speeches

Master Data lancerer lister over websteder og fartøjer

Master Data har for nylig implementeret to lister i Microsoft Master Data Services (MDS). Den ene præsenterer oplysninger om alle lokationer, hvor vores kolleger arbejder, mens den anden er en fartøjsliste, der viser et sæt informationer om flåden.

Listerne giver mulighed for bedre planlægning af lokal support, hændelseshåndtering, planlægning af udskiftning af udstyr osv. Og de hjælper med at forhindre fejl. Dette skyldes, at flere Excel-regneark i flere kopier i organisationen erstattes med en central placering for dataene. Dette eliminerer overflødighed eller unøjagtige versioner af de samme data.

Webstedslisten indeholder oplysninger om det lokale websted og det aktive it-udstyr, der bruges til at få adgang til DFDS 'it-systemer. Hvert lokalt sted har et unikt navn og en unik kode, der en gang er brugt og indbygget i computeren, server- og netværksnavne kan sikre sporing af alle it-aktiver, der tilhører det specifikke websted.

I øjeblikket indeholder fartøjslisten generelle oplysninger om skibene. Vi planlægger dog at indsamle de tekniske data fra flådestyringssystemet, Sertica, og samle dem i Master Data Services. Dette resulterer i en komplet liste.

Når først stamdataene er udnyttet fuldt ud i MDS, vil sidelisten og fartøjets masterdata være 'fundamentet' til i sidste ende at forbinde denne aktivinformation til de nødvendige driftssystemer.

Centraliserede lister bidrager til smartere arbejde og smidigere integration
Jaenet Viale, IT Operations & Support, og Pawel Siedlecki, Master Data, koordinerede listerne og introducerede dem for IT Field Engineers og andre, der har brug for at registrere dataene. Udnævnte interessenter har også adgang til at sikre, at dele af dataene om et websted eller et skib opdateres.

Lloyd Middleton, IT-drift og support, siger: ”Da kontrollen med tilføjelse og fjernelse af websteder og stedskoder er blevet centraliseret, er vi nu i stand til at delegere vedligeholdelse af visse oplysninger, f.eks. Brugere pr. Site, til de lokale feltingeniører inden for IT Drift og support. Dette er uden ekstra administrativt arbejde og genudgivelse af listen. Siden slutningen af marts har de været i stand til at opretholde relevante data direkte i MDS. ”

DFDS Direct nu live

Logistik's online bookingtjeneste, DFDS Direct, gik i dag (15. maj) og gjorde det muligt for kunder at få et tilbud, booke, spore transport og administrere godsdokumenter direkte fra deres egen computer eller telefon.

”DFDS Direct viser vores ambition om konstant at forbedre vores tjenester, og det har allerede tiltrukket mange kunder. Det glæder mig også at sige, at vi har modtaget meget positive reaktioner fra kunder, der sagde, at de fandt det hurtigt, enkelt og let at bruge. Dette er nøjagtigt, hvad vi havde til hensigt. For at vokse vores forretning skal vi gøre det let for vores kunder at arbejde sammen med os, ”siger Niklas Andersson, EVP og leder af Logistikafdelingen.

DFDS Direct er en betydelig opgradering til My Logistics, som vil blive trukket tilbage i løbet af de næste par uger.

”Meget ros skulle gives til Gauvain Haulot og hans DFDS Direct-team, der lykkedes at gøre det til en effektiv og ekstremt værdifuld service for vores kunder og DFDS samt Riccardo Cereser, produktejer, der var ansvarlig for design og teknisk levering af DFDS Direct ”. Jeg ser virkelig frem til at se, hvordan det vil hjælpe os med at styrke vores forretning under coronavirus-krisen, og hvordan sådanne digitale løsninger, der er udviklet i frugtbart samarbejde mellem forretning og vores teknologidivision, kan understøtte væksten bagefter, ”siger han.

Rune Keldsen, Chief Technology Officer og chef for Technology Division, siger: ”DFDS Direct er begyndelsen på en omfattende digitaliseringsplan med det mål at håndtere et væsentligt flertal af bookingerne digitalt inden 2023. Og det er en fremragende demonstration af, hvordan vi vil støtte forretning og vækst ved at forbedre vores integrationskapaciteter og onlinetjenester.

”Vi vil holde dig løbende opdateret om større udviklinger som denne.”

IT & Digital sætter gang i arbejdet mod en ny driftsmodel

Momentumets kick-off var det første online rådhusmøde med mere end 250 deltagere

Den 11. maj var mere end 250 IT, Digital og kolleger fra de andre afdelinger samlet på et direkte online rådhusmøde for at starte ændringsprojektet “Momentum” mod en ny driftsmodel.

CEO Torben Carlsen og CTO Rune Keldsen præsenterede formålet med Momentum, som først og fremmest er at gøre IT & Digital til en mere integreret del af DFDS.

Torben siger: ”IT har i de senere år udviklet sig fra at være et omkostningscenter til at blive en integreret del af forretnings- og forretningsudvikling. Vores fremtid eksisterer ikke, hvis der ikke er nogen Digital & IT, der kan sikkerhedskopiere os. IT & Digital bør ikke være en leverandør og virksomheden ikke en kunde, men i stedet samarbejder vi i One DFDS. Denne vision understøttes af hele EMT. ”

For at støtte oprettelsen og implementeringen af den nye driftsmodel har Rune og hans team igangsat fem arbejdsstrømme: Strategi, struktur, proces, mennesker og teknologi. Disse arbejdsstrømme ledes af VP Sophie-Kim Chapman, CTO Rune Keldsen, CIO Office Manager Mikkel Growth-Andersen, Digital Fulfillment Manager Liv Olsen og chef for IT Arkitektur & Strategi Jakob Fredfeldt. Hvis du har spørgsmål eller forslag, uanset hvor du befinder dig i DFDS, er du mere end velkommen til at nå ud til sponsorerne.

Rune siger: ”Der er en motivation og vilje til at tage det næste skridt mod en ny driftsmodel. En driftsmodel, der er mere smidig og fleksibel, der giver mulighed for mere autonomi og frihed til at handle, og som er centreret omkring at skabe en indvirkning og værdi for DFDS. Jeg ser meget frem til denne forandringsrejse sammen med dig, og jeg sætter stor pris på din motivation og støtte. ”

Logistik Finland integreret i it-landskab

Som vi rapporterede tidligere, startede vi med at integrere kontorer for Freeco Logistics (nu DFDS Finland) i Turku, Vantaa og Tallinn i det vigtigste DFDS IT-landskab mod slutningen af 2019. Og som planlagt blev alle brugere migreret til DFDS Active Directory og domæne i løbet af det første kvartal af 2020, mens Velocity, Visma og CapNordic gik live den 1. maj.

”En vigtig del af alle integrationer er at besøge webstederne, evaluere forretningsprocesserne, foretage gapanalyse, IT-sikkerhedskontrol og applikationsuddannelse på stedet. Og især vigtig er on-line-support på stedet for at hjælpe alle de nye brugere med de daglige udfordringer ved at tilpasse sig de nye applikationer. Selvom COVID-19-situationen forhindrede folk i at rejse, afsluttede vi integrationen af Freeco Logistics i DFDS-familien som planlagt. Mantraet var 'Hvis vi ser et problem, løser vi det'. Faktisk blev al DFDS-adfærd indkapslet i denne integration, ”siger Chris Coughlin på vegne af implementeringsteamet.

Online træning
Ved at bruge MS Teams og have nye brugere med et meget positivt tankesæt har det været muligt at gennemføre online træningssessioner i Velocity, CapNordic og Visma, og Freeco-brugerne bruger nu alle applikationerne.

Support
Den daglige drift understøttes i øjeblikket næsten via MS-teams, hvor Velocity understøttes af Susanne Eriksen, Emelie Crofts, Simon Brambley og Chris Coughlin.

Til de økonomiske opgaver støttes både Visma og CapNordic af Jeppe Vestrup Skivild, Mattia Mariani, Alec Skat Larsen, Dennis Kyhl-Nielsen, Jennie Thorbjörnsson, Annika Ennok og Lene Frydenberg.

IT og infrastruktursupport er leveret af Paulius Kryzevicius.

”Ud over systemintegrationen migrerer vi også de fleste af de økonomiske opgaver til Financial Shared Service Center (FSC) i Poznań. Hvorfor ikke dræbe to fugle med en sten? ” Siger Jeppe. ”Nu, en uge ind i den virtuelle go-live, er alt gået som planlagt. De vigtigste DFDS-applikationer er i brug, og alle brugere og applikationssupportere er i konstant virtuel dialog via MS-teams eller Skype. Det er ikke det samme som at være på stedet med kommunikation ansigt til ansigt, men det fungerer. ”

Læringsproces
”Det er helt sikkert, det har været en læringsproces for alle, men målene er nået, og DFDS IT-systemer implementeres med succes i to forskellige lande eksternt. Virkelig stolt af alle involverede hold, og måske vil nogle dele af processen blive taget som nye rutiner i DFDS fremtidige implementeringer ”siger Timo Ruusunen, MD DFDS Logistics Finland.

En succes med samarbejdet
Valdemar Warburg, VP for BU Nordic siger: ”Jeg vil gerne takke alle involverede. Det er en ny og meget udfordrende opgave at udføre et fuldt live-live live, men det fremragende samarbejde mellem erhvervslivet, it, finans og andre supportfunktioner demonstrerede, hvad DFDS er i stand til. Uden dine positive holdninger og din vilje til at få dette arbejde til trods for omstændighederne ville dette ikke have været muligt. ”

En særlig tak til holdene i Poznań, såsom Joanna Borucka (AR), Weronika Branicka (Cash Management), Halina Sobczak-Kempara (GL), Dawid Strozak (GL), Angelika Knapinska (AP), Joanna Adamczyk (AP) ) og andre. Tak også til det lokale økonomipersonale - Marianne Peltola, Aili Metsamaa og Liina Kalam, der lærer disse nye finansieringsapplikationer, mens de flytter opgaver til FSC. Og til Mikko Viholainen i Turku for hans hjælp til lokationskoordinering af alle operationelle opgaver.

Integrationsteamet
Fra DFDS Logistics Turku: Mikko Viholainen, (implementeringskoordinator), Timo, Henri, Kristian Vihanto, Ulrike Rautarinta, Sami Uotinen, Tuomas Tuominen, Marko Rantanen, Mirka Loimakoski, Tuukka Pulliainen.

Fra: DFDS Logistics Vantaa: Jukka Jurvela, Ville Kalsta, Teemu Korpinen.

DFDS Logistics Tallinn: Marko Sokk, Asko Lepiksaar, Deniss Vassiljev, Lilian Kaasik, Rainer Kuusemets, Signet Kruger, Kersten Loppe, Liina Kalam, Merlin Anton.

Hurtigere levering af beviset for levering

IT-konsulenter, logistik, Curzio Carabelli og Simon Brambley.

Da DFDS vandt et bud på at transportere drinks rundt omkring i Europa for Monster Energy, krævede de en kvittering for levering (POD) inden for få timer efter levering. Da de nye strømme snart skulle begynde, udviklede IT-konsulenter Simon Brambley og Curzio Carabelli hurtigt en robot ved hjælp af Kofax RPA (Robotic Process Automation), en software, der automatiserer manuelle arbejdsgange.

Roboten henter beviset for leveringsdokumenter fra Velocity, når driveren har indsendt dem, optimalt via DFDS Driver App. Roboten videresender automatisk dokumenterne med identificerende data til Monster Energy. Dette automatiserer en proces, der skulle udføres manuelt og fremskynder Monsters egen faktureringsproces samt forbedrer deres pengestrøm (Monster Energy anmodede også om at modtage en ugentlig præstationsrapport, der beskriver de forløbne tidspunkter mellem levering og afsendelse af leveringsbevis. Tak til roboten, dette er også nu på plads.

“Fantastisk at se resultater så hurtigt. Det ser sandsynligvis ikke ud som meget, men at Monster dets ærlige spilskiftende ting, ”siger Josh Jackson, Supply Chain Analytics Manager, Monster Energy.

Bevis for levering e-mail, der sendes til kunden kort efter, at den er indsendt af chaufføren

Fås til hver enkelt klient i Logistik

Robotten er ikke kun beregnet til Monster Energy. Det er muligt hurtigt at tilpasse det, så andre kunder også kan drage fordel af det. I de seneste dage er tre kunder begyndt at modtage leveringsbevis på denne måde.

Simon Overkær Hansen, DIO Logistics, siger: ”Samarbejdet mellem Monster og DFDS skitserer virkelig, hvordan vi kan bruge vores IT og digitale kapaciteter til at differentiere os fra vores konkurrence. Jeg håber og opmuntrer, at vi i fremtiden vil se mange andre tilfælde, hvor vi aktivt bruger IT og Digital i vores kommercielle aktiviteter ”

Michael Bech, vicepræsident og chef for BU Kontinent siger: ”Digitalisering af kernen er en væsentlig del af DFDS-strategien, og håndtering af Proof of Delivery er en væsentlig del af Logistik. Med udviklingen baseret på vores klients behov har vi løst et stort logistisk problem.

”Feedback fra Monster Energy taler for sig selv, men på samme tid har vi oprettet et værktøj og et sæt processer, der kan gælde for hver eneste kunde i Logistik. Vi ser allerede mange kunder, der beder os om at levere næsten realtid information. Ved at bruge DFDS Driver App (Truckcom) sammen med POD-roboten er vi blandt de meget få i branchen, der kan håndtere klientens eget papirarbejde øjeblikkeligt, ikke kun dramatisk øge servicen til vores klienter, men også drage fordel af vores egne kontanter og informationsstrøm. Fantastisk værktøj og klar til at gå, så alt, hvad vi skal gøre, er at fortælle vores klienter og implementere processen, ”siger Michael.

Hvis du har nogle potentielle kandidater, der kan drage fordel af denne nye kapacitet eller blot for at finde ud af mere, bedes du kontakte Simon Brambley eller Curzio Carabelli.

Frankrig: Nye måder at håndtere told på vil reducere omkostningerne

To Middelhavsruter har ændret deres toldangivelsesprocesser for import til Frankrig og EU. Dette har ført til mere effektive operationer og omkostningsbesparelser.

Al last for at komme ind i EU-havne har brug for en såkaldt "ENS-godkendelse" (Entry Summary Summary Declaration), som er en sikkerhedsvurdering. På ruterne Yalova-Séte og Tunis – Marseille arbejdede de tidligere med eksterne leverandører til administration af ENS-godkendelser, da dette kræver specialviden, som DFDS på det tidspunkt ikke havde.

Da en leverandør annoncerede, at de snart skulle gå ud af drift, måtte DFDS finde en alternativ løsning på kort varsel. Heldigvis har vi på grund af Brexit-forberedelserne og vores nye tyrkiske organisationsintegration opbygget mere intern viden om at gøre ENS-godkendelser direkte. Derfor blev et projektteam bestående af IT, den lokale forretning såvel som gruppetold (indirekte skat) samlet for at finde en løsning på dette.

Samarbejde afgørende for ny løsning
Holdet søgte efter et firma, der kunne foretage ENS-godkendelser direkte og digitalt baseret på en direkte forbindelse fra DFDS-systemer. De valgte til sidst firmaet MGI i Marseille, der tilbyder told- og ICS-deklarationstjenester rundt om i Europa gennem deres partners netværk. (ICS - Import Control System - er det elektroniske sikkerhedserklæringssystem til import til EU.)

”Vi havde allerede indirekte erfaring med dem i både Marseille og Séte, og da deres tilbud også var konkurrencedygtige, var de det indlysende valg,” siger Stephanie Thomas, chef for told og afgifter og medlem af DFDS-gruppens beskatningsteam.

Parallelt med dette afsluttede det tyrkiske IT-udviklingscenter arbejdet med et ICS-modul, der kan samle og indsende alle toldrelaterede oplysninger fra DFDS til tredjepart. Holdet er også gældt til den centrale rolle, som told- og overholdelsesteamet i vores Finance Service Center i Poznan såvel som vores tyrkiske IT-udviklingscenter. Deres hurtige reaktion har været afgørende for projektet. På grund af alt dette samarbejde blev den endelige proces og dataflytning født, der forbinder til French Customs via MGI.

Vellykket go-live
”Begge ruter er siden med succes gået i live med den nye løsning, og udskæring af” mellemmænd ”-leverandører forventes at spare ca. € 100.000 pr. År, når ruterne vender tilbage til fuld kapacitet efter den aktuelle krise. Desuden baner denne løsning også vejen for det næste trin: at sælge toldmæglervirksomhed til vores kunder i Frankrig, ”siger Jimmy Marolle, agenturdirektør Frankrig.

”Told er ofte hverken spændende eller let. I dette tilfælde er det imidlertid et motiverende eksempel på vores organisations evner til at samarbejde og udvikle effektive, omkostningsbesparende produkter og strømme, ”siger Attila Gulyas, projektleder, DIO Freight Ferry.

”IT-teamet vil fortsat undersøge måder til yderligere automatisering og forbedring af processen og dataflowen. Desuden vil vi undersøge, hvad der kan genbruges fra denne løsning i vores Brexit-præparater, ”tilføjer han.

 

Vigtige toldbetingelser
Toldverdenen er fuld af forkortelser og hermed - vi er glade for at lære dig to af dem at give mening om denne artikel:

ENS er et akronym for indgangsoversigtserklæring. ENS er forpligtet af EU-toldmyndighederne til at foretage en sikkerhedsvurdering af al last, der kommer ind i EU-havne.
ICS (Import Control System) er det elektroniske sikkerhedserklæringssystem til import af varer til EU's toldområde.

Phoenix implementeret i BU Med

Implementeringen af Phoenix og MyFreight er nu afsluttet på alle tidligere FN Ro-Ro lokationer

Som vi delte i februar, Ferry IT-teamet understøttet af arbejdsstrømme fra Digital, BI og den lokale virksomhed har været travlt med et af sine største projekter nogensinde - til at implementere DFDS-systemer i BU Med. Lokationer blev føjet til systemnetværket hver anden uge i første kvartal af 2020. Vi er nu glade for at meddele, at den første implementeringsfase er afsluttet lidt inden planen.

Projektarbejdsstrømmene, implementeringsteamet og den lokale virksomhed har alle gjort et fantastisk stykke arbejde for at levere projektet til tiden. Dette betyder, at alle tidligere FN-Ro-Ro placeringer har nu Phoenix (our kerne-it-system til godstransport) og MyFreight (online bookingportal for godskunder) systemer samt efterfølgende funktioner såsom BI-rapportering.  

Se nedenfor oversigt over projektstatus:

Lars Hoffman, VP og chef for BU Mediterranean siger: ”Det er vigtigt at tilslutte sig resten af DFDS, så vi er glade for endelig at have Phoenix på de fleste af vores lokationer. Det giver bedre forretningsoversigt og gør det muligt for os at bruge Tableau.

”Tak til især Sara Ryden og hendes Phoenix-team, der tilbragte mange uger i Tyrkiet med at arbejde med implementeringen. Vi er nu nødt til at implementere Phoenix i Trieste og Tunis, så snart vi kan rejse igen for at afslutte den første fase og forbedre vores kommunikation og datakvalitet markant samt standardisere processerne på ruterne, ligesom det gjorde på de tidligere implementerede ruter. ”

Derudover er det planlagt at udvide den første implementering af de intermodale ruter ved at integrere med togudbydere samt tilbyde booking og Track & Trace kapaciteter til vores kunder.

Rune Keldsen, EVP og CTO, siger: ”Dette store projekt er en milepæl relateret til samarbejde på tværs af DFDS-gruppen. Virksomheder beliggende i forskellige lande har arbejdet tæt sammen med vores IT-teams placeret i Istanbul, Grimsby, Göteborg, Vlaardingen og København. Succesen med denne implementering viser, hvor gavnlig det er, når vi forener de forskellige færdigheder og kulturer, som vi har i gruppen, uanset hvor de befinder sig. ”

Michael Herbæk, Freight Ferry DIO, siger: ”Dette er den største Phoenix-implementering nogensinde, og selvom vores kolleger i BU Med virkelig var villige til at tilpasse sig DFDS Ferry-processer understøttet af vores systemer, er der en masse udvikling til støtte for juridiske og lokale 'have have' opgaver var nødvendigt. For eksempel blev 42 nye EDI-forbindelser (elektronisk dataudveksling) bygget til at kommunikere med banker, myndigheder og andre interessenter. Derudover blev der udviklet et separat modul til håndtering af toldklarering mellem Tyrkiet og Europa, der gør det muligt at tilpasse sig toldkrav fra andre lande. Hvor relevant blev MyFreight og de underliggende API'er også videreudviklet til understøttelse af BU Med.

”Sidst men ikke mindst blev der brugt en masse timer på de forskellige lokationer til at støtte live, og her en særlig tak til forretningsområderne uden for BU Med, der tildelte nogle af deres lokale kernepersonale til at hjælpe i løbet af mange går liveperioder. En stor tak til alle involverede, I kan alle være stolte af at have deltaget i denne vellykkede implementering af Phoenix ”.

Implementeringsprojektet er nu officielt afsluttet, og fremtidige udviklingsanmodninger håndteres sammen med anmodninger fra andre dele af virksomheden.

Bo Kristensen har accepteret nyt job uden for DFDS

Jeg er ked af at meddele, at Bo Kristensen har besluttet at fratræde sin stilling som General Manager, IT efter 16 år i DFDS. Bo har fået tilbudt en stilling som CTO i et firma, hvor han skal opbygge it-området fra bunden af.

Bo vil blive savnet for hans dybe tekniske viden, positive energi og drivkraft for at bringe DFDS til det næste niveau af teknisk modenhed. Bo har haft en enorm del af at opbygge Tech-huben og tiltrække talenter til DFDS, som andre virksomheder i branchen kun kan drømme om. Bo har sin sidste dag i DFDS den 31. marts, og jeg ønsker ham alt godt til hans nye bestræbelser.

Vi har startet søgningen efter Bo's erstatning, men fra i dag rapporterer Stefan, Michel, Stephen, Jon og Mathias direkte til mig.

Rune Keldsen
Chief Technology Officer

DFDS på analysetopmødet Superweek

Astrid Illum repræsenterede DFDS i Superweek 2020 med tale og panel

 

Når teknologien udvikler sig - gør DFDS det også. Den 28. januar repræsenterede Astrid Illum, chef for produkt & digital analyse DFDS på det årlige Superweek Analytics-topmøde for at være i forkant med Digital Analytics med kolleger fra hele verden.

Tidligere deltagere og nye var tilbage på den sneklædte bjergtop i Ungarn som de besøgte sidste år, og hvilket bedre sted at have et topmøde end på et?

Her holdt Astrid en tale. Emnet var den velkendte udfordring ved at kombinere både kunders og virksomheders behov i forhold til lagring af data om vores besøgende på websitet - data, der muliggør både funktionalitet og større relevans i brugeroplevelsen. Vinklen på foredraget var imidlertid en foregivelse af et besøg i fremtiden, hvor tingene ser dramatisk anderledes ud end hvordan de ser ud nu.

”Jeg ville tage et par af de vigtigste udfordringer i vores nuværende datalandskab og vende dem rundt. Hvad hvis der var en endnu større mængde data om brugere? Og hvad nu hvis disse data aldrig blev ejet af virksomheder, men af brugerne selv? ” Astrid forklarer. I det fremtidige scenarie var data en del af en handel mellem virksomheder, der ville sælge et produkt og den potentielle kunde. Astrid fortsætter: "Mit mål var at fokusere på, hvilken værdi data kan give alle parter, og hvordan vi kan beskytte vores kunders interesser og samtidig give virksomheder mulighed for at sælge deres tjenester og varer."

Det samme emne blev undersøgt i et panel, hvor Astrid deltog sammen med anerkendte analytiske tal som Stéphane Hamel og Aurélie Pols, der er velkendt for også at være dybt interesseret i databeskyttelse og en etisk brug af kundedata.

IT- og Baltic Passenger Business Drivers samarbejder i Klaipeda

Fra venstre Laura Neimetaite (produktejer), Abdul Arafh (udvikler), Mikkel Dam-Larsen (udvikler), Martin Bundgaard (udvikler), Mauricio Guevara Souza (udvikler), Ida Rasmussen (forretningsanalytiker)

I sidste uge sejlede seks medlemmer af Seabook scrum-teamet, der hedder Passager Ships, også kendt som The Doors, med Patria Seaways på ruten Karlshamn - Klaipeda for at mødes med BU Baltic Business Drivere.

Formålet med turen var at kortlægge kunderejser på BU Baltic-ruter fra at købe en billet til landstigning, med fokus på check-in, boarding, adgang til en hytte og indløse forudbetalte tjenester. Målet var at identificere de ændringer i processen, hardware og software, der var nødvendige for at rulle opgraderede dørlåse med ny teknologi.

I Karlshamn gav kundeservicemanager Katrin Arvidsson dem en rundvisning i Karlshamns Havn. Under turen delte udviklere og indtjekningspersonale tip og oplevelser. Som et resultat tog udviklerne en hurtig forbedring hjem til at blive implementeret, når de er tilbage, mens indtjekningspersonalet fik et tip om, hvordan man får en printer i gang efter et papirstop 1,5 til 2 minutter hurtigere.

”Der er så meget viden, der skal deles og fås på besøgssteder, der bruger applikationer, der understøttes af os”, siger Mauricio Guevara Souza, udvikler i Doors-teamet.


Passagerskibe skrum hold på turnéen i maskinrummet på Patria Seaways

Designe løsninger sammen
”På Partria Seaways lærte vi om gæsteservicecentrets operationer, observerede navigation i mørke på broen og blev blændede af den kraftige og ru placering af maskinrummet. Tak til alle medarbejdere, der har taget fremragende pleje af os ”siger Laura Neimetaite, produktejer i udviklingsholdet.

Hun fortsætter: ”Vi holdt passagerer i fokus gennem hele processen med at designe den forbedrede oplevelse, som de nye dørlåse muliggør. Mens minimering af indtjekningstidspunktet, samlede omkostninger og sikre proceskonsistens på tværs af ruter, var på lignende måde afgørende dele af puslespillet ”.

Med deres fokus, engagement og åbenhed i sessionen var BU Baltic Business Drivers 'Linas Lesauskas og Gintaras Laucius og nøglebruger Kristijanas Kiseliovas samt udviklingsholdet nøglen til at producere det ønskede resultat.

”Jeg mener, at gennemsigtighed og kommunikation mellem IT-afdelingen og virksomhedsejere er nøglen til succes, når man designer sådanne løsninger med stor indflydelse og vælger teknologier. Vi var glade for, at udviklingsholdet besluttede at komme og se forretningen på stedet, ”siger Linas Lesauskas, forretningsdriver for salg ombord.

”Det tog os 1,5 dage at designe den ønskede kundeoplevelse for både fragt- og turistpassagerer i betragtning af kapaciteten i den nye dørlåseteknologi. Det var en lang, men givende proces, der ikke kun gav klarhed om skalaen og detaljerne i de krævede tekniske og procesændringer, men endnu vigtigere deres konsekvenser og virkning ”forklarer Gintaras, Business Driver for havne og check-in.


Arbejder med kunderejskortet til forretningsenheds baltiske ruter. Venstre Kristijanas Kiseliovas (Terminal Operations Supervisor), højre Linas Lesauskas (BUB Business Driver for ombordstjenester)

”Turen fra at gå ned i Karlshamn, opleve kunderejse ombord, gå gennem godstogtjekning af passagerer i Klaipeda til at være låst i et rum i 1,5 dage med forretningsførere har været uvurderlig. Kun når forretningsudfordringer og realiteter er fuldt ud forklaret og forstået, kan de bedste it-løsninger designes, ”siger Laura.

Phoenix implementeret på Sète-Yalova

Vores kolleger, der arbejder med IT og digital integration af vores Middelhavskontorer i DFDS-netværket

Efter måneder med dedikeret arbejde både fra udviklingsholdene såvel som de lokale kontorer, der lærte de nye måder at arbejde på, gik Phoenix, vores centrale IT-system til fragtvirksomhed, live på Sète-Yalova-ruten og omvendt rute den 22. og 23. januar . Dette er den første ex-FN Ro-Ro-rute, der skifter til det nye reservationssystem i BU Mediterranean. Flere ruter vil følge i de næste par måneder.

Dette markerer en vigtig milepæl i IT og digital integration af vores Middelhavskontorer i DFDS-netværket samt et bidrag til søjle B i Win23-strategien. Det vellykkede go-live krævede en stor indsats i forberedelse af teamene Phoenix, EDI, MyFreight, BI, Website og Marketing samt det værdifulde input fra vores kontorer i Sète, Yalova og Istanbul for at komme med smarte løsninger under koordinering af Michael Herbaek og Attila Gulyas som projektleder.

”Som med ethvert projekt som dette var implementeringsprocessen ikke uden udfordringer, men disse er blevet styret effektivt gennem proaktiv koordineringsindsats og hurtige løsninger fra teamet.” Siger Daniel Capes, FM Team Lead.

”Vores team af superuber, systemanalytikere og udviklere blev indsat på tværs af tre lokationer i tæt koordinering gennem dagen og arbejdede sammen med vores kolleger i Sète, Yalova og Istanbul for at gøre alt klar til sejladserne. Vi er taknemmelige for hårdt arbejde for alle involverede. ”Forklarer Sara Ryden - produktejer Phoenix, BU MED.

Phoenix, der skal implementeres på andre ruter 
Denne første go-live er bare starten på køreplanen for digital og it-implementering i BU Mediterranean. Phoenix introduceres næsten to gange hver uge med nye ruter, og hele processen forventes afsluttet i slutningen af marts.

”Vi er glade for, at det første go-live har været en succes, og ser frem til at give vores kunder og kolleger i Middelhavet en forbedret digital oplevelse.” Siger Lars Hoffman, vicepræsident og leder af Business Unit Mediterranean.

Tilpasning til resten af DFDS
& #8220; Nogle af de positive effekter af det nye system begynder allerede at vise, selvom det stadig er tidlige dage, kan vi bestemt fortælle, at der vil være betydelige effektivitetsfordele ved at tilpasse systemprocesser til resten af DFDS ”siger Alihan Murat Tutuncu, Phoenix Superuser i Istanbul.

”Vi har lagt en enorm indsats i at implementere Phoenix i BU Med. Dette var en teamindsats, så jeg vil gerne takke alle, der var involveret i udviklingsfasen. Når brugerne er helt i gang med at bruge Phoenix i disse uger, introduceres MyFreight gradvist for kunderne som den nye måde at booke hos DFDS ”siger Aslihan Tur - Software Supervisor.

Udover de nævnte systemer vil GTMS også snart blive implementeret til gateoperationer i Pendik Terminal.


Vores kolleger fra kontoret i Yalova


Vores kolleger fra kontoret i Sète

Nyt kundeplejesystem, der skal implementeres i Passager og IT Support

Jan Svane, Thomas Møller, Peter Hoogendoorn, Paolo Selvatico og Martin Lange

God nyhed: Om få uger vil et nyt omnichannel-kundeservicesystem blive implementeret i Passager og IT Support. Omnichannel betyder, at i stedet for at have forskellige systemer til at håndtere kundeanmodninger - for eksempel en til telefon, en til e-mail og en til chat - behandles alle anmodninger i et system, der endda kan programmeres til at prioritere anmodningerne i henhold til opsætningen holdet ønsker.

Thomas Møller, leder af kundeinteraktion hos BU Short Routes & Passenger, siger: ”Det er en enorm fordel for vores kunder og os, at vi nu ikke behøver at skifte mellem forskellige systemer. Det nye system forhindrer kunder i at skulle vente med at blive betjent længere end nødvendigt, og generelt forkorter det ventetiden betydeligt, da vi sparer tid på manuelt arbejde. ”

Det nye system, Puzzel, gør det også muligt for kundeservicecentrene at samarbejde globalt, da kundeanmodninger kan besvares og videresendes af alle lokationer.

Thomas siger: ”Norske kunder vil stadig blive betjent af norsktalende rejsekonsulenter, men hvis ventetiden overstiger en bestemt periode, bliver kunden spurgt, om han eller hun i stedet ønsker at blive betjent af en engelsktalende konsulent, der fysisk kunne være placeret hvor som helst. Det betyder også, at vores rejsekonsulenter får mulighed for at opskalere deres kompetencer, både med hensyn til sprogkundskaber og viden om vores forskellige ruter. ”

Projektet har været et meget glat og vellykket samarbejde mellem Thomas Møller, Paolo Selvatico fra Procurement, Peter Hoogendoorn fra Business Development & Strategy, plus Martin Lange og Jan Svane fra IT.

Passagerorganisationen har den fulde pakke, mens IT Support kun har brug for en let version. Men systemet er meget fleksibelt og kan skaleres efter behov.

Casper Puggaard, Global Sales & Customer Care Director, siger: ”Vi føler os sikre på, at dette er det bedste system til DFDS, og prisen er fair. Til at begynde med vil Passager- og IT-support bruge systemet, men det kan tilpasses til andre afdelinger på tværs af DFDS, der arbejder med kundepleje. Så hvis nogen er interesseret i at implementere systemet eller bare vil vide mere, så kontakt mig. ”

”En stor tak til Thomas, Paolo, Peter, Martin og Jan for fantastisk arbejde og godt samarbejde!”

Omnichannel betyder, at i stedet for at have forskellige systemer til at håndtere kundeanmodninger, behandles alle anmodninger i et system.

 

Superbrugere træner, når salgssoftware nærmer sig

Salgspersonale i Amsterdam – Newcastle mødtes til et værksted i IJmuiden for at fortsætte træningen til udrulning af LS-detailsalgssoftwaren

 

Vores salgsteam ombord spiller en vigtig rolle i succes med vores passagerruter, og udrulningen af salgsplatformen LS Retail er en meget vigtig opgradering til støtte for salget. Med ruten Newcastle – Amsterdam ved at komme tæt på at gå live, er besætningen ovenpå.

I december samledes 18 besætningsmedlemmer fra King Seaways og Princess Seaways i Ijmuiden for at fortsætte deres træning med henblik på at forberede ændringerne til salgssystemet ombord. De mødte også andre superbrugere fra kanalen og forretningsdriveren fra Baltikum Rokas Budrevicius, som hjælper med implementeringen.

Andy Watkins, forretningsfører for kanalruterne og ruten Amsterdam – Newcastle, siger: ”Når vi forbereder os på en udrulning, er denne form for træning meget vigtig, så vores personale er vidende og forberedt. Nye og forbedrede systemer hjælper vores medarbejdere med at yde bedre og forbedrer kundeoplevelsen. ”

Efter de tre dage med workshops kunne gruppen vende tilbage til King og Princess for at træne deres kolleger om bord, og de var ivrige efter at gøre det.

”Der har været en fantastisk atmosfære i gruppen. Folk har virkelig tilpasset sig videnudvekslingen og ideen om at være et samfund, der vil hjælpe hinanden, når nogen har brug for støtte. Det har også været fantastisk at se, hvordan gruppen har øget deres motivation siden deres første træning i september. Med denne holdning og tilgang vil implementeringen blive en succes, ”tilføjer Marianne Hagen og Michael Bergmann fra teamet, der implementerer LS Retail Super User-organisationen.

Event storming workshop i Tyrkiet

Bosphorus-teamet fra vores IT-udviklingscenter i Tyrkiet arbejder i øjeblikket på XMS-projektet, som er den software, der bruges af cross-dock-terminalen i Arendal.
Holdet har identificeret 15 moduler, der består af forskellige funktioner, som den endelige app skal tilbyde kunden. Udviklingen af de to første moduler er allerede afsluttet.

Jan Devrim, direktør for IT-udviklingscenter Tyrkiet, siger: ”Vi inviterede interessenter til en to-dages workshop med hele udviklingsholdet.
For at skabe en forretningsmodel, som vi kan bruge under udvikling, brugte vi den workshop-baserede metode, Event Storming. Det involverer at samle alle interessenter for at tilpasse forståelsen af forretningsområdet og det aktuelle problem. Dette resulterer i en løsning, der sikrer, at forretningsdomæneeksperter og teknologieksperter når en fælles aftale, før appen udvikles.

Ved hjælp af sticky notes og en entusiastisk gruppe fik vi et indblik i terminaloperationerne og lagerbygningen, som vi prøver at modellere og gjorde det muligt for tekniske eksperter at kommunikere klart og gennemsigtigt. Sammen med produktejer Jonas Granlund planlagde vi projektet fra begyndelse til slutning.

Holdet og interessenter stemte overens med forventningerne til det store billede og projektstrømmene. Softwareudvikler Ahmet Aydın delte også en demo, der viser den aktuelle apps aktuelle status. Ved at identificere forretningsværdien og kompleksiteten for de 15 moduler kunne deltagerne enes om det absolutte minimum levedygtige produkt (MVP), som er en version af appen med lige nok funktioner til, at virksomheden kan bruge det med fordel og også sigter mod at indhente feedback til fremtidig udvikling. Det blev bestemt, at opgavestyring og lagermoduler ville definere MVP.

Der var brug for et nyt navn til vores applikation med tilføjelse af lagermodulet, og deltagerne gik med ”Astrid”.

Fusionerede færgefrakter DIO og IT-udfyldningsafdelinger strømline processer

Fusionerede færgefrakter DIO og IT-udfyldningsafdelinger reducerer komplicerede og overlappende roller. Når nogle roller forsvinder, leder vi efter løsninger til fem kolleger.

 

I løbet af september 2019 blev Freo-DIO-kontoret og IT-opfyldelsesadministrationsteamet i Færgerafdelingen fusioneret til en enkelt afdeling under ledelse af Michael Herbæk.

”Selvom alle har gjort et stort stykke arbejde og arbejdet hårdt for at levere resultater, gjorde den tidligere komplicerede struktur det vanskeligt at forbedre processerne. Derfor var formålet med fusionen at reducere kompliceringen til at forbedre vores digitale processer og evnen til at levere bedre løsninger hurtigere, ”siger Michael Herbæk, leder af den fusionerede fragt DIO og IT-opfyldelsesafdeling.

”Vi har nu haft tid til at evaluere den optimale struktur for afdelingen og har identificeret en række overlappende funktioner og muligheder for at strømline vores processer. Som et resultat vil vi etablere en ny struktur, der følger den, der blev introduceret i Logistik. Denne nye struktur styrker produktejerens rolle og dedikerer produktejere til at understøtte specifikke mål og muligheder. Vi er overbeviste om, at disse ændringer vil hjælpe os med at nå målene for fusionen af afdelingerne, ”siger Michael.

”Desværre vil de mere strømlinede processer betyde, at nogle roller forsvinder, og det vil desværre reducere behovet for personale på afdelingen med et par stillinger.”

”De berørte mennesker er alle meget gode kolleger, der har gjort et godt stykke arbejde, og vi gør derfor vores bedste for at se efter andre muligheder i organisationen. Der er stadig fem personer tilbage uden en rolle i organisationen, og vi er nu i dialog med dem og deres fagforeningsrepræsentanter for at se efter andre løsninger. De berørte kolleger arbejder i England og Holland, og naturligvis vil vi støtte dem efter bedste evne i den fremtidige proces, hvis der ikke findes nogen løsning på DFDS, ”siger Michael.

DFDS-appen udvikler sig i fuld hastighed

På lidt over tre måneder har DFDS-appen haft mere end 5.000 downloads til iOS (det mobile operativsystem udviklet af Apple Inc.). Android-versionen, der blev frigivet den 24. oktober, er blevet downloadet mere end 1.500 gange.

Hasan Ünal, produktejer, Digital, siger: ”I vores første version var kun det engelske sprog tilgængeligt, men vi har for nylig sendt en opdatering til både App Store og Google Play Store, inklusive syv nye sprog, som appen vil understøtte. Nu kan DFDS-appen også bruges på dansk, norsk, svensk, fransk, tysk, hollandsk og polsk. Sammen med Passager-marketing planlægger vi opdateringer til de resterende sprog, som vi understøtter på dfds.com i januar næste år. ”

Indtil videre er DFDS-appen kun blevet promoteret til kunder, der rejser på Newcastle - Amsterdam og på vores kanalruter, da disse ruter hovedsageligt bookes af engelsktalende kunder, men nu vil teamet udvide kampagnen til kunder, der også har booket andre ruter .

”Vi har samlet virkelig nyttig feedback fra vores kunder og forbedrer allerede og tilføjer funktionaliteter i appen i henhold til den kundetilgang, der hidtil er modtaget,” siger Hasan.

”Da vi målrettede mod vores KPI'er, vurderes vores app med mere end fire stjerner både i Google Play Store og Apple App Store, og vi & #8217; ll fortsætter med at overvåge denne metrisk for at sikre, at vi følger med og overskrider vores kunder & #8217; forventninger.”

Holdet arbejder i øjeblikket på at konsolidere to DFDS-fragt-apps i DFDS-appuniverset og tilføjer samtidig funktionaliteter for at øge effektiviteten på vores godsterminaler.

Hasan siger: ”Vi har udført brugertest i Gent, Immingham, Dover, Dunkerque og Calais og indsamlet værdifuld information om, hvordan vi kan reducere den tid, der bruges i DFDS-terminaler af godschauffører for en mere effektiv strømning. Vi forventer at udsende vores første opdatering med fragtdriverfunktionaliteter allerede i 1. kvartal næste år. Derefter sigter vi mod at flytte vores brugere fra terminalappen til DFDS-appen og nedlægge terminalappen senere næste år. ”

DFDS-appen downloades for det meste af aldersgruppen 25-34 år efterfulgt af aldersgrupperne 35-44 og 45-55, og 69% af vores appbrugere er mandlige.

Gent terminal brugertest med fragtdrivere

CIO Gert Møller går på pension

Gert Møller går på pension fra sin CIO-rolle i DFDS, og denne lejlighed markeres med en reception den 19. december fra 15:00 til 17:00 i DFDS House.

På det nye år bliver Gert Møller, CIO for DFDS, meget vanskeligere at få fat i, da han rejser New Zealand i to måneder med sin kone Nina. Imidlertid vil hans fravær faktisk være af en mere permanent karakter, da han går af med sin CIO-rolle i DFDS i slutningen af 2019, ligesom han bebudede i marts.

Vi er sikre på, at et stort antal partnere, venner og kolleger vil benytte lejligheden til at sige farvel til Gert ved sin afskedsreception torsdag den 19. december - hans sidste dag med firmaet. Vi kunne imidlertid forvente at se Gert fra tid til anden, da han ikke vil nøjes med bare at lave DIY rundt omkring i huset eller andre pensionsrelaterede aktiviteter. ”Jeg vil udføre noget konsulentarbejde, også for DFDS, og jeg har allerede en række anmodninger. Jeg har været i CIO-rollen i 17 år, og efter min mening er dette for langt, ikke mindst da det kræver 24-timers tilgængelighed. Derfor ser jeg frem til en mere 'uafhængig' rolle, hvor jeg kan planlægge min dag på en mere fleksibel måde, ”siger Gert.

Døgnet rundt er tilgængelighed krævet, fordi ingen funktion er så forretningskritisk som vores it-systemer. Gert har været ansvarlig for disse systemer siden 2002, da han kom til DFDS, eller rettere, da han kom tilbage til DFDS. Men først ting først.

Gert voksede op i byen Aabenraa i Jylland, og han fik sin kandidatgrad i ingeniørvidenskab fra Aalborg Universitet. Der var ikke meget tvivl om, at han valgte denne vej, da han var en teknisk nørde, da han var teenager, i det omfang, at hans eksperimenter i sit hjemmelaboratorium endog førte til en eksplosion, der var stor nok til, at politiet kunne interessere sig for sagen.

Gert arbejdede dog ikke længe med kemikalier. I stedet blev han interesseret i IT, en ny og nye videnskab. Så efter tre år hos det medicinske firma Novo, blev han ansat som udviklingschef hos Transnordic i Jylland i 1986.

Hos Transnordic udviklede han logistiksystemet Cargolink til DFDS Transport i 1988. Dette gik så godt, at DFDS fortsatte med at være hans største kunde indtil 1993, hvor DFDS 'logistikstyring, Ole Frie og Ole Sehested, ansat ham som IT-projektleder. Han arbejdede nu for en virksomhed, der voksede fra 700 ansatte til 9.000 på bare fem år, fordi ledelsen fortsatte med at erhverve virksomheder. Dette omfattede den enorme erhvervelse af virksomheden Dan Transport, som var en væsentlig del af DFDS 'logistikafdeling DFDS Transport.

I 2000 overtog DSV også DFDS Transport og Gert Møller. Efter et år som CIO hos DSV blev han headhuntet til jobbet som CIO i Berendsen, udbyder af tekstilvedligeholdelsestjenester osv. Han blev dog i kontakt med DFDS, og da Berendsen skiftede ejer og IT-opgaverne blev reduceret, Gert blev bedt om at vende tilbage til DFDS for at flette it-afdelingerne for passager og fragt til en gruppe IT-afdeling med sig selv som dens CIO.

”Jeg var vant til virksomheder, der voksede og anskaffede sig hele tiden, så vi havde strukturer og processer på plads, da vi overtog Norfolkline i 2010,” siger Gert.

Inden for IT er meget forblevet den samme. Den digitale udvikling, der kom til DFDS med Sophie-Kim Chapman, har imidlertid været en uddannelse. Hendes strenge syn på ting spejler kundernes syn, og det har lært mig meget, ”siger Gert.

Tak fra Torben
”Jeg er meget glad for, at vi har haft Gert med os i tidspunkter, hvor vi så IT-afdelingen udvikle sig hurtigt, både hvad angår kompleksitet og med hensyn til antallet af opgaver. Opgaver såsom udvikling af Phoenix, Velocity, Seabook og utallige andre komplekse kernesystemer sammen med nye digitale værktøjer.

”Vi har været heldige med at have en så dygtig, erfaren og dybt engageret manager som Gert ved roret for at sikre, at IT har været et af de vigtigste instrumenter til at drive virksomheden ind i fremtiden. Også Gerts entusiasme for DFDS og personalet har inspireret os alle, ”siger Torben Carlsen.

”Jeg takker Gert varmt for hans enestående bidrag til DFDS og ønsker ham en god tid som en mere uafhængig konsulent. Jeg håber også, at han vil kunne nyde mere tid i sin sejlbåd og med sine mange andre interesser. ”

Master data, passager, indkøb og it samarbejder om håndtering af stamdata

Andy Watkins, Lukasz Jędrzejek, Pernille Hüls Dyrmose og Torben Ødegaard

For mere end tre år siden begyndte Group Procurement tæt sammen med Master Data-teamet i Poznań for at sikre centralisering af arbejdet med at skabe og vedligeholde de produkter, der er købt gennem DFDS-indkøbssystemer.

Pernille Hüls Dyrmose, VP, Group Procurement, siger: ”I løbet af årene har Group Procurement haft fornøjelsen af at være vært for kolleger fra Master Data-teamet til udstationering til København, og i disse perioder har de fået værdifuld viden om, hvordan vi arbejder med master data hos DFDS. For eksempel har vi flyttet det fulde ansvar for at styre stamdata for de fire krydstogtskibe og alle genstande i Sertica, vores vedligeholdelses- og anskaffelsessystem, til Master Data-teamet i Poznań. ”

Med den fremtidige udrulning af LS retail (vores salgssystem til styring af salg i butikker, barer og restauranter samt lager om bord på vores passagerfærger) til hele flåden, vil Pearl, Crown, King og Princess være de sidste skibe til Få LS Retail til at administrere alle salgsartikler om bord.

Pernille siger: ”Efter dette vil alle passagerskibe, der opererer på Kanalen og i Baltikum samt vores krydstogter, der sejler mellem København - Oslo og Amsterdam - Newcastle, købe genstande gennem det samme system. Denne opsætning understøtter det faktum, at vi har flyttet det fulde ansvar for produktdata i LS Retail til Poznań, og passager- og indkøbsafdelingerne vil som et resultat opleve en meget strømlinet tilgang til data og den krævede gennemsigtighed på tværs af flåden hvilket muliggør gearing af skalaen. ”

Fokus er på justerede produkttræstrukturer, justerede navnekonventioner, en proces og en afdeling. Pernille siger: "På denne måde kan vi sikre, at vi bliver mere effektive og datadrevne i vores beslutninger og forhandlinger."

Lukasz Jędrzejek, teamleder, masterdata, har været fra rejsen med Group Procurement. Han siger: ”Den eneste måde at sikre data af høj kvalitet er at centralisere dem ét sted. Som et resultat af stort engagement og støtte fra kolleger i Group Procurement, Passenger og IT, kan vi bringe LS Retail-processer om produkter om bord og bruge Master Data-afdelingen i Poznań som et naturligt centralt punkt for datavedligeholdelse. ”

Andy Watkins, forretningsudviklingschef, BU Short Routes & Passenger, siger: ”Centralisering af styringen af LS Retail-databaserne i Master Data-teamet vil levere en række fordele for vores kategoriledere og besætningen om bord på vores skibe. Dataintegritet har en stor indflydelse på vores evne til at drive detail- og cateringvirksomhed, da produkter eller kampagner, der er oprettet forkert, forhindrer vores besætning i at levere en god kundeoplevelse til alle vores passagerer. ”

IT spiller en vigtig rolle i processen. Torben Ødegaard fra IT, Pax Fulfillment, siger: ”Centralisering af vedligeholdelse af stamdata til en enhed er en vigtig del af at skabe en LS Retail for hele DFDS-passagerflåden. Dette vil sikre et fælles, mere strømlinet opsætning og gøre livet lettere for os alle. Fremover vil det også give os mulighed for at tilføje mere værdifuld information til vores datasæt og derved nye funktionaliteter til LS Retail-platformen. ”

Pernille konkluderer: ”Dette projekt involverer kolleger fra Master Data, Passenger, IT og indkøb, og det har været en fornøjelse at opleve et så stort samarbejde på tværs af flere afdelinger. Jeg ser frem til at fortsætte samarbejdet.

DFDS Direkte opsætning er helt på plads

Samarbejdet mellem Logistik, Digital og IT, som danner DFDS Direct. Fra venstre: Riccardo Cereser (Digital), Gabriella Simon (IT), Ignas Bagdonas (IT, ekstern), Christian Jess (IT), Tynan Debold (IT, ekstern), Casper Michaelsen (IT), Gauvain Haulot (DFDS Direct), Valdemar Warburg (BU Nordic), Rebecca Colvin (DFDS Direct), Rasmus Pedersen (Smart Data), Henrik Killander (DFDS Direct) og Baran Ozan (DFDS Direct)

 

For et par måneder siden delte vi nyhederne om en ny DFDS Direct-afdeling, der tager form. Holdet, der ledes af Gauvain Haulot, bygger den digitale forretning inden for Logistikafdelingen i tråd med de strategiske mål i Win23's søjle B.

Til dette formål har teamet flere hovedprioriteter.
• Fremskynde vedtagelsen af aktuelle digitale booking- og post-booking-tjenester af vores eksisterende kunder.
• Rul ud og udvikle automatiserede tilbud i tæt samarbejde med Smart Data.
• Forbedre den digitale værdiproposition med øjeblikkeligt prissatte produkter til vores eksisterende kunder.
• Skala forslag til digital værdi til nye kunder.

Disse sigter mod at støtte virksomheden og tilføje nye online indtægtsstrømme samtidig med at digitalisere den aktuelle måde at drive forretning på og øge driftseffektiviteten, for eksempel ved at hjælpe med at sælge tomme løb.

Holdet er virkelig tværfunktionelt og er et samarbejde mellem Logistik, IT og Digital: Gauvain og hans team (Henrik, Rebecca og Baran) rapporterer til Valdemar Warburg, VP og chef for BU Nordic. Rasmus og Riccardo er en del af Sophie-Kim Chapmans digitale afdeling, og it-kollegerne (Gabriella, Casper, Christian samt de eksterne udviklere) er en del af IT.

DFDS Direct vil også samarbejde tæt med teamet Automated Quotes fra Smart Data og Sarah Holloway fra Logistics, da de har bygget og forbedrer prismotoren & #8211; en af kernefunktionerne i DFDS Direct.

Vi byder velkommen til tre nye teammedlemmer

Rebecca Colvin, driftsleder. Rebecca har næsten 10 års erfaring med DFDS Logistics, med mere end halvdelen af det som rutechef i Immingham derefter Vlaardingen. Hun vil sikre et tæt samarbejde med Logistik-kontorer og smidig integration af de digitale værktøjer i den daglige drift.

Henrik Killander, forretningsudvikling og marketingleder. Henrik har været hos DFDS i fire år som marketingchef. I den nye rolle vil han udnytte sin viden om avanceret digital forretning og marketing.

Baran Ozan, forretnings- og dataanalytiker, der vil støtte DFDS Direct med dataanalyse for at tage informerede, datadrevne beslutninger. Baran er netop uddannet fra CBS i økonomi og regnskab.

Gauvain Haulot, direktør for DFDS Direct, siger: ”Vi nærmer os denne enorme udfordring med ydmyghed. Det er en frisk start på denne ambition, vi har for at udvikle online-forretningen i Logistik, og vi ser frem til tæt samarbejde med vores Logistik-kolleger. Vi har forberedt os godt og samlet teamet, og vi lærer også meget, når vi skrider frem. ”

Valdemar Warburg, VP og chef for BU Nordic, siger: ”Jeg hilser vores kolleger velkommen, både nye og dem, der skifter til Logistik! DFDS Direct er meget mere end en online bookingplatform. Det er sådan, vi interagerer med vores kunder og automatiserer vores processer. Og selvom vi nu har et stærkt, erfarent og dedikeret supportteam, er vi i Logistikafdelingen dem, der vil gennemføre ændringerne, når vi forvandler vores booking-, post-booking- og stedet-salg-aktiviteter i de kommende måneder. ”

IT-udviklingscenter Tyrkiet udvikler nyt værktøj

Logistik- og forsendelsesvirksomheder skaber masser af fragtdokumenter, som kunderne normalt ikke er opmærksomme på. Disse dokumenter transporteres med fragt og indeholder detaljer om forsendelse og told samt opbevaringsoplysninger.

Imidlertid er det tidskrævende at håndtere fysiske godsdokumenter. Det kræver meget manuelt arbejde, og det er ineffektivt, tiden går tabt, og der opstår fejl. Det tager også meget plads at arkivere fysiske dokumenter, og det tager tid at finde dem igen.

Per Hjelmström, Process Development Manager, siger: ”I et frugtbart samarbejde mellem DLC Arendal og Bosphorus Team fra IT-udviklingscenter i Istanbul har vi udviklet en dokumentscanningsløsning. Det fokuserer på krydsdocking-versionen af GTMS (General Terminal Management System), XMS, som er den software, der bruges af cross-dock-terminalen i Arendal. Her distribueres produkter fra en leverandør eller producent gennem en indgående dock og transporteres derefter direkte til den udgående transportdock uden lidt eller ingen håndtering eller opbevaringstid. ”

Målet er kun at håndtere dokumenterne én gang, det er når de scannes og gemmes i et digitalt format i skyen. Systemet tager sig af resten. Når dokumenterne digitaliseres, er de søgbare, tilgængelige og deles let internt eller med vores kunder via links. Vi planlægger også at gøre dokumenterne tilgængelige for kunderne via en webportal. På den måde kan vi øge vores gennemsigtighed og give vores kunder hurtigere tjenester.

Udvikler fra Team Bosphorus i Istanbul, Anıl Taşçı, siger: ”Denne løsning var det første modul, der blev udviklet til XMS (X-dock Management System), og det er det første skridt i vores digitale transformation rejse i Arendal. Det opfylder behovet for digital transformation og digital arkivering af papirdokumenter. To specifikke hovedfunktionaliteter er opdeling og fletning af PDF-dokumenter, som er det mest almindelige format til opbevaring og deling af digitale dokumenter, og det understøttes af næsten alle scannere, browsere og mobile enheder i dag. ”

Denne måde at håndtere dokumenter har ført til kvalitetsforbedringer for vores kunder og en mager og mere effektiv udgående proces, hvor kilderne til fejl er reduceret betydeligt.

Den digitale dokumenthåndtering er en forudsætning for yderligere digitalisering af Arendal X-dock, med et mål at forenkle driften og levere gennemsigtige X-dock-tjenester af en fremragende kvalitet til vores kunder.


Med XMS kan du uploade fragtdokumenter. Når dokumenterne uploades, er de søgbare, tilgængelige og deles let internt eller med vores kunder via links.

Istanbul-teamet tilslutter sig Integrationssupport

Tre udviklere i Istanbul Integration-teamet har nu tilsluttet sig rotationen inden for EDI og Integration support. Fra venstre: Haluk Iltas, Yusuf Tezcan og Kemal Teke

 

DFDS fortsætter med at samle lokationer i en fuldstændig samlet virksomhed. Det nyeste eksempel på dette er tilføjelsen af vores Istanbul-kontor til EDI (Electronic Data Interchange) og supportteams til integration, der håndterer en lang række forespørgselbilletter fra hele organisationen. Mange dele af virksomheden er afhængig af denne support, herunder Logistik, Færge, Finansiering, Sertica, Produkteiere og Human Resources.

For at styrke funktionen er tre udviklere i det tyrkiske integrationsteam, Haluk Iltas, Yusuf Tezcan og Kemal Teke, nu tilsluttet rotationen i EDI og Integration support, tilføjende Istanbul som vores tredje placering for denne funktion sammen med Vlaardingen og København.

Udviklerne begyndte at håndtere support i uge 42 med integrationsudvikler Jan Kierstein på lokationen for at hjælpe og uddanne dem i alle de forskellige supportanmodninger. Trioen vil have støtteopgaver, ofte i de første uger for hurtigt at tilegne sig erfaring, med dedikeret backup support fra kolleger i København og Vlaardingen.

Jan siger: ”Vi har gennemgået alle billetter i Topdesk til EDI Support, håndtering af interne alarmer, e-mails fra eksterne parter, interne brugere osv. Selvom de håndterede en lang række supportanmodninger vil meget mere sandsynligvis komme over tid. Håndtering af EDI / Integration support er en mulighed for at se på mange forskellige løsninger og opsætninger, interagere med mange forskellige parter og lære mere om alle DFDS 'systemer. De problemer, der står over for, kan være tekniske, operationelle, forkert indtastede oplysninger, netværksproblemer, eksterne parter med problemer og meget mere. ”

Efter deres oprindelige supportuge vil EDI / Integration support blive håndteret i rotation ved:
Bent Christensen, Vlaardingen
Frans Faneker, Vlaardingen
Haluk Iltas, Istanbul
Yusuf Tezcan, Istanbul
Kemal Teke, Istanbul
Rajesh (waran) Kalaiselvan, København
Mikael Lund, København
Thor Fischer-Olsen, København
Jan Kierstein (Hansen), København
John Andersen, København

Månedlig EPJ-status: Projekt på sporet

ERP-projektet (Enterprise Resource Planning) er i øjeblikket i gang og går i henhold til planen.

Luisa Bæk Lund, it-projektleder, siger: ”I løbet af de sidste par måneder har vi gennemført mere end 20 workshops som en del af designfasen. Derudover er en revideret udrulningsplan godkendt af alle økonomiledere og programejer, Jesper Mikkelsen Heilbuth, VP. Endelig er der planlagt en ændringsledelsesuddannelse og uddannelsesturné med det første stop i Poznań denne uge. ”

Fra i dag deles hver måned en kort status om ERP-projektet på ERP-projektsiden på Broen.
Status dækker opdateringer om:
- Samlet projektstatus og fremskridt (af Luisa Bæk Lund, generel projektleder)
- Finansstatus (af Vinothkrishna Rangamani, finansprojektleder)
- Infrastruktur og integration (af Sunil Behera, teknisk løsningsarkitekt)
- HR-status (af Jørgen Svare, HR-modul projektleder)
- Indkøbsmodul (af Mona Todnem, anskaffelsesmodul projektleder).

”Programledelsesteamet håber, at dette vil skabe større gennemsigtighed omkring ERP-projektet og ser dette som en fantastisk måde at dele, hvor meget arbejde og indsats der bliver lagt ned af spore kundeemner og projektmedlemmer,” siger Luisa.

BU Med vinder 'The Coolest Agile Board'

I går, den 24. oktober, var BU Med blandt sponsorerne for Agile Turkey Topmødet, den største Agile-begivenhed i Tyrkiet, der samlede Agile-entusiaster fra hele landet. Oxygen-teamet var blandt kolleger fra BU Med, der deltog på topmødet, hvor de vandt prisen “The Coolest Agile Board”.

Holdet, der udvikler mobile apps og systemer, deltog på topmødet for at fortælle om, hvordan de bliver agile og bragte deres selvdesignede agile board til showcase. Bestyrelsen blev så godt modtaget, at det blev tildelt ”The Coolest Agile Board” i konkurrencen afholdt af Agile Turkey Committee på Twitter.

Hakan Adıgüzel, Scrum Master, siger: ”Vores agile bestyrelse holder alt omkring et projekt synligt for alle. Vi vidste allerede den værdi, det bringer for holdet, men det er super cool, at anden Agile-entusiast også anerkender det. ”

Volkan Biçer, Lead Developer, siger: ”Gennemsigtighed er den vigtigste ting i teamet. Det smidige bræt er det største stykke i dette puslespil. ”


Oxygen Teams prisvindende agile bord

Ayşe Bilgin, UX Designer, siger: ”Designet fortæller meget om DFDS 'transportoperationer. På boardet; vi starter med et lager fuld af kasser, der kaldes “PBI'er”. Derefter indlæses kasser i en lastbil og transporteres til et DFDS-skib. Trucken repræsenterer TO DO-delen, og DFDS-skibet, der sejler til en anden havn, repræsenterer IN PROGRESS. I den sidste del ser vi nogle trailere, der er klar til at afhente, og det kaldes DONE. Vi tilføjede nogle dinosaur-skelet og fossiler i bunden, bare for sjov. Og der er også en undersøisk syn på at repræsentere vores nysgerrighed, lidenskab og undring over det arbejde, vi udfører. Vores bestyrelse motiverer os. Vi er meget glade for, at det vandt det bedste agile bord i 2019 i Tyrkiet. ”

Vær opmærksom på forfalskning!

Vi ved alle om phishing, og vi har sandsynligvis modtaget et par phishing-e-mails selv med et mere eller mindre professionelt udseende. Nu beder IT os om at være opmærksom på forfalskning, da mindst en medarbejder har modtaget en e-mail, der tilsyneladende er fra Niels Smedegaard.

Gert Møller, CIO, siger: ”Denne form for svindel er ganske normal og går under navnet” spoofing ”, hvilket er, når en kriminel foregiver at være en anden. Nu havde denne kriminelle ikke gjort sit hjemmearbejde, men de vil snart finde ud af, at de burde have brugt Torbens navn i stedet.
Der er ikke noget, IT kan gøre med dette bortset fra at blokere e-mail-adressen. Men så ændrer de det bare og fortsætter. Så vi opfordrer alle til at være meget forsigtige og ikke falde i fælden. ”

Dette er et eksempel på, hvordan en spoofing-e-mail kan se ud:

 

God morgen Geert, hvordan har du det?

Jeg afslutter i øjeblikket en høj prioriteret transaktion for gruppen vedrørende et bud på erhvervelse af et udenlandsk selskab.

Baker og McKenzie advokatkontorer, der var ansvarlige for denne aftale, har lige underrettet mig nu om ikke at behandle denne sag fra hovedkvarteret og til at bruge et udenlandsk datterselskab til at undgå lækager og insiderehandel.
Jeg vil give dig flere detaljer senere om dette.

Derfor valgte jeg dig at overvåge denne operation med min advokat Daniel Fesler (fra Baker og McKenzie) og mig selv.
Ingen andre undtagen os tre skal informeres på dette tidspunkt.

Som et første skridt, send Geert straks den disponible nutidige pengestrøm (kontoudtog) af vores bankkonti i Belgien, så snart du får denne meddelelse, så jeg kan videresende den til min advokat.
Giv mig også et andet telefonnummer, hvor du er behagelig at tale med ham.

Så snart jeg modtager begge oplysninger, sender jeg dig yderligere instruktioner for dagen.

Med venlig hilsen / Med venlig hilsen

Niels Smedegaard