter ved at integrere med togudbydere samt tilbyde booking og Track & Trace kapaciteter til vores kunder.

Rune Keldsen, EVP og CTO, siger: ”Dette store projekt er en milepæl relateret til samarbejde på tværs af DFDS-gruppen. Virksomheder beliggende i forskellige lande har arbejdet tæt sammen med vores IT-teams placeret i Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen og København. Succesen med denne implementering viser, hvor gavnlig det er, når vi forener de forskellige færdigheder og kulturer, som vi har i gruppen, uanset hvor de befinder sig. ”

Michael Herbæk, Freight Ferry DIO, siger: ”Dette er den største Phoenix-implementering nogensinde, og selvom vores kolleger i BU Med virkelig var villige til at tilpasse sig DFDS Ferry-processer understøttet af vores systemer, er der en masse udvikling til støtte for juridiske og lokale 'have have' opgaver var nødvendigt. For eksempel blev 42 nye EDI-forbindelser (elektronisk dataudveksling) bygget til at kommunikere med banker, myndigheder og andre interessenter. Derudover blev der udviklet et separat modul til håndtering af toldklarering mellem Tyrkiet og Europa, der gør det muligt at tilpasse sig toldkrav fra andre lande. Hvor relevant blev MyFreight og de underliggende API'er også videreudviklet til understøttelse af BU Med.

”Sidst men ikke mindst blev der brugt en masse timer på de forskellige lokationer til at støtte live, og her en særlig tak til forretningsområderne uden for BU Med, der tildelte nogle af deres lokale kernepersonale til at hjælpe i løbet af mange går liveperioder. En stor tak til alle involverede, I kan alle være stolte af at have deltaget i denne vellykkede implementering af Phoenix ”.

Implementeringsprojektet er nu officielt afsluttet, og fremtidige udviklingsanmodninger håndteres sammen med anmodninger fra andre dele af virksomheden.

Phoenix implementeret på Sète-Yalova

Vores kolleger, der arbejder med IT og digital integration af vores Middelhavskontorer i DFDS-netværket

Efter måneder med dedikeret arbejde både fra udviklingsholdene såvel som de lokale kontorer, der lærte de nye måder at arbejde på, gik Phoenix, vores centrale IT-system til fragtvirksomhed, live på Sète-Yalova-ruten og omvendt rute den 22. og 23. januar . Dette er den første ex-FN Ro-Ro-rute, der skifter til det nye reservationssystem i BU Mediterranean. Flere ruter vil følge i de næste par måneder.

Dette markerer en vigtig milepæl i IT og digital integration af vores Middelhavskontorer i DFDS-netværket samt et bidrag til søjle B i Win23-strategien. Det vellykkede go-live krævede en stor indsats i forberedelse af teamene Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Website og Marketing samt det værdifulde input fra vores kontorer i Sète, Yalova og Istanbul for at komme med smarte løsninger under koordinering af Michael Herbaek og Attila Gulyas som projektleder.

”Som med ethvert projekt som dette var implementeringsprocessen ikke uden udfordringer, men disse er blevet styret effektivt gennem proaktiv koordineringsindsats og hurtige løsninger fra teamet.” Siger Daniel Capes, FM Team Lead.

”Vores team af superuber, systemanalytikere og udviklere blev indsat på tværs af tre lokationer i tæt koordinering gennem dagen og arbejdede sammen med vores kolleger i Sète, Yalova og Istanbul for at gøre alt klar til sejladserne. Vi er taknemmelige for hårdt arbejde for alle involverede. ”Forklarer Sara Ryden - produktejer Phoenix, BU MED.

Phoenix, der skal implementeres på andre ruter 
Denne første go-live er bare starten på køreplanen for digital og it-implementering i BU Mediterranean. Phoenix introduceres næsten to gange hver uge med nye ruter, og hele processen forventes afsluttet i slutningen af marts.

”Vi er glade for, at det første go-live har været en succes, og ser frem til at give vores kunder og kolleger i Middelhavet en forbedret digital oplevelse.” Siger Lars Hoffman, vicepræsident og leder af Business Unit Mediterranean.

Tilpasning til resten af DFDS
& #8220; Nogle af de positive effekter af det nye system begynder allerede at vise, selvom det stadig er tidlige dage, kan vi bestemt fortælle, at der vil være betydelige effektivitetsfordele ved at tilpasse systemprocesser til resten af DFDS ”siger Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superuser i Istanbul.

”Vi har lagt en enorm indsats i at implementere Phoenix i BU Med. Dette var en teamindsats, så jeg vil gerne takke alle, der var involveret i udviklingsfasen. Når brugerne er helt i gang med at bruge Phoenix i disse uger, introduceres MyFreight gradvist for kunderne som den nye måde at booke hos DFDS ”siger Aslihan Tur - Software Supervisor.

Udover de nævnte systemer vil GTMS også snart blive implementeret til gateoperationer i Pendik Terminal.


Vores kolleger fra kontoret i Yalova


Vores kolleger fra kontoret i Sète

Nyt kundeplejesystem, der skal implementeres i Passager og IT Support

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico og Martin Lange

God nyhed: Om få uger vil et nyt omnichannel-kundeservicesystem blive implementeret i Passager og IT Support. Omnichannel betyder, at i stedet for at have forskellige systemer til at håndtere kundeanmodninger - for eksempel en til telefon, en til e-mail og en til chat - behandles alle anmodninger i et system, der endda kan programmeres til at prioritere anmodningerne i henhold til opsætningen holdet ønsker.

Thomas Møller, leder af kundeinteraktion hos BU Short Routes & Passenger, siger: ”Det er en enorm fordel for vores kunder og os, at vi nu ikke behøver at skifte mellem forskellige systemer. Det nye system forhindrer kunder i at skulle vente med at blive betjent længere end nødvendigt, og generelt forkorter det ventetiden betydeligt, da vi sparer tid på manuelt arbejde. ”

Det nye system, Puzzel, gør det også muligt for kundeservicecentrene at samarbejde globalt, da kundeanmodninger kan besvares og videresendes af alle lokationer.

Thomas siger: ”Norske kunder vil stadig blive betjent af norsktalende rejsekonsulenter, men hvis ventetiden overstiger en bestemt periode, bliver kunden spurgt, om han eller hun i stedet ønsker at blive betjent af en engelsktalende konsulent, der fysisk kunne være placeret hvor som helst. Det betyder også, at vores rejsekonsulenter får mulighed for at opskalere deres kompetencer, både med hensyn til sprogkundskaber og viden om vores forskellige ruter. ”

Projektet har været et meget glat og vellykket samarbejde mellem Thomas Møller, Paolo Selvatico fra Procurement, Peter Hoogendoorn fra Business Development & Strategy, plus Martin Lange og Jan Svane fra IT.

Passagerorganisationen har den fulde pakke, mens IT Support kun har brug for en let version. Men systemet er meget fleksibelt og kan skaleres efter behov.

Casper Puggaard, Global Sales & Customer Care Director, siger: ”Vi føler os sikre på, at dette er det bedste system til DFDS, og prisen er fair. Til at begynde med vil Passager- og IT-support bruge systemet, men det kan tilpasses til andre afdelinger på tværs af DFDS, der arbejder med kundepleje. Så hvis nogen er interesseret i at implementere systemet eller bare vil vide mere, så kontakt mig. ”

”En stor tak til Thomas, Paolo, Peter, Martin og Jan for fantastisk arbejde og godt samarbejde!”

Omnichannel betyder, at i stedet for at have forskellige systemer til at håndtere kundeanmodninger, behandles alle anmodninger i et system.

 

Microsoft D365 skal evalueres som system til ny ERP platform

Mikkel Groth-Andersen

Som vi tidligere har meddelt, DFDS er ved at indføre en såkaldt ERP platform, som erstatter store systemer som Visma og CapNordic i Finance. Det vil også være vores nye HR-platform og vores nye indirekte indkøbsplatform - og er sandsynligvis vores største it-projekt hidtil, der påvirker næsten alle på DFDS.

I april meddelte ERP-projektgruppen, at den nye løsning til en ERP-platform, Microsoft D365, endelig blev valgt efter mere end et års hårdt arbejde.

Afklaringsfase
Afklaringsfasen begyndte lige efter det nye system blev valgt. "Vi er nu godt ind i projektets afklaringsfase. Formålet med denne fase har været at forstå, om D365 kan opfylde alle vores forretnings- og it-krav - mere end 500 i alt ", siger Mikkel Groth-Andersen, CIO Office Manager CISO.

Du bliver snart hørt
"Virksomheden bliver grundigt hørt i designfasen, men vi har ikke afgjort på nogen bestemt måde at danne vores datamodel eller dimensionering af systemet endnu. Selv om vi alle er meget ivrige efter at gå videre til designfasen, må vi være meget tålmodige, så vi er sikre på, at vi forstår det nye system og dets muligheder og muligheder, så vi kan holde fast ved den overordnede strategi for standardløsninger til absolutte flertal af funktionaliteter. "

27. juni
"Den 27. juni beslutter vi, hvis vi stadig tror, at D365 er det bedste valg til en fremtidig ERP-platform. Hvis vi beslutter, at det er, underskriver vi Microsoft licensaftalen og bekræfter den kontrakt, som vi tidligere har underskrevet med Columbus, som er konsulentfirmaet, der skal hjælpe os med gennemførelsen, siger Mikkel.

Indsigt og design sessioner
I efteråret inviteres alle forretningsområder til indsigt og design ønsker sessioner.
"Vi vil sikre os, at vi alle er på samme side om, hvad vi planlægger at opbygge, så Visma og CapNordic erstattes med succes. Vi skal også forberede os på fremtidige måder at drive forretning på, når vi designer processer og datamodellering. Efter den første implementeringsfase vil der være en fase 2, hvor vi vil fokusere mere på at skabe nye processer og understøtte funktionaliteter. "

Fremtidige kommunikationsinitiativer
Der har været et stærkt ønske om at få flere oplysninger.
Mikkel siger: "Vi vil imødekomme dette ønske ved at have kvartalsvise bymøder i både Poznan og København, hvor vi vil give en generel opdatering om fremskridtene. Vi vil også oprette et nyt mødeformat for VP og direktører, hvor vi diskuterer strategiske og funktionelle områder ud over opdateringer om planer og fremskridt. "

For spørgsmål om ERP - Microsoft D365-projektet bedes du kontakte Mikkel Groth-Andersen.

DFDS til kick-off spilændrende ERP-platform

Større it-initiativ: DFDS implementerer en såkaldt ERP-platform, som erstatter systemer som Visma og Capnordic og er vores nye HR og indirekte indkøbsplatform. Det integreres med alle større systemer, automatiserer og forbedrer kvaliteten i processer og hjælper de fleste af os med at øge effektiviteten i vores arbejde. Projektet afvikles i København den 29. april.

Den valgte løsning er det nye Microsoft D365 cloud system.

DFDS er på randen af at lancere en af sine største it-initiativer nogensinde, og hvis dit arbejde indebærer en computer, vil det højst sandsynligt også påvirke dig og dit daglige arbejde.

Initiativet vedrører køb og implementering af den såkaldte ERP-platform. Og så uskyldigt som dette kan lyde, vil ERP-platformen ikke blot erstatte større systemer som Visma og Capnordic i Finance og andre steder, men det vil også være vores nye HR-platform og nye indirekte indkøbsplatform. Det vil erstatte gamle systemer og automatisere, digitalisere og forbedre kvaliteten i processer på disse områder. Det vil også gøre det muligt for DFDS at være meget bedre og hurtigere at opfylde krav fra kolleger, der anvender systemet, og kunder og partnere samarbejder med os gennem integrerede systemer. Det skal derfor også integreres med vores grundlæggende salgs- og operativsystemer som f.eks. Phoenix og Seabook.

Kort sagt er det nøglen til DFDS 'fremtidige evne til at øge effektiviteten såvel som vores evne til at reagere på ændringer og nye krav.

Afklaringsfasen begynder
Derfor er det et stort projekt, der i sin første fase involverer 30 dedikerede eksperter fra økonomi, it og erhvervslivet, der har arbejdet med udvælgelsen af det bedste system til platformen i mere end et år. Nu har holdet nået en kritisk milepæl og fundet sin implementeringspartner ved at underskrive en kontrakt med danskbaseret internationalt konsulentfirma Columbus lige før påske.

Det betyder, at vi kan komme ind i den efterlængte projektafklaringsfase, som vi begyndte i denne uge med Columbus. Efter afklaringsfasen kan ERP-projektet levere sin anbefaling om et detaljeret programområde den 28. juni.

Vi vil så have mulighed for endelig at købe licenser til vores fremtidige ERP-platform, som vil være Microsoft Dynamics 365. Vi har allerede forhandlet og aftalt licenspriser, vilkår og betingelser hos Microsoft, men vil kun underskrive den aftale, der blev givet i afklaringsfasen er vellykket.

DFDS og Columbus arrangerer en kick-off i København for de centrale programdeltagere og forskellige interessenter og følger den op med rådhusmøder på andre steder som i Poznan, hvor vores polske kolleger har ventet mere end tålmodigt på dette program til at starte.

På vegne af hele programholdet,

Rene, Mona, Luisa, Mikkel og Jesper

Digital dørlås installeret på døre til besætning og personaleområder på Pearl Seaways

Jacob Grønnegaard, Chief Officer ombord på Pearl Seaways, venstre, og Martin Lange, Business Analyst i IT Pax, til højre

Under det seneste ophold i dock blev der installeret nye digitale dørlås i besætnings- og personaleområderne på Pearl Seaways. Pearl er således det første skib i DFDS-passagerflåden for at anvende RFID-teknologi (radiofrekvensidentifikation).

Det nye dørlåsesystem vil blive rullet ud til alle fremtidige passagerbygninger og dørlåseudskiftninger, og vores nye ro-pax-fartøjer, der bliver bygget på GSI-værftet, vil have den nye RFID-teknologi og -system installeret. Systemet overvejes også for passagerkabiner om bord på Crown Seaways og Pearl Seaways, men det afhænger af at udvikle en mobil løsning til åbning af døre og tilsætning af forudbetalt catering.

Personalet på Pearl Seaways har nu haft deres første erfaringer med det nye Visionline-system, og de rapporterer, at mange procedurer nu er meget nemmere at håndtere, og det er lettere at få et overblik og få rapporter om låsen.

Martin Lange, forretningsanalytiker i IT Pax, siger: "Denne teknologi er et skridt i retning af endnu mere digitale interaktioner med vores gæster. I den nærmeste fremtid vil vi kunne støtte vores gæster med et fuldt digital boarding-flow, hvor nøglekort kan leveres i en mobil applikation. "

Projektet gennemføres i tæt samarbejde mellem IT Pax, Teknisk Organisation og personale på Crown Seaways og Pearl Seaways.

Jacob Grønnegaard, Chief Officer ombord på Pearl Seaways, siger: "Det nuværende dørlåsesystem på Crown og Pearl kommer til slutningen af sit liv og er svært at understøtte og vedligeholde. Et nyt dørlåsesystem er påkrævet, da det gamle systems pålidelighed er meget dårlig, hvilket forårsager mange problemer og resulterer i spildte ressourcer. Denne nye teknologi giver mulighed for en moderne måde at håndtere nøgler om bord og giver en mere intelligent styring af adgangsforhold. Derudover er det et stort skridt, der taler ISPS (International Ship and Port Facility Security). "

Den nye digitale dørlåse

LS Retail-opgradering forbedrer salgsstyring om bord på baltiske skibe

Ineta Nausėdaitė, Vladimiras Olšanskis og Irena Kryževičiutė nyder et opgraderet LS Retail-system til at styre omsætningen ombord på vores baltiske fartøjer

På bare seks uger har vores kolleger i Østersøen lykkedes at opgradere LS Retail-systemet, som bruges til at styre salg i butikker, barer og restauranter samt bestande om bord. "Med den nye version kan vi endda styre pengebeløbet i pengeskabet," siger Linas Lesauskas, projektleder på BU Baltic-ruter.

Det gamle system, der blev installeret for fem år siden, var blevet langsomt og opfyldte ikke nye sikkerhedsstandarder. Så behovet for en opgradering var indlysende. Alle seks BU Baltic-fartøjer har nu ny hardware og en opdateret version af softwaren, og ombordpersonalet har fået den nødvendige uddannelse i at bruge systemet.

"Dette reducerer signifikant den tid, der kræves for support, og systemet er automatiseret, hurtigere og sikkert. Det giver os også en række nye spændende muligheder, såsom nye mobile lageroptællingsapparater, som vil reducere mængden af manuel arbejde, der kræves til lagerstyring. I øjeblikket undersøger vi også muligheden for at implementere elektroniske hyldeetiketter, der er integreret med LS Retail, "siger Linas.

Den næste opgradering forventes at være i slutningen af 2019, og vil indeholde en chip-and-pin integreret betalingsfunktion og evnen til at udstede papirkurvkuponer.

tak skal du have
"Vi er glade for at have et glattere og mere automatiseret salgssystem. Et nyt system medfører imidlertid altid ændringer i it og forretningsprocesser. Så tak til POS-teamet Michael Bergmann, Torben Odegaard, Niclas Madsen, Jean Aarup, for altid at være der for at støtte os. Særlig tak også gå til vores catering besætninger om bord for deres tålmodighed og dedikation til at gøre tingene til at fungere; og også tak til Rokas Budrevičius, som tog sig af mange implementeringsopgaver og efterbehandling, og hvem vil fortsætte med at køre LS Retail i BU Baltics fremad, "siger Linas.

Mine DFDS Fragthold skaber synergier i Immingham

Selvom B2B Digital teamet og Phoenix-holdet i Immingham er langt fra hinanden på begge sider af Nordsøen, har de to hold arbejdet tæt sammen for et stykke tid. Tidligere i år mødtes de endelig fra ansigt til ansigt, da B2B Digital-holdet besøgte Immingham i fire dage.

B2B Digital Team udvikler og vedligeholder hovedsageligt vores to fragtboksesystemer, My DFDS Logistics og My DFDS Freight. Sammen med Phoenix teamet i Immingham, som er ansvarlig for det centrale IT-system inden for fragtbranchen, sikrer B2B Digital teamet, at My DFDS Freight udfører den mest optimale måde. Phoenix-teamet håndterer bagsiden (databaser og servere), mens B2B Digital styrer frontenden (brugergrænseflade og brugeroplevelse).

I løbet af de fire dage etablerede holdene en langsigtet arbejdsplan for bagenden og forenden, og de identificerede også udfordringer med samarbejde på tværs af landene og handlingspunkter for at forbedre det fremtidige arbejde.

At få kunder om bord til digitalisering

Under besøget var et af hovedfokuserne for at drøfte og uddybe de tre mål, der blev fastsat af Sean Potter, Divisionschef Digital & Systems.

"Vi planlægger at færdiggøre overførslen af ​​alle resterende kunder, der stadig bruger Phoenix Customer Web & InfoBridge til My DFDS Freight i slutningen af ​​oktober og begyndelsen af ​​november, mens vi implementerer yderligere funktionsanmodninger, der også kommer fra forretninger i de seneste måneder.

Desuden søger vi at reducere manuelle bookinger på alle ruter. Vi planlægger at opnå dette ved at målrette alle små og mellemstore kunder på tværs af hver rute og få dem til at bruge online bookingløsningen. I øjeblikket er 79% af vores bookinger digitale (inkl EDI), og vores mål er at nå 85%. De resterende 15% består af små og mellemstore kunder, der mailer mv., "Siger Sean.

"Endelig planlægger vi at optimere adgangsstyringen, specielt ved at forbedre brandpræference og engagement med en ensartet måde at identificere de forbundne brugere på," tilføjer Sean.

"At møde vores kolleger i Immingham og sammenligne forventninger til fremtiden for My DFDS Freight var fremragende. Vi havde fire informative, interessante og travle dage i Immingham med en tur til terminalen og kundeservice center samt kick-off møder med Phoenix team. Jeg er overbevist om, at besøget åbner for et endnu bedre grænseoverskridende samarbejde og har en positiv indvirkning på kundeoplevelsen på My DFDS Freight-systemet. Vores mål er at besøge vores kolleger i Storbritannien med en højere frekvens, så vi kan følge op på handlingspunkter og styrke vores samarbejde fremad ", siger Laus Ravnsted, Scrum Master.

Master Data Management: De sikrer, at vi indsamler, gemmer og deler data korrekt

Michael Heiland (i midten af ​​billedet) er ny leder af vores Master Data Team. Holdet sikrer, at den enorme mængde af indsamlede data er korrekt og håndteret korrekt, så vores kolleger i hele DFDS kan bruge det til en lang række formål, herunder rapporter, analyser, tilbud, fakturaer og udvikling af automatiske funktioner.

Da Charles Darwin circumnavigerede kloden på HMS Beagle, noterede han omhyggeligt alt, hvad han observerede nøjagtigt ned på papiret. Flere år efter at han kom hjem brugte han de detaljerede oplysninger, han havde samlet for at udvikle sin teori om oprindelsen af ​​arter, som ændrede den måde, vi ser verden på.

Han kunne gøre det, fordi de oplysninger eller data, han havde skrevet ned, var præcise.

Som de fleste virksomheder samler DFDS også information - millioner gange mere end Darwin gjorde.

"Vi gemmer data i vores systemer hver gang vi går i kontakt med en kunde - fra kontakt over booking til betaling - hver gang vi håndterer varer, indsamler eller leverer en forsendelse eller gør noget i drift, økonomi, HR og administration. Og vi stoler stadig på nøjagtigheden af ​​oplysningerne, ligesom Darwin gjorde. Vi ville ikke kunne udvikle pålidelige analyser eller automatisk og pålidelig kommunikation eller tjenester, hvis dataene er forkerte eller mangler.

Som et simpelt eksempel har vi brug for korrekte kontaktdata for at sende en faktura eller et tilbud til en kunde. Vi kan ikke gøre det, hvis vi f.eks. Har en gammel adresse, eller hvis navnet staves forkert. Eller hvis vi ikke har de korrekte oplysninger om kundernes eksisterende eller tidligere forretninger og interaktion med os.

Det er vores teams arbejde at sikre, at kontaktoplysningerne og de øvrige data, der er nødvendige for at lave et tilbud eller en faktura, er registreret korrekt, så den kan bruges til disse og en række andre formål ", siger Michael Heiland, chef for Master Data . Michael startede hos DFDS den 1. marts og kommer fra en lignende rolle hos Hempel A / S. Michael rapporterer til Valdemar Warburg, Gruppe Transformation Officer.

De rigtige måder
I DFDS indsamler vi data i forskellige systemer som Phenix, CRM, Visma, Velocity, Seabook og Sertica. Og som et firma kan være både leverandør og kunde eller kunde i både Shipping og Logistik, kan vi ofte trække på data, der er lagret i flere eller alle disse systemer, til at lave en rapport eller analyser - eller en ny automatiseret funktion.

Derfor er det vigtigt, at vi håndterer dataene på samme standardiserede måde i alle disse systemer. Og at udvikle og opretholde denne standardiserede måde at indsamle, lagre, dele og verificere data på tværs af alle vores systemer er en hovedopgave for Master Data-teamet på 14 i Poznan.

Forskellige typer af data
Der er to slags masterdata: dynamiske data og statiske data.

Dynamiske data Data, der ændres med jævne mellemrum, f.eks. kontaktpersoner og detaljer, adresser, e-mails, telefonnumre, der kan ændre sig, hvis en person eller virksomhed bevæger sig, hvis en kontakt får nyt job eller udskiftes eller af andre årsager.

Statiske data Data, der er mindre tilbøjelige til at ændre sig, f.eks. kundesegmentdefinitioner, valutakoder som DKK, EUR, USD GPB, der altid forbliver de samme. Kunde- og leverandør momsnumre, IMO antal skibe, certificeringskoder og meget mere.

Valdemar Warburg siger: "Som en del af vores ambition om at digitalisere vores kerneprocesser og bruge data til bedre beslutningstagning er det afgørende, at vi har højkvalitets stamdata. Mange virksomheder kæmper med dette, og DFDS er ingen undtagelse. Med Michael Heilands erfaring og vores meget dygtige hold i Poznan er jeg overbevist om, at vi er på sporet for at få det rigtige.


Master Data Team blev for nylig samlet til en holdbegivenhed 80 kilometer nord for Poznan (Rogozno) til kajaktur, herunder lejrbrande og grillet mad, teambuilding med forskellige opgaver, nogle gode lektioner at lære og sidst men ikke mindst sjovt sjovt. og blander på tværs af holdet / teamene. Og så selvfølgelig også en krævende kajak tur på 8 kilometer ned for floden Welna, som tog de fleste fire timer og forlod alle med våde tøj og blærer på deres tommelfingre. Og en masse griner og hjælper hænder.

Finansiering, indkøb og HR går digitalt

Projektgruppen undersøger markedet og er i dialog med nogle af de største udbydere. Fra venstre, udvalgte medlemmer af projektgruppen: Lotte Hagedorf: Joachim Tidemann; Luisa Bech Lund; René Thomsen; og Alec Skat Larsen

Nyt projekt til erstatning af det finansielle system Visma

Vores nuværende finansielle system, Visma, blev implementeret i 2003 og opfyldte vores behov og gældende lovgivning på det tidspunkt. Siden da har DFDS 'forretning vokset betydeligt i omsætning og geografisk fodaftryk, og antallet af medarbejdere er næsten fordoblet til 8.000.

"Visma har ikke fulgt den teknologiske udvikling, hvilket for eksempel også indebærer, at systemet ikke automatisk understøtter de stadigt stigende lovkrav, som myndighederne har indført. Vi har simpelthen vokset systemet, både fra et procesperspektiv og geografisk. Derfor er tiden kommet for os at erstatte Visma, siger CFO Torben Carlsen.

Finde det rigtige system

For at finde det rigtige system til DFDS-gruppen er der oprettet et ERP-styringsudvalg. Det består af økonomidirektør og projektsponsor Torben Carlsen, projektleder Joachim Tidemann, digital it-medarbejderfinansiering René Thomsen, direktør for koncernfinansiering Jesper Mikkelsen Heilbuth, leder af DFDS Polska Radek Mierzejewski, VD i koncernchef Lotte Hagedorf, VD i Gruppetransformation og indkøb Valdemar Warburg og CIO Gert Møller.

"Vi søger et system, som vil danne grundlag for automatisering og digitalisering af vores forretningsprocesser, og som vil være blandt de absolutte teknologiske frontløbere - også i fremtiden", siger Jesper Mikkelsen Heilbuth. Han tilføjer, at et nyt system vil være en stor hjælp, for eksempel for vores kolleger i Poznan i deres løbende optimeringsindsats.

Systemet skal indeholde et HR-modul

"Da vi startede projektet i 2017, var det et isoleret finansprojekt. Siden da er det blevet konkluderet, at et nyt system skal indeholde et HR-modul - noget virksomheden mangler meget i dag. Vi ønsker at skabe muligheder, der kan få hele virksomheden til at vokse og udvikle sig, "siger Joachim Tidemann.

Lotte Hagedorf ser også gode udviklingsmuligheder. Hun siger: "I årevis har vi været klar til at erhverve et HR-system, der kan imødekomme vores behov, så vi ser virkelig frem til denne mulighed."

Projektgruppen med medlemmer fra Group Finance, IT, DFDS Polska, Group Procurement, HR osv. Undersøger nu markedet og har oprindeligt kortslået de potentielle udbydere til SAP, Microsoft, Oracle og Workday, som alle er globale udbydere og interessante muligheder. I april og maj udføres to-dagers workshops med hver af de fire potentielle udbydere. Formålet med projektet er at vælge udbyderen før sommeren og starte implementeringsfasen i efteråret.

Phoenix Build Team besøger Göteborg

At kende virksomheden er en af ​​hovedkomponenterne i ethvert succesfuldt team. Derfor har Phoenix Build Team for nylig ledet til Göteborg for at lære, hvordan slutbrugerne bruger og har udviklet Phoenix til at passe til terminalens behov.

Holdet havde en rundvisning i alle forretningsområder i Göteborg. "Vi forventer, at denne tur og den viden, vi får, hjælper os med at gøre Phoenix langt mere effektivt og lettere at bruge," siger John Smith, Phoenix-udvikler.

"Jeg ønskede at få en dybere forståelse for, hvordan Phoenix bruges sammen med andre systemer, især hvad angår operationer, og at forstå forskellene mellem hver af havnene," siger David Whitehand, der også er udvikler af Phoenix-teamet.

Holdet besøgte også lagre i havnen og så hvordan kassetterne blev taget fra skibet til skur og derefter tilbage på skibet for at blive genanvendt.

"At lære om, hvordan varehuse skal håndtere den endeløse mængde last, der sendes til Göteborg, var meget interessant. Og vi sluttede besøget med en tur på Petunia Seaways bro, hvor vi mødtes med kaptajn Anders Hall, som også var en stor oplevelse, "tilføjer David.

"Vi vil gerne takke alt personale i Göteborg, herunder terminal, lager og Petunia Seaways, for at gøre denne givende tur en mulighed. At kunne sætte dig selv i brugerens sko mere præcist kan kun føre til bedre designbeslutninger og hjælpe dig med at give brugerne en bedre oplevelse ", siger Scott Smith, Phoenix-udvikler.

 

Phoenix Build Team in Gothenburg

Phoenix Build Team i Göteborg